Loading...
HomeMy WebLinkAbout03-08-2006 Planning Commission MinutesMINUTES  SARATOGA PLANNING COMMISSION  DATE: Wednesday, March 8, 2006  PLACE: Council Chambers/Civic Theater, 13777 Fruitvale Avenue, Saratoga, CA  TYPE: Regular Meeting  Chair Nagpal called the meeting to order at 7:00 p.m.  ROLL CALL  Present: Commissioners Cappello, Hunter, Kundtz, Nagpal, Rodgers, Schallop and Uhl  Absent: None  Staff: Director John Livingstone, Associate Planner Lata Vasudevan, Associate  Planner Therese Schmidt, City Arborist Kate Bear and Assistant City Attorney  Jonathan Wittwer  PLEDGE OF ALLEGIANCE  APPROVAL OF MINUTES – Regular Meeting of February 22, 2006.  Motion: Upon motion of Commissioner Hunter, seconded by Commissioner  Rodgers, the Planning Commission minutes of the regular meeting of  February 22, 2006, were adopted with a correction to page 4.  (5­0­2;  Commissioners Schallop and Uhl abstained)  ORAL COMMUNICATION  Mr. Paul Fortenot, 19537 Eric Drive, Saratoga: • Reminded that he had made comments at the joint Planning Commission/City Council  meeting held in October 2005. • Stated his belief that Saratoga is exposed without having a Wireless Facilities Ordinance. • Said that the City of Saratoga needs to take control. • Suggested that the City consider the City of Cupertino’s Wireless Master Plan as it offers  an approach that Saratoga should look at. • Pointed out that Cupertino has a Telecommunications Commission. • Said that these steps would remove any ambiguity and provide a win­win for the  community.  Mr. Ray Muzzy, 19518 Eric Drive, Saratoga: • Explained that he also emailed the Council with his comments. • Said that Saratoga is facing the issue of resources and that the City’s Planning staff is  working on difficult issues. Saratoga Planning Commission Minutes for March 8, 2006 Page 2 • Stated that a Wireless Master Plan is a very important tool to provide guidance. • Agreed that the City should go out and take a look at plans such as Cupertino’s and tailor  them for Saratoga. • Said that there is no reason to wait to do the whole thing from scratch, as there are good  examples out there. • Pointed out that the City of Saratoga does not have the technical advice that other cities  have.  The issues are complex and involve advanced technology.  This Master Plan would  provide a framework for judgment to make good decisions. • Commended two installations saying that Crown Castle did a good job along Saratoga­Los  Gatos Road and the flagpole in front of the Saratoga Library. • Stated that a lot can be done if the City is proactive and provides guidance to providers.  ORAL COMMUNICATIONS – PLANNING COMMISSION DIRECTION TO STAFF  Commissioner Hunter said that this is primarily an issue for Council.  Director John Livingstone: • Said that this issue is of interest both to Council and the Planning Commission.  However,  it has not worked its way up the priority list. • Added that cities often try to borrow Ordinance drafts from other cities as a resource. • Cautioned that the City is currently dealing with State­mandated Ordinances right now.  Chair Nagpal asked if the issue of a Wireless Master Plan is on the priority list right now.  Director John Livingstone: • Replied that there is a large list of desired Ordinances and this is on that list. • Stated that Council had to pick five to six to tackle this year and this was not one of those  selected. • Explained that right now the City must react to laws that require supporting Ordinances on  issues such as Density Bonuses.  Chair Nagpal clarified that Council sets the priorities.  Director John Livingstone replied yes.  Chair Nagpal suggested that this issue could be raised at the next Planning Commission  Study Session.  Commissioner Kundtz said that he has consistently asked for a strategic plan from cellular  providers whenever an application comes forward and asked if there was something the  Commission could do to ensure that this issue gets reviewed.  Director John Livingstone replied talk to Council.  Chair Nagpal introduced Assistant City Attorney Jonathan Wittwer. Saratoga Planning Commission Minutes for March 8, 2006 Page 3  City Attorney Jonathan Wittwer said that it was good to be here.  REPORT OF POSTING AGENDA  Director John Livingstone announced that, pursuant to Government Code 54954.2, the  agenda for this meeting was properly posted on March 1, 2006.  REPORT OF APPEAL RIGHTS  Chair Nagpal announced that appeals are possible for any decision made on this Agenda by  filing an Appeal Application with the City Clerk within fifteen (15) calendar days of the date of  the decision, pursuant to Municipal Code 15.90.050(b).  CONSENT CALENDAR  There were no Consent Calendar Items.  ***  PUBLIC HEARING ­ ITEM NO. 1  APPLICATION #06­216 (517­09­043, 517­09­018, 517­09­044) SUBWAY SANDWICH  SHOP (tenant)/ATOGA LLC (property owner), 14410 Big Basin Way: The applicant  requests a Conditional Use Permit to establish a sandwich shop in an existing approximately  960 square foot vacant tenant space in the newly remodeled Corinthian Corners commercial  complex.   The sandwich shop will face Saratoga­Los Gatos Rd. and will be situated in a  tenant space between Starbucks Coffee and a proposed retail bicycle shop.  Continued from  February 22, 2006 meeting.  (Lata Vasudevan)  Associate Planner Lata Vasudevan presented the staff report as follows: • Stated that the applicant is proposing a Subway Sandwich Restaurant at Big Basin Way. • Reminded that the Planning Commission continued consideration of this application at its  meeting of February 22, 2006, to this meeting. • Explained that this proposed Subway would be one tenant at the Corinthian Corner  building. • Said that the tenant space faces Saratoga­Los Gatos Road and consists of approximately  960 square feet.  It is located between Starbucks and a proposed bicycle shop. • Reported the proposed operational hours as being between 9 a.m. and 9:30 p.m. daily.  The peak operational hours are between 11:30 a.m. and 1:30 p.m.  There is little evening  activity. • Stated that deliveries would occur one time a week at 10 a.m. when there is no conflict  with parking demand. • Added that deliveries for Starbucks occur between 2 and 3 a.m. • Said that there would be two Subway signs, one for each façade of this corner space.  The  signs would consist of individual metal letters with exterior illumination.  The lamps are  proposed to match those used by Starbucks.  The lettering is yellow and white and the  applicant will provide sign material samples tonight. Saratoga Planning Commission Minutes for March 8, 2006 Page 4 • Reported that two additional emails in opposition to this request were received.  One is  from Mr. and Mrs. Formico and the other is from Laurel Perusa. • Said that the proposed Subway is classified as a restaurant, which requires the granting of  a Conditional Use Permit by the Planning Commission.  This process allows the Planning  Commission to impose conditions.  The Use Permit is based upon findings. • Recommended that the Planning Commission make the required findings and adopt the  attached Resolution approving a Conditional Use Permit for Subway. • Said that she was available for any questions.  Commissioner Rodgers reported that she was at Starbucks today at about 10:15 a.m. and that  there was a delivery truck on the street.  She asked if this was a violation.  Director John Livingstone replied yes, this is a technical violation if the Conditions set specific  times for deliveries.  The Commission can propose and condition specific delivery times if it  wishes to do so.  Assistant City Attorney Jonathan Wittwer asked staff if the Commissioners have seen these  emails.  Planner Lata Vasudevan said that they were originally sent to the Planning Commissioners.  Assistant City Attorney Jonathan Wittwer asked if they were part of the staff report.  Planner Lata Vasudevan replied that they were sent separately, after the report had already  gone out.  Assistant City Attorney Jonathan Wittwer suggested that these emails be read into the record.  Commissioner Kundtz read the email from Marte and Linda Formico, 14456 Sobey Road, into  the record: • Just read the article in the Saratoga News about Subway Sandwiches in Downtown  Saratoga.  I don’t think that is the direction for Downtown Saratoga.  I think the Starbucks  is great but we do not need another sandwich shop.  Chair Nagpal read the second email from Laurel Perusa, 15085 Oriole Road, into the record: • How fortunate we are to live in Saratoga.  How many California residents are able to refer  to their downtown as a Village?  Not many.  The Village already has a multitude of  businesses that sell sandwiches in our Village.  An additional sandwich shop will not  enhance our Village.  A sandwich franchise at the Village entrance or any other location is  not appropriate, detracting from the Village.  Our Village is unique.  A sandwich franchise  does not lend itself to the existing charm of the Village.  Please give the Subway Sandwich  application careful consideration.  Commissioner Rodgers asked between Use Permits, CH­1 and Land Use Impacts, which  Ordinance takes priority? Saratoga Planning Commission Minutes for March 8, 2006 Page 5  Assistant City Attorney Jonathan Wittwer said that they all fold in together and that no one is  more or less important.  Commissioner Hunter: • Reminded that she had asked staff about the number of shops that serve sandwiches in  the Village and Planner Lata Vasudevan has said 15. • Read a list into the record:  Mediterranean Deli, the gas station, International Coffee Shop,  Coffee Ground, Vienna Woods, Starbucks, Village Rendezvous, Buy & Save, Blue Rock  Café, Pat Smith’s, French Tailor, Tapioca Express and the Napkin Ring.  Commissioner Rodgers disagreed that all those mentioned by Commissioner Hunter actually  sell sandwiches.  She said that Starbucks does not have sandwiches and she asked to be  sure.  She added that the sandwiches sold at the gas station couldn’t be equated to a shop  that sells sandwiches.  Commissioner Hunter said that she is listing businesses that have items available for lunch  and not just sandwiches.  She added that this list is actually shortchanged.  Chair Nagpal asked if staff is suggesting that the number of shops selling sandwiches is  actually 15.  Director John Livingstone said that the Saratoga Village Development Council originally  provided the list.  He added that staff did a drive by attempt at a list and it appeared to be  approximately 15 places.  Chair Nagpal reiterated that the approximately number is 15 shops.  Director John Livingstone reported that staff had received two calls this evening at about 5:30  p.m. in opposition to this Use Permit.  Commissioner Hunter pointed out that the alleyway is narrow and questioned what the plan is  regarding impacts during deliveries.  Director John Livingstone: • Advised that there are several ways to deliver including use of the back alley and the front  parking lot.  The least intrusive option would be used. • Assured that the City would intervene in the event that problems occur with deliveries. • Pointed out that there are not too many complaints received by staff regarding deliveries in  commercial districts.  Commissioner Hunter asked if a back exit to this tenant space is required since baking occurs  on the premises.  Director John Livingstone replied no.  This site complies with Code requirements for this use.  Chair Nagpal asked what types of uses would be permitted in this location without a  requirement for a Use Permit. Saratoga Planning Commission Minutes for March 8, 2006 Page 6  Planner Lata Vasudevan replied that retail uses are permitted by right.  She added that each  zoning district has a list of allowed uses.  Chair Nagpal clarified that this request is before the Planning Commission for a Conditional  Use Permit because it is not listed as a permitted use.  Planner Lata Vasudevan replied correct.  Chair Nagpal asked if a traffic evaluation was done on the potential impacts of this use.  Director John Livingstone said generally speaking such traffic evaluations are done when the  site is developed as was done with this building renovation.  This is a safe corner as designed.  There is no hazard and the circulation pattern does work.  Chair Nagpal pointed out that this evaluation did not include this type of business.  Director John Livingstone advised that a traffic evaluation was done for Starbucks.  Commissioner Hunter said that the traffic evaluation for the building was done in 2002.  Director John Livingstone advised that the City’s Traffic Engineer looked at that report again  for the Starbucks application.  He added that a 900 square foot tenant space does not trigger  a nexus for a traffic study.  There is not much more of a draw anticipated for this use than any  active retail.  Commissioner Hunter asked for the total number of retail spaces contained in this Corinthian  Corners building.  Planner Lata Vasudevan replied six tenant spaces.  Commissioner Uhl pointed out that the bike shop is using two spaces.  Commissioner Rodgers clarified that the bike shop uses 1.5 spaces and the  telecommunications space uses .5 tenant spaces.  Chair Nagpal  opened the Public Hearing for Agenda Item No. 1.  Ms. Miya Glasauer, Appl icant, 19991 Braemar Drive, Saratoga: • Stated that she is honored to have thi s opportuni ty to address the Planni ng  Co mmission for thi s Condi ti onal  Use Permit to allow her to establish a Subway  Sandwich at this l ocation. • Explained that this franchise was founded 40 years ago and now has 25,000 stores  worldwide. • Said that Subway enforces its operati onal  guidelines and viol ati ons resul t in revocati on  of the franchise license. Saratoga Planning Commission Minutes for March 8, 2006 Page 7 • Reported that Subway has a monitoring syste m by which a fiel d consul tant makes  unannounced monthly visits to each restaurant to verify compliance with standards. • Said that Subway has strong purchasing power that equals reasonabl e prices for its  customers. • Added that Subway locati ons are remo deled every fi ve years.  They are well  maintai ned all year round. • Advised that she is the owner of two Subway restaurants, one in Santa Clara and the  other in Downtown Los Gatos. She has been a franchi see with Subway for four years.  She also owns two Baskin Robbins restaurants and has been a franchi see for nine  years. • Stated that she has recei ved numerous awards from both Baskin Robbi ns and  Subway. • Reported that she moved to Saratoga in February 1991 and is rai sing her 11 and 14­  year ol d sons here.  They are acti ve in Littl e League and soccer.  She and her  husband are acti ve i n the community and vol unteer. • Said that she is happy to be invol ved in community fundrai sing through her business,  as she is aware of the i mportance of community. • Pointed out that there are a l ot of empty tenant spaces i n the Downtown. • Added that a brand name business does not have a negati ve impact but rather would  help revitalize the acti viti es i n Downtown Saratoga. • Re minded that Subway offers a quality product and services for the residents. • Assured that there i s pl enty of pie for everyone to share. • Expressed her ad miration for the dedi cati on and sacrifi ce of the Planning  Co mmissioners and thanked them for their ti me this eveni ng.  Co mmissioner Rodgers asked to see the sign materials samples.  Ms. Miya Glasauer sai d she has them available and would like to present them later after  the Use Permit has been di scussed.  Co mmissioner Hunter asked Ms. Miya Glasauer if her Subway location in Los Gatos is in  the historic part of the town.  Ms. Miya Glasauer sai d yes.  She added that a big deal was made at the ti me of t hat  applicati on.  Co mmissioner Hunter asked i f the tenant space is not l ocated down by the DMV.  Ms. Miya Glasauer replied yes but thi s i s al so considered a part of the hi storic downtown.  Co mmissioner Hunter asked Ms. Miya Gl asauer if she is certai n she can functi on with just  one delivery per week.  Ms. Miya Glasauer replied yes.  She said that Subways  has high qual ity refrigeration as  well as well­packaged produce.  She added that thi s is not anti cipated to be a high  volume store. Saratoga Planning Commission Minutes for March 8, 2006 Page 8  Director John Livingstone suggested that Ms. Miya Glasauer provide the sign materials  now.  Ms. Miya Glasauer sai d that she surveyed the signs in Saratoga, which has its own  identi ty.  Chair Nagpal  asked Ms. Miya Gl asauer what she is proposing for signage.  Ms. Miya Glasauer replied that she was flexibl e between uses of metal or wood letters.  Chair Nagpal asked if there are no changes proposed to page 5 of the staff report  pertai ni ng to signs.  Ms. Miya Glasauer sai d that she cannot change the regi stered logo but can change the  material s used to create that l ogo.  Co mmissioner Cappello asked Ms. Miya Glasauer to clarify that most business for a  Subway location occurs during l unch.  Ms. Miya Glasauer replied that two­thirds of the business has occurred by 3 p.m.  Co mmissioner Cappel lo asked how many tr ansactions that might refl ect.  Ms. Miya Glasauer said that it is hard to tell.  She said that thi s is not considered an A­  level  l ocati on but more a B­level  or C­level  location.  Co mmissioner Cappello asked Ms. Miya Glasauer why she does not select a big and  popul ar site for her Subway franchi se l ocation.  Ms. Miya Glasauer sai d that her Santa Clara location has a huge shoppi ng center nearby.  There i s not a l ot of traffi c here i n the Village.  Co mmissioner Cappello sai d that Ms. Miya Glasauer seems to be saying that her Subway  shop won’t attract new business but rather would leverage the existi ng traffi c al ready  there.  Ms. Miya Glasauer sai d that her restaurant would offer conveni ence.  She pointed out that  the average lunch break is actual ly 30 minutes.  Patrons usually pick up thei r sandwich  and go back to the office to eat.  She said that half of her business would be neighbors  who would walk to her restaurant.  Co mmissioner Cappello said that one objective is the revital ization of the Village.  He  asked how a Subway fits with that objective.  Ms. Miya Glasauer: • Re minded that she has been a Saratoga resident since 1991. Saratoga Planning Commission Minutes for March 8, 2006 Page 9 • Reported that she had lost interest in the Village, as there has not been much to make  her come there. • Assured that she does not want to wipe out existing businesses but that she does  support the right of choi ces. • Pointed out that W estgate was a dying center that now has been redeveloped.  There  are many choices there now. • Added that there are no negatives with having a Subway in the Village.  Co mmissioner Rodgers poi nted out that Ms. Miya Glasauer had esti mated about 60  peopl e during the l unch hour as mentioned during the Commission’s site visit.  Ms. Miya Glasauer sai d that she believes that approximately 50 is more accurate but that  it i s hard to esti mate.  Chair Nagpal  asked Ms. Miya Gl asauer i f she does not have a business model.  Ms. Miya Glasauer sai d that she is not co mfortable speaking about her specifi c plans  during a public meeting but would speak with Commissioners individual ly.  Co mmissioner Kundtz sai d that it is imperati ve that Ms. Miya Gl asauer forecast the traffic  impacts of this business if that number exists, as thi s detai l is part of the decision­making  process for the Commission.  Ms. Diana Kazarian, Subway Representati ve, 2001 Gateway Place, Uni t 270, San Jose: • Explained that she has been with Subway for 21 years. • Said that the anti cipated traffi c in thi s neighborhood is between 30 and 40 during peak  lunch, approximately 15 between 3 and 5 p.m. and approximately 20 between 5 and 7  p.m. • Stated that Subway custo mers are in and out.  It does not draw huge crowds.  Co mmissioner Hunter asked about the ovens needed to prepare the fresh bread.  Are  they located at the rear of the restaurant?  Ms. Miya Glasauer sai d that the ovens are located at the front of the restaurant where  customers can see them.  Co mmissioner Rodgers asked for a descripti on of the i nterior material s.  Co mmissioner Hunter sai d that they are included in the staff report but are not required as  part of the Commission’s review.  Ms. Miya Glasauer provided material  samples for the signs and sai d that they do not  reflect the proposed size or col or of her sign but just the proposed material  of which the  letters would be constructed.  Co mmissioner Kundtz asked i f green background i s used. Saratoga Planning Commission Minutes for March 8, 2006 Page 10  Ms. Miya Glasauer replied no.  The sign i s co mprised of i ndividual  channel l etters.  Ms. Marilyn Marchetti , 20701 St. Charles, Saratoga: • Identified herself as a resident i n the Village. • Said that Saratoga’s Village i s di fferent.  It is quaint, uni que and charming. • Stated that franchises would cause the Village to l ose some of that charm. • Suggested that the Village needs di fferent ni che types of shops that draw customers to  the Village. • Said that she i s not sure that a Subway is the type of draw wanted for the Village. • Pointed out that the potential patrons for this Subway are already in the Village and  frequent existi ng shops al ready. • Stated her concern about the appearance at the Gateway, saying that a Subway is not  unique.  Allowing a Subway here sets precedence and she would like to see some  control s such as additi ons to the design guidelines that would prevent such uses in the  Downto wn. • Reiterated that it is not a hi storic and charming Downtown with chai n stores.  Ms. Jennifer Young Taylor, 14672 Oak Street, Saratoga: • Said that she has been a resident since 1952 when she was eight years ol d. • Stated that she feel s strongl y agai nst thi s proposal  and that a sandwich counter is not  needed here. • Pointed out that there are al ready many fine dini ng choi ces availabl e. • Stated that an i n­and­out pl ace i s no draw for foot traffi c and shoppi ng on the street. • Added that parking i s a problem. • Advised that the Village i s doi ng fi ne and i s not dying.  It i s a beauti ful  pl ace! • Opined that Subway is ordi nary. • Said that having a franchi se sign in an hi storic area is unfortunate and would bel ie the  beauti ful  and hi storic ambiance of the Village.  Ms. Laurel Perusa, 15085 Oriol e Road, Saratoga: • Said that she feel s fortunate to live i n uni que Saratoga, a city that i s disti ngui shed from  other communities i n California. • Added that thi s is a beauti ful  area that is quaint and charming.  There is much to be  proud of and appreciated. • Stated that Subway does not lend itsel f to the character of the Village but is rather  Anytown/Any where USA. • Reiterated that there i s no need for another sandwich shop i n Downtown Saratoga. • Asked the Commission to give thi s careful  considerati on.  Ms. Virgini a Fiorentino, 12029 Saratoga­Sunnyvale Road, Saratoga: • Explained that this building owner, Nasser, spent two years co mpleting thi s project and  is proud of i t. • Said that Nasser i s hopi ng that the Planni ng Co mmission i s pl eased with the resul t. • Assured that thi s revitalized buildi ng will bring more visitors to the Village and that  Subway would be a viabl e and strong tenant for thi s buildi ng. • Said that this buildi ng filled would bring i n tax revenue to the City. Saratoga Planning Commission Minutes for March 8, 2006 Page 11 • Pointed out that thi s franchi see, Ms. Miya Gl asauer, cares a lot about Saratoga and its  Village. • Said that this i s an opportuni ty for more tax dollars. • Asked the Co mmission to approve the Use Per mit for this Subway, which offers  another option and variety.  Co mmissioner Hunter pointed out that thi s proposal  represents the fi fth tenant and asked  Ms. Virgi ni a Fiorenti no how many tenant spaces there are in the Corinthi an Corners  buildi ng.  Ms. Virgi ni a Fiorenti no replied that there is a double space availabl e.  Nasser wants a  singl e tenant in that space that consists of approximately 5,000 square feet to serve as an  anchor tenant.  Co mmissioner Cappel lo asked Ms. Virgi nia Fiorenti no what an anchor tenant means.  Ms. Virgini a Fiorentino replied that an anchor tenant brings in business.  She sai d that  since there are so many schools in the area, Subway would also draw new business to  the Village with i ts fresh and good food.  Co mmissioner Cappello asked if it would be drawing peopl e who would not otherwise be  going there.  Ms. Virginia Fiorenti no sai d that Subway would increase business in the Village.  She  added that eati ng there i s more cost effective for young peopl e.  Chair Nagpal  asked i f Subway’s patrons would not simply drive i n and l eave.  Ms. Virgini a Fiorenti no sai d that there would be a mixture.  So me would leave and others  would stay and eat.  The ma jority would arrive by car and she believes that the local  businesses would still patronize thei r origi nal  sandwich shops.  Ms. Juliette Bloxham, 14419 Big Basin W ay, Saratoga: • Identified herself as a nearby business owner and l andl ord across the street. • Stated that the Village needs foot traffi c in that locati on to help support other business  in the Village. • Said that Starbucks has hel ped and has been a good addi ti on to her shop. • Said that a new antique store i s coming. • Stated that Subway does not provide interesting charm to the Village. • Pointed out that the renovated Corinthian buildi ng i s beauti ful  and great. • Said that the bi cycle shop would be a good additi on. • Asked that franchi ses not be brought i nto the Village.  Co mmissioner Kundtz asked Ms. Juliette Bloxham to distinguish between the benefits of  Starbucks versus the l ack of benefi t for a Subway shop. Saratoga Planning Commission Minutes for March 8, 2006 Page 12  Ms. Juliette Bloxham said that Subway is not charming and the di fference is the kind of  peopl e i t attracts.  Ms. Lillian Benson, Benson Anti ques, 20603­5 Thi rd Street, Saratoga: • Advised that she has operated an anti que shop in Saratoga for 27 years. • Said she i s the unoffi cial  “Queen of Saratoga.” • Said that she i s di sappoi nted. • Pointed out that there are few Victorian Villages left. • Expressed concern for other merchants in Saratoga. • Said that she has sad news to report in that the Rendezvous is out of business due to  a rent i ncrease. • Said that she knows of 15 people interested in establishi ng business in Saratoga but  they can’t afford the rents i n the Village. • Suggested that Corinthi an consider reduced rental  rates for the first year to allow new  and uni que businesses to establ ish themselves in Saratoga. • Stated that Subway does not bel ong here.  Another sandwich shop is not needed.  Co mmissioner Hunter advised that Ms. Lillian Benson would be leadi ng the Easter  Pro menade this year.  Ms. Lillian Benson: • Said that coordi nati ng the Easter Promenad e is no probl em as she has done i t before. • Added that she i s now 84 years old. • Suggested that businesses in the Village need to keep later eveni ng hours as she  sees lots of business from the restaurants’ dinner patrons.  Ms. Diana Kazarian, Subway: • Said that they appreciate the uni queness and charm of the Village. • Disagreed that customers of Starbucks and Subway are different. • Recounted that her own Subway franchise is located next to a Starbucks.  Both  businesses share customers. • Said that Subway provides nutriti onal  i nformation. • Assured that Subway restaurants do draw and would be a wonderful  addi ti on to the  Village. • Pointed out that Subway has a $600 million annual  advertising budget. • Re minded that no exterior changes are proposed. • Said that this i s a small shop of onl y 900 square feet and i ncludes ni ce interior décor.  Co mmissioner Rodgers asked Ms. Diana Kazarian about the demographics of Subway  customers.  Ms. Diana Kazarian replied that thei r main demographic is between 18 and 36 years ol d.  That i s thei r targeted advertising market.  Co mmissioner Kundtz asked i f there i s fl exibility i n signage. Saratoga Planning Commission Minutes for March 8, 2006 Page 13  Ms. Diana Kazarian replied that the sign color and logo are identi fi abl e corporate  trademarks but that sign material s are flexibl e.  Co mmissioner Rodgers asked about the signage used at the Santana Row Subway  locati on.  Ms. Diana Kazarian replied that they are indi vidual pl asti c channel  l etters.  Co mmissioner Rodgers asked Ms. Diana Kazarian if Subway would work with Saratoga  on the signs.  Ms. Diana Kazarian replied absol utely.  Ms. Caryl Pozos, The Butter Paddl e: • Said that The Butter Paddl e has been i n business for 39 years and i ncludes 70 peopl e. • Asked that the Commission protect the uni que businesses i n Saratoga. • Said that she is concerned about the possibility of openi ng the door to too many  franchi se chai n stores. • Stated that she i s i n support of revitalizati on of the Village.  Mr. Joseph Masek, Owner, La Mere Michelle, Saratoga: • Pointed out that 21 restaurants i n the Village employ 250 peopl e. • Said greedy l andl ords rai se rents that put small business out. • Said that Subway would not draw to the Village.  Ms. Miya Glasauer: • Said that she hears the concerns and resistance. • Said that she would be open seven days a week for the same nu mber of hours. • Assured that she would create activity i n the Village as well as provide heal thy food. • Re minded that she i s an i ndi vidual  owner of a Subway.  Co mmissioner Cappello said that while Virginia Fiorenti no has said that Subway is a  strong tenant that would not leave in one year, if business were not good it coul d close up  in a year.  Ms. Miya Glasauer: • Explained that she i s a sub­lessee. • Advised that Subway’s Headquarters i s the lessee with 20 year’s of opti ons.  Subway’s  Real Estate Corporate Department manages the company’s leases. • Pointed out that many landl ords would l ove to have Subway as a tenant. • Agreed that any business that does not do well coul d close. • Re minded that this is her fourth year with Subway and her sal es have doubl ed. • Informed that customers are very heal th conscious. • Said that she has a hard time understanding why Sub way is not percei ved as unique  and charming. It i s a beauti ful  and upscal e store. Saratoga Planning Commission Minutes for March 8, 2006 Page 14  Chair Nagpal  thanked Ms. Miya Glasauer for her ti me and presentati on.  Chair Nagpal  closed the Public Hearing for Agenda Item No. 1.  Chair Nagpal  asked the Commissioners to base its di scussion on the fi ndi ngs requi red for  a Conditional  Use Permit.  Co mmissioner Hunter: • Stated that she di sagrees totally with the staff recommendation. • Said that there are l ots of restaurants and shops that sell sandwiches i n the Village. • Added that something other than restaurants is needed. • Pointed out that new salons have been prohibi ted after ni ne were established in the  Village. • Said that this use would affect other shops that sell sandwiches. • Stated that Heal th & Safety concerns are not answered. • Said that there i s a parking shortage. • Informed that other merchants have told her that they have seen no improve ment as a  result of Starbucks. • Said that she has lived near the Village for 25 years and is there nearly every day.  It  is one of the most special  pl aces. • Added that she moved here because of the Village. • Said that vacancy is not hi gh and shops are doi ng very well.  Thi s is a vibrant  Downto wn with many things happeni ng. • Said that a Subway does not fit with the CH­1 Zoni ng District and is totally wrong for  the Village.  Co mmissioner Kundtz: • Echoed Commissioner Hunter’s comments. • Advised that he too di sagrees with staff’s reco mmendation, as a Subway does not add  to the mix in the Village. • Re minded that he al so voted agai nst the Starbucks. • Reported that he has an acute sensiti vity about safety. • Said that the traffi c pattern for thi s use would not enhance the Village. • Concluded that he coul d not support thi s request.  Co mmissioner Schallop: • Agreed with Commissioners Hunter and Kundtz. • Said that the l ocati on i s i n the entry or gateway to the Village. • Said that due to traffic and image reasons, the fi ndi ngs are too di ffi cul t to make in the  affirmative. • Said that since there are i mpacts, he cannot vote in favor of thi s use. • Added that i t i s more of a politi cal  i ssue for Council.  Co mmissioner Rodgers: • Expressed concern over the accuracy of the list of existi ng shops that serve  sandwiches in the Village, separati ng full restaurants from shops that sell sandwiches. Saratoga Planning Commission Minutes for March 8, 2006 Page 15 • Pointed out several  shops on the list that she knows for certain do not sell sandwiches,  includi ng Starbucks and the Napkin Ring.  Co mmissioner Hunter said that Starbucks is coming up with a ful l line of sandwiches in  the future.  Co mmissioner Rodgers sai d that a gas station does not qualify as a shop that sells  sandwiches. She poi nted out that another business listed, Village Rendezvous, has just  been announced as going out of business.  Co mmissioner Hunter poi nted out that that restaurant was in business for 20 years.  Co mmissioner Rodgers: • Said that many on the list are closed at l unch. • Said that there are good shops that sell sandwiches. • Explained that she visited a number of shops in the Village today and bought lots of  sandwiches. • Said that she does not want to base decisions on thi s l ist. • Added that a mix of uses is needed. • Advised that thi s slot won’t impact the Village that much as it is a small i sol ated space. • Said that i t would not be a negati ve and would draw in the younger crowd. • Pointed out that the CH­1 Zoni ng tal ks about providi ng enhancement and diversity. • Said that she cannot make negati ve fi ndi ngs against thi s proposal . • Re minded that rents are hi gh. • Stated that i ssues of signage matter more. • Pointed out that the Trotteria is al so a franchise and sai d that Starbucks has been a  good addi ti on to that corner, bringi ng people to the area.  Co mmissioner Cappel lo: • Assured that he came tonight without a preconceived decision. • Added that he i s still undecided to a l arge degree. • Said that he is surprised to hear that Subway is not expected to bring in new foot  traffi c to the area as he expected it to. • Said that there is an inconsistency between Subway and the character of the Village  with its mo m and pop unique shops. • Said he would have no problem saying no to McDonalds or Burger King for the Village  or saying yes to a new franchise mo m or pop type of shop serving a uni que product  that was consistent with the uni que character and charm of the Village but that  Subway falls some where in between and it is hard to determine if it fal ls above or  below the l ine. • Said a uni que feature of Subway is that it bakes its own bread on the premises.  They  offer a fresh product.  There is a certai n market segment and age group for thi s  product and Subway compliments Starbucks since they have di fferent peak hours with  Starbucks in the morning and Subway at lunch. • Pointed out that Subway offers a strong tenant with a strong brand name. Saratoga Planning Commission Minutes for March 8, 2006 Page 16 • Re minded that the interior of the shop will be very fashi onabl e and most people would  view it as a hi gh quality shop. • Said that he can make the fi ndi ngs but it is on the cusp.  He is on the fence but would  likel y vote to approve.  Co mmissioner Rodgers stated that she is kind of on the cusp too.  Co mmissioner Uhl : • Said that he feel s very strongl y and does not agree with the staff recommendation at  all. • Stated that there are Heal th & Safety concerns with thi s corner.  It is not safe.  Thi s is  a ma jor intersecti on for a stop and go shop. • Added that on a bi gger scale, he has a big concern about thi s type of use in the  Village. • Suggested that the Code needs to be re­looked at. • Pointed out that peopl e live i n Saratoga as an escape from the Valley. • Stated that i n hi s opi ni on the Commission should not even be having thi s conversation.  Chair Nagpal : • Thanked the applicant and other speakers. • Agreed that the Village i s very uni que. • Said that she too came to this hearing with an open mind but she is unable to make  the findi ngs to support thi s use. • Stated that the use does not conform to the CH­1 requi rements.  It doesn’t provide a  mi x of special ty uses.  It i s detrimental to Health & Safety as there are traffi c impacts. • Reiterated that the requi red fi ndings cannot be made in the affi rmative.  Co mmissioner Rodgers asked the purpose of the CH­1.  Chair Nagpal  replied enhancing the pedestrian character.  Co mmissioner Rodgers asked how a retail shop would service to enhance the pedestrian  character.  Chair Nagpal  reminded that retail uses are permitted and would not even come before the  Co mmission.  Assistant City Attorney Jonathan Wittwer said that since it is clear that the majority supports  the denial of this Use Permit, the draft Resolution must be modified.  The findings need to be  crafted for denial and the conditions of approval removed.  Commissioner Kundtz asked why not make a motion to approve and defeat it.  Assistant City Attorney Jonathan Wittwer drafted three findings for denial that include the fact  the applicant has not met the burden of showing that the proposed use would preserve or  enhance the pedestrian character of the Village, that the use would not encourage a mix of Saratoga Planning Commission Minutes for March 8, 2006 Page 17  uses and that the use would be detrimental to the health, safety and welfare of the community.  Each finding for denial received a five to two (5­2) vote.  Motion: Upon motion of Commissioner Hunter, seconded by Commissioner Uhl,  the Planning Commission adopted a Resolution DENYING a Conditional  Use Permit (Application #06­216) to establish a Subway sandwich shop in  an existing approximately 960 square foot vacant tenant space in the  newly remodeled Corinthian Corners commercial building on property  located at 14410 Big Basin Way, by the following roll call vote:  AYES: Hunter, Kundtz, Nagpal, Schallop and Uhl  NOES: Cappello and Rodgers  ABSENT: None  ABSTAIN: None  ***  PUBLIC HEARING ­ ITEM NO. 2  APPLICATION #06­075 (397­28­052) SAGARCHI, 20433 Walnut Avenue: The applicant  requests Design Review Approval to remodel an existing one­story single­family residence  and add a new 906 square foot second floor. The existing detached garage would be  removed.  The total floor area of the proposed residence including a new attached two­car  garage will be 2,850 square feet.  The maximum height of the proposed residence will be not  higher than 25 feet.  The net lot size is 7,600 square­feet and the site is zoned R­1­10,000.  (Lata Vasudevan)  Associate Planner Lata Vasudevan presented the staff report as follows: • Advised that the applicant is seeking Design Review Approval to allow the remodel of an  existing single­story residence with the addition of a second story, the removal of an  existing detached garage and the addition of an attached two­car garage. • Said that the total square footage would be 2,850.  The maximum height would be 24 feet,  5 inches. • Described the lot as 7,600 square feet. • Explained that the area includes smaller lots.  Several homes in the area have recently  been built or remodeled. • Pointed out that the second story is smaller than the first story with an increased setback  that provides adequate articulation and that the proposed siding is compatible. • Stated that the Arborist Report adds no requirements as there are no root zones impacted.  Commissioner Rodgers asked for clarification of the west setback.  Planner Lata Vasudevan replied six feet.  Chair Nagpal opened the Public Hearing for Agenda Item No. 2.  Mr. Salim Sagarchi, Applicant, 20433 Walnut Avenue, Saratoga: • Said that he is the owner. Saratoga Planning Commission Minutes for March 8, 2006 Page 18 • Stated that this single story single­family house will have approximately 1,000 square feet  added. • Assured that it would be compatible with the neighborhood.  Chair Nagpal closed the Public Hearing for Agenda Item No. 2.  Commissioner Hunter: • Agreed that this neighborhood has undergone a huge change over the last five years. • Said that this project is just fine.  It is nice and will enhance the neighborhood.  Commissioner Cappello agreed and said he could make the findings to approve.  Commissioner Rodgers said that this home is well situated on a small lot with good  articulation.  It is perfect for this location and she can make all findings to support this  application.  Motion: Upon motion of Commissioner Cappello, seconded by Commissioner  Kundtz, the Planning Commission adopted a Resolution granting Design  Review Approval (Application No. 06­075) to remodel an existing one­story  single­family residence and add a new 906 square foot second floor on  property located at 20433 Walnut Avenue by the following roll call vote:  AYES: Cappello, Hunter, Kundtz, Nagpal, Rodgers, Schallop and Uhl  NOES: None  ABSENT: None  ABSTAIN: None  ***  PUBLIC HEARING ­ ITEM NO. 3  APPLICATION #06­229 (393­43­042) RODRIGUEZ, 13664 Camino Rico:  The applicant  requests Design Review Approval to construct an addition to an existing single­family  residence consisting of 263 square­feet. The total floor area of the proposed residence will be  2,785 square feet including garage.  Proposed renovation will include a reduction of  impervious coverage from 62% to 51% of the lot.  The maximum height of the proposed  residence will be not higher than 22 feet.  The net lot size is 10,003 square­feet and the site is  zoned R­1­10,000.   (Therese Schmidt)  Associate Planner Therese Schmidt presented the staff report as follows: • Advised that the applicant is seeking Design Review Approval for an addition to an existing  single­family residence of approximately 263 square feet for a total of 2,785 including the  attached garage. • Pointed out that there would be a reduction in impervious surface from 62 to 51 percent. • Said that the maximum height would not exceed 21 feet, 5 inches. • Stated that the site is zoned R­1­10,000. • Explained that the reason this application is before the Commission is the height in excess  of 18 feet. Saratoga Planning Commission Minutes for March 8, 2006 Page 19 • Said that one tree, a Eucalyptus, would require protection. • Said that all findings can be made and recommended approval.  Commissioner Hunter asked if the rock for the façade is river rock or stacked rock.  Planner Therese Schmidt distributed the sample board.  Commissioner Rodgers asked about the Eucalyptus tree as the report mentions a palm.  Planner Therese Schmidt reported that the tree is in fact a Eucalyptus and the mention of a  palm in the report is in error.  Chair Nagpal opened the Public Hearing for Agenda Item No. 3.  Mr. Michael Ryan, Architect: • Said he has nothing to add. • Reported that his clients want to update their home. • Stated that this proposal falls within the Design Guidelines. • Said he was available for questions.  Commissioner Cappello asked Mr. Michael Ryan why the height proposed was necessary.  Mr. Michael Ryan said that his clients want a storage attic.  He has incorporated a steeper  roof to create more of an attic space.  He added that his clients like a Craftsman style and the  home will incorporate river rock.  Commissioner Rodgers said that this project design meets the architectural integrity standard  to support the proposed height.  She asked if there would be two or three fireplaces as she  can only see two chimneys on the plans.  Mr. Michael Ryan replied three.  Commissioner Kundtz asked if spark arresters would be incorporated.  Mr. Michael Ryan replied yes, copper ones.  Chair Nagpal asked if the mass of the roof is required for the attic space.  Mr. Michael Ryan said that the slope is existing and is not being increased so much.  They  have used dormers to break it up somewhat.  He said that with the porch condition, the roof  would shallow out.  Chair Nagpal closed the Public Hearing for Agenda Item No. 3.  Commissioner Kundtz: • Stated that this is better than good design and is really quite nice. • Said this home would compliment the neighborhood and meets design criteria. Saratoga Planning Commission Minutes for March 8, 2006 Page 20 • Added that with the protection of the Eucalyptus this project has his support.  Commissioner Uhl said he agrees that this is a great design and nice home.  Commissioner Rodgers agreed and said that the home has architectural integrity.  She said  she could easily make the findings to approve.  Motion: Upon motion of Commissioner Kundtz, seconded by Commissioner  Rodgers, the Planning Commission adopted a Resolution granting Design  Review Approval (Application No. 06­229) to construct an addition to an  existing single­family residence on property located at 13665 Camino Rico,  by the following roll call vote:  AYES: Cappello, Hunter, Kundtz, Nagpal, Rodgers, Schallop and Uhl  NOES: None  ABSENT: None  ABSTAIN: None  ***  Commissioner Cappello advised that he must recuse himself from the next item as he lives in  the neighborhood.  He left the dais and the chambers for the duration of this hearing.  Assistant City Attorney Jonathan Wittwer advised that when a Commissioner must recuse  from participating in a hearing, while the Commissioner may elect to provide testimony as a  local resident, he or she must leave the room during the actual deliberations by the  Commission.  PUBLIC HEARING ­ ITEM NO. 4  APPLICATION #05­270 (386­07­037) LU, 12546 Palmtag Drive: Appeal of a Denial of a  Tree Removal Application.  Staff has denied a tree removal request from the applicant to  remove three trees on the subject property. Two trees are Elm and are in the front yard, and  the other tree is an Ash and located in the back yard. The applicant is appealing Staff’s denial  to the Planning Commission.  (Kate Bear)  City Arborist Kate Bear presented the staff report as follows: • Advised that the property owner has appealed the staff level denial of a Tree Removal  Permit to allow the removal of three trees. • Explained that the property owner says that two of these trees (Elms) cause allergies and  the third has created cracks in the backyard patio. • Reported that staff is recommending that this property owner be allowed to remove one of  the requested trees, a Siberian Elm, but recommends that the removal of the other two  trees be denied. • Added that the Elm that is supported for removal is interfering with utility lines.  Chair Nagpal asked Assistant City Attorney Jonathan Wittwer for direction. Saratoga Planning Commission Minutes for March 8, 2006 Page 21  Assistant City Attorney Jonathan Wittwer said that while there are not specific findings to be  made, a decision is made based upon an evaluation of nine criteria.  Commissioner Hunter asked Arborist Kate Bear for her recommendation for the Evergreen  Ash.  Arborist Kate Bear said that this tree is located in the rear yard and staff recommends that a  root barrier be installed next to the patio to keep the roots for pushing up the patio surface.  Chair Nagpal asked if staff could not make findings to support removal of that particular tree.  Arborist Kate Bear said that she couldn’t find adequate evidence that the cracks in the patio  are caused by roots from this tree.  Commissioner Rodgers asked what kind of evidence would support this position.  Arborist Kate Bear: • Reported that she had recommended the use of an air spade to investigate the presence  of roots beneath this patio. • Added that a significant change of grade is also evidence or the presence of a root right at  the point of the crack.  Chair Nagpal asked if staff’s recommendation would change if those things are done or would  staff still stand by its current recommendation.  Arborist Kate Bear said that first staff recommends use of mitigations to see if they work in  order to retain the tree.  Commissioner Hunter asked about the allergy impacts of the Elms.  Arborist Kate Bear pointed out that the tree blooms for a short time during rainy season.  She  said that this rational of allergy impacts does not fit the criteria.  Chair Nagpal asked if there is any medical evidence that has been submitted to support this  claim of allergies.  Arborist Kate Bear said that the applicant has a medical report and is willing to show it but  does not want this personal medical information included in the permanent public record.  Commissioner Rodgers asked if there are other Elm trees in this neighborhood.  Arborist Kate Bear replied that she found one other in the vicinity.  Commissioner Hunter said that she has never heard of an allergy to Elm trees before.  Arborist Kate Bear said she is not aware how common it is. Saratoga Planning Commission Minutes for March 8, 2006 Page 22  Chair Nagpal opened the Public Hearing for Agenda Item No. 4.  Ms. Lu, Appellant, 12546 Palmtag Drive, Saratoga: • Stated that she has issues with the City’s process of such requests. • Said that these trees are causing physical damage to the improvements of and enjoyment  of her property. • Said that it is important to balance the rights and privacy of property owners. • Said that she has a problem with Elms and when she took an allergy skin test the Elm tree  created the highest reaction. • Added that she does not want her medical record in the public record. • Reported that September and October are the worst times of impact for her but that there  are many periods of troubles. • Advised that her kids also have allergy symptoms now. • Stated that allergies can impair the quality of life and can lead to asthma. • Asked for a Tree Removal Permit to remove two Elms from her property and said that she  could plan evergreen replacements.  Commissioner Kundtz asked why the replacement trees are proposed for the side of the  property rather than in the exact same spot as the trees to be removed.  Ms. Lu said that the ground has to be repaired, including root removal.  She added that she  also does not like the tree positioned right in front of the front door.  Commissioner Hunter asked Ms. Lu how long she has resided on this property.  Ms. Lu replied 12 years, having moved in the home in May 1994.  She said that her allergies  started in 1997 or about three years after moving in.  Chair Nagpal asked Ms. Lu for a copy of the medical information which could be reviewed by  the Commissioners and then immediately returned to Ms. Lu.  She said that she appreciates  Ms. Lu’s need for privacy.  Ms. Lu: • Provided pictures of the Elm tree in the rear yard. • Said that this is a huge tree with a 48­inch diameter that is close to the house and deck. • Stated that the crack has already damaged the deck almost in half and that the roots are  bulging up. • Said that a root barrier is recommended during the planting of new trees and not for old  trees. • Said that she wants a Tree Removal Permit for the Ash, which she would replace with a  Magnolia, Eucalyptus or some other evergreen tree.  Assistant City Attorney Jonathan Wittwer said that somehow the medical information must be  made a part of the record.  He suggested that Ms. Lu make a direct statement into the record  of the allergy impacts of this type of tree. Saratoga Planning Commission Minutes for March 8, 2006 Page 23  Commissioner Kundtz said that he thought this was the hearing of last resort.  Assistant City Attorney Jonathan Wittwer said no longer.  Action tonight by the Planning  Commission could subsequently be appealed to Council.  Chair Nagpal asked Ms. Lu to read a statement into the record to document her allergy to the  Elm.  Ms. Lu reported her results from a skin test for allergies with the Elm tree having a ranking of  four plus.  Zero means not allergic.  One or two is minor allergy.  Four is pretty allergic.  Assistant City Attorney Jonathan Wittwer asked Ms. Lu to provide the identifying number for  the Elm trees proposed for removal as documented in the Arborist report.  Ms. Lu said the Elm tree is #26.  She added that there is no separation between the two types  of Elm tree on her property.  She is allergic to both.  Commissioner Kundtz asked if this allergy test reports only on trees.  Commissioner Rodgers asked if there is any information available on the children’s allergies.  Ms. Lu said no.  The children have not been tested and she hopes they won’t need to be.  Commissioner Rodgers asked Ms. Lu to describe the symptoms of her allergies.  Ms. Lu said that it feels pretty bad.  She suffers from a runny nose, tears and the rubbing of  eyes and noise that makes her appear as if she has been crying all day long.  Chair Nagpal asked Ms. Lu if she is not interested in implementing the recommendations  made by the Arborist.  Ms. Lu said right.  The recommendation is for two­foot barriers with a four­foot diameter.  Chair Nagpal asked Ms. Lu if she has consulted with an Arborist to support her position  against the root barrier.  Ms. Lu said no.  Commissioner Rodgers asked where the photographs taken by Ms. Lu and provided to the  Commission this evening were taken.  Ms. Lu said that some of the photographs are from her property and others are Elms located  at McCullough Elementary School.  Commissioner Rodgers asked Ms. Lu what the difference is in the height of the crack.  Ms. Lu replied one centimeter. Saratoga Planning Commission Minutes for March 8, 2006 Page 24  Commissioner Rodgers said that equates to about a half inch.  She asked if this patio has  been in place since Ms. Lu purchased this home.  Ms. Lu said yes.  Commissioner Rodgers asked Ms. Lu if the patio appeared to be new at the time she  purchased this property.  Ms. Lu said that it didn’t appear to be new.  Commissioner Uhl asked about other trees on the property.  Ms. Lu said that there are orange, lemon, Walnut, Pine and palm trees.  Commissioner Hunter asked Arborist Kate Bear to comment.  Arborist Kate Bear reported that she noticed a palm in the front yard, the Ash in the backyard  and a citrus tree.  Chair Nagpal asked staff when the first permit request was made.  Arborist Kate Bear replied on August 31, 2005.  Commissioner Uhl asked what the proposed replacement tree size and species would be.  Ms. Lu replied 10 gallon or nine­foot high trees, perhaps Redwood.  Commissioner Hunter pointed out that the allergy test report is 10 years old.  Ms. Lu agreed that it was prepared in 1997.  Chair Nagpal asked if there has been any recent testing.  Ms. Lu replied no.  Chair Nagpal closed the Public Hearing for Agenda Item No. 4.  Chair Nagpal said that there are three separate trees under consideration here.  Director John Livingstone clarified that the standard for replacement would be 24­inch box  trees.  Commissioner Hunter said she supports staff’s findings.  Commissioner Rodgers: • Said she too supports the Arborist as well. Saratoga Planning Commission Minutes for March 8, 2006 Page 25 • Reminded that the allergy test is from 1997 and that it is unclear what the rankings mean. • Added that allergies do not impact enjoyment of property. • Stated that if everyone takes down trees, there would not be any left. • Reiterated support for the Arborist’s recommendations.  Commissioner Uhl: • Said that this is a tough case. • Advised that he is in favor of tree preservation. • Agreed that the allergy report is from 1997. • Added that the applicant has provided no alternatives to removal. • Stated his support for the staff recommendation as well.  Chair Nagpal pointed to page 3 and asked if at least one criterion must be met.  Assistant City Attorney Jonathan Wittwer advised the Commission to look at and base its  decision on all of the criteria.  Chair Nagpal said that the old data provided is not as clear as she would like to see.  She said  that she supports the staff recommendation.  Motion: Upon motion of Commissioner Hunter, seconded by Commissioner Uhl,  the Planning Commission DENIED an appeal and UPHELD the staff level  denial of a Tree Removal Application (Application #05­270) to remove three  trees from property located at 12546 Palmtag Drive, by the following roll  call vote:  AYES: Hunter, Kundtz, Nagpal, Rodgers, Schallop and Uhl  NOES: None  ABSENT: None  ABSTAIN: Cappello  Chair Nagpal advised Ms. Lu that she has the option to appeal this action to Council.  Commissioner Cappello returned to the dais following the conclusion of Agenda Item No. 4.  ***  DIRECTOR’S ITEMS  Presentation by City Attorney on the Issue of Continuances by Planning Commission  Assistant City Attorney Jonathan Wittwer: • Advised that State Law allows any public hearing to be continued from time to time. • Added that there is broad discretion and said that use of discretion is a good thing. • Reported that Council has an adopted policy on continuances. • Stated that Code says that appeals must be heard on the next agenda and minimally  within 30 days.  The appellant must agree to extend that time frame in writing. Saratoga Planning Commission Minutes for March 8, 2006 Page 26  Chair Nagpal explained that this issue came up at the last meeting and asked if there are  issues with Permit Streamlining.  Assistant City Attorney Jonathan Wittwer replied yes, there could be.  He added that if an item  is continued to a date certain, additional advertising is not required.  Commissioner Hunter asked whether anything could be done if the reason given by an  applicant for a continuance is later not substantiated.  Assistant City Attorney Jonathan Wittwer replied no, not really.  Commissioner Hunter asked whether the Commission has the right to deny a continuance if  an applicant does not show up at a public hearing to request a continuance in person.  Assistant City Attorney Jonathan Wittwer replied yes.  He added that Council requires a  request for a continuance in writing.  Commissioner Hunter asked if a request for continuance from Council requires the applicant  to be present.  Assistant City Attorney Jonathan Wittwer replied no.  Commissioner Kundtz said that there is an issue on amount of notice of a continuance.  He  pointed out that some members of the public came to the last meeting to speak about the  continued item since there was no time to notify anyone of the intent to continue.  Assistant City Attorney Jonathan Wittwer reiterated that there is discretion on whether or not  to grant a request for continuance.  One consideration may be if the request came in too late.  Commissioner Kundtz said that if the applicant is not present that puts pressure not to deny  the request for continuance.  Assistant City Attorney Jonathan Wittwer pointed out that a medical reason is a good reason  to allow a continuance.  Commissioner Hunter said that the reason given for the most recent request for a continuance  was a desire to redesign the sign but no obvious changes were provided tonight for that sign.  Assistant City Attorney Jonathan W ittwer said that once a continuance is granted nothing can  be done.  Director John Livingstone: • Recapped by saying that the Commission has complete discretion on a case­by­case  basis on whether to allow a continuance or to act on an application that evening. • Said that if an application is continued to a date certain, no re­noticing is required. Saratoga Planning Commission Minutes for March 8, 2006 Page 27 • Stated that if major changes are required, an application can be continued to a date  uncertain and that project would be re­noticed when it is ready to be heard.  Commissioner Rodgers said that staff would be required to let an applicant know that their  request for a continuance might not be approved.  Director John Livingstone pointed out that staff works very closely with applicants and can  advised them accordingly.  COMMISSION ITEMS  Chair Nagpal announced that tonight is Commissioner Uhl’s last meeting.  She said that it has  been a privilege to serve with Commissioner Uhl and that everything he has done is  appreciated.  She expressed hope that Commissioner Uhl would continue to participate in the  activities of the City of Saratoga in some way and said that a party would be planned for April.  Commissioner Hunter said that Commissioner Uhl would be missed terribly.  Commissioner Kundtz said he wished he had had the opportunity to get to know  Commissioner Uhl better.  He thanked Commissioner Uhl for his points of view and his  objectivity.  Commissioner Rodgers said she enjoyed Commissioner Uhl’s descriptions and his passion for  the City of Saratoga.  Commissioner Uhl said that it has been a pleasure.  He had a good time working with this  great group that has done great things.  He said he enjoyed his tenure on the Commission in  so many ways and assured that he will be around.  Commissioner Hunter: • Advised that Commissioner Uhl’s mom is in the audience this evening visiting from  Michigan. • Informed that the Heritage Tree Society is having its first meeting tomorrow night at which  time the 20 most beautiful trees in the City will be announced.  A map will be provided to  help locate these trees and the information will be added to the City’s website.  COMMUNICATIONS  There were no Communications Items.  ADJOURNMENT TO NEXT MEETING  Upon motion of Commissioner Hunter, seconded by Commissioner Uhl, Chair Nagpal  adjourned the meeting at 10:45 p.m. to the next Regular Planning Commission meeting of  March 22, 2006, at 7:00 p.m.  MINUTES PREPARED AND SUBMITTED BY: Saratoga Planning Commission Minutes for March 8, 2006 Page 28  Corinne A. Shinn, Minutes Clerk