Loading...
HomeMy WebLinkAbout10-27-2010 Library Commission Meeting Minutes  City of Saratoga Library Commission Meeting Minutes   DATE: October 27, 2010  TIME: 12:00 noon  LOCATION:    Saratoga Library  Community Room   13650 Saratoga Avenue  Saratoga, CA 95070    1. Call to Order – 12:06 p.m. by Vice Chair Lucas    2. Roll Call:    Present: Iyengar (arrived late), Lemmon, Lucas, McBane Mulford   Staff, Liaisons,   & Guests: Melinda Cervantes, Hedy Yuen, Derek Wolfgram, Barbara Powell,  Gayathri Kanth  Absent: Khan    3. Report on Posting of the Agenda: Pursuant to Government Code Section  54954.2, the agenda for this meeting was properly posted on October 22, 2010.      4. Accept Agenda Items & Order: No additional items may be added pursuant to  Government Code Section 54954.2.    5. Oral and Written Communications:    None    6. Approval of Minutes  A. Special Meeting June 30, 2010       • LEMMON: MOVED TO ACCEPT MINUTES FOR SPECIAL MEETING ON JUNE 30,  2010   • MCBANE MULFORD: SECOND  • APPROVED: 4‐0      7. Old Business  A. Building Update        • Thomas Scott prepared a report for the Commission including the  following:    ¾ The two monument signs have been re‐stained and damaged wood on  one of the signs was repaired.  ¾ The outside sign by the Lobby has been re‐stained and the sign has been  updated with the new Library hours on a new updatable clear acrylic  panel.  ¾ The bid package for the new overhang over the outside book return area  has been sent out to Contractors; bids are due back by the end of the  month.  o The contract for the new overhang will be going to the City  Council in November for their approval.  o Looking into building some sort of temporary book drop to be  used while the overhang project is going on.   B. Proposed joint project with Youth Commission    • Adam Henig, City staff liaison to the Youth Commission reported that the  Youth Commission has already committed to several projects for this  year:    ¾ Collaboration with the Monte Sereno Youth Commission  ¾ Enrichment workshops for teens  ¾ Volunteering – community service  ¾ Collaboration with the Parks & Recreation Commission (helped  organize Arbor Day in 2010)    • Adam noted since the Youth Commission meets in the evening, it might  be helpful if a member(s) from the Library Commission could attend the  YC meeting to share ideas.  The next YC meeting is November 9th at 7:00  p.m. in the City’s Administrative Conference Room.    • Lemmon noted there are volunteer opportunities for the Commission at  the Book Go Round.    • McBane Mulford suggested that representative(s) from the Friends of the  Saratoga Libraries may wish to attend the Youth Commission meeting in  order to discuss potential volunteer opportunities.    C. Library User Survey  • Kanth presented a report on the County’s Library User Survey.  o Of note, 80% of the library circulation is generated by 20% of its  customers.  o The greatest market penetration is in the 10‐14 and 35‐44 age  ranges.   • Attendees discussed the potential for synthesis (joint projects) between  the Library and the City’s Recreation Department.  • McBane Mulford stated it would be beneficial to have access to the  survey results.  • Cervantes noted the JPA Board will be receiving the report on 10/28 and  afterward results of the survey will be posted to the Library website.  • McBane Mulford inquired what the focus should be for Saratoga.  • Kanth noted there is a Steering Committee with representatives from  each Library that is reviewing the results of the survey and identifying  specific projects/directions/programs  o A potential project/program for Saratoga is:  ƒ A targeted quarterly VIP night in which specific groups  would be invited to the Library(e.g. kindergarteners +  parents; 6th graders + parents; City commissioners;  community volunteers)  ƒ This would provide an opportunity to issue Library cards,  create awareness about the library and promote  networking    8. New Business  A. Nominations for Chair and Vice Chair for fiscal year 2010/11, effective  October 27, 2010.  • Iyengar announced that due to personal reasons, she would need to  resign from the Commission.  Fellow commissioners thanked her for her  service and contribution to the Commission.    • LEMMON NOMINATED MCBANE MULFORD AS CHAIR  • IYENGAR:  SECOND  • APPROVED:  4‐0    • MCBANE MULFORD NOMINATED LEMMON FOR VICE CHAIR  • IYENGAR:  SECOND  • APPROVED:  4‐0    B. Discussion of Commission meeting day of week and time   • This item was not discussed.    C. December 1, 2010 Joint Meeting:  Library Commission, Friends of the Library  and City Council  • Attendees requested a reschedule of this meeting as December 1st is also  the date of a Friends’ function.  • Commissioners determined they would hold the December 1st  Commission meeting in the Library at Noon, rather than the customary  10:00 a.m. meeting at the Book Go Round.      9. Reports (this section is informational only; no actions will be taken)  A. Cervantes  • Provided the attached report.    B. Kanth  • Noted that Joan Zedlar will be retiring November 13th.  • Provided the attached report.    C. Yuen  • Reported that the Friends of the Saratoga Library recently donated  approximately $71,000 to the Library.    D. McBane Mulford  • Requested that “agenda items for the next meeting” be added to the  next Commission meeting agenda.    10. Next Meeting  − Wednesday, December 1, 2010, 12:00 noon, Saratoga Library    11. Adjournment – 2:12 p.m.    Library Commissioners Report  Melinda Cervantes, County Librarian  Santa Clara County Library  October 2010      The last installation of RFID equipment requires that the Cupertino Library close for 1‐2 days on  Oct. 25‐26.  This will complete an 18 month RFID implementation project to enhance the user  experience when checking materials out of the Library.  Self‐service using RFID is fast, convenient  and fun to use.    Tuesday, Oct. 5th, the Library participated in Snapshot Day, a program sponsored by the  California Library Association (CLA) to collect usage data, photos, and patron testimonials.   Snapshot Day will help CLA capture data to create a compelling picture of library services in  California. The results, which will show how many people use California’s libraries on a given day,  will provide a critical and invaluable advocacy tool for us all.  CLA will use the data to advocate  with legislators at the state and local level, and to demonstrate the value and importance of  libraries to California’s citizens. We will also package the data so that you can use them in local  advocacy efforts.    Silicon Valley Reads 2011 will kick‐off on Wed., January 26, 2011 at the Campbell Heritage  Theatre.  The Year of Fog by Michelle Richmond is this year’s Silicon Valley Reads book.  A  profoundly original novel of family, loss, and hope ‐ of the choices we make and the choices  made for us ‐ The Year of Fog beguiles with the mysteries of time and memory even as it lays  bare the deep and wondrous workings of the human heart. The result is a mesmerizing tour de  force that will touch anyone who knows what it means to love a child.  Children’s companion  books include: Pouch! by David Ezra Stein, One by Kathryn Otoshi and Alabama Moon by Watt  Key.    The Spring California Association of Library Trustees and Commissioners (CALTAC) will hold its  Spring 2011 CALTAC Workshop at the Milpitas Library on Saturday, February 26, 2011.  Watch for  more information at www.caltac.org    In August, after serving for four months as Acting Community Librarian, Gayathri Kanth was  appointed Community Librarian for the Saratoga Library.  Gayathri has worked for SCCL for 12  years, most recently as Supervising Librarian/Adult Services at the Cupertino Library.    The next meeting of the Santa Clara County Library JPA Board will be held on Thursday, October  28, 2010 at 1:30pm at the Library Administration Offices, 14600 Winchester Blvd., Los Gatos.  JPA  agendas and minutes will be posted on Friday, October 22, 2010.  http://www.santaclaracountylib.org/about/jpa.html    Gayathri Kanth, Community Librarian, Saratoga Library  October 2010 Report to the Saratoga Library Commission    Statistics                 July‐Sep2010       Circulation    412,716  New Library Cards   480     Visits     91,050   Circulation/Hour    586     Exhibits:    Lobby: Watercolors by Miho Simunovic and Photography by Dee Wong.    Children’s Room: Foothill Elementary School Children’s Art    Group Study Room: Abilities United of Palo Alto    Staff News:    Adult and Teen Supervising Librarian Joan Zedlar is retiring. Heekyung Wilhelmi, lead cataloger from  Headquarters is the Interim Supervising Librarian for Adult and Teen Services. The Library has begun a  recruitment process to fill this position as well as a position at Cupertino.    Michele Huie, Adult and Teen Services Librarian, is working as temporary Lead Cataloger at HQ .    Special Events:    California Library Snapshot Day on October 5th (Tuesday)    Teen Read Week and Teen Fine Amnesty Week!  (October 17‐23)  This week only patrons between the ages of 12 and 19 had their late fines waived in celebration of Teen  Read Week and in order to encourage reading and library use by teens.    The Lion’s Club of Saratoga’s Peace poster contest ended on 25th of October.  Students in the qualifying  ages turned their application forms and finished art in at the Children’s Reference Desk.