Loading...
HomeMy WebLinkAbout07-12-2006 Planning Commission MinutesMINUTES  SARATOGA PLANNING COMMISSION  DATE: Wednesday, July 12, 2006  PLACE: Council Chambers/Civic Theater, 13777 Fruitvale Avenue, Saratoga, CA  TYPE: Regular Meeting  Chair Rodgers called the meeting to order at 7:00 p.m.  ROLL CALL  Present: Commissioners Hlava, Kundtz, Nagpal and Rodgers  Absent: Commissioners Cappello, Hunter and Zhao  Staff: Director John Livingstone, Associate Planner Lata Vasudevan, Planner Sweta  Bhatt and Assistant City Attorney Jonathan Wittwer  PLEDGE OF ALLEGIANCE  APPROVAL OF MINUTES – Regular Meeting of June 28, 2006.  Consideration of the minutes of the Regular Meeting of June 28, 2006, was continued to  the next meeting at which a quorum of the Commission is in attendance eligible to vote  on these minutes.  Commissioner Kundtz needed to abstain from participation, as he  was absent from the June 28 th meeting leaving just three Commissioners and no  quorum.  ORAL COMMUNICATION  There were no Oral Communications.  REPORT OF POSTING AGENDA  Director John Livingstone announced that, pursuant to Government Code 54954.2, the  agenda for this meeting was properly posted on July 6, 2006.  REPORT OF APPEAL RIGHTS  Director John Livingstone announced that appeals are possible for any decision made on this  Agenda by filing an Appeal Application with the City Clerk within fifteen (15) calendar days of  the date of the decision, pursuant to Municipal Code 15­90.050(b).  CONSENT CALENDAR  There were no Consent Calendar Items. Saratoga Planning Commission Minutes for July 12, 2006 Page 2  ***  PUBLIC HEARING ­ ITEM NO. 1  APPLICATION #06­411 – Ordinance Amending Section 15­12.160 of the Saratoga Code  relating to Storage of Personal Property and Materials: The City is proposing an update of  this section including but not limited to clarifying the length of time personal property and  materials may be stored. (John Livingstone) (This item was continued to this agenda from the  June 28, 2006, public hearing.)  City Attorney Jonathan Wittwer presented the staff report as follows: • Reminded that following a public hearing at the last meeting on June 28, 2006, this item  was continued to this meeting. • Explained that a revised Ordinance has been prepared that included additions and clean  up. • Added that a supplemental staff report has been provided and that copies of said report  are available in the lobby for members of the public. • Stated that based upon public testimony from the last meeting, the Ordinance has been  further revised to establish two types of limits in prohibited areas, front yards and other  areas visible to the public including side yards on corner lots. • Said that for many years the existing Code had a five consecutive day limitation.  As  originally written, after those five days are up, that item cannot be returned to the property  period. • Said that realistically people bring their boat and/or recreational vehicle to their property to  prepare for use and to clean up following use.  This typically occurs for each trip and/or  use. • Said that a storage day limitation total per calendar year is proposed at two weeks. • Added that the Ordinance includes two examples on how this would be applied.  In one  example, if both a boat and recreational vehicle were stored on the property concurrently,  the calendar days used up would be counted concurrently.  However, if a boat or  recreational vehicle are brought to the property on separate occasions and are not on the  premises concurrently, the days are counted separately. • Said that the intention of this Ordinance is to manage visible areas in which certain types  of personal property are not to be stored. • Explained that personal property can be screened from public view and/or a Temporary  Storage Permit could be obtained through the Community Development Director.  A  Temporary Storage Permit would allow up to an additional two­weeks without any public  notification.  Beyond that amount of time, a notification to property owners within 150 feet  would be sent.  In those cases, there would be a 10­day delay before any permit is issued. • Said that the existing Ordinance is being clarified.  Inconcise language had been  interpreted in the past.  This update helps to quantify what represents a “reasonable time”  for storage of personal property in public view. • Added that the other changes proposed are technical matters and to ensure that there is  no confusion with other Codes.  Mention of storage of trash, garbage and refuse has been  eliminated since that is covered in another part of the Code.  Under that Code, garbage Saratoga Planning Commission Minutes for July 12, 2006 Page 3  containers can be placed in public view no more than one day before collection and must  be removed within one day of collection. • Said that enforcement remedies are outlined in this updated Code. • Explained that enforcement includes infractions and public nuisance actions.  Penalties  include $100 for a first offense, $200 for a second offense within the same year and $500  for the third offense.  Each violation is a separate offense. • Added that the City normally enforces by use of infraction penalties.  The next level of  enforcement is through the Public Nuisance process at which time a Notice of Intent to  Abate is issued that allows the City itself to abate a nuisance if the property owner does  not reach compliance.  When notice is received, a property owner has the right to appeal  and have a hearing. • Said that the limit of time for a Temporary Storage Permit would be set at two weeks  absent of public notice.  There is a prohibition of such storage on a vacant parcel or in the  public right­of­way.  A limitation is also being established for temporary storage of  construction materials for a project not requiring a permit. That limit is proposed at 30  days. • Said that a draft resolution has been prepared to forward a recommendation to Council.  On that draft there are two typographical errors that need to be corrected.  The fourth  WHEREAS statement needs the word “of” added. The NOW, THEREFORE statement  needs to have the word “is” replaced with the word “be” amended.  Commissioner Hlava asked about impacts on activities such as leaving things out for the  Goodwill to pick up or with a note offering that item for free to any interested passer by.  Commissioner Kundtz asked how the fining system has been used to date, particularly in the  last two years.  City Attorney Jonathan Wittwer said between 20 and 30 times.  Commissioner Kundtz said that this is revenue for the City.  However, he asked if it is within  the authority of the Planning Commission to recommend that fines not be imposed but rather  to move immediately to the Notice of Removal process.  City Attorney Jonathan Wittwer replied yes.  Commissioner Nagpal asked if this is for storage in all open areas.  City Attorney Jonathan Wittwer said it refers to prohibited areas.  Commissioner Nagpal asked about screening.  City Attorney Jonathan Wittwer said that screening couldn’t be installed within the front yard  setback.  Screening can be used in side yard setbacks.  Commissioner Nagpal asked about Temporary Storage Permits.  City Attorney Jonathan Wittwer said that one could be issued for a two­week time frame. Saratoga Planning Commission Minutes for July 12, 2006 Page 4  Commissioner Nagpal asked how often such a permit could be re­issued.  City Attorney Jonathan Wittwer said that has not yet been established.  Chair Rodgers questioned how days would be counted when only a portion of a day of  storage might occur.  City Attorney Jonathan Wittwer said that any partial day when the item is on site is counted  against the total allowed per year no matter what time of day the item arrives on site.  Chair Rodgers suggested that a week be spelled out as seven days.  City Attorney Jonathan Wittwer agreed.  Chair Rodgers added that instead of saying two weeks, it would be clearer to use 14 days.  City Attorney Jonathan Wittwer said he was fine with that change to 14 days.  Chair Rodgers asked if screening allowed includes tarps and/or tents.  City Attorney Jonathan Wittwer replied no, just fencing as is currently in the Code.  Commissioner Nagpal asked for clarification that storage in the front setback would not be  allowed even if the item has a screening fence.  City Attorney Jonathan Wittwer said correct.  Director John Livingstone reminded that there is a three­and­a­half­foot fence height limitation  within the front setback area, which would be inadequate to properly screen these stored  items.  The height for allowable fencing beyond that setback is six feet.  City Attorney Jonathan Wittwer added that items could be stored beyond the required setback  area without any screening required.  Commissioner Nagpal made the point that this update to the Code is not the result of any  complaint but rather is intending to clarify an existing Ordinance.  City Attorney Jonathan Wittwer said yes.  Chair Rodgers opened the Public Hearing for Agenda Item No. 1.  Mr. Earl Johns: • Explained that he has been a Saratoga resident since 1972. • Added that he has enjoyed having a recreational vehicle since 1980, which is parked  beside his house in his side yard. • Provided a photograph of his RV. Saratoga Planning Commission Minutes for July 12, 2006 Page 5 • Reported that this RV is for his traveling pleasure and also can serve as an emergency  escape vehicle in case of a catastrophic event such as an earthquake. • Stated that his RV could sustain both he and his wife for three or more days in the event of  a substantial earthquake.  There are emergency cooking facilities in the RV. • Added that if this RV were stored across town, he would lose that benefit. • Stated that the Ordinance as written says that only homes on corner lots can utilize side  yards for storage. • Pointed out that his interior lot is 87 feet wide. • Recommended that the Ordinance be amended to allow storage in the side yard for a non­  corner lot.  Commissioner Nagpal asked staff if the photograph provided by Mr. Earl Johns depicts an RV  that is considered to be properly screened or is it improperly stored.  City Attorney Jonathan Wittwer explained that an interior parcel’s side yard is not covered by  this Ordinance.  If Mr. Johns’ storage were on an exterior corner side yard, this existing  storage would not meet the Code due to its visibility.  Commissioner Nagpal said it appears that a taller fence would be needed to screen.  Commissioner Hlava pointed out that it would take between an eight and 10­foot tall fence to  sufficiently screen recreational vehicles.  Mr. Earl Johns cautioned that the usual height of an RV is about 10.5 feet.  Commissioner Hlava asked staff to verify that Mr. Johns’ RV storage is considered legal  because it is not on a corner lot but rather is an interior lot.  Chair Rodgers said that it appears to be the understanding that this would be considered legal  under the Code.  City Attorney Jonathan Wittwer said that Mr. Johns’ storage of his RV is not prohibited as  depicted in his photograph.  Mr. Dave Ball: • Expressed concern that he has seen different wording on several copies of the Ordinance,  three in total, and has a problem with some wording. • Asked for clarification about a collector vehicle, such as a 57 Chevy, and if it has to be  driven daily.  City Attorney Jonathan Wittwer explained that the Code used to require that a vehicle be  driven regularly but now that vehicle must simply be capable of being driven.  Mr. Dave Ball questioned the ability to park a 12­foot high RV on an interior lot side yard  especially if that RV were visible from the neighbor’s kitchen.  He reiterated his question about  collector cars. Saratoga Planning Commission Minutes for July 12, 2006 Page 6  Chair Rodgers clarified that cars must be registered and able to be driven.  Mr. Dave Ball asked about trailers and what is counted.  He said that the City is trying to fix a  failed Ordinance.  Commissioner Kundtz clarified that the Commission is looking at a third generation draft  tonight.  The Commission will address any questions raised by the public during its  deliberations.  The Commission will not leave loose ends on this.  Mr. Chris Ducote: • Said that he does not own an RV or boat but believes that any legally licensed vehicle can  be parked on the street as long as it is moved every 72 hours. • Suggested that these recreational vehicles should instead be allowed to be parked on  private property. • Said that he has less of an opinion when it comes to boats but feels that there should be  no time limitation set for parking cars or recreational vehicles at a home.  Commissioner Nagpal asked Mr. Chris Ducote if he does not feel that there is more of a visual  impact from an RV as opposed to a car in front of a house.  Mr. Chris Ducote said that he drove around the community and saw over 800 recreational  vehicles parked in front of homes.  He felt there was no visual impact.  Chair Rodgers asked Mr. Chris Ducote where in Saratoga he drove.  Mr. Chris Ducote replied around West Valley, in the El Rancho area and other areas.  Chair Rodgers asked Mr. Chris Ducote if the recreational vehicles he saw on his tour were  screened.  Mr. Chris Ducote replied no.  Ms. Carol Walker: • Described a neighboring property that has three boats, four trailers, two cars, and two  trucks. • Added that that particular property only had two adults living there. • Said that another neighbor has a similar number of items including three trucks and a car.  Commissioner Hlava sought clarification from Ms. Carol Walker as to whether she is objecting  to these items stored on these properties or is okay with it.  Ms. Carol Walker said she objects.  Mr. Ron Pasqualini: • Said that he has submitted a letter to the Commission this evening. • Suggested that if the City adopts this more restrictive Code, it should be applied to all  property owners and not just to those properties for which a compliant is issued. Saratoga Planning Commission Minutes for July 12, 2006 Page 7 • Stressed the importance of allocating sufficient manpower to enforce this Code, • Added that it is important to adopt Codes that reflect the will of the majority of residents. • Suggested that people who constantly complain about a variety of issues should be  ignored.  The community should not allow itself to be intimidated by a small number of  residents.  Mr. Harry Carlson: • Described himself as a 44­year resident of Saratoga. • Said that a clarified definition of a recreational vehicle is needed. • Questioned if an SUV with a ski rack is counted as a recreational vehicle. • Stated that these recreational vehicles allow elderly retirees to travel in a leisurely manner. • Explained that now that he is retired, he is not in a hurry. • Said that when he brings his RV out of storage it takes him about two weeks to put that RV  back into business for his travels.  After the trip is done, it takes time to unload. • Reported that his long­term storage site for his RV is located in Gilroy.  It takes all day to  go there to pick it up or take it back. • Stated that the provisions of this Code puts a serious restriction on the use of his RV and  represents an unfair penalty on “retired elderly slow people.” • Said that this restriction is the result of a few people who object to the sight of an RV  versus the hundreds of residents who own and use recreational vehicles.  Mr. John Cantlen: • Said he is a 42­year resident. • Said that he supports the spirit of the basic Ordinance because junk in front yards causes  a devaluation of property. • Stated that he is not sure that 14 days per year is enough time but agrees that full­time  storage in front of a residence devalues properties. • Said that there needs to be a difference between tough limits and no limits since the cost  of off­site storage can be high. • Pointed out that recreational vehicles can be parked on the street for up to 72 hours at a  time, which is troubling. • Reiterated his belief that permanent storage on a residential property is a no­no but that  occasional parking is okay.  Mr. Simon Eual: • Asked the Commission to look into the audience at the “sea of blue shirts.” • Explained that people who are pro RV and boats were asked to wear blue as a show of  support. • Said that the proposed amended Code is unworkable and out of touch. • Suggested that more time is needed to make an informed decision. • Pointed out that the City of Sunnyvale Planning Department provided a detailed analysis to  its Planning Commission on this issue and suggested that Saratoga staff should do the  same. • Stated that the City appears to be responding to the complaints of a few and that he wants  to know the number and types of complaints received on this issue. Saratoga Planning Commission Minutes for July 12, 2006 Page 8 • Expressed the need for a thorough analysis of existing recreational vehicles and boats and  suggested that there are not enough off­site storage spaces available to store all of them. • Said that he wants to know what other cities allow. • Questioned whether a covered car is allowed under this Code and really what is the  difference between a covered car and a covered boat.  Mr. Ed Vincent: • Said that he spoke at the last meeting. • Thanked the City Attorney for his efforts. • Urged the Commission to go forward with this Code as amended to Council.  Mr. Matt Doyle: • Advised that he supports the revised Ordinance’s wording. • Stated that if someone owns an RV or boat, that owner has the responsibility to properly  store it. • Described an informal survey he did of 94 homes.  From that number of homes, he found  four had boats and four had recreational vehicles.  Three out of four of the boats and three  out of four of the recreational vehicles are already in compliance with this Code for a total  of six of eight in compliance. • Added that he was surprised by the unique methods used to screen these from view.  Only  two were not in compliance. • Suggested that a boat on a trailer in front of a house represents a child safety hazard. • Reported that he had placed his house on the market on two occasions. A trailer and boat  are stored in front of an adjacent property.  While friends were able to sell their homes  quickly because they did not have such on­site storage nearby, he said that he believes  that the storage of that boat by his neighbor was the reason he was unsuccessful in selling  his home at a market­rate price.  He only received low offers.  Mr. Brad Anderson: • Said that he has concerns. • Cited a case that went to the Supreme Court that resulted in saying that cities cannot  compel people to get rid of personal property.  He left his documentation on this case with  the City Attorney. • Said that it is important that people be given a warning before being imposed with a fine,  as they may not know about storage requirements. • Stated that Saratoga has a unique character.  Ms. Anna Polonsky: • Advised that she is a musician who will leave for Vienna tomorrow to teach at an  international piano camp, among teachers from eight countries. • Said that she has been in the United States for 16 years, first in Dayton, Ohio. • Stated that she is proud of this country and would like to continue to be proud.  It is a  country where there is a sense of democracy and ability for people to be themselves. • Explained that she moved to Saratoga a year ago. • Reported that from day one, there have been constant complaints issued from her  neighbor over her piano students.  She added that she only has nine students per week. Saratoga Planning Commission Minutes for July 12, 2006 Page 9 • Added that her husband of 33 years is a passionate fisherman who owns a boat.  It was  his dream to have a boat and to be able to go fishing often. • Informed that she does many recitals in senior homes. • Added that although her neighbor has lived in this neighborhood for 40 years, as a one­  year neighbor she too has the same rights as that neighbor.  In the US everything is just. • Asked that the Code not be enforced only according to complaints by neighbors.  Commissioner Kundtz asked Ms. Anna Polonsky where her boat is kept.  Ms. Anna Polonsky replied in her front yard.  Mr. Viktor Polonsky: • Described himself as the husband of that “passionate woman” who just spoke. • Asked the Commission to consider the well­being of Saratoga residents and carefully  weigh the pros and cons of this Ordinance. • Suggested it would be beneficial to obtain data on how many residents are happy versus  unhappy with this decision. • Stated that the majority of residents own boats and/or recreational vehicles or if not they  don’t mind that their neighbor do.  He added that most are tolerant neighbors.  Saratoga is  not a good place because of its buildings but because of the good quality of its residents. • Recounted how his wife’s family was sent to Siberia in the 1930s.  They didn’t know why at  the time.  Years later, they learned that it had happened based on something that had  been written about them by someone else. • Supported allowing on­site storage as long as the items are clean, licensed and not  abusive to the eye. • Suggested making a simple rule, such as the size of driveway.  If it can support the  storage and be kept clean, it should be allowed. • Urged that the rules adopted be applied equally to all and not just against people against  whom a complaint is made.  It must apply to everyone or don’t create the rule at all.  Mr. John Correia: • Said that he is a 20­year boat and RV owner and a nine­year resident of Saratoga. • Said that he stores on the side of his driveway. • Stated that he is not sure what the front yard setback is and how far back onto the property  one must go so that screening is not required. • Asked about the impacts of homeowner association rules as opposed to the provisions of  this Ordinance. • Reminded that there is not a large availability of storage in Saratoga and said that two  weeks per year is not realistic. • Recounted that regular maintenance of boats and recreational vehicles is required. • Pointed out that boat owners are more responsible and courteous and take care of their  property. • Said that properly stored, the visual impact of a boat on a property is a beautiful sight. • Urged the Commission not to react to a few complaints but rather to be logical and do a  proper report and study. Saratoga Planning Commission Minutes for July 12, 2006 Page 10  Chair Rogers advised the City does not enforce homeowner’s association rules.  This  Ordinance is for all of Saratoga while HOA’s are independent.  She asked Mr. John Correia  what time limitation might be more realistic instead of two weeks.  Mr. John Correia: • Described the many aspects of boat maintenance from charging batteries, cleaning the  boat out and regular maintenance. • Joked that the two happiest times in a man’s life is when they buy and sell a boat. • Stated that boat ownership is a lifestyle, a hobby, and he uses his boat every weekend.  Chair Rodgers asked Mr. John Correia what he considers to be proper storage.  Mr. John Correia said that he has a large circular driveway lined with Cypress trees.  He parks  his boat alongside these Cypress trees.  His boat is 25­feet back from the cul de sac and is  covered.  Commissioner Kundtz asked Mr. John Correia what remedy there might be for an improperly  stored boat or RV.  Mr. John Correia said that being on the road is improperly stored.  He said proper storage is if  it is on private property, kept as best as it can be kept, not obstructing the public sidewalk  and/or street and kept covered.  Ms. Cheryl Owiesny: • Said that she has been married for 11 years to a man from Ohio.  She was born in Los  Altos. • Said that she and her husband were given a canoe as a wedding gift. • Identified her property as the one mentioned by another speaker this evening with the four  trucks, etc. • Said that the important times for using their boats include Memorial weekend, Labor Day  weekend, July 4 th holiday, the beginning of crab season, the beginning of salmon season,  Fleet Week, to name a few. • Discounted the impacts of boat and RV storage on real estate values. • Reported that she has bought and sold two homes in the last couple of years. • Reminded that MLS listings include features such as available boat and RV storage and  was an important factor in selecting her home here in Saratoga. • Said that boating is her family’s hobby. • Said that with gas at $3 per gallon and storage typically a distance away, there are time  and money impacts with off­site storage. • Said that there is no real difference between a covered car and a covered boat.  She has  no problem with it. • Advised that her boat is shorter than her neighbor’s car. • Reminded that there is not enough open space available and it should not be wasted for  the storage of boats and trailers.  Mr. Glen Crow: Saratoga Planning Commission Minutes for July 12, 2006 Page 11 • Said that he is a 22­year resident and is wearing blue tonight simply as a coincidence  rather than to make any sort of statement. • Said that he has two neighbors with motor homes for the last four years or so.  These  families also have small children and he and other neighbors are concerned about visibility  as it relates to child safety when driving in the immediate area of these motor homes when  parked on the street although now they are on the driveway. • Reiterated that he worries about visibility. • Said that renters living down the street have someone living in a motor home on the  property and that is not what motor homes are for. • Agreed that recreation is great.  Mr. Paul Batista: • Stated that Hitler showed us a lesson.  We don’t want to be like him. • Added that since 9/11 lots of rights have been taken away. • Asked that they be allowed to have their recreational vehicles and fun with their own kids  and grandchildren.  Ms. Charlotte Wong: • Said that she does not have an RV or boat but has some thoughts on the subject. • Explained that the definition of nuisance is that you are unable to enjoy your property. • Said that many people have been heard. • Stated that parking an RV or boat on a property is okay and she has no objection. • Said that the purpose of government and law is to support the greatest happiness for the  greatest number of people and should not be too restrictive. • Described the book On Liberty as stating that liberty should not be restricted unless it  causes harm or injury to other people.  If not, leave them alone and let people govern  themselves. • Opined that sometimes the harder you work on something like this Ordinance, the less you  achieve.  Chair Rodgers asked Ms. Charlotte Wong what her background is as she appears to be very  knowledgeable on sociological issues.  Ms. Charlotte Wong explained that she has her PhD in Sociology and her law degree.  She is  licensed in two states and with the federal courts.  Ms. Chris Correia: • Said that two of Saratoga’s largest groups, retired and young families are being impacted  here.  They are the ones that use these vehicles the most. • Said that working families need down time.  Her husband works hard for long hours each  week. • Added that her family camps and fishes. • Pointed out that retirees saved for their recreational vehicles and they are not inexpensive. • Said that these regulations make enjoying an RV or boat more difficult and stressful. • Pointed out that it is expensive to live in Saratoga. Saratoga Planning Commission Minutes for July 12, 2006 Page 12 • Disagreed with the nuisance factor saying that a brand new boat or RV is less of a  nuisance than any old beat up cars that leak oil or cats running around all over the place. • Said that this is delving into personal preference here. • Said that if it is an eyesore, that’s one thing.  If it is clean and not blocking the street, that’s  another thing. • Said that too much attention is being paid to a few complainers who will always find  something to complain about.  Mr. Jim Todd: • Advised that he has an RV. • Recounted that several years ago San Jose was writing a law about getting rid of  recreational vehicles on the street and in yards.  However, there are 6,000 RV’s in San  Jose and only 120 places that were rentable to place them. • Reiterated that there are not enough places available to store all the RV’s and boats. • Added that going as far out as Los Banos is not very rational. • Asked if the City can answer the question of how many RV’s there are in the City versus  places to store them. • Said that he is retired and a $100 per month storage fee is important to him. • Stated that there must be available parking for RV’s before they can be thrown out of front  yards.  Chair Rodgers asked Mr. Jim Todd if he is questioning whether there are enough spaces off­  site in Saratoga or in the general area.  Mr. Jim Todd replied in the general area.  He added that some of these storage facilities are  not particularly attractive places.  Chair Rodgers asked Mr. Jim Todd if he has space on his property that is beyond the front  setback.  Mr. Jim Todd said that his side yard is eight­feet wide and his RV is eight­feet, six­inches  wide.   That is not an option for parking his RV.  Commissioner Kundtz asked if a complaint has been lodged against Mr. Jim Todd about  where his RV exists.  Mr. Jim Todd informed that prior to buying his RV he sampled his neighbors who all said it  was no problem.  He moves it around on the street.  One neighbor does not want it parked in  front of his house.  He said he likes to keep it at home so he can attend to maintenance.  Chair Rodgers closed the Public Hearing for Agenda Item No. 1.  Chair Rodgers explained to the audience that the Commission is trying to work out details of  the Ordinance that will then go to Council for adoption.  The Commission will discuss the  questions raised tonight. Saratoga Planning Commission Minutes for July 12, 2006 Page 13  City Attorney Jonathan Wittwer: • Clarified several points raised by the public as follows:  o While a vehicle can have an inoperable permit issued by DMV, any vehicles stored in  the front setback must be operational and capable of being driven.  o The types of trailers included in this Ordinance are all types with no exceptions.  o Agreed that a definition of recreational vehicle needs to be developed.  Both  recreational vehicle and motor home is used in the current Code and he is not sure  what the difference might be.  o Said that staff can elaborate on what constitutes a front yard setback.  o Said that screening must consist of solid fencing that blocks the item being screened  from public view.  o The issue of HOA rules versus City Code is that HOA’s are completely independent  and private.  The Codes govern what the City enforces.  Director John Livingstone said that Council would look at this Ordinance at is July 19 th  meeting.  They will also discuss the issue of people living in recreational vehicles on  residential properties.  City Attorney Jonathan Wittwer said that the issue of living in an RV is not part of the Zoning  Code but rather is handled in another part of the Municipal Code.  Commissioner Hlava: • Reported that a friend told her that Sunnyvale recently sent out a huge survey to its  residents.  One issue that came back as important to residents was the large number of  RV’s and boats. • Reminded that the Ordinance under discussion tonight is the same that has been in effect  for over 30 years at least.  The City is simply trying to make it easier to enforce. • Said that allowing 72 hours of parking on the street for an RV doesn’t seem right.  City Attorney Jonathan Wittwer explained that there is a complete restriction on the parking of  commercial vehicles of a certain size on the public street, over 20­feet in length and over 8­  feet in height.  Whether an RV is considered to be a commercial vehicle would need to be  determined.  Commissioner Hlava pointed out that several canopies or tents are being used and asked if  this is counted as screening and legal.  City Attorney Jonathan Wittwer replied that under the current Ordinance the screening has to  be by means of a fence.  However, the Commission could change that if it so wishes.  Commissioner Hlava: • Said that it doesn’t seem as if 14 days per year is adequate or quite enough. • Stated that allowing an RV on a property for a few days to load and/or unload has not been  a problem.  Neither has parking in either a side or rear yard. • Asked staff to define permanent storage. • Said she is not sure how hard this Ordinance might be to enforce but pointed out that it is  also complaint driven. Saratoga Planning Commission Minutes for July 12, 2006 Page 14 • Supported the issuance of a warning before imposing a fine.  City Attorney Jonathan Wittwer explained that with the Code Enforcement process, the  property owner is always contacted first, provided with regulations and given an opportunity to  cure the problem.  Commissioner Nagpal: • Said that she has listened to the comments. • Pointed out that the sides were more evenly split at the first hearing than tonight. • Reminded that Council would look at this issue on July 19 th . • Said that enforcement will be uniform and this amendment is about clarifying what is  already there. • Pointed out that the Commission spends a lot of time doing Design Review of homes.  It is  important that the visible impacts of boat and RV storage are minimized. • Said that there needs to be flexibility to implement this so that it is reasonable. • Reminded that beyond the front setback, storage is okay.  If stored on a side yard,  screening is required.   She said that she would like to see this screening include trees  and/or shrubs. • Outlined several options for storage from permanent placement on site as outlined or  temporary placement to allow preparation of a boat and/or RV for use by an owner. • Listed issues to be discussed further including screening, a definition of recreational  vehicles, describing the allowed time as 14 days versus two weeks, enforcement and  placement of recycling and Goodwill type donations.  City Attorney Jonathan Wittwer said that recycling is outlined in the Garbage Ordinance.  Commissioner Nagpal suggested defining an allowable vehicle size and enforcement and fine  standards.  Commissioner Kundtz: • Said that this is a remarkable process.  Twenty speakers have been heard tonight. • Advised that while he was not in attendance at the last meeting he did watch it. • Pointed out that not one person who spoke tonight has yet been fined. • Said that this update expands the number of allowable days from the current five and  actually liberalizes the existing Code. • Stated that for some it might be cheaper to pay a fine than to go to Gilroy or Fremont to  store a boat or RV. • Stated that at the end of the day only true behavior problems will be subject to  enforcement.  City Attorney Jonathan Wittwer clarified his earlier response to indicate that only between 20  and 30 Code cases have gone to Court.  Commissioner Kundtz asked how many fines have been imposed.  City Attorney Jonathan Wittwer replied that either zero or one for personal property storage. Saratoga Planning Commission Minutes for July 12, 2006 Page 15  Commissioner Hlava suggested that City Attorney Jonathan Wittwer explain to Council that a  definition of what an RV is needs to be included.  Commissioner Nagpal asked if this Commission has the opportunity to amend the draft  Ordinance here tonight.  City Attorney Jonathan Wittwer said that the Commission could recommend changes to  Council.  Commissioner Hlava said that as far as the screening issue, any fence needs to meet the  City’s Fence Ordinance.  However, she is also okay with using shrubs to screen.  She  suggested a maximum of 21 days per calendar year.  Chair Rodgers asked if the issue is screening or completely hiding the item.  City Attorney Jonathan Wittwer suggested that the Commission instruct him to revise the  language so that the item does not have to be completely screened or hidden from view.  Chair Rodgers: • Stated her agreement with the comments made by the other Commissioners. • Said that people look to Saratoga for a gracious place to live without a lot of vehicles in the  front yard that are visible from the street or in a side yard that is not screened from public  view. • Stressed the importance to accommodate seniors. • Said that there are enough protections for both sides of this issue including both long­term  and short­term storage.  Owners need to look into off­premise storage for RV’s and boats if  they cannot be accommodated on their properties full time as required. • Reported that she did not see 800 homes with RV’s and boats when she drove around  Saratoga. • Said that a recommendation can be forwarded to Council that offers flexibility in  implementation, setback requirements adequately addressed, allowance for evergreen  screening as an alternative to fencing, provisions for a temporary permit and a definition of  recreational vehicle as well as motor vehicle. • Expressed concern about the number of days allowed on the street. • Said that the enforcement recommendations seem reasonable and said that a complaint­  driven system is the only way it can be.  If neighbors are fine, there is no reason to  enforce.  Commissioner Hlava said that she does not want to see 10­foot fences.  However, with a six­  foot fence about four­feet of an RV would still be visible.  Using evergreens for screening is a  good idea, as they can grow tall enough to completely obscure the parked RV or boat.  Commissioner Kundtz said that he is okay with a six­foot fence and has difficulty envisioning  where greenery would come in. Saratoga Planning Commission Minutes for July 12, 2006 Page 16  Commissioner Hlava said that if the storage occurs on the side yard landscaping could assist  with screening.  Commissioner Nagpal agrees that this gives another option and that she too is okay with a  six­foot high fence.  Chair Rodgers said that this represents four votes for screening.  She said further discussion  is needed on the definition of an RV and the total number of days allowed.  Commissioner Kundtz suggested allowing on­site storage for a total of five percent of the  year, which equals 18 days.  He said he could support six consecutive days.  Chair Rodgers said she supports a maximum of five consecutive days with a total of 18 days  per year.  Commissioner Nagpal asked how long a non­temporary permit is good for.  City Attorney Jonathan Wittwer said that it is a Use Permit that is ongoing.  Commissioner Hlava asked if that would come to the Planning Commission.  Director John Livingstone replied that it would indeed come to the Planning Commission for  consideration of a Conditional Use Permit.  Chair Rodgers clarified that the Community Development Director has the authority to grant a  temporary storage permit for 14 days.  Commissioner Nagpal reminded of the issue of vehicle size.  Chair Rodgers said that defining a recreational vehicle might well include size but feels that  details could be left up to the drafter.  Commissioner Kundtz agreed that this could be a part of the definition.  City Attorney Jonathan Wittwer: • Clarified that Section D will read that the Community Development Director is authorized to  grant an extension up to 14 days unless there is a noticed process for more permanent  storage. • Framed the motion for the Commission in which it is recommending that Council adopt a  Resolution approving the third amended draft of the Storage of Personal Property and  Materials Ordinance with the following modifications:  o Section B will allow five consecutive days and 18 days per calendar year;  o Section C will allow a screening fence or evergreen screening at least six­feet in height;  o Section D authorizes the Community Development Director to grant a Temporary  Storage Permit in excess of 18 days per year.  o Language reading an additional two weeks becomes 14 days.  o Include a definition of recreational vehicle. Saratoga Planning Commission Minutes for July 12, 2006 Page 17  Motion: Upon motion of Commissioner Nagpal, seconded by Commissioner Hlava,  the Planning Commission adopted a Resolution recommending that  Council approve an update to Ordinance Section 15­12.160 of the Saratoga  Code (Application #06­411) relating to Storage of Personal Property and  Materials with modifications as outlined by the City Attorney above, by the  following roll call vote:  AYES: Hlava, Kundtz, Nagpal, Rodgers  NOES: None  ABSENT: Cappello, Hunter and Zhao  ABSTAIN: None  ***  PUBLIC HEARING ­ ITEM NO. 2  APPLICATION #06­311 (517­13­034) KANSKY, 16150 Cuvilly Way: The applicant requests  Design Review Approval to construct a new single­family dwelling on a currently vacant lot.  The dwelling will consist of approximately 6,077 square feet, including a garage approximately  762 square feet in size.  The height of the structure will not exceed the 26­foot height  limitation.  The site is located in the R­1­40,000 zoning district.  Design Review by the  Planning Commission is required pursuant to Saratoga Municipal Code Section 15­45.060.  (Sweta Bhatt)  Planner Sweta Bhatt presented the staff report as follows: • Advised that the applicant is seeking Design Review Approval to construct a new single  family dwelling on a vacant lot. • Explained that this project is Categorically Exempt under CEQA. • Described the home as consisting of 6,077 square feet with a tower entrance and terraces  at the front and rear.  It is a single­story home that is five­and­a­half feet below the  maximum allowed height. • Reported that no neighbor comments in opposition have been received although some  neighbors requested tree screening specifically on the northwest and southeast property  lines.   The applicant has agreed to that request. • Said that 18 trees are proposed for removal.  Two Oaks are in good condition and the  Arborist is recommending replacement trees. • Said that the findings can be made. • Distributed the color board. • Said that this home is rustic and well articulated.  It was thorough and well executed. • Recommended approval.  Commissioner Hlava asked if the addition of trees needs to become a part of the motion or  are they already in the plan.  Planner Sweta Bhatt said that they are already in the plan.  Chair Rodgers opened the Public Hearing for Agenda Item No. 2. Saratoga Planning Commission Minutes for July 12, 2006 Page 18  Mr. Gary Kohlsat, Project Architect: • Provided an updated col or rendering. • Said that the design is fai rly rusti c looking. It is low key and has a country feel .  No  white trim is used but rather darker, more muted and bl ended col ors are proposed that  go well with the natural environment. • Said that they have met with the nei ghbors.  Two neighbors requested extra tree  screeni ng.  They have complied with that request and have shown their amended  plans to those neighbors. • Explained that they are trying to pl ant these trees early in the process so they can  begin to become established.  The nei ghbors have agreed to water the young trees  until the site i s fully devel oped. • Said that thi s home consists of a singl e­story. It is lower and not too visibl e from the  street or from the neighbors’ homes. • Assured that nei ghbor privacy was respected while thi s house still hol ds its own in thi s  neighborhood of l arge homes. • Explained that a 3,000 square foot house would not l ook right in thi s nei ghborhood. • Reported that passive sol ar features would be incorporated and hi gh quality material s  used.  They are exceeding State Code as it rel ates to energy effi ciency.  They have  gone above and beyond design standards. • Stated that he i s proud to present this proposal to the Planni ng Commission toni ght.  Chair Rodgers closed the Public Hearing for Agenda Item No. 2.  Co mmissioner Nagpal  sai d that thi s is a wonderful  street and it is ni ce to see a house  being built on thi s l ot.  Co mmissioner Kundtz sai d that thi s i s a great project and nei ghborhood.  Chair Rodgers stressed the i mportance of following the Arborist’s recommendations.  Motion: Upon motion of Commissioner Nagpal, seconded by Commissioner  Kundtz, the Planning Commission adopted a Resolution granting Design  Review Approval (Application #06­311) to allow the construction of a new  single­family dwelling on property located at 16150 Cuvilly Way, by the  following roll call vote:  AYES: Hlava, Kundtz, Nagpal, Rodgers  NOES: None  ABSENT: Cappello, Hunter and Zhao  ABSTAIN: None  ***  PUBLIC HEARING ­ ITEM NO. 3  APPLICATION #04­359 (510­26­001) BYRD, 19930 Sunset Drive: The applicant requests  Design Review Approval to construct a new single­family dwelling on a currently vacant lot. Saratoga Planning Commission Minutes for July 12, 2006 Page 19  The dwelling will consist of approximately 5,574 square feet, in addition to an approximately  5,181 square foot basement and a 728 square foot detached second dwelling unit.  The  maximum height of the home will be 26 feet.  The site is currently located in Santa Clara  County within the City of Saratoga sphere of influence and in the Hillside Residential (HR)  prezone.  A request to initiate annexation of this approximately 86,153 gross square foot  parcel to the City was approved by the Saratoga City Council on June 7, 2006.  (Lata  Vasudevan)  Associate Planner Lata Vasudevan presented the staff report as follows: • Advised that the applicant is seeking Design Review Approval to allow a new residence. • Explained that this property is currently in County jurisdiction but is proposed for  annexation into Saratoga.  This Design Review Approval would be contingent on final  annexation. • Said that the property is pre­zoned HR (Hillside Residential).  On June 7 th , Council  adopted a Resolution initiating annexation of this property.  The final hearing on  annexation will occur in the future. • Described the architectural style as Santa Barbara.  The basement is day lighted to the  west.  Code allows a basement to be a daylight basement to one side. • Reported that this applicant is seeking a 10 percent coverage bonus and will record a deed  restriction for the detached second unit as a BMR (below market rate) unit. • Said that neighbor input has been received including several comment letters from the  owners to the south.  Those letters were attached to the report. • Added that the Byrd’s attorney has prepared an itemized response. • Said that copies of all letters have been provided as well as additional 11 x 17 drawings. • Said that to exceed grading beyond the 1,000 cubic yards allowed in the Hillside  Residential zoning district, the Planning Commission would have to make findings to  support it.  Staff has drafted a condition requiring that 1,000 cubic yards or less be cut,  excluding the basement excavation. • Said that an Arborist would monitor the trees on site during construction.  One tree is  proposed for removal and another for relocation. • Said that allowed fencing is limited in the Hillside district and that the existing chain link  and barbed wire fencing on this property will be removed. • Said that the findings can be made that this home conforms to policies and is compatible  with the neighborhood.  Privacy impacts are minimized. • Said that the project is Categorically Exempt under CEQA. • Stated that this home is replacing a previous residence that existed on the site but has  since been demolished. • Reported that a Biologist’s review has occurred and the determination was made that there  would be no impacts to Wildcat Creek. • Recommended approval with the addition of a condition for a Storm W ater Management  Plan.  Chair Rodgers opened the Public Hearing for Agenda Item No. 3.  Mr. Bill Mastin, Project Architect: • Distributed a col or rendering to the Commis sion. Saratoga Planning Commission Minutes for July 12, 2006 Page 20 • Thanked the Commission for i ts site visit. • Said that they have worked with Planni ng staff, the site and the nei ghbors. • Outlined nei ghbor concerns as conforming to constructi on hours and limiting  constructi on parking on the roadway. • Said that substanti al  gradi ng has been proposed around the garage to mini mize the  impacts of this garage on the Gi bersons. • Said that the closest poi nt between this new house and the Gi berson house i s 87 feet. • Said that the overall design took into considerati on the trees and nei ghbor concerns. • Endorsed the staff recommendations as written includi ng the requirement for a Storm  W ater Management Plan.  Chair Rodgers sai d that while it may be 87 feet to the Gi berson house what is the  distance to thei r yard.  Mr. Bill Mastin replied 35 feet.  Chair Rodgers asked about wood burning fi replaces.  Mr. Bill Mastin sai d that they are both gas and wood burning.  Chair Rodgers explai ned that City Ordi nance would limit them to just one wood­burning  fireplace.  Mr. Bill Mastin sai d they would comply with that restricti on.  Mr. Alan Gi berson: • Said that they have several  concerns. • Said that there are 85 feet between the proposed house and hi s home. • Advised that he would be glad to be annexed into Saratoga.  Ms. Meg Giberson: • Explained that they are the closest nei ghbors to the project while other neighbors are  about 330 feet away. • Advised that they welcome the Byrds as neighbors. • Said that there is a 35­foot setback on her property, which is a side, yard and that  meets Saratoga requirements. • Reported that there have been conflicting grading allowance numbers and that  proposed export amounts are considerabl e, which will resul t i n a l ot of truck traffi c. • Said that there i s al so an ai r i mpact. • Added that there are probl ems with runoff that have not yet been addressed. • Suggested that project approval  be withheld until the approval  of a Storm W ater  Runoff Plan. • Said that the project resul ts i n privacy, sol ar and screeni ng impacts. • Advised that she di d not fi nd anywhere in the Saratoga Code where there is an  exe mption for basement grading agai nst the total gradi ng allowed. • Said that approval  shoul d be withhel d until the confusion over grading i s resol ved. Saratoga Planning Commission Minutes for July 12, 2006 Page 21 • Listed concerns as gradi ng, setbacks, runoff drainage and overfl ow that runs onto thei r  property and will i mpact W ildcat Creek. • Asked for an added condi ti on that would prohibi t any ni ght lighti ng of any sports court  on this property. • Asked that trucks be forced to shut off their engines when on site.  Co mmissioner Nagpal asked staff to clarify the basement excavation issue.  City Attorney Jonathan W ittwer explai ned that the UBC (Uniform Buildi ng Code) includes  gradi ng provisions that exclude counti ng base ment excavation.  Co mmissioner Nagpal clarifi ed that a residence is exempt under CEQA.  City Attorney Jonathan W ittwer sai d unl ess something has been determined to be an  impact.  A Biologi st’s Report was prepared and determined that there is no substantial  impact on W ildcat Creek with this project.  Co mmissioner Nagpal asked if the Storm W ater Management Plan would result in water  being managed on site.  Planner Lata Vasudevan replied correct.  That is a standard requirement.  Chair Rodgers asked if the Gi bersons might be concerned about water crossing over an  easement area.  Ms. Meg Giberson asked the City Attorney to provide the cite from the UBC that refers to  an exe mption of basement excavation.  City Attorney Jonathan W ittwer sai d that it is in the Cal iforni a Buildi ng Code, Chapter 33,  Section 3306.2.  The City has adopted that provision by reference.  Ms. Meg Giberson said that this provision is after constructi on but thi s is onl y in the  Design Review stage right now.  Co mmissioner Kundtz asked Ms. Meg Giberson to el aborate on the privacy i ssues.  Ms. Meg Giberson sai d i t relates to setback.  Co mmissioner Kundtz asked i f Ms. Giberson is objecting to proximity as opposed to visual  impacts.  Ms. Meg Giberson sai d she would have less of a concern if the 60­foot setback standard  were met.  Co mmissioner Nagpal reported that the setback is 50 feet. Saratoga Planning Commission Minutes for July 12, 2006 Page 22  Ms. Meg Giberson di sagreed saying that this is a vacant lot so the requi red setback is 60  feet.  Mr. Alan Gi berson sai d that the 60­foot setback shoul d be met as this is a 240­foot deep  vacant lot.  Rotati ng the garage would sati sfy that.  Ms. Jolie Houston, Attorney for the Byrds: • Reiterated that the Biol ogi st Report on the stream i mpacts verifies that there are no  impacts. • Added that there is no other evidence to support anythi ng that prevents thi s project  from being treated as Categorically Exe mpt under CEQA. • Explained that runoff would be addressed. • Said that the existi ng road and driveway wo uld be used to access the site. • Assured that thi s project would retai n water on site. • Said that the issue of noi se from trucks is not one that is covered under CEQA review  but rather by a Noi se Ordi nance. • Corrected that thi s is not a vacant lot.  Therefore, it comes under the gui delines that  allow a 50­foot setback. • Said that the basement defini ti on al lows an exe mption from grading. • Advised that the garage cannot be rotated due to the need to preserve a grove of  Redwood trees.  Ms. Jitka Cymbal, Civil Engi neer for Project: • Clarifi ed that there i s just one set of grading and drai nage numbers for thi s project. • Stated that raising the house a few inches and reducing the gradi ng of the back yard  could reduce the project gradi ng requi red. • Said that drai nage is handl ed three ways.  Roof runoff will be di rected into a di ssipater  and discharged into the landscapi ng.   There will be a bio swale.  Additionally, a 200­  foot long di ssipater will l ead i nto the bi o swale and al low for percol ati on. • Pointed out that the previous residence on this property had no provision for storm  water retention at all.  Thi s project will be much better than what existed previously. • Assured that they woul d be looking at the geotechni cal  report to address any  concerns. • Reiterated that they are trying not to concentrate water but rather percol ate on site.  Mr. Lester Sachs: • Said that he owns a property across the street on Sunset. • Said that he has reviewed the pl ans and his primary concern was the possibility of a  second access to thi s l ot from Sunset. • Added that other concerns are primarily constructi on impacts such as the location of  the temporary constructi on trailer, the location of the portable toilet and that trade  parking be on site rather than on the street.  Additi onally, there is the questi on of street  repai rs after construction. • Stated that he would like to see the deed restricti on on the second dwelling uni t before  it is recorded. • Said that he has lived i n Saratoga for 40 years. Saratoga Planning Commission Minutes for July 12, 2006 Page 23 • Advised that the Project Architect has offered to have the centerline of Sunset marked. • Explained that he has seen the pl ans and thi nks thi s l ooks like a beauti ful  home. • W elcomed Mr. and Mrs. Byrd to the nei ghborhood.  Mr. Doug Ralston: • Said he lives next door to Mr. Sachs. • Said that this proposed home is not visibl e from his property. • Advised that the Byrds have accommodated neighbor requests. • Stated that he i s okay with this project.  Mr. Bill Mastin, Project Architect: • Explained that they have gi ven thei r best effort in cooperati ng with the nei ghbors. • Said that l etters of endorsement from five other nei ghbors have been provided. • Stressed that they have gone to great lengths to meet the Gi bersons’ concerns and  met with them three times. • Said that they will mitigate any privacy concerns. • Stated that they look forward to approval  and that he is avai labl e for any questi ons  from the Co mmission. • Reported that Mr. Giberson verbally endorsed the suggested rai sing of the garage  level  by six inches a few minutes ago.  Chair Rodgers closed the Public Hearing for Agenda Item No. 3.  Co mmissioner Nagpal asked staff to clarify for the Commission the issue between a 50  and 60­foot setback.  City Attorney Jonathan W ittwer: • Said that a 60­foot setback requi rement is for vacant lots and lots created after May  15, 1992. • Stated that staff has made the determination that thi s is not a vacant lot but rather a  developed lot with a demolished structure.  The conclusion was that the 50­foot  setback standard was appropriate here.  Co mmissioner Kundtz said that thi s site shows respect for the Gibersons’ sensibilities.  The applicant has made a great effort to acco mmodate the m.  It is not reasonabl e to ask  the Byrds to do more.  He recommended approval .  Chair Rodgers asked Commissioner Kundtz if he i s okay with the 50­foot setback.  Co mmissioner Kundtz replied that he was.  Co mmissioner Nagpal  concurred.  She added that this is a sensiti ve and beauti ful  design.  With the Storm W ater Management Plan and the meeting of the ma xi mu m grading  allowance, she can support thi s project. Saratoga Planning Commission Minutes for July 12, 2006 Page 24  Co mmissioner Hlava said she has no proble m making the required findi ngs.  She is okay  with the gradi ng and fi nds thi s proposed house to be beauti ful .  Chair Rodgers agreed with staff on the fi ndings but cauti oned that the grading limit of a  ma ximu m 1,000 cubic yards of cut must be met.  Director John Li vingstone suggested that since we don’t have the grading pl an toni ght the  motion shoul d include a statement that the gradi ng must be reduced by raising the garage  area by an addi ti onal  six inches and leave the rest of the gradi ng plan to be worked out  between the appl icant and staff  Planner Lata Vasudevan clarifi ed that not just the garage area but al so the whole house  would need to be rai sed by six inches.  City Attorney Jonathan W ittwer sai d that it is preferable to use the Resol uti on on  Conditi on No. 2 to have the applicant work with the Director on the gradi ng.  Chair Rodgers asked about amending Finding F.  City Attorney Jonathan W ittwer suggested adding the words “as conditi oned” to the end of  that findi ng.  Chair Rodgers sai d that Condi tion 10 would be the required Storm W ater Manageme nt  Plan and reminded that the chai n link fencing removal is al so i mportant.  Co mmissioner Nagpal asked about the i ssue of tree screeni ng.  Planner Lata Vasudevan sai d that three trees proposed are not evergreen and the  neighbors prefer that evergreen trees be used.  Chair Rodgers asked if the secondary access origi nally considered to Sunset has been  removed fro m the plan.  Mr. Bill Masti n, Project Architect, sai d that the parking spaces of concern to Mr. Sachs  were on a previous submittal  and has been removed.  Chair Rodgers said that the setback appears to be sufficient. She said that this is a  beauti ful  design that steps down the hill and is consistent with the Hillside District.  Mr. Lester Sachs sai d that the parking on Sunset is still depi cted but that Archi tect Bill  Mastin has assured hi m that this parking al ong Sunset would be removed.  Chair Rodgers suggested that Condi ti on 11 be added to read that no perpendi cul ar  parking for this project would be i ncluded on Sunset.  Motion: Upon motion of Commissioner Hlava, seconded by Commissioner Nagpal,  the Planning Commission adopted a Resolution granting Design Review Saratoga Planning Commission Minutes for July 12, 2006 Page 25  Approval (Application #04­359) to construct a new single­family dwelling  on property located at 19930 Sunset Drive (currently in County jurisdiction  but pending annexation into City of Saratoga), with the following changes: • Adding the text, “as conditioned,” to the end of Finding F as well as to  one of the Whereas clauses on the Resolution; • Adding Condition No. 11 to require the preparation of a Storm Water  Management Plan; • Adding Condition No. 12 that removes any perpendicular parking along  Sunset; • Increasing the height by six inches to reduce the site grading required; • Conditioning that the landscaping screening for the Gibersons be  evergreen;  by the following roll call vote:  AYES: Hlava, Kundtz, Nagpal, Rodgers  NOES: None  ABSENT: Cappello, Hunter and Zhao  ABSTAIN: None  ***  PUBLIC HEARING ­ ITEM NO. 4  APPLICATION #06­404 (517­09­043, 517­09­018, 517­09­044) Comerica Bank  (tenant)/Hiekali (property owner) – 14410 Big Basin Way: The applicant requests a  Conditional Use Permit to establish a financial institution (bank) with an ATM in an existing  approximately 5,249 square foot vacant tenant space in the newly remodeled Corinthian  Corners commercial complex.  The bank will face Big Basin Way, abutting Starbucks Coffee  Shop, with entrances from Big Basin Way as well as the side parking lot facing Saratoga­Los  Gatos Road.  The net lot size is 16,180 square feet and the site is zoned CH­1.  (Therese  Schmidt)  Chair Rodgers advised that the applicant has withdrawn this item.  ***  PUBLIC HEARING ­ ITEM NO. 5  APPLICATION #06­218 (503­81­005)  GREEN, 13000 Paramount Court: The applicant  requests Design Review Approval to demolish a two­story single­family residence and  accessory structure and construct a two­story residence with an attached two­car garage and  carport.  The total floor area of the proposed residence will be approximately 5,715 square  feet including the attached garage and carport.  The maximum height of the proposed  residence will not be higher than 26 feet.  The net lot size is 36,873 square feet and the site is  zoned R­1­40,000.  (Therese Schmidt)  Director John Livingstone presented the staff report as follows: Saratoga Planning Commission Minutes for July 12, 2006 Page 26 • Advised that the applicant is seeking Design Review Approval to allow the demolition of an  existing two­story single­family residence and the construction of a new two­story single­  family residence with two­car garage and carport.  The new home would consist of 5,715  square feet and the maximum height would not exceed 26 feet. • Provided a color rendering to the Commission. • Recommended approval.  Chair Rodgers opened the Public Hearing for Agenda Item No. 5.  Mr. Rich Hartman, Project Architect, ARTECH: • Said that his client has lived on this property for four years now. • Said that the nei ghbor most impacted is located to the south.  Therefore, thi s new  home would be onl y one­story on the southern porti on. • Said that the setback from this house to the home to the south is 32 feet to the carport  and 78 feet to the second­story wall.  They stayed as far away from the southern  property line as possibl e to protect that neighbor’s privacy.  Additi onal ly there is an  existing 20­foot wide l andscape area i n pl ace to which additi onal landscapi ng would be  added. • Reported that this is not a fenced in property. However, a good nei ghbor fence coul d  be added in the future, if necessary, if addi ti onal  privacy is desired by the nei ghbors to  the south.  Co mmissioner Nagpal  poi nted out that one letter recei ved mentions the addi ti on of  Redwood trees.  Ms. Brandy Green, Applicant and Property Owner, said that when presenting thei r pl ans  to neighbors they al so went over screening and added some trees.  They are not opposed  to addi ti onal  trees.  Director John Livingstone suggested being clear by condi ti oni ng two 24­inch bo x  Redwood trees.  Mr. Ray Azzi: • Assured that he i s the owner of nei ther an RV nor boat. • Said that he appreciates the efforts made by the Greens to preserve hi s privacy. • Said he appreciates the design of this house and is supporti ve of not installing fencing  between the properti es.  He prefers to maintai n privacy purely through the use of  landscaping. • Added that he prefers Redwoods and worked with the Greens on a fi nal  landscape  plan. • Suggested that the installati on of these trees be executed early, ei ther prior to or early  in the constructi on process. • Requested that constructi on vehi cles not use his driveway for turnarounds as it causes  damage. • Asked that if any dog run is proposed that it be located toward the other end of the  property. Saratoga Planning Commission Minutes for July 12, 2006 Page 27 • Said he has nothi ng el se to say. • Reiterated that the Greens have been very accommodating and he thanks them for  that.  Mr. Rich Hart man, Pro ject Architect, pointed to the last page of the landscape plan and  suggested an area where one or two Red wood trees could be added to fill in an existing  gap.  Chair Rodgers closed the Public Hearing for Agenda Item No. 5.  Chair Rodgers asked how preventi ng the use of the neighbor’s driveway to turn around  could be enforced.  Director John Livingstone suggested that the applicant would have to work with his  contractor and subcontractors to avoi d that action.  Co mmissioner Kundtz asked about the ti ming to pl ant the new trees.  Director John Li vingstone suggested that this planti ng be requi red prior to issuance of  buildi ng permits.  There shoul d be two  24­inch box Redwood trees instal led at the  southern property line.  Motion: Upon motion of Commissioner Nagpal, seconded by Commissioner Hlava,  the Planning Commission adopted a Resolution granting Design Review  Approval (Application #06­218) to allow the demolition of an existing  residence and construction of a new single­family residence on property  located at 13000 Paramount Court, by the following roll call vote:  AYES: Hlava, Kundtz, Nagpal, Rodgers  NOES: None  ABSENT: Cappello, Hunter and Zhao  ABSTAIN: None  ***  DIRECTOR’S ITEMS  City Attorney Jonathan Wittwer: • Distributed material on the issue of ex parte communications. • Explained that the Commissioners have the discretion to decide whether or not to meet  individually with applicants or members of the public. • Stated that possible steps for the Commission could be to develop a specific policy to  prohibit and/or to allow ex parte communications. • Advised that if a Commissioner does have ex parte communications on a matter under  consideration by the Commission, that Commissioner should disclose the fact of that  communication to the other Commissioners at the public hearing if it is part of the basis for  the Commissioner’s vote. • Stated that it is better to try to limit such ex parte communication. Saratoga Planning Commission Minutes for July 12, 2006 Page 28 • Suggested that the Commissioners look at this material, think about it and let him know  what their individual thoughts are on the subject.  COMMISSION ITEMS  There were no Commission Items.  COMMUNICATIONS  There were no Communications Items.  ADJOURNMENT TO NEXT MEETING  Upon motion of Commissioner Nagpal, seconded by Commissioner Kundtz, Chair Rodgers  adjourned the meeting at 11:40 p.m. to the next Regular Planning Commission meeting of  July 26, 2006, at 7:00 p.m.  MINUTES PREPARED AND SUBMITTED BY:  Corinne A. Shinn, Minutes Clerk