Loading...
HomeMy WebLinkAbout11-11-2008 PEBTAC Minutes-Joint Mtg with PRCCity of Saratoga Joint Meeting  Parks and Recreation Commission  Pedestrian, Equestrian, and Bicycle Trails  Committee  ACTION MINUTES  DATE: Tuesday, November 18, 2008  TIME: 6:30 p.m. – 8:00 p.m.  LOCATION: North Campus  Administration Building  19848 Prospect Road  Saratoga, CA 95070  Commissioner Lerry Wilson participated by phone from the following location:  SPG,LLC  400 7th St. N.W.  Second Floor  Washington, DC 20004  Call to Order – 6:30 p.m.  Roll Call:  Present: Chair Thomas Soukup, Vice Chair Vita Bruno, Commissioners Katherine Forte,  Denise Goldberg, Lerry Wilson (participation by conference call)  Absent: none  Pedestrian, Equestrian, and Bicycle Trails Advisory Committee (PEBTAC): Jim  Stallman, Ann Waltonsmith, William Brooks  Staff: Recreation & Facilities Director Michael Taylor, Public Works Director John  Cherbone, Administrative Analyst II Crystal Morrow  Report on Posting of the Agenda: Pursuant to Government Code Section 54954.2,  this meeting was properly posted on November 14, 2008.  Accept Agenda Items: No additional items may be added pursuant to Government  Code Section 54954.2.  ­ GOLDBERG: MOVED TO APPROVE  ­ BRUNO: SECOND  ­ APPROVED: 5­0  Oral & Written Communication: Any member of the public may address the  Commission about any matter not on the agenda for this meeting for up three  minutes. Commissioners may not comment on the matter, but may choose to  place the topic on a future agenda.  ­ No oral or written communication Approval of Draft Minutes: Draft Parks and Recreation Commission Minutes for  September 9, 2008.  ­ Waltonsmith, PEBTAC member, indicated that  on page 2 of the minutes Glen  Brae was spelled incorrectly  ­ BRUNO: MOVED TO ACCEPT MINUTES WITH CORRECTION TO SPELLING  OF GLEN BRAE  ­ FORTE: SECOND  ­ APPROVED: 5­0  Reports: (This section is informational only; no actions will be taken.)  1. Michael Taylor, Director of Recreation & Facilities  ­ Taylor announced that the Recreation Department is in the middle of the fall  programs and is in the final stages of preparing winter/spring activity guide and  planning winter camps.  ­ Taylor added that there will be more fitness activities offered by the Recreation  Department, such as zoomba and Pilates.  ­ Forte asked Taylor if enrollment in Recreation programs has decreased with the  downturn in the economy.  ­ Taylor said that enrollment is stable, but there has been reduction in youth dance  program. Taylor was uncertain if that was a result of economic changes.  ­ Wilson asked if participation by demographics, such as age group, is consistent  other years.  ­ Taylor responded that the Department analyzed enrollment and compared  participants by age. Taylor found that participation has remained relatively  consistent.  The majority of Recreation program participants are 9 years old and  younger. There is also good representation among adults between 35 to 45  years of age who are mostly involved in yoga, aerobics, and other fitness  classes. Taylor plans to create new programs geared towards children between  12 to 14 years of age.  2. John Cherbone, Director of Public Works  ­ Cherbone announced that work at Kevin Moran Park is moving forward on  schedule, thanks in part to the good weather.  ­ Cherbone reported that the Public Works Department is going to be making  improvements at El Quito Park to the frontage of park, picnic area in the back of  the park near the community garden, and to the softball field.  o Frontage improvements include repainting the fence and installation of  new landscaping  o Picnic area improvements will entail removal and replacement of existing  picnic benches, removal of pavement, and installation of decomposed  granite (DG) where asphalt in picnic area is now located.  o The grass behind softball backstop will be taken out and replaced with  DG. The grass grows poorly in this area due to high traffic and lack of  sunlight.  ­ Cherbone added that work on Joe’s Trail at Saratoga DeAnza can begin once  the City receives all necessary approvals. ­ Forte asked about the latest information on the play equipment at Ravenwood  Park.  ­ Cherbone indicated that the project is currently unfunded. Work can proceed  when money is available in the park development fund. If the project is over  budget at that time, the project will either be supplemented or Parks and  Recreation Commission will be asked to consider other design options.  ­ Cherbone announced that the City recently discovered that 30 acres of open  space, between Highway 9 and Tollgate, had been previously dedicated to the  City.  ­ Cherbone also announced that Monte Sereno has given Saratoga $40,000 from  the Monte Sereno Park Bond. The money will be used to fund construction of a  bocce ball court at Kevin Moran Park and a petanque court at Azule Park.  3. Crystal Morrow, Staff Liaison  ­ Morrow announced that the Annual Tree Lighting Ceremony will take place on  November 28, 2008 at 5:30 p.m. in Blaney Plaza and the Council Reorganization  Meeting will be held on December 2, 2008 at 7:00 p.m. at the Civic Auditorium  with a reception to follow.  Old Business:  ­ No old business  New Business:  4. Report on Pedestrian, Equestrian, and Bicycle Trails Advisory Committee  Issue: In May 2008, the Parks and Recreation Commission (PRC) agreed to  conduct a joint meeting with the Pedestrian, Equestrian, and Bicycle Trails  Advisory Committee (PEBTAC) to provide the PEBTAC and PRC with the  opportunity to share information and explore partnership opportunities.  Action: No action necessary.  ­ Goldberg provided the PRC with updates on recent PEBTAC activity, including  the bicycle circulation element. Goldberg noted that the PEBTAC is not in favor  of delisting any bicycle trails and explained the Traffic Safety Commission had  recommended removing Pierce Road from the listing for safety reasons.  ­ Stallman added that bike routes, lanes, or paths that are listed on VTA map of  bike routes are eligible to receive money from VTA.  ­ Cherbone mentioned that this item will be discussed again by the City Council,  however, he did not know when it would be discussed.  ­ Waltonsmith shared that while in San Francisco she noticed some roads had  bike symbols painted in the middle of car lanes.  The symbols were used to  indicate that both bicyclists and motorists use the full lane, as the shoulder is too  narrow for bicyclists.  ­ Bruno suggested that it might be helpful to educate drivers about the rules of the  road related to bicyclists.  ­ Wilson agreed with Bruno and added that education for bicyclists would also be  helpful. ­ Goldberg reported that the PEBTAC has been working with the City to get  symbols painted on the road to help guide hikers using the Parker Ranch trails.  ­ Cherbone added that at all intersections with protected left turns bicycle stencils  have been added to the left turn lane to show bicyclists where to position their  bikes to trip the signal light.  ­ Goldberg indicated an interest in marking trails and bike routes that are kid  friendly, such as the pathways that travel through Kevin Moran Park and Azule  Park.  ­ Soukup suggested that these routes should also ask faster bicyclists to slow  down for children using the routes.  ­ Forte asked if equestrian trails are available on the City website or at City Hall  ­ Brooks indicated that the City has a large map of the all the City trails, but there  are no maps specifically for equestrian trails.  ­ Soukup asked what trail maps are available to the public.  ­ Waltonsmith said that there are only 2 pedestrian trail maps that have been  published.  ­ Soukup suggested that the PEBTAC work with City staff to publish more maps of  the City’s trails.  ­ Goldberg said the PEBTAC would look into the matter.  5. Discussion on Potential Organization of a Fun Run in the City of Saratoga  Issue: During the May 2008 PRC meeting, the Commission agreed to discuss  opportunities for organizing a fun run during the November 2008 joint  meeting with the PEBTAC.  Action: Discuss the possibility of coordinating a fun run in Saratoga and decide if  the Commission should seek Council approval to organize a fun run.  ­ After the staff report was given,Wilson said before moving forward with an event,  the PRC and PEBTAC need to establish the purpose of such an event.  Ideally,  the event should promote the City’s parks.  ­ Bruno agreed the event should be used to showcase trails or parks.  ­ Goldberg added that the event would not have to be a standard run and  suggested alternative options, such as a scavenger hunt.  ­ Waltonsmith said a scavenger hunt with clues in a park or several parks would  be a good way to highlight parks.  ­ Wilson also proposed the objective of the event to be family fitness and instead  of promoting just one day of exercise, the PRC and PEBTAC could promote  existing recreation opportunities and unstructured use of the parks.  ­ Waltonsmith suggested starting with a smaller event, like an open house or  picnic in the parks that would showcase parks and trails, encourage use of the  parks and trails, and would not have a cost.  ­ Wilson also suggested starting small and creating a larger event from smaller  park related events if there is sufficient interest.  ­ Goldberg added that she was more interested in an event for residents rather  than a regional event, like a 5k or 10k run. ­ Wilson noted that the Commission is scheduled to discuss opportunities to  encourage park use during the January 2009 meeting and suggested that this  discussion be included under that agenda topic.  ­ Forte indicated an interest in involving the Youth Commission in the discussion.  ­ Morrow recommended the formation of a sub­committee comprised of PRC,  PEBTAC, and Youth Commission members to explore the topic and to report  back to the PRC during the January 2009 meeting under the agenda item on  encouraging park use.  ­ Wilson, Bruno, Waltonsmith, and Brooks volunteered to serve on the sub­  committee and agreed to report back to the PRC in January 2009.  ­ Morrow added that she would contact sub­committee members to schedule a  meeting and would seek sub­committee members from the Youth Commission.  Agenda Items for Next Meeting—Tuesday, January 13, 2009  ­ Encouraging park use  ­ North Campus naming process  ­ Discuss scheduling a joint meeting with the Youth Commission  Adjournment  ­ BRUNO: MOVED TO ADJOURN  ­ GOLDBERG: SECOND  ­ APPROVED: 5­0  ­ Meeting adjourned at 8:15 p.m.  Minutes submitted by:  Crystal Morrow, Administrative Analyst II  City of Saratoga, City Manager’s Office