Loading...
HomeMy WebLinkAbout05-24-2006 Planning Commission MinutesMINUTES  SARATOGA PLANNING COMMISSION  DATE: Wednesday, May 24, 2006  PLACE: Council Chambers/Civic Theater, 13777 Fruitvale Avenue, Saratoga, CA  TYPE: Regular Meeting  Chair Rodgers called the meeting to order at 7:00 p.m.  ROLL CALL  Present: Commissioners Cappello, Hlava, Kundtz, Rodgers and Zhao  Absent: Commissioners Hunter and Nagpal  Staff: Director John Livingstone, Associate Planner Therese Schmidt, Assistant  Planner Suzanne Thomas, City Arborist Kate Bear and Assistant City Attorney  Jonathan Wittwer  PLEDGE OF ALLEGIANCE  APPROVAL OF MINUTES – Regular Meeting of May 10, 2006.  Motion: Upon motion of Commissioner Kundtz, seconded by Commissioner  Cappello, the Planning Commission minutes of the regular meeting of May  10, 2006, were adopted with corrections to pages 8 and 18.  (5­0­2;  Commissioners Hunter and Nagpal were absent)  ORAL COMMUNICATION  There were no Oral Communications.  REPORT OF POSTING AGENDA  Director John Livingstone announced that, pursuant to Government Code 54954.2, the  agenda for this meeting was properly posted on May 18, 2006.  REPORT OF APPEAL RIGHTS  Chair Rodgers announced that appeals are possible for any decision made on this Agenda by  filing an Appeal Application with the City Clerk within fifteen (15) calendar days of the date of  the decision, pursuant to Municipal Code 15­90.050(b).  CONSENT CALENDAR  There were no Consent Calendar Items. Saratoga Planning Commission Minutes for May 24, 2006 Page 2  ***  PUBLIC HEARING ­ ITEM NO. 1  APPLICATION #06­314 (503­75­017) SABELLA, 21771 Congress Hall: ­ The applicant  requests an exemption to fence requirements enclosure of an area in excess of 4,000 sq. ft. in  Hillside Residential Districts to allow for construction of 6­foot high fence, consisting of both  chain link and tubular steel, enclosing approximately 11,251 sq. ft. of the rear yard.  The lot  size is 48,447 square­feet and the site is zoned Hillside Residential (HR).  (Therese Schmidt)  Associate Planner Therese Schmidt presented the staff report as follows: • Advised that the applicant is seeking an exception to fencing requirements to allow an  enclosure in excess of 4,000 square feet on a Hillside Residential District. • Described the proposed fence as being five­feet high tubular steel.  The request has been  reduced to one that would enclose 8,651 square feet of a 48,000 square foot lot.  Additionally, the original proposal consisted of a combination chain link and tubular steel.  When advised by staff that chain link fencing was prohibited in this Zoning District, the  applicant changed the fencing materials to consist only of tubular steel. • Stated that staff is recommending denial of this exception and that no CEQA review has  been done nor is required. • Informed that Section 15­29.020­c allows a Fencing Exception to be granted by the  Planning Commission for an enclosed area in excess of the 4,000 square feet allowed  under the Hillside Zoning. • Reported that staff is unable to make any of the three required findings to support this  exception.  One finding allows an exception if it can be demonstrated that visibility of  fencing can be reduced by existing topography, landscaping, etc.  That is not the case  here.  Another finding would allow an exception if said fencing is needed for safety  reasons.  Since there is already required fencing around the pool that already exceeds  4,000 square feet in enclosed area, this finding is not met.  Another required finding might  be that an exception has been granted for a neighborhood area.  That is not the case here. • Added that this fencing request is not in compliance with the intent of the General Plan for  rural areas.  There are visual impacts.  It is not in compliance with the Hillside Specific  Plan. • Recommended denial.  Commissioner Hlava asked if just one or all three findings had to be made.  Planner Therese Schmidt replied at least one of the three required findings must be made in  the affirmative.  Chair Rodgers asked about CEQA requirements if the Commission elects to grant this fence  exception.  Planner Therese Schmidt said that it would fall under a Categorical Exemption but deferred  this to the City Attorney. Saratoga Planning Commission Minutes for May 24, 2006 Page 3  City Attorney Jonathan Wittwer said that this is request clearly falls under Categorical  Exemption.  Chair Rodgers opened the Publ ic Hearing for Agenda Item No. 1.  Mr. Jerry, Reed Associates Archi tects: • Explained that the Sabellas came to hi m a coupl e of years ago to design a pool  that  works well with the Hillside. • Said that they are concerned about the current fence locati on and approval for fear  that it coul d l ook like a cage or sports court and would di stort views. • Reported that one neighbor describes i t as San Quentin. • Said that if the approved fencing were installed in the approved locati on, it would be  visibl e from many locati ons. • Assured that it woul d be less visible if it were to be rel ocated as they are requesti ng  this evening. • Pointed out that only 17 percent of thi s l and would be enclosed withi n fencing. • Added that as proposed, the fencing would not impede the migration patterns of  wildl ife. • Stated that thi s proposal  thi s evening i s the best alternati ve for the community.  Co mmissioner Cappello asked for clarifi cation as the drawing states that one of the  reasons why this proposed fencing is required is due to slopi ng terrai n.  At one poi nt in  the fencing area, it is felt that it would be easy for a child to hop the fence and access the  pool.  Mr. Jerry said yes, they wanted to avoid that possibility.  He added that the fencing would  not be visibl e as they are proposing tonight.  Ms. Lori Burns, Resident on Congress Springs Lane: • Stated that she i s on the Board of the Saratoga Heights Homeo wners Associati on. • Pointed out that there are covenants in the CC&Rs that requi re changes to  architecture be funnel ed through the Home owners Associati on’s Archi tectural  Review  Board. • Advised that there has been no contact by the applicant to the HOA about this project.  Neighbors have not been di rectl y i nvol ved and that i s a signi fi cant probl em. • Asked that the Commission take the existing CC&Rs into considerati on. • Pointed out that many people these days are considering sol ar panel s.  That issue  would also need to be considered by the HOA Architectural Review Board.  Co mmissioner Zhao asked Ms. Lori Burns i f she has seen the fencing design.  Ms. Lori Burns replied no.  She added that a message has been sent to all own ers  reminding them of the need to use the HOA’s Architectural Review Board for any  architectural  changes to thei r property. Saratoga Planning Commission Minutes for May 24, 2006 Page 4  Director John Li vingstone poi nted out that CC&Rs are a private matter between property  owners.  It is the homeowner’s responsibility to deal  with their HOA. The City does not  enforce the CC&Rs.  He added that a pool is an over­the­counter permit as long as it  meets Code and such permits are issued without Planning Commission review or noti cing.  Ms. Lori Burns sai d that she understands that the City i s not mandated to enforce CC&Rs.  She recounted about one nei ghbor who n eeded to obtain neighbor sign­offs in order to  change rooflines so i t seems odd that nei ghbor sign off was not required i n thi s case.  She  said that owners shoul d be encouraged by staff to contact thei r HOA.  Chair Rodgers asked if 500­foot noti fi cati on distances are determined at ground level or  as the crow flies.  Director John Li vingstone replied as the crow flies.  Chair Rodgers advised Ms. Lori Burns that this is the time to express specifi c objections  and asked i f she has anythi ng else to add.  Ms. Lori Burns sai d the City might want to consider changi ng its process in order to  requi re HOA noti fi cati on.  Co mmissioner Kundtz said that in his experience CC&Rs are recorded and attached to a  property’s deed.  Chair Rodgers asked the City Attorney to address the issue of City enforcement of  CC&Rs.  She added that thi s Commission does consider neighborhood i nput.  Ms. Lori Burns offered the HOA to be used for other decisions to be made in the future.  Co mmissioner Hlava sai d that she understands the concerns of the HOA having once  been acti ve on an HOA.  She asked Ms. Lori Burns if the HOA wishes it had been  consulted before the pool was approved.  She asked Ms. Burns if she has an opini on one  way or the other on the i ssue of thi s proposed fence exception.  Ms. Lori Burns sai d that what has been described thi s eveni ng is di fferent than the  descripti on on the noti ce.  Mr. Bob Co mmins: • Said that he has three concerns including the CC&Rs and HOA, the variati ons  between the descripti on on the mailed noti ce and that descripti on gi ven during the staff  report thi s eveni ng and the nei ghbor noti fication form requirements. • Said that the applicant gave hi m a for m to sign that certi fi es that he has reviewed the  plans and has no objection. • Stated that he i s an engi neer, “Show me something with more substance.” • Added that not enough information has been provided to neighbors to respond to this  request to sign off on a consent form. Saratoga Planning Commission Minutes for May 24, 2006 Page 5  Planner Therese Schmidt: • Advised that the applicant made changes to their pl an after the noti cing went out.  However, the proposed changes are a reduction so did not requi re renoti cing. • Pointed out that the noti ce advised the public that the project plans were availabl e at  City Hall for their review. • Added that the site was al so staked and flagged to outline the proposed fencing for  about a week or two.  Chair Rodgers asked Mr. Bob Commins if he asked the applicant to see the pl ans.  Mr. Bob Co mmins said that while he tal ked to the applicant he saw no plans.  Ms. Deborah Sabella, Applicant and Property Owner: • Apologi zed to the HOA. • Pointed out that she understands there has been just one HOA meeting in the last  eight years and that she never recei ved formal by­laws. • Advised that she spoke with Mr. Bob Co mmins t wo weeks ago and tried to outline her  plans to hi m.  At that time, he did not seem to have a probl em with the proposal . • Added that she followed up with a letter and explained that no chain link fencing would  be used and also provided her phone numb er. • Said that she spoke with Mrs. Commins who said she thought thi s fence was lovel y. • Added that she saw Mr. Co mmins today and he di dn’t express concerns. • Assured that she would have provided pl ans to Mr. Co mmins if he had asked to see  them. • Stated that she has tried to do the right thing here and made the enclosed area small  and used better material s. • Said that she doesn’t want to l ook at anything ugl y ei ther.  Co mmissioner Cappel lo: • Expressed appreciation for the efforts made  by Ms. Sabella. • Said that the three requi red fi ndi ngs are based upon visibility and impact on views,  safety and previous Planni ng Commission approval . • Stated that he does not see any safety i ssues. • Asked Ms. Sabella i f she believes there i s a potenti al  safety i ssue i n one area.  Ms. Deborah Sabella replied yes.  There is one area near the existi ng patio walls.  She  added that she believes their new plan presented toni ght i s more discrete and less visibl e.  Co mmissioner Zhao asked for the hei ght of the pati o wall.  Mr. Jerry replied two to two­and­a­hal f feet.  Co mmissioner Zhao asked if the proposed fence would be ei ght feet at that l ocati on.  Mr. Jerry explained that an area is created that can easily be climbed over with the  existing approved proposal  but that probl em would be corrected with toni ght’s proposal . Saratoga Planning Commission Minutes for May 24, 2006 Page 6  Co mmissioner Kundtz asked Ms. Deborah Sabella if she was previously aware of the  CC&Rs.  Ms. Deborah Sabella sai d she is aware of them now.  Today is the fi rst day she heard  about them.  She added that she was living on the east coast when thi s house was  purchased so she i s not sure i f she ever saw CC&Rs at the time of purchase.  Chair Rodgers closed the Public Hearing for Agenda Item No. 1.  Co mmissioner Cappello asked staff to clarify that it does not bel ieve there is a safety  concern with the already approved fencing plan.  Planner Therese Schmidt said that the applicant does have an option to go up to six­foot  height in that area of concern i n order to correct any anti cipated problems there.  Co mmissioner Cappello asked staff to clarify that it does not percei ve there to be a  current safety concern.  Planner Therese Schmidt repl ied not that staff is aware of.  Director John Livingstone said that five­foot high fencing is what is requi red to keep small  children safel y away from pools.  Co mmissioner Kundtz: • Advised that he i s torn on thi s i ssue. • Stated that the Commission does not rule based on the CC&Rs but that he does  believe that people shoul d comply with CC&Rs when they are in pl ace. • Pointed out that staff’s recommendation is for deni al  of thi s request. • Said that the current approved plan i s an eyesore. • Stated that a sol uti on is need that me ets the safety standard and softens the  approach. • Said he wants to support thi s.  Co mmissioner Hlava: • Said that she is not sure there i s a safety i ssue to be addressed here. • Stated that she i s real  sure that thi s i s not the way the Hillside i s supposed to look. • Re minded that thi s property is al ready over the ma ximu m of fencing enclosure area  allowed with the existi ng fencing surroundi ng the pool . • Said that it might be better to run the fence al ong the property line where ol eanders  are availabl e to screen i t but realizes that i s not allowed. • Said that she can make the findi ng based on visibility as what is proposed here is  better than the al ready­approved fencing plan.  Chair Rodgers reminded that staff has sai d in the report that pl anti ng pl ants and shrubs  creates an arti fi cial screen further affecti ng the area. Saratoga Planning Commission Minutes for May 24, 2006 Page 7  Co mmissioner Hlava sai d that she does not see how screening landscapi ng can have  more of an i mpact that a wrought iron fence.  Co mmissioner Cappello asked what if the staff recommendation was to be denied?  W ould a Variance be requi red to proceed with the proposal  for fencing made by t he  applicant?  Planner Therese Schmidt said no, a Fence Exception and not a Variance is what is used  for this request.  Findi ngs for a Fence Exception are less stringent that those fi ndi ngs  requi red supporti ng a Variance.  Co mmissioner Zhao: • Said that she too i s torn on thi s i ssue. • Stated that she agrees with the staff report and cannot make the required findings on  the issue of safety. • Added that any fence can be climbed over.  It is only intended to keep young children  safely away from the pool. • Reiterated that she agrees with the staff reco mmendation to deny thi s exception.  Chair Rodgers asked if thi s Fence Exception is deni ed toni ght would the original  fencing  already approved for thi s property be rei nstated?  Planner Therese Schmidt repl ied yes.  Chair Rodgers asked i f the Commission coul d modify the existi ng approval .  Planner Therese Schmidt said that the planting requi rements could be modifi ed to soften  the impacts.  The applicant can be requi red to use non­metallic pai nt.  Alternatel y, the  Co mmission can el ect to modify tonight’s request to al low a Fence Exception but for a  much s maller area.  Chair Rodgers: • Said that she agrees with all others on the issue of safety.  She cannot make the  findi ng. • Agreed with staff on the issue of reduced visibility as a resul t of topography and  features of the site. • Said that she does not l ike the approved fencing pl an that l ooks like Versailles. • Stated that she does not like to see l arge amounts of land on the Hillside fenced i n. • Added that the Ordi nance limitations are there for a reason. • Said that apart from the fencing needed to secure the pool , excessive fencing would  create an atmosphere that i s not currentl y found on the Hillside di strict. • Said that she cannot vote to approve this fence using vines to create a visual  barrier. • Re minded that there i s signi fi cant migration of wildlife i n thi s area.  Co mmissioner Cappel lo: Saratoga Planning Commission Minutes for May 24, 2006 Page 8 • Stated that he agrees with the previous statements made and he also agrees with the  staff findings. • Said he has a probl em in that he does not like the design and will deny thi s request for  an Exception. • Advised that he would like to see thi s applicant go back and work with her HOA  Architectural  Review Co mmittee as requi red by the CC&Rs. • Suggested that the applicant come back with a design that does not require an  Exception.  Chair Rodgers asked about condi ti ons for denial .  City Attorney Jonathan W ittwer clarifi ed that this appl icant has an approved fence plan.  They can choose to go ahead and build according to that pl an.  They al so have the option  to work with their HOA.  Director John Li vingstone explai ned that the options for the Commission are to approve,  deny or conti nue thi s matter.  Co mmissioner Cappello said he coul dn’t approve thi s Exception as it stands today due to  an inabi lity to make the required fi ndi ngs.  Co mmissioner Zhao sai d she coul dn’t make the findi ngs.  Chair Rodgers asked if the Commission wants to go with the staff recommendation or to  approve something with condi tions to reduce enclosed area.  Co mmissioner Zhao sai d she prefers a modified pl an but is not sure.  Chair Rodgers said that if the Co mmissioner agrees with staff’s recommendation, they  can deny this request and the approved fencing pl an remains in effect.  Alternatel y, the  Co mmission can approve the current proposed applicati on with modifications.  Director John Li vingstone agreed as long as it is clearly arti cul ated to staff so they can  work with the applicant.  Co mmissioner Cappello sai d that what is before the Commission is an Exception to the  Ordinance for a new fence design that is based upon three requi red fi ndi ngs that he  cannot make.  He said he would have to deny this request.  He cannot approve it with  redesign opti ons.  Co mmissioner Kundtz suggested that the applicant be asked if they are willing to accept a  continuance to gi ve them time to work with their HOA.  Mr. Jerry: • Said they have l ost a l ot of time. Saratoga Planning Commission Minutes for May 24, 2006 Page 9 • Added that if they were not successful in obtai ni ng thi s Exception toni ght, the  constructi on on the al ready approved fencing plan would start tomorrow as his clients  are having a graduati on party at thei r home soon. • Reported that countl ess hours have been spent on opti ons and that there is not a lot  that they can do at thi s poi nt.  They have brought the fence in as much as possible.  There are not a l ot of al ternati ves.  Motion: Upon motion of Commissioner Cappello, seconded by Commissioner  Zhao, the Planning Commission adopted a Resolution DENYING an  exception to fence requirements to allow the enclosure of approximately  11,251 square feet with a six­foot high fence on property located at 21771  Congress Hall, by the following roll call vote:  AYES: Cappello, Rodgers and Zhao  NOES: Hlava and Kundtz  ABSENT: Hunter and Nagpal  ABSTAIN: None  ***  PUBLIC HEARING ­ ITEM NO. 2  APPLICATION #06­351 (386­10­007) FANG, 18480 Prospect Road: ­ Request for a  Conditional Use Permit to allow a Dental Office in an existing tenant space located in a  Commercial Neighborhood Zoning District. (Suzanne Thomas)  Assistant Planner Suzanne Thomas presented the staff report as follows: • Stated the applicant is seeking a Conditional Use Permit to allow the establishment of a  dental office in an existing commercial space located at the Big Tree Shopping Center. • Explained that a Use Permit is required under Section 15­19.030. • Added that this center has two anchor tenants, See’s and Round Table Pizza.  Another  internet business that was previously located in the subject tenant space, The Zone,  closed a year ago. • Advised that this is a difficult space to lease for retail use.  It has limited window display  area for such a large tenant space that consists of approximately 2,300 square feet. • Said that it is believed that a dental office will benefit the center and bring new clients. • Informed that the neighbors were notified and that no comments were received. • Outlined the operational hours as 9 a.m. to 5 p.m. weekdays and from 9 a.m. to 2 p.m. on  Saturdays.  There would be four employees. • Described the parking as consisting of 56 spaces.  Dental practices require one parking  space for every 200 square feet of tenant space.  That is the same ratio as for retail use. • Said that staff surveyed the parking area and found it to be adequate.  There were usually  20 to 30 vacant spaces available at any given time. • Said that a new sign would be installed within the existing casing.  It would be illuminated  between dusk and midnight. • Added that this dental practice would serve both children and adults. Saratoga Planning Commission Minutes for May 24, 2006 Page 10 • Recommended approval and advised that this would be the only dental office in this  shopping center.  It would not be detrimental to the health, safety or welfare of the  community. • Said that the required findings to support this Use Permit can be made in the affirmative. • Recommended the adoption of a resolution approving this Use Permit. • Advised that the applicant is present and available for questions.  Commissioner Kundtz expressed concern that limiting this practice to four employees may be  too restrictive in the future.  Planner Suzanne Thomas suggested bringing this issue up with the applicant.  Commissioner Hlava asked if the restrooms serving this space also serve the pizza  restaurant.  Planner Suzanne Thomas deferred this question to the applicant.  Chair Rodgers opened the Publ ic Hearing for Agenda Item No. 2.  Dr. Fang, Applicant: • Advised that he is a five­year dentist. • Said that the restrooms are part of the complex but are not shared with the pizza parlor. • Said that for the first four years, they are likely to have staffing at just four people.  One is  his wife, also a dentist, who will practice with him. • Added that they might expand the practice in the future so there may be more than four  staff in the future.  Commissioner Kundtz said that the Use Permit should not limit the Use Permit to four staff.  Director John Livingstone said that there are no staffing limitations outlined in the Resolution.  City Attorney Jonathan Wittwer added that the noticing did not place staffing limitations either.  Dr. Fang advised that he is returning home.  He grew up here and his parents are still here.  Commissioner Kundtz saluted Dr. Fang’s brilliance in locating his dental practice next to a  candy store.  Commissioner Hlava said she was interested in hearing what the building owner plans to do in  the future as far as aesthetic improvements to the building such as painting.  Chair Rodgers cautioned that the application under consideration is a dental practice Use  Permit.  Conditions won’t be placed on this applicant for exterior building improvements.  Dr. Fang assured that he would be developing a state­of­the­art dental office. Saratoga Planning Commission Minutes for May 24, 2006 Page 11  Commissioner Cappello said that this is the second dental practice that recently has been  considered by this Commission for establishment within a typically retail area.  He asked Dr.  Fang what brings him to a retail area versus a typical medical office area.  Dr. Fang replied exposure.  People pass by.  It is difficult to compete these days and dentists  are moving out of office suites and retail space is the best option today.  Mr. Mike McGuire, Property Owners Representative: • Stated that he is a realtor with 10 years of involvement in leasing this building. • Said that this tenant space is the problem child.  Its frontage is small but the tenant space  itself is big. • Pointed out that this center is unique.  It is not visible when traveling west on Prospect  toward Lawrence.  Chair Rodgers asked Mr. Mike McGuire if there are any retail uses that could be pursued for  this space.  Mr. Mike McGuire said not at the size of this space.  It is too big for most retail.  Commissioner Zhao asked what previous tenants occupied this space.  Mr. Mike McGuire said there was a second­hand store, the internet business called The Zone,  as well as the temporary use of the space for the sale of antiques by Bensons.  Commissioner Zhao asked if after­school tutoring programs such as Kuman had ever been  considered.  Mr. Mike McGuire said he appreciates the lead but is not sure how traffic flow and circulation  on site would work for such a use that requires the drop off of children.  Mr. John Seagull, Property Owner: • Explained that he bought this center in 1976 and has now owned it for 30 years. • Said that filling small tenant spaces is never a problem but this tenant space has always  been a problem.   It has never successfully operated as a true retail and is often vacant. • Described some of the previous tenants including a church for one year, a consignment  used clothing store for about two years; a sewing and embroidery class for about three  years and an antique business that was very successful there but was only paying about  43 cents a square foot in rent.  An Internet business lasted less than one year likely  because this is too affluent an area to support it. • Said that when Dr. Fang applied, they felt he represented the perfect solution for this  corner tenant space. • Added that they had tried to split the space in the past but it didn’t work out. • Reiterated that he believes that a dental office is perfect for this spot.   They would be a  stable tenant and provide a different type of visitor that would be a big help for the other  tenants in the center. • Added that the parking demands for a dental office are modest. Saratoga Planning Commission Minutes for May 24, 2006 Page 12 • Pointed out that the single­story structure is better for elderly and/or disabled dental  patients to access their dentist’s office. • Reported that this See’s in this center is the second best selling location in the entire  chain. • Explained that he has plans for painting the building tan with white trim and amber doors. • Said that the big tree in front of Kraegan’s blocks the signage on this site. • Said that while a parapet has been suggested to obscure the roof­mounted HVAC unit, he  had a new $50,000 roof installed five years ago.  He is reluctant to penetrate that roof. • Said he is available for any questions.  Chair Rodgers closed the Public Hearing for Agenda Item No. 2.  Co mmissioner Cappello sai d he liked the concept and can appreciate the benefi ts of a  dental  office in a retai l locati on.  He said that since there have been di ffi cul ti es in fi lling  this spot with a retail use, he can make the required fi ndi ngs to support thi s Use Permit.  Co mmissioner Zhao sai d she agrees with the report and can make the findings to support  this request.  Co mmissioner Hlava sai d she too agrees about the Use Permit but al so feel s that ne w  signage shoul d be considered by the owner in the future to upgrade thi s center.  Chair Rodgers sai d she agreed with the comments made by the others and is excited by  the concept of a dental  office bei ng l ocated here.  Motion: Upon motion of Commissioner Hlava, seconded by Commissioner  Cappello, the Planning Commission adopted a Resolution approving a  Conditional Use Permit (Application #06­351) to allow a dental office in an  existing tenant space within a Commercial/Neighborhood Zoning District  on property located at 18480 Prospect Road, by the following roll call vote:  AYES: Cappello, Hlava, Kundtz, Rodgers and Zhao  NOES: None  ABSENT: Hunter and Nagpal  ABSTAIN: None  ***  PUBLIC HEARING ­ ITEM NO. 3  APPLICATION #06­092 (389­46­006) HANEY, 13397 Sousa Lane: ­ Staff has denied a tree  removal request from the applicant to remove one deodar cedar tree on the subject property.  The applicant is appealing Staff’s denial to the Planning Commission. (Kate Bear)  City Arborist Kate Bear presented the staff report as follows: • Advised that the appellant has prepared a packet of information for the Commissioners. • Explained that the appellant is appealing the administrative denial of a Tree Removal  Permit. Saratoga Planning Commission Minutes for May 24, 2006 Page 13 • Said that this property owner applied for a Tree Removal Permit on March 14, 2006, to  remove a deodar cedar tree. • Reported that staff was unable to make the findings to approve this request and therefore  denied it. • Added that the problem expressed by this property owner was that the tree drops limbs.  Staff believes that this problem can be corrected with proper pruning of this tree. • Said that this owner elected to appeal that denial to the Planning Commission. • Stated that neighbors within 500 feet were notified and no comments were received.  The  applicant has provided several letters from her neighbors. • Recommended denial of this appeal and informed that a revised Resolution has been  distributed this evening.  Commissioner Hlava asked staff what is different with the revised Resolution.  Arborist Kate Bear replied that it has been edited to reflect that the required findings should be  met over all and not just simply one of them.  Commissioner Zhao asked staff for feedback on the two arborist reports provided by the  applicant this evening.  Arborist Kate Bear said she had seen one of them before and the second for the first time  tonight.  She said that she wanted to be conservative in her approach to this request and  wants to see pruning attempted before approving a removal.  Chair Rodgers asked Arborist Kate Bear if she had a chance to review the second report this  evening.  Arborist Kate Bear replied yes.  This was prepared by a good competent arborist and contains  good information.  He says that he cannot guarantee that limbs will not fall from this tree and  that is true.  Chair Rodgers asked about the liability issue and how it relates to the Commission’s  discussion of this request.  City Attorney Jonathan Wittwer said that the specific findings must be considered but that  damage to property can be considered.  Chair Rodgers opened the Publ ic Hearing for Agenda Item No. 3.  Ms. Diane Haney, Appellant and Property Owner: • Explained that she brought the new material to City Hall at 5 p.m. today for the  Commissioners to review and consider. • Said that she had the opportunity to speak to several of the Commissioners at the site visit  and just picked up the Mitchell arborist report late yesterday. • Added that she secured this second report when City Arborist Kate Bear denied her first  report. Saratoga Planning Commission Minutes for May 24, 2006 Page 14 • Stated that this tree is not safe and both of her arborist reports say that limbs can fall  down. This is a hazardous tree from which large branches have fallen in the past. • Said that overall she has discussed this tree with five arborists, including Mr. Coate and  Mr. Babby. • Pointed out that both of the reports she provided this evening say the same thing, nothing  will stop this tree from dropping its branches.  Branches up to 20 feet long have fallen.  One weighed about 300 pounds and required a chain saw to cut up and the debris filled an  entire pickup truck. • Recounted that in March another large branch was hanging and had to be removed.  It  costs lots of money and has caused damage to their roof by cracking roof tiles. • Said that this tree has dropped branches over at least 44 years as recounted by neighbors. • Said that per page 3 of Mr. Mitchell’s report, it is possible that damage occurred to this tree  during construction about eight years ago.  It is subject to failure without warning.  This  may be caused by changes in weather and moisture. • Informed that her young grandchild can’t play in the yard and that’s not fair.  She is even  afraid to go out into the yard to mow the lawn and does the job quickly. • Said that this is resulting in their not using their yard.  That impact meets the required  finding. • Stated that there has been damage to property and they can’t use their yard.  There is  potential of harm to people. • Agreed that this tree is beautiful. • Said that she is willing to plant six replacement trees. • Stated that she feels very unsafe with this tree on her property so close to her house. • Pointed out that one neighbor a few years ago was allowed to remove the same species of  tree immediately and without a permit or arborist report when just one branch fell. • Said that she is deathly afraid of that tree.  While Kate Bear wants to trim it to see if it  solves the problem, she has two arborists who say that this tactic will not work.  Previous  owners had the tree trimmed twice. • Reported that they bought this house “as is” and there was a branch on the roof at the time  that they had to remove themselves.  They were not aware of the ongoing problem with  dropping branches.  Chair Rodgers explained to Ms. Diane Haney that the Tree Ordinance changed in recent  years after quite a bit of debate.  There is a different process in place now.  Chair Rodgers closed the Public Hearing for Agenda Item No. 3.  Co mmissioner Hlava asked what repl aceme nts would be requi red i f thi s tree i s removed.  Arborist Kate Bear sai d that typi cally removed trees are replaced.  Parti cul ar size and  species for the repl acement(s) trees can be specifi ed.  Chair Rodgers asked about the oak from the rear yard that was removed and if it too  would be replaced.  If the Commission decides to allow removal of this cedar, would it be  replaced with a native species tree? Saratoga Planning Commission Minutes for May 24, 2006 Page 15  Arborist Kate Bear advised that she tol d the Haneys that they would need to repl ace the  oak removed from the rear yard with a 24­inch box nati ve tree from the list.  It coul d be  conditi oned that the replacement tree for the cedar al so be a cedar.  Co mmissioner Cappel lo asked i f cedars typically have this probl em of droppi ng branches.  Arborist Kate Bear replied that they are not more prone than any other species to drop  branches.  Thi s tree has been incorrectl y pruned in the past.  She hopes that if correctly  pruned over the next couple of years, thi s tree would stop droppi ng branches.  Co mmissioner Zhao asked how long i t might take to see the resul ts of proper pruning.  Arborist Kate Bear replied right away. If the tree is pruned now and drops limbs in the  next winter storm than the effort did not work but she sai d she believes pruning would  work.  Co mmissioner Hlava poi nted out that two arborists have sai d that pruni ng will not sol ve  this probl em.  She asked Arborist Kate Bear what she thinks about that.  Arborist Kate Bear sai d that someti mes professional s di sagree on a soluti on.  It is  accurate that two arborists have di ffered from her recommendation.  Chair Rodgers sai d i t appears the tree may not be at i ts natural  grade.  Arborist Kate Bear sai d that doesn’t sound fa miliar.  Chair Rodgers asked Arborist Kate Bear if she can see construction rel ated damage to  this tree.  Arborist Kate Bear replied no.  Chair Rodgers asked if thi s is a drought tol erant tree and if perhaps wet weather harms  the tree.  Arborist Kate Bear sai d that the tree does well i n drought tolerant condi ti ons.  Chair Rodgers asked i f there i s no drought are there probl ems with this tree.  Arborist Kate Bear sai d there might be root rot problems but not dropped limbs as a result  of wet weather.  Chair Rodgers asked about the tarpaper that had been wrapped around the trunk of this  tree and whether i t caused damage to the tree.  Arborist Kate Bear sai d that the tarpaper had no impact.  There was no damage detected  once the tarpaper was re moved.  She was told that thi s tarpaper was there to k eep  squirrel s off the tree. Saratoga Planning Commission Minutes for May 24, 2006 Page 16  Co mmissioner Zhao asked staff to clarify the findi ngs required and how many must be  met.  Arborist Kate Bear replied that not just one findi ng but all must be evaluated.  W hi le not all  must be met, it shoul d be more than just one.  City Attorney Jonathan W ittwer said that a nu mber of factors can be considered and some  are more important than others in di fferent condi ti ons.  The object is to appl y and find  which findi ngs are more important and to decide overall what is the best course of acti on.  Co mmissioner Kundtz: • Said he thought thi s was a beauti ful  tree. • Added that he can onl y fi nd three fi ndings (#3, 6 and 7) to support the staff  recommendation and six findi ngs that support the removal including an inability to  enjoy the use of property safely.   The site has a nu mber of healthy trees.  It is a lovely  and well­maintained property. • Said he could support removal condi ti oned upon sui tabl e repl acements.  Co mmissioner Hlava: • Said that she typi cally goes with the staff recommendation.  However, if thi s were her  house, she sai d she would be down here to take down this tree. • Said that she wants to see the replacement installed for the oak removed fro m the rear  yard as well as repl acement for this proposed removal. The repl acements should be  native species that will l ook good and not create the same problem in the future.  Co mmissioner Zhao agreed and sai d she too can make the findi ngs about heal th and  safety concerns.  She sai d she has young children hersel f and can support removal of this  tree with appropriate repl acements.  Co mmissioner Cappel lo: • Said he appears to have the minority opi ni on on thi s request. • Stated that trees have a value to the co mmunity and the Co mmission has the  responsibility to the community to preserve trees as much as possibl e. • Re minded that the City Arborist has told the Co mmission that the main reason thi s tree  is droppi ng branches is because of improper pruni ng and that allowing thi s removal is  setting precedent.  Most trees drop limbs at one time or another. • Said that the City Arborist is pai d to do a job and he values her recommendation and  therefore he cannot approve thi s appeal .  Chair Rodgers: • Stated her agreement with Co mmissioner Cappel lo. • Said that the tree canopy i s i mportant to all. • Re minded that a l ot of effort went into the drafting of the Tree Ordi nance. • Said that while she does not know if this tree can ultimately be save, she would like to  see the effort made to do so before a removal i s granted. Saratoga Planning Commission Minutes for May 24, 2006 Page 17 • Reiterated that thi s is a large beauti ful  tree that may thrive if gi ven a chance with  proper pruni ng. • Pointed out that five arborist reports were solicited by Ms. Haney and two supported  removal. • Stated that there should be so me provision that would allow the re moval of this tree if  damage continues despi te pruni ng. • Said that she would vote to oppose thi s removal. • Asked how the motion shoul d be crafted.  Director John Li vingstone suggested that when in doubt simply say motion to remove or  save this tree.  Arborist Kate Bear explai ned val uati on.  This tree proposed for removal has been  assessed a val ue of $20,000.  Repl aceme nt trees are val ued at $150 (15 gallon); $500  (24­inch box); $1,500 (36­inch box); and $5,000 (48­inch box).  Ms. Diane Haney said that she is startl ed by that a mount of valuation.   She added t hat  her property coul d not accommodate enough of the smaller sized trees to reach that  valuati on.  Director John Li vingstone sai d that if an applicant cannot accommodate the replacement  trees on their property, they coul d pay into a tree fund used to pl ace trees throughout the  City.  The Commission has the di screti on to condi ti on the size and val ue of repl acement  trees.  Co mmissioner Kundtz sai d he is not comfortabl e imposing a $20,000 expense on these  owners to allow removal of this tree.  Co mmissioner Hlava sai d it is di ffi cul t to properly pl ace trees to prevent such probl ems in  the future.  Co mmissioner Cappel lo sai d that this is a big beauti ful  44­year ol d or likel y even older  tree.  The arborist says there are not safety i ssues.  Co mmissioner Kundtz expressed concern in the event the arborist is incorrect.  He added  that he still takes i ssue with the $20,000 repl acement expense.  Co mmissioner Cappello sai d that he is not there yet as far as al lowing removal and  replacement. He added that the $20,000 valuati on reemphasizes the importance and  value of thi s bi g beauti ful  tree.  Co mmissioner Kundtz asked i f there i s some lati tude i n the val uati on number.  Director John Li vingstone replied that the Commission has complete lati tude on the  replacement requirements. Saratoga Planning Commission Minutes for May 24, 2006 Page 18  Co mmissioner Zhao sai d that she would like to leave i t up to the City Arborist to decide on  the appropriate repl acement.  Chair Rodgers asked what about i f the val ue appears excessive.  Co mmissioner Zhao repl ied that i s simply what it takes to remove such a large tree.  Chair Rodgers sai d that the repl acement requirement de monstrates that it is difficult to  remove trees in Saratoga.  City Attorney Jonathan W ittwer reminded that the Commission has di screti on, as does the  City Arborist.   The valuati on is based upon ISA (International  Society of Arborists)  calcul ati ons.  The Code says that the Arborist makes a decision on equi valent  replacement based upon aestheti cs and value.  The applicant can appeal  the Arborist’s  replacement requirements back to the Planning Commission.  Co mmissioner Kundtz sai d that the applicant shoul d be motivated to work with the  Arborist.  Motion: Upon motion of Commissioner Kundtz, seconded by Commissioner Hlava,  the Planning Commission adopted a Resolution upholding an appeal and  overturning the administrative denial of a tree removal request  (Application #06­092) for the removal of a deodar cedar tree on property  located at 13397 Sousa Lane with the requirement that the applicant work  with the City Arborist on replacement tree requirements, by the following  roll call vote:  AYES: Hlava, Kundtz and Zhao  NOES: Cappello and Rodgers  ABSENT: Hunter and Nagpal  ABSTAIN: None  ***  DIRECTOR’S ITEMS  There were no Director’s Items.  COMMISSION ITEMS  There were no Commission Items.  COMMUNICATIONS  There were no Communications Items.  ADJOURNMENT TO NEXT MEETING Saratoga Planning Commission Minutes for May 24, 2006 Page 19  Upon motion of Commissioner Cappello, seconded by Commissioner Hlava, Chair Rodgers  adjourned the meeting at 9:30 p.m. to the next Regular Planning Commission meeting of  June 14, 2006, at 7:00 p.m.  MINUTES PREPARED AND SUBMITTED BY:  Corinne A. Shinn, Minutes Clerk