Loading...
HomeMy WebLinkAbout09-27-2006 Planning Commission MinutesMINUTES  SARATOGA PLANNING COMMISSION  DATE: Wednesday, September 27, 2006  PLACE: Council Chambers/Civic Theater, 13777 Fruitvale Avenue, Saratoga, CA  TYPE: Regular Meeting  Chair Rodgers called the meeting to order at 7:00 p.m.  ROLL CALL  Present: Commissioners Cappello, Hlava, Hunter, Kundtz, Nagpal, Rodgers and Zhao  Absent: None  Staff: Director John Livingstone, Assistant Planner Suzanne Thomas and Assistant  City Attorney Jonathan Wittwer  PLEDGE OF ALLEGIANCE  APPROVAL OF MINUTES – Regular Meeting of September 13, 2006.  Motion: Upon motion of Commissioner Nagpal, seconded by Commissioner  Hunter, the Planning Commission minutes of the regular meeting of  September 13, 2006, were adopted.  (7­0)  ORAL COMMUNICATION  Mr. Jeffrey Schwartz, San Marcos Road, Saratoga: • Said he wanted to discuss the Open Space and Land Use Elements of the General Plan  that were the subject of a Study Session by the Commission tonight. • Reported that the State had asked the City of Saratoga when it planned to update its  General Plan in 2000.  The City started its efforts in 2004. • Suggested that there is no pressure from the State and no reason to stampede the City  into doing something. • Asked that a one to two­year process be initiated and that the State be asked to support  that time frame. • Said it is hard to comment on the update materials as there are hundreds of pages and  many extensive changes, some may be technical while many others are substantive. • Opined that there is no technical update and that if policies are replaced with strategies  they become ambiguous as to whether they are rules or guidelines. • Suggested that no two­step process be undertaken.  When it is time to submit the updated  General Plan to the State it should be one plan. • Stated that 20 years ago a wonderful job was done on the General Plan. Stated support for  going back to the original update process proposal that included neighborhood meetings. Saratoga Planning Commission Minutes for September 27, 2006 Page 2 • Restated that this update should be done all at once in a comprehensive basis.  Ms. Wanda Kownacki, Bainter Avenue, Saratoga: • Identified herself as the Co­Chair of the Land Use Update Committee together with  Cynthia Barry. • Explained that this Update Committee understood that its charge was broad and would  include a one­and­a­half to two­year process that included complete rewriting. • Added that through a variety of events, the City made the decision to produce a technical  update instead. • Explained that the Update Committee felt that it was not fulfilling its role and the members  removed themselves from the process. They didn’t want to be affiliated with a document  that didn’t fulfill what it was supposed to do. • Said that it is very difficult to determine what is technical versus a substantive update. • Asked if the City could really produce a document that is truly a technical update sufficient  to satisfy the State and allow the process to go on to meet the needs of the community  through additional public input. • Reiterated that this is not just a technical document.  Ms. Kathleen Casey: • Read a statement on behalf of Mr. and Mrs. Willys Peck expressing opposition to a  Santana Row­like concept for the Village. • Proposed that any action on updates to the General Plan be postponed until after the  November election. • Pointed out that only seven minutes was spent in the Study Session and that the group  appointed to work on the General Plan Update resigned. • Said what is proposed is very objectionable. • Stated that it is important that any consultant involved in the General Plan Update know  Saratoga. • Said that the process should start after January 15, 2007, after the conclusion of the  holiday season and should include a local representative group, local consultant and City  staff. • Advised that Measure G states that this update does not have to be complete until 2025. • Said, “don’t do it.”  Ms. Denise Goldberg, Scully Avenue, Saratoga: • Advised that she served on the Interview Committee that selected the General Plan  consultant. • Said she had never heard the term technical update before tonight in relation to the  General Plan update. • Said that a General Plan is a critical document for any city and should be done properly. • Added that public input is critical. • Stressed that there is no such thing as a technical update to a General Plan.  Ms. Cynthia Barry, San Marcos Road, Saratoga: • Said she is the other Co­Chair of the Land Use Update Committee but she wants to speak  this evening as a citizen of Saratoga as well as a former Planning Commission member. Saratoga Planning Commission Minutes for September 27, 2006 Page 3 • Said that this Planning Commission needs to take the high road on this important issue. • Encouraged that the right follow through be done. • Said that when their Update Committee received its direction, it had never heard about  zone changes before tonight. • Said that the Abrams property should be removed from consideration as part of the  General Plan Update. • Reminded that this Abrams property is the largest left in Saratoga.  It is not right to handle  decisions about it in this way and she urged the Commission not to go along. • Suggested that the Commission go ahead with a round table discussion that it wants to  have and the public should be able to hear that discussion. • Stressed that transparency in the process is important. • Asked that the Commission take the time to be educated and particularly to take the  Abrams property off the table. • Said perhaps items in the Update can be determined to have no philosophical impact but  rather are just purely technical in nature. • Reported that Dave Anderson has agendized this for the first meeting after the November  election. • Suggested that 12 area neighborhood meetings be scheduled. • Asked that the General Plan Update be complete and not just a technical update.  Mr. Walter Kool: • Stated that he is a 40­year resident. • Said he enjoyed the recent parade. • Suggested that the City wait for correct analysis. • Expressed appreciation for the Planning Commission’s efforts.  Ms. Maureen Hill, Aspeci Drive, Saratoga: • Identified herself as a Principle in a Land Use Planning firm with 25 years of experience  including working as a Planning Director. • Said she wishes to voice her concern over an inadequate and flawed process. • Stated that a technical update is inconsistent. • Said that both updates and amendments to the General Plan require public participation. • Pointed out that a General Plan can be amended up to four times each year. Many cities  elect to do amendments just once per year. • Asked the purpose for revision in the process. • Explained that most cities form Advisory Task Forces with 20 to 30 citizen participants  working with an outside consultant.  They put the draft update together.  The consulting  team makes recommendations and the Committee makes the choices.  It is valuable to  have input provided by the public. • Said that this process currently being proposed is the result of a City Council and City  Manager that are in resistance of public process.  Mr. Jim Sorden, Shadow Oaks Way, Saratoga: • Stated that he is stunned that anyone would vote for a “tune up” of the General Plan that  includes the rezoning of the biggest chunk of land left in Saratoga. Saratoga Planning Commission Minutes for September 27, 2006 Page 4 • Cautioned that the decisions made by this Commission will live with them for the rest of  their public lives.  Mr. David Mighdoll: • Said he wants to speak of a different subject from the previous speakers. • Stated that Mountain Winery is an important venue for the City of Saratoga and it is  important to support it. • Announced that immediately following his comments he will be meeting with Peter  Frampton at the Mountain Winery. • Said he wanted to talk about the City Council and the fact that Item 3 has been two years  in the works and is looming as a deadline.  Council is requesting approval from the  Planning Commission on Item 3. • Said that staff has done a wonderful job.  The Ordinance is consistent with common  practices.  The policies are consistent with most other cities.  There is no cost issue as it is  a staff job.  Compliance is not an issue.  In summary, to give meaning to the actions of the  Planning Commission, conditions of approval should survive time and occupancy.  ORAL COMMUNICATIONS – PLANNING COMMISSION DIRECTION TO STAFF  Commissioner Hunter said that good advice has been given by the public and is appreciated.  She suggested that this matter be discussed at the end of the meeting.  City Attorney Jonathan Wittwer said that the Commission cannot make any decisions on the  subject of the General Plan Update and must limit its discussion too.  The Commission should  direct staff to set the item as an agenda item to properly discuss further.  Chair Rodgers asked if this direction should occur now or at the end of the meeting.  City Attorney Jonathan Wittwer replied either.  Chair Rodgers said that there has been lots of discussion and additional study is required.  Commissioner Hlava suggested that the Commission continue its discussion on the General  Plan Update now while there are people here who are clearly interested.  Commissioner Cappello explained that the Study Session was to gather information.  Commissioner Nagpal reminded that time ran out.  Commissioner Hlava: • Said that she has no problem discussing the process, as the Commission needs to give  some direction to staff on how to proceed. • Said she would like to set up a Planning Commission Study Session after the next site  visit.  This can be a round table Study Session that is not limited to just one hour. • State that this Study Session can allow the Commission to go over the issues and process  with staff as well as with members of the Land Use Update Committee. • Asked if the Commission is in a position to make a decision on how to proceed. Saratoga Planning Commission Minutes for September 27, 2006 Page 5 • Said she is undecided at this time on how best to deal with the General Plan Update and  feels that more discussion is required.  Commissioner Hunter explained that the School Board frequently held round table discussions  at which only Board Members spoke and the rest just listened.  Commissioner Nagpal: • Said that there are several elements under consideration and suggested that the Study  Session be limited to just two, Land Use and Open Space. • Suggested that it would be helpful to have staff designate what are philosophical versus  technical impacts and take all philosophical items off the table. • Added that all meetings must be noticed where the public is welcome.  Chair Rodgers said that there are several types of meeting with different types of input but this  would be a working meeting of the Planning Commission.  City Attorney Jonathan Wittwer said that per the Brown Act, the public has the right to speak  at any meeting.  Public comment cannot be precluded.  Chair Rodgers asked if set times for comment could be established.  City Attorney Jonathan Wittwer replied yes.  The Brown Act allows reasonable limitations for  public input.  Commissioner Nagpal said that a key thing would be to put up on a board what exactly that  meeting is expected to accomplish. What is the question that we hope to answer?  Commissioner Hunter said that this is not known at this point.  Commissioner Kundtz said that there is an existing General Plan for which changes must be  crafted.  The objective is to highlight what are the proposed changes and the rationale for  them.  Chair Rodgers said that either smaller meetings or a daylong meeting on a Saturday could be  considered.  Commissioner Kundtz said that it would be nice to consider one section at the time.  Commissioner Nagpal said that the General Plan is about public input and technical  modifications.  Chair Rodgers suggested that the first meeting could be short to discuss process and scope  as well as to schedule additional meetings.  Commissioner Nagpal said that it should establish the flow of what the Commission wants to  accomplish. Saratoga Planning Commission Minutes for September 27, 2006 Page 6  Commissioner Hunter stated that a longer meeting would be better.  Commissioner Kundtz said that he is simply talking about major logical break points, perhaps  sections.  Commissioner Nagpal said that ultimately, they would make a recommendation to Council.  Chair Rodgers reminded that Council has already appointed an Advisory Committee.  City Attorney Jonathan Wittwer agreed that this was the action of the Council.  Commissioner Hlava: • Suggested a three­hour format allowing a presentation of material by staff, discussion by  the Commission and then public input. • Added that the Commission may have to go to Council if it is not comfortable doing what  has been asked. • Stated that one good serious Study Session is needed first on this update.  Commissioner Nagpal agreed.  Commissioner Cappello: • Said that direction given to staff this evening is quite good. • Added that the Commission needs to break into additional meetings and break the subject  down into pieces. • Stated that a General Plan is a very large document with a lot of different things to  consider and breaking the subject into smaller pieces make sense.  Commissioner Zhao: • Said that she is new at this. • Stated that she would like for staff to identify those that are technical changes versus  things with impact on the community, going item by item. • Asked how many sessions would be needed to accomplish that?  Chair Rodgers: • Advised that there are some properties with inconsistencies between their General Plan  and Zoning designations.  Additionally, there is the Abrams property. • Suggested that those matters be pulled out from the General Plan Update and be handled  as General Plan Amendments.  Commissioner Hunter pointed out that some of these are fairly simple such as the Montalvo  area.  She added that she had a hard time matching the pages with those mentioned in  Cynthia Barry’s email.  Chair Rodgers said it is important to be on the same page literally. Saratoga Planning Commission Minutes for September 27, 2006 Page 7  Director John Livingstone clarified that the Commission has a third draft while the others are  looking at first and second drafts.  That is the reason that the page numbering does not  coincide.  He added that the table at the end shows the issues breakdown.  Chair Rodgers said that the Land Use Element is a very wieldy document.  Commissioner Nagpal asked if it is on the website.  Director John Livingstone replied yes, it is located under Community Development  Department Draft General Plan Update.  Chair Rodgers asked if she is the only one supporting the idea of pulling the 11 properties and  the Abrams property from the General Plan Update process.  Commissioner Hlava said that she would have to look at it first.  City Attorney Jonathan Wittwer stressed that it is important that no specific discussion occurs  right now.  Chair Rodgers asked if staff needs further direction.  Director John Livingstone said it is not yet clear.  Chair Rodgers said that the Commission is asking for a publicly noticed hearing to be held  after the next site visit for a three­hour session discussing the General Plan in a format that  allows public input.  Director John Livingstone said that a three to four­hour Study Session would be scheduled for  October 10 th following the site visits.  He added that there would be a newspaper notice  published for this meeting.  For Planning Commission meetings a large noticing for each  parcel touched, changed or within 500 feet are noticed.  He asked if the Commission wants  the notice or ad.  Commissioner Hunter suggested that since the reporter from Saratoga News is present  perhaps the newspaper could publish meeting information so that noticing may not be  necessary.  Director John Livingstone said that staff is willing.  Commissioner Nagpal asked if a mailing list could be started for this process.  Director John Livingstone replied certainly.  Commissioner Zhao asked if a workshop with just staff and the Commission could be done  first.  Chair Rodgers explained that any meeting of the Commission is a public meeting. Saratoga Planning Commission Minutes for September 27, 2006 Page 8  City Attorney Jonathan Wittwer clarified that the Brown Act requires notice and allowing the  public to be there.  Director John Livingstone said that more of a workshop type atmosphere could be  accommodated.  City Attorney Jonathan Wittwer said it is fine to go ahead and start a mailing list but cautioned  that this list is not the legal noticing process.  It is not binding on the City in the event that  someone inadvertently gets left off.  Director John Livingstone said that the City goes above and beyond the noticing required.  The minimum requirement is a newspaper notice.  Staff will do extra noticing.  Commissioner Hunter said that many don’t follow ads or even know the significance of a  General Plan and Zoning until a change is done that impacts them directly.  Director John Livingstone said it is always a problem that mail from the City is often looked at  as recyclable mail.  Chair Rodgers thanked those in the audience for attending.  REPORT OF POSTING AGENDA  Director John Livingstone announced that, pursuant to Government Code 54954.2, the  agenda for this meeting was properly posted on September 21, 2006.  REPORT OF APPEAL RIGHTS  Chair Rodgers announced that appeals are possible for any decision made on this Agenda by  filing an Appeal Application with the City Clerk within fifteen (15) calendar days of the date of  the decision, pursuant to Municipal Code 15­90.050(b).  CONSENT CALENDAR  There were no Consent Calendar Items.  ***  PUBLIC HEARING ­ ITEM NO. 1  APPLICATION #05­220 (503­25­028) STANLEY/FLANAGAN, 14567 Big Basin Way: The  applicant requests approval for a Sign Permit to construct a freestanding multi­tenant  identification sign at Plaza Del Roble. The proposed sign will consist of beige brick with rustic  dark nameplates inscribed in beige and the center name and address applied in terra cotta.  The bricks, dark wood framing, and earth­toned accents and tile will complement the Saratoga Planning Commission Minutes for September 27, 2006 Page 9  architectural style and color of the center. The sign is approximately 22 square feet in area  and 4 feet in height at the peak and will be situated in the brick planter at the entrance to  Plaza Del Roble at 14567 Big Basin Way in the CH­1 zone.  (Suzanne Thomas)  Assistant Planner Suzanne Thomas provided the staff report as follows: • Explained that the applicant is seeking approval for a monument tenant sign for Plaza Del  Roble. • Said that the site has access from Big Basin Way and from the parking area and consists  of different levels. • Stated that there is a problem with visibility for the tenants. • Reported that there are several tenants in the center and often their customers cannot find  their businesses. • Passed around photographs of the center showing the current planter and portable signs  being used on site.  Chair Rodgers advised that Commissioner Hlava has left the dais briefly.  Assistant Planner Suzanne Thomas continued her report: • Described the proposed monument sign as being four feet high and five­and­a­half feet  wide.  It will consist of brick pillars and brick veneer.  Tiles matching those used on the  structure will be incorporated into the sign. Metal appearing nameplates will be used to  identify each business. • Provided a photo simulation of the new sign. • Reminded that at the site visit questions were raised about the proposed height. • Explained that the top of the sign would be at a four­foot level. • Reported that the existing planter would be rebuilt and the landscaping replaced with low  creeping vines.  The planter is wired for lighting.  If lighting is used, it will only be between  dusk and 10 p.m. • Advised that neighbors within 500 feet were noticed and no negative responses were  received. • Informed that the applicant has been cooperative making their sign smaller and reducing  the bulk and number of colors. • Said this proposal is consistent with the guidelines.  It will enhance the shopping  environment for the area. • Stated that findings can be made to support this request. • Recommended that the Commission approve this request for Application #05­220.  Chair Rodgers opened the Public Hearing for Agenda Item No. 1.  Mr. James Stanley: • Said he has been a business owner since 1994. • Stated that this is a 34­year­old plaza and that 10 years ago the original monument sign  went down. • Said his location is hard for customers to find. • Advised that the proposed materials for their sign would match the materials of the  building.  The lighting, landscaping and planter are to be taken care of. Saratoga Planning Commission Minutes for September 27, 2006 Page 10 • Showed a brick sample • Stated his availability to answer questions.  Commissioner Hunter asked about the color of tile.  Mr. James Stanley showed the sample.  Commissioner Hunter asked if it were a red­red.  She said she hoped it would not be too red.  She said that she thought this building is in desperate need for a sign.  Commissioner Cappello asked about the 13 nameplates.  With nine tenants in the plaza  currently, he asked if there are vacant tenant spaces.  Mr. James Stanley replied that there are currently two vacant tenant spaces.  Mr. Jim Sorden, Shadow Oaks, Saratoga: • Questioned the sign area being allowed. • Said he loved attachment #5. • Expressed skepticism that 10 yes forms were brought in to the City on the same day by  the developer while 200 others did not send one in. • Suggested that it might be “neat” if only the person signing the form could be the one to  bring it in to the City. • Said the process needs to be fine­tuned a little.  Mr. James Stanley said that this proposal is in keeping with signs in the neighborhood.  He  advised that he dropped off the approval notices one week and offered to come back the  following week to collect them.  Chair Rodgers asked Mr. James Stanley if he left off turning in any negative responses.  Mr. James Stanley assured that he turned every response he received.  Chair Rodgers closed the Public Hearing for Agenda Item No. 1.  Commissioner Hunter asked if the process allows a proportionate sign to the site.  Planner Suzanne Thomas said that a multi­tenant sign requires a minimum of five tenants.  The maximum allowed sign area is 40 square feet.  Chair Rodgers asked Planner Suzanne Thomas if the noticing was done correctly,  Planner Suzanne Thomas replied that the 500­foot notice was properly done.  It included  contact information to reach staff and resulted in no calls or comments.  Commissioner Cappello: • Stated that this is a beautiful sign that is an appropriate size for its location. • Added that he loves the flexibility for growth in the number of businesses in the center. Saratoga Planning Commission Minutes for September 27, 2006 Page 11 • Said it is ludicrous to say the sign is not in proportion for its square footage. • Said the findings can be made to support this request.  Commissioner Hlava: • Said she hopes this new sign will be the end for the deli’s use of impromptu signs although  she can appreciate why they have needed them.  This becomes a compliance issue for  Code Enforcement. • Stated that this is an attractive monument sign and she is looking forward to seeing it in  place.  Commissioner Hunter said that this sign is great and she is pleased to have it.   It looks good.  Commissioner Nagpal said that the sign is completely appropriate.  She added that there are  businesses there that she did not even know existed.  This is good for the Village.  Motion: Upon motion of Commissioner Hlava, seconded by Commissioner Nagpal,  the Planning Commission adopted a Resolution approving a Sign Permit  (Application #05­220) to construct a freestanding multi­tenant  identification sign at Plaza Del Roble, on property located at 14567 Big  Basin Way, by the following roll call vote:  AYES: Cappello, Hlava, Hunter, Kundtz, Nagpal, Rodgers and Zhao  NOES: None  ABSENT: None  ABSTAIN: None  ***  PUBLIC HEARING ­ ITEM NO. 2  APPLICATION 07­049 (386­26­070 & 386­26­071) NORTH CAMPUS, 19848 Prospect  Road: The proposed project consists of a General Plan Amendment and Negative  Declaration to revert to the previous General Plan designation of Public Facilities from the  current General Plan designation of Residential.  Development, or change of use, is not  proposed at this time.  (John Livingstone)  Director John Livingstone presented the staff report as follows: • Reminded that in 2005, the City proposed to sell the site known as the North Campus and  approved a Tentative Subdivision Map to allow nine residential lots.  This project required  a General Plan Amendment to change the General Plan designation to Residential. • Reported that a group of concerned citizens started a petition against this proposal that  became Measure J.  Measure J passed and the City elected to keep the North Campus as  City property for public use. • Explained that tonight the Commission is being asked to reverse the process and return  the General Plan designation to Public Facilities. • Said that the project meets the required findings. • Recommended that a Resolution be adopted approving the Negative Declaration and  recommending the General Plan Amendment. Saratoga Planning Commission Minutes for September 27, 2006 Page 12  Commissioner Hlava said that returning the General Plan to Public Facilities is something she  has no problem with supporting.  She asked staff if the future General Plan changes in the  technical update would still include the Public Facilities zoning designation.  Director John Livingstone explained that there would be a hybrid zone.  He added that since  Measure J was a citywide vote it is important to keep this process for the North Campus on a  separate track and move this forward on to Council.  Commissioner Hlava said it does not make sense to her and asked if Measure J requires that  the General Plan designation be changed back.  Director John Livingstone said that if the property is not to become a residential subdivision  but rather stay City­owned property, the zoning should reflect its actual use.  Commissioner Hlava said it seemed that the three current public facility designations should  be merged into one such category.  The City should use just one of its allowed General Plan  Amendments rather than having to rezone it again later.  Director John Livingstone said that the City typically sees only one General Plan Amendment  a year.  It is rare.  Commissioner Hunter asked why not rezone to C­F (Community Facilities) instead of P­F  (Public Facilities).  Commissioner Nagpal cautioned that at this time it is not yet known what changes there  ultimately might be to the zoning classifications.  Commissioner Hunter expressed support for returning the General Plan designation to what it  was prior to the change to Residential.  Director John Livingstone reminded that the General Plan Update process could end up taking  anywhere between six months and two years time.  Commissioner Nagpal asked if this is the first use of a General Plan Amendment for this  calendar year.  Director John Livingstone replied yes.  Commissioner Nagpal pointed out that the year is already into late September.  Director John Livingstone reminded that there were a couple of clean ups initiated by  homeowners in November 2005.  Chair Rodgers added that if the three Public Facilities designations end up consolidated  through the General Plan Update that action would automatically include this property. Saratoga Planning Commission Minutes for September 27, 2006 Page 13  Commissioner Kundtz said that this action could be delayed.  Commissioner Hlava said no.  There are people who are concerned about this so it is okay  with her to revert to the P­F designation.  Chair Rodgers opened the Public Hearing for Agenda Item No. 2.  Ms. Kathleen Casey: • Stated that the rezoni ng of the North Campus was done ahead of its time and was  a  waste of time. • Re minded that Council had been begged by citizens to not turn thi s property into  residenti al  use as there was overwhelming public support to keep i t for public use. • Said that she would like to see a calendar of all City events that includes al l meetings  such as Planni ng Commission, City Council and Recreati on. • Said that when she l ooks at the City’s website she believes i t needs change. • Suggested that the Commission wait to act until the next Council comes along.  Don’t  rush to judgment but rather wait until after the November electi on.  Thi s decision can  be del ayed. • Asked that the co mmunity be allowed to decide what it wants on the North Ca mpu s  and wait for the new General  Plan.  Co mmissioner Nagpal  asked if Ms. Kathl een Casey does not support returni ng the site to  public faciliti es use.  Ms. Kathleen Casey sai d she does support the P­F designati on but no changes  otherwise.  Chair Rodgers closed the Public Hearing for Agenda Item No. 2.  Co mmissioner Nagpal  sai d she is normally concerned about General  Plan Amend me nts  but as thi s case is simply putti ng something back to where it started she will support this  action.  Motion: Upon motion of Commissioner Nagpal, seconded by Commissioner  Kundtz, the Planning Commission adopted a Resolution recommending  Council approve a General Plan Amendment and Negative Declaration to  revert to the previous General Plan designation of Public Facilities from  the current General Plan designation of Residential for the North Campus,  on property located at 19848 Prospect Road, by the following roll call vote:  AYES: Cappello, Hlava, Hunter, Kundtz, Nagpal, Rodgers and Zhao  NOES: None  ABSENT: None  ABSTAIN: None  ***  PUBLIC HEARING ­ ITEM NO. 3 Saratoga Planning Commission Minutes for September 27, 2006 Page 14  APPLICATION 07­087 Citywide:  The City of Saratoga is proposing an ordinance that would  make project conditions of approval permanent.  This would prohibit future uses or  modifications to a project design that are inconsistent with prior conditions of approval and  require any changes of conditions of approval to be reviewed by the original approving  authority. (John Livingstone)  Director John Livingstone presented the staff report as follows: • Provided background by reporting that in 2004 an Administrative Design Review project  was considered.  Noticing occurred and neighbors were involved in the process.  One  issue was raised and a neighbor asked that a barbecue feature be removed from the  project.  The applicant agreed and it was removed.  However, later the applicant pursued  that item in an over­the­counter process. • Stated that as a result, this neighbor complained to Council that the conditions imposed  are not seen as permanent and that over time things can be changed to an original  approval. • Reported that Council at that time approved an Urgency Ordinance stating that conditions  of approval are permanent. • Added that in September 2006, staff brought a report back to Council.  The Urgency  Ordinance had been extended once but can only be in effect a total of two years.  At this  time, a decision needs to be made as to whether conditions should be considered  permanent or not.  Three options were presented to Council.  One is to mandate that all  conditions of approval are permanent.  The second is to allow the Planning Commission to  impose permanence for conditions on a case­by­case basis.  The third option is to allow  the Urgency Ordinance to expire. • Advised that Council directed staff to bring this issue to the Planning Commission.  It is  being proposed that conditions of approval be recorded with the County so it comes up in  the Title Report when property changes hands. • Said that staff is recommending that the Planning Commission discuss and support one of  the two options and forward its recommendation back to Council.  Chair Rodgers asked whether Council is not recommending letting the Urgency Ordinance  expire.  Director John Livingstone said that Council gave Options 1 and 2 for consideration.  Commissioner Cappello asked whether, for conditions that have been recorded with the  County, the only avenue to get them removed is to go back to the original approving body.  If  corrected, the amended conditions would then have to be re­recorded.  Director John Livingstone: • Clarified that this process does not say that conditions cannot be changed.  If they must be  changed, the applicant goes back to the approving body to get them changed. • Added that once that body has approved a change, the applicant re­records the new  conditions overriding the original ones.  Commissioner Hunter asked if this action is complaint driven.  She said it is very strange. Saratoga Planning Commission Minutes for September 27, 2006 Page 15  Director John Livingstone: • Said that when a modest addition is sought, staff checks for any permanent conditions of  approval previously imposed on the property and looks at the previous plans. • Said that long­term enforcement of permanent conditions will be complaint driven.  Staff  will not go out to ensure compliance of permanent conditions over the years without the  generation of a complaint that one permanent condition has not been met.  Commissioner Hunter said if a property is sold there is no way for a new owner to know.  If the  concerned neighbor moves away who was in place when the condition was imposed, the  concern usually goes away too.  Commissioner Nagpal said that she is concerned about far­reaching changes without  understanding the basis for those changes.  She asked staff if this is a frequent problem or is  it the result of just one problem.  Director John Livingstone said he does not hear many complaints and one does not typically  see drastic changes to approved projects for the first number of years.  Perhaps five to 10  years down the road changes might begin to occur and staff does not generally get feedback  that far down the road.  Commissioner Nagpal said that a deed restriction is not required to enforce conditions.  Those conditions just have to be looked up.  She again asked why this is coming up.  Commissioner Kundtz said that he has heard input from people that support this proposal.  He  said that it is a movement to add clarification and definition to the existing Ordinance and  clears things up for the future.  Chair Rodgers thanked Commissioner Kundtz for reporting the contact he had on this matter  for the record.  She said that when a Commissioner is contacted about an item, it is important  to let the others know what that contact involved.  Commissioner Zhao asked if there are any impacts to homeowners or staff. She added that it  seems that recording conditions of approval makes them harder to reverse.  She asked the  impact of Option 1 and the difference with Option 2.  Chair Rodgers advised that Commissioner Cappello has briefly left the dais.  Director John Livingstone said that the recordation process is required for both Options 1 and  2.  Option 1 is that all conditions are permanent.  Option 2 allows the Planning Commission to  determine on a case­by­case basis, which, if any, conditions need to be called out for  permanent status.  Commissioner Nagpal said that some conditions are only important prior to building permit  issuance.  She asked how hard it would be for staff to identify those conditions that should  become permanent. Saratoga Planning Commission Minutes for September 27, 2006 Page 16  Director John Livingstone said that there are some typical boilerplate conditions.  All arborist  or geotechnical requirements should be made permanent.  Chair Rodgers added public health, safety and welfare conditions.  Commissioner Hunter recounted one property owner who was instructed to have just wood  chips below an oak tree.  Today there are plants there.  She said she couldn’t see the City  becoming involved in small things like that.  Commissioner Hlava said that City of San Jose approach is disturbing to her.  They have no  single­family design review. However, she said that she is concerned with the idea of doing  this recording of permanent conditions and pointed out that many times issues that concerned  neighbors before construction are no problem following construction.  A lot of times people like  it after it is built.  The reverse is also true where a neighbor who was supportive of a plan does  not like what is actually built.  Chair Rodgers acknowledged Commissioner Cappello’s return.  Commissioner Hlava said she is concerned with permanent conditions for single­family  without a time limit and cannot envision recording these conditions on the deed.  Chair Rodgers asked staff if setting time limits could be considered.  Director John Livingstone reported that Council briefly brought up time limits.  However, the  direction to staff was to consider Option 1 or Option 2.  Time limits of five to 10 years were  brought up.  Commissioner Kundtz said that there is language requiring the return of permanent conditions  to the governing body for any changes.  Director John Livingstone replied correct.  Commissioner Nagpal asked if this would be an administrative burden to staff.  Director John Livingstone said that since the Urgency Ordinance has been in place over the  last two years, so far new projects constructed are not coming in for changes.  He added that  staff is looking at a software program to red flag things.  This information could be fairly readily  available.  Commissioner Hunter asked if it were legal.  City Attorney Jonathan Wittwer replied yes.  However, the situation mentioned earlier did not  have the prohibition of a barbecue incorporated into the conditions of approval.  The  neighbors came to an agreement privately and the applicant took his barbecue off the plans.  He stressed the importance of conditioning anything that needs to be permanent. Saratoga Planning Commission Minutes for September 27, 2006 Page 17  Director John Livingstone agreed saying that the house in question was built according to the  approved plans.  City Attorney Jonathan Wittwer said the question could be asked, if the barbecue was not on  the site plan was the project actually constructed according to approved plans.  Commissioner Nagpal agreed saying the plans approved did not have the barbecue.  City Attorney Jonathan Wittwer: • Said that the question becomes what can you add later. • Explained that there was no clear regulation at that time to say someone could not come  back in later to add to the site. • Added that this recordation of permanent conditions makes it clear. • Said that any Design Review approvals can only be amended or modified with a new  approval by the same body. • Stated that Council indicated they want to go in that direction.  Commissioner Hunter asked if a house originally painted beige could not later be painted grey  without Planning Commission review and approval.  Director John Livingstone replied yes.  He said it would depend on which of the two Options is  adopted.  If all conditions were made permanent, any modification to approved paint color  would go back to the original approving body for approval.  If the Option to allow case­by­case  adoption of permanent conditions is selected, paint color could be designated either as  permanent or not.  Commissioner Kundtz said that if staff is the approving body through Administrative Design  Review or over­the­counter review, staff would review and allow changes to its imposed  conditions.  Commissioner Zhao asked if staff gets to decide which conditions are permanent.  Director John Livingstone said there would be a little bit of trial and error.  He said he expects  that staff will attempt to recommend which conditions should be made permanent.  Staff will  get a feeling over time of the Planning Commission’s preferences.  Commissioner Hlava asked if a specimen tree on a site plan becomes diseased and has to be  removed would the owner have to come in for approval to cut it down.  City Attorney Jonathan Wittwer said an equivalent would have to be replanted.  Commissioner Nagpal asked what if the Commission does not pick one of the Options.  City Attorney Jonathan Wittwer reminded that Commission is simply making a  recommendation of its preference to Council.  Chair Rodgers asked if Option 3 could be recommended to Council to let this expire. Saratoga Planning Commission Minutes for September 27, 2006 Page 18  City Attorney Jonathan Wittwer replied yes.  Commissioner Hlava said she can understand having some time limit but did not know what  would be reasonable, five or 10 years.  That way staff could simply go back and check the  approval date.  If it is less than the time limit, no change is allowed.  Having conditions last  indefinitely does not make sense to her.  Chair Rodgers agreed that case­by­case time limits might be possible.  Director John Livingstone said that the City Attorney has said that any recommendation can  be made to Council.  Chair Rodgers opened the Public Hearing for Agenda Item No. 3.  Ms. Kathleen Casey: • Re minded the Commission of the recent applicati on on Baylor where a two­story was  proposed for a singl e­story nei ghborhood. • Said that Opti on 3 i s dangerous. • Said that this would have to be a complai nt driven system. • Added that changes shoul d be done through the Planning Commission. • Said that a two­story home in a single­story nei ghborhood endangers that  neighborhood. • Said that i t i s a bad system when neighbors have to complain. • Said that peopl e change thi ngs all the ti me in their homes. • Expressed the need to honor the nei ghborhood. • Said that trees and landscapi ng cannot be controlled.  Chair Rodgers asked Ms. Kathleen Casey if she is i n favor of permanent conditi ons.  Ms. Kathleen Casey replied that the issue i s not thought through and i s not enforceabl e.  Chair Rodgers closed the Public Hearing for Agenda Item No. 3.  Co mmissioner Hunter asked i f this has to be tied to the Title Report.  Co mmissioner Nagpal  sai d that a soluti on would be co me up with but that it sounds like  Council would like conditi ons to be recorded.  However, the Commission can recomme nd  the Opti on i t prefers.  Chair Rodgers poi nted out that thi s Commission would make a reco mmendation based  upon a Planni ng basis and not on a politi cal basis.  Co mmissioner Cappello: • Pointed out the number of ti mes the Co mmission has fel t that a condi ti on was  important. Saratoga Planning Commission Minutes for September 27, 2006 Page 19 • Said that the current Ordi nance states that condi ti ons of approval stay in effect  indefi ni tel y. • Added that if the Ordi nance is not suffi ciently clear and there is some wiggle room left,  an applicant comes back after fi nal  sign off to change something. • Said that he sees thi s Opti on as putti ng language in pl ace that he thought was being  done all al ong.  If the applicant wants to change an imposed conditi on of approval, that  applicant must co me back to the Co mmission to consider that proposed change. • Agreed that there are ti mes when conditi ons don’t requi re permanent status and coul d  have a ti me limit. • Said he is open to modificati on but likes the directi on that thi s is goi ng in since the  Ordinance i s not clear enough.  Co mmissioner Nagpal: • Said that the Commission works hard on Design Review approvals and the  correspondi ng condi ti ons.  She sai d that she was sure that in 95 percent of the cases,  those condi ti ons are met. • Stated that thi s i s an enforcement issue i n her mind. • Added that a deed restricti on won’t change anything.  Most ho meo wners will not come  to the City in order to change the paint col or of thei r home. • Said she thought thi s would be an administrative burden. • Stated that she was not sure what the basis was for the Urgency Ordinance but that  she is afrai d i t may have been based on one case. • Suggested strengtheni ng what is done over the counter and controlling thi ngs on that  end. • Declared that she is completely against deed restricti ons.  Chair Rodgers suggested addressing the issue of deed restricti ons later when the  decision i s made on whether to recommend  Option 1 or Opti on 2.  Co mmissioner Nagpal  sai d that she couldn’t imagine anyone coming to the Planni ng  Co mmission for a change of pai nt col or.  She said this has to be reasonabl e.  Co mmissioner Cappello countered that if there is a condi ti on of approval  for the col or of a  home it is usually for a good reason.  If so, changes to that need to come back to the  Co mmission.  Co mmissioner Nagpal said that she has seen very few modifications to Design Review  that have come before the Co mmission in the last three years.  Thi s coul d become a ti me­  consuming process that is likel y to be costl y to the applicant.  She said enforcement takes  over.  Chair Rodgers asked how to put an enforcement mechanism into this.  Co mmissioner Hunter sai d that she likes having pai nt col or restricti ons especially on  hillside properti es. Saratoga Planning Commission Minutes for September 27, 2006 Page 20  Co mmissioner Kundtz: • Said that he agrees with Commissioner Cappello that thi s brings clarity and proper  language to what the Commission i s approving. • Added that this will also increase the Commission’s responsibi lity for its condi tions of  approval . • Questioned why even look at col or boards if not to make the m a condition of project  approval . • Said he i s comfortable with Opti on 1 but feel s that recordi ng the condi ti ons i s goi ng too  far. • Reco mmended Option 1. • Said that he does not l ike Opti on 2 as it leaves the door open for i nconsistencies.  Chair Rodgers asked if it might not be a more appropriate thi ng to do Design Revie w  guideline changes as a better approach?  Co mmissioner Kundtz said that it is better to identi fy permanent conditi ons of approval  on  a case­by­case basis.  Co mmissioner Hlava: • Questioned what if future neighbors agree to a change i n condi ti ons. • Said that thi s issue sounds like a parent who is trying to control their kids from the  grave through their will. • Said she does not see thi s as a good i dea. • Suggested that the City has enforcement people to deal  with complai nts. • Said she cannot go with ei ther Opti on 1 or Opti on 2 but she coul d go with having all  Design Review conditi ons as permanent for five years outright. • Said thi s proposal just doesn’t make sense and is impossibl e, expensive and di ffi cul t  to enforce.  It would have to be made easy to enforce.  Co mmissioner Hunter poi nted out that in the last two years under the Urgency Ordi nance  there haven’t been repercussions.  Director John Li vingstone replied that there have been no enforcement issues of which he  is aware.  Co mmissioner Cappello sai d that the Ordi nance as written does not state that condi ti ons  of approval  are to stay i n pl ace.  The Urgency Ordinance gave it more teeth.  City Attorney Jonathan W ittwer said that is a fair statement.  Design Review is what will  be in effect unl ess an applicant comes back for a modificati on.  Co mmissioner Nagpal  sai d that right now conditi ons of approval that are not followed  have enforcement capabiliti es.  City Attorney Jonathan W ittwer agreed. Saratoga Planning Commission Minutes for September 27, 2006 Page 21  Co mmissioner Nagpal  sai d that it is important to make sure that conditi ons are enforced  well and that they get i nto the file.  Chair Rodgers agreed that diligence is an issue and everythi ng rel evant must get into the  file.  Co mmissioner Nagpal  sai d she could not support ei ther Opti on 1 or 2 but perhaps a  hybrid.  She sai d that approval s al ready have teeth.  The Commission just has to make  sure that everythi ng i t wants is i ncluded i n the condi ti ons of approval .  Co mmissioner Zhao agreed that there is a venue to change and/or remove conditi ons.  She supported a case­by­case basis of defini ng those condi ti ons that shoul d be made  permanent.  Said her support i s for Opti on 2.  Chair Rodgers: • Expressed concern for peopl e who may buy without knowing of existi ng permanent  conditi ons. • Recounted her own experience in buying an hi storic home back east and pai nti ng it  brown without understandi ng that it was not a colonial color that matched the era of  the home.  She ad mitted that she should have known better but di dn’t realize her  mistake until it was done and she could not afford to repai nt it to something more  appropriate. • Said i t i s i mportant to look at what is reasonable for a new buyer. • Said that Opti on 2 is her personal  favorite allowing a case­by­case basis, with  restrai nt, based upon heal th, safety and welfare considerati ons for those condi ti ons  more appropriate to be made permanent. • Sought a straw poll of the Commissioners based on Opti on 1 (all condi ti ons  permanent), Option 2 (condi ti ons deemed per manent on a case­by­case basis as  determined by the approving body), Option 3 (let the Urgency Ordinance expire) and  Option 4 bei ng a hybrid that establ ishes a specific number of years that permanent  conditi ons would stay i n effect before expiring.  Co mmissioner Hlava sai d she does not like Options 1 or 2.  She sai d the Commission  should consider either letti ng the Urgency Ordi nance expire (Option 3) or creati ng a  hybrid that establishes a limited time frame by which conditions are permanent.  She  stressed that recordi ng condi ti ons should not be a part of that process.  Co mmissioner Kundtz expressed support for Option 1 without the requirement to rec ord  the condi ti ons.  Co mmissioner Hunter sai d that she supports Option 2 being judicious about it and with no  recordi ng requi red at all.  She reported that she purchased a house in Tahoe that wa s  constructed in the 1920s.  The deed read that no Chi nese coul d buy that house and said  that she i s not comfortable with too many impositi ons on the deed.  Co mmissioner Cappello said he coul d support Opti on 1 or 2. Saratoga Planning Commission Minutes for September 27, 2006 Page 22  Co mmissioner Zhao said she prefers Option 2 with the conditi on that thi s not require  recordi ng on the deed.  Co mmissioner Hlava agreed to no recordation.  Co mmissioner Nagpal  sai d she coul dn’t support any of the opti ons especial ly recording  conditi ons.  Chair Rodgers sai d that Option 3 is al so a considerati on, as the straw poll appears to be a  three to three ti e.  Co mmissioner Nagpal  sai d she coul d support Option 2 allowing the Commission to  determine permanent conditi ons on a case­by­case basis.  She sai d she worries about  the future and about enforcement.  Co mmissioner Hlava sai d i f the Opti ons are just 1 and 2 she is not voti ng for ei ther.  Chair Rodger sai d i t appears to be three for Option 2 and two for Opti on 1.  Director John Li vingstone said it appears that Commissioner Cappel lo’s choice has not  been counted.  Co mmissioner Cappello: • Said that by hi s count of the votes expressed, four are i n favor of Option 2.  He said he  prefers Opti on 1 but i s willing to support Opti on 2 if that i s the majority choice. • Said that he thought the permanence of conditi ons was already i n Code. • Said he is in favor of recordi ng condi tions as a protecti on to incoming buyers.  Recordings appear i n the Titl e Report so there would be no basis for a future buyer not  knowing of condi ti ons i n pl ace for their property.  Co mmissioner Zhao sai d she does not support recordi ng.  City Attorney Jonathan W ittwer said that either Opti ons 1 or 2 coul d require recordati on of  the permanent conditi ons.  Co mmissioner Hlava reminded that she does not support a requirement for recordati on.  Co mmissioner Kundtz sai d no to recordati on.  Co mmissioner Nagpal said no to recordati on.  Co mmissioner Zhao sai d no.  Chair Rodgers al so sai d no recordati on.  She asked for a motion for Opti on 2 that allows  the Planni ng Commission to consider conditions for permanent status on a case­by­case  basis. Saratoga Planning Commission Minutes for September 27, 2006 Page 23  City Attorney Jonathan W ittwer said that so me changes to the draft Ordi nance would be  necessary for Opti on 2.  He ran through three secti ons (2­A, 2­B and 2­C) that requi red  modification and provided the updated l anguage.  Motion: Upon motion of Commissioner Cappello, seconded by Commissioner  Zhao, the Planning Commission adopted a Resolution recommending that  Council adopt an Ordinance that would allow the approving authority  (Administrative staff level or Planning Commission) to review conditions  of approval on a case­by­case basis for consideration of any that should  be made permanent conditions and require any modifications to these  permanent conditions of approval to be reviewed by the original approving  authority for approval of any change, by the following roll call vote:  AYES: Cappello, Hunter, Rodgers and Zhao  NOES: Hlava, Kundtz and Nagpal  ABSENT: None  ABSTAIN: None  ***  PUBLIC HEARING ­ ITEM NO. 4  APPLICATION 07­088 Citywide: The City of Saratoga is proposing a review of the current  Administrative Design Review process.  This review will include suggested improvements to  the existing administrative procedures and possible improvements to Article 15­45 of the City  Code.   Some of the ordinance improvements may include but are not limited to requiring all  applicants to have story poles, increasing noticing requirements, enhancing neighborhood  meeting requirements, requiring new on­site noticing requirements, and revising the design  review findings. (John Livingstone)  Director John Livingstone presented the staff report as follows: • Advised that Council directed staff to prepare a staff report on Administrative Design  Review.  This report was presented to Council on July 19, 2006. • Said that at that time, Council appointed an Ad Hoc Committee to review the current  Administrative Design Review process and report back.  The Ad Hoc did its review and  reported back to Council.  Council has now referred this matter to the Planning  Commission for review and recommendation. • Said that there are two groups of recommendations.  The first are things that can be  implemented right away such as changes to the neighbor notification process. A new  version has been drafted based upon comments from the Ad Hoc Committee.  The second  group is changes that will require Code amendments. • Explained that typically in December or January Council conducts a retreat at which time  they look at what Codes need to be updated and creates a work plan. • Said that any Code that needs amendment would be prioritized and the top priorities would  be put into the work plan first.  Chair Rodgers suggested reviewing the proposal section by section. Saratoga Planning Commission Minutes for September 27, 2006 Page 24  Commissioner Hlava asked what would happen if a neighbor refuses to sign the notification  form.  She said she is concerned about the possibility that a neighbor gets a “veto” right by  refusing to sign off.  She reminded that people have property rights and this possibility makes  her nervous.  Director John Livingstone said that Item 1 requires an applicant to submit a plan to be signed  by neighbors that shows that they have reviewed the preliminary plan.  The initial plan would  have to be taken to neighbors within 250 feet.  This would go from a more casual process in  place now to a more formal process.  Item 2 is changing the notification form to indicate that  preliminary plans can be changed prior to final approval.  Commissioner Hlava asked what if a signature is refused.   Then what?  Director John Livingstone said that this happens fairly commonly.  Staff makes sure that the  applicant can document that they tried.  If a neighbor refuses to cooperate the applicant gives  staff a letter explaining the efforts taken and that letter goes to the Planning Commission in  the packet.  Commissioner Hunter reminded that sometimes the applicant does not go to their immediate  neighbors, as they should.  City Attorney Jonathan Wittwer said that in addition to Director John Livingstone’s response,  there has to be a process, as one neighbor cannot have veto rights over another.  There  simply must be some proof provided that an effort was made to obtain this sign off.  It is up to  the Planning Commission to determine if that effort was satisfactorily proven.  Commissioner Hlava asked if the Code currently requires that an applicant has to go around  and talk to their neighbors.  Director John Livingstone explained that it is a policy and not in the Code.  Commissioner Hunter said that during her tenure on the Planning Commission there has been  a lot of discussion on this issue.  Sometimes the neighbors directly adjacent to an applicant  never hear about a pending project next door.  She added that most cities encourage  neighbor notification.  Commissioner Nagpal asked if this requirement means the applicant must provide an  individual set of plans for each neighbor.  Chair Rodgers asked for clarifi cation if the requi rement is to provide a set of pl ans or  simply to show the plans.  Co mmissioner Nagpal said as written the requirement is to provide a set of pl ans.  Director John Livingstone said that the plan size to be provided to neighbors is not yet  specifi ed.  W hether plans are to be l eft for a period of ti me is to be determined. Saratoga Planning Commission Minutes for September 27, 2006 Page 25  Co mmissioner Hunter asked i f one set would suffice.  City Attorney Jonathan W ittwer said that recently when a project denied by the Planning  Co mmission was appealed to Council; someone requested a full size set of pl ans.  The  architect refused that request based upon copyright laws.  Instead, the Archi tect provided  a reduced 11 x 17 set to review.  Co mmissioner Hlava sai d she has a proble m with the idea to require providi ng a set of  plans to all nearby nei ghbors.  She reminded that they get lots of noti ce.  However, she  added that the noti ce descripti ons don’t gi ve a very clear idea of what is happeni ng.  She  suggested that the applicant be asked to write a one to two­paragraph description and  attached it to the nei ghbor noti fi cati ons.  The current notices seem to be written in  legal ese.  Co mmissioner Hunter sai d that projects should be posted i n front of the property.  City Attorney Jonathan W ittwer said that neighbors al so have the right to come to City  Hall to i nspect ful l size plans.  Chair Rodgers rei terated that full­size plans coul dn’t be taken because they are  copyrighted.  Co mmissioner Hlava expressed surprised that a standard check off form is not al ready  co mmon practice for the file as i s recomme nded i n Item 3.  Director John Li vingstone sai d that staff does go to the site but doesn’t currentl y record  that visit in the file.  W hat is proposed is an official  note to file.  For over­the­counter  approval s no site visit is conducted.  For all Ad ministrati ve Design Reviews and Planning  Co mmission Design Reviews site visits are done.  Co mmissioner Hlava sought clarifi cati on that these recommendations are for processing  Ad ministrative Design Review.  Director John Li vingstone replied yes.  Co mmissioner Hlava sai d she i s l ess i nterested in documenting site visits as she assumes  those happen routi nel y but she does support having a checklist of all that happens in the  processing of that applicati on i n the file.  Director John Livingstone sai d that the Ad ministrati ve Design Review is done al most  identi cally to the Planni ng Commission process but there is a 250­foot notificati on  co mpared to 500 foot.  The staff report and findi ngs are the same.  Commissioner Hunter said that people have brought up to her that some homes have been  approved through an Administrative Design Review that were not compatible. Saratoga Planning Commission Minutes for September 27, 2006 Page 26  Chair Rogers turned the meeting over to Commissioner Cappello and left the dais.  Commissioner Hlava said she is not in favor of Administrative Design Review.  A Planning  Commission member used to be involved years ago, either the Chair or a designee.  Commissioner Cappello suggested sticking to focused questions.  Commissioner Nagpal asked if story poles would be required for just two­stories or for any  addition.  Director John Livingstone said the recommendation is for story poles for all Administrative and  Planning Commission Design Review applications.  Right now, staff asks an applicant to  install story poles when they think that story poles are warranted.  Generally applicants will if  asked.  Commissioner Nagpal asked if improving Design Review findings on compatibility is intending  to address beyond what we already have.  Chair Rodgers returned to the dais.  Director John Livingstone said that the improved findings are intended to be more specific.  Commissioner Hunter said she did not understand Item 5 and asked for an example.  Director John Livingstone said it is intended to prevent a home being approved under  Administrative Design Review that is not consistent with the Planning Commission.  The  findings need to be more consistent and specific.  They need to be tightened.  Right now Item  5 is a very broad statement to see if there is need to revise findings and design review  handouts.  Commissioner Cappello asked if the findings could include specific neighborhoods where  carports could be prohibited because they are aesthetically not compatible?  Director John Livingstone replied not as specific as neighborhood by neighborhood but to  develop more findings to guide applicants and staff.  If a crazy design element is proposed  that is not consistent, staff has the option to deny Design Review approval and that applicant  can appeal to the Planning Commission.  City Attorney Jonathan Wittwer reiterated that Item 5 is stated fairly broadly.  When reviewed it  could be tightened with language that is in enforceable terms that address things that we’ve  come across.  Chair Rodgers asked if language or pictures would be utilized.  City Attorney Jonathan Wittwer said that that would be left to whoever is doing it.  This is a  more general discussion tonight. Saratoga Planning Commission Minutes for September 27, 2006 Page 27  Commissioner Hunter said she wants to see what comes out of it.  She added that requiring a  neighborhood meeting in every case would be very difficult.  Director John Livingstone said that staff would run the Administrative Design Review hearings.  Commissioner Hunter said that the City has to have a Planning Commission.  Chair Rodgers reminded that what is being discussed this evening is staff­level Administrative  Design Review only.  Director John Livingstone explained that there are currently no public hearings for these  Administrative Design Reviews.  Commissioner Hunter asked if it would be hard to do.  Chair Rodgers asked if a subcommittee from the Planning Commission could do these but  agreed that this would then no longer be an Administrative Design Review process.  Director John Livingstone said that while a hearing process would allow more of a public  hearing, it would be informal and less than a Planning Commission meeting.  He explained  that staff approves over­the­counter projects.  They include additions less than 50 percent,  less than 18­foot height and include no site visit by staff.  As long as the project meets  setbacks there is no real discretion.  With a project more than 50 percent and up to 18­feet in  height, staff does the review through an Administrative Design Review process as long as it  meets all requirements.  Everything over 18 feet in height, two­story or more than 6,000  square feet comes to the Planning Commission.  Commissioner Hunter said it might be a good idea to go out and see each site with a Planning  Commission member.  Director John Livingstone said that Item 5 suggests having findings that address architectural  style compatibility.  Chair Rodgers suggested having Administrative Design Review items on consent for the  Planning Commission.  Director John Livingstone said there could be a process by which plans could be available for  review by interested Commissioners.  Commissioner Zhao asked what is to be achieved with Item 3.  Is it to help the neighbors to  learn and understand what the applicant is trying to do or is it to help staff.  Director John Livingstone said that it would replicate the Planning Commission process on a  lower level with the Community Development Director or a designee.  Commissioner Zhao said she thought there was a notification form. Saratoga Planning Commission Minutes for September 27, 2006 Page 28  Director John Livingstone said that there is no opportunity to meet in a hearing format right  now for Administrative Design Review.  Commissioner Cappello said that it is not all or nothing.  This is a menu. Tonight the  Commission has the opportunity to pick and choose its priorities among the suggested areas  of improvement to the Administrative Design Review process.  Some of the suggestions are  redundant or duplications.  Director John Livingstone agreed saying that these are just rough ideas and concepts.  It is a  menu that is general and not specific.  Commissioner Hunter suggested prioritizing the options.  Chair Rodgers said after the public hearing.  Commissioner Nagpal asked if this issue is here before the Commission simply based upon  one complaint or many over the existing processes.  Director John Livingstone reported that in 2004 there were three Administrative Design  Review appeals.  In 2005 and 2006 there were one each year.  Commissioner Nagpal asked how many total hearings.  Director John Livingstone replied 46 in 2004.  Commissioner Nagpal said that 1 in 46 is not a bad problem.  Chair Rodgers said that in a way it appears to be using a sledgehammer to kill a mosquito.  Director John Livingstone gave the total number of hearings by year as 59 in 2002; 33 in  2003; 46 in 2004; 35 in 2005 and 23 as of June 2006.  Chair Rodgers asked how long Administrative Design Review hearings would take.  Director John Livingstone said that at this point the Commission needs to select the items that  they want to prioritize for the next Work Program.  Later each specific Code amendment  would come back to the Commission for in­depth comment and recommendation.  Feedback  on overall topics or ideas is requested.  Later noticing and public hearings will be held where  actual recommendations are developed.  Chair Rodgers opened the Public Hearing for Agenda Item No. 4.  Ms. Maureen Hill: • Said she is a resident of a predominantly ranch­style nei ghborhood where pink  Mediterranean­style homes have appeared in recent years. • Added that they were probabl y approved over the counter. Saratoga Planning Commission Minutes for September 27, 2006 Page 29 • Said she is concerned about how nei ghbors are bei ng informed when ma jor remodels  or reconstructi on are proposed. • Suggested the use of posted signs on the subject property that outlines the review  process and showing the plans and/or rendering.  At least a week should be allowed  for nei ghbors to see what i s proposed for their nei ghborhood. • Said that noti cing by onl y 250 feet does not hel p much with larger lot nei ghborhoods.  The whole street can be impacted by an i nappropriate design of a house. • Stated that she is gl ad that public noti cing is being addressed and said she hopes that  over­the­counter permits al so i nclude public noticing.  Ms. Kathleen Casey: • Said that lead ti mes are important to discuss and shoul d include between 60 and 90  days. • Asked that a cal endar be prepared that shows all public meetings for the month. • Stated that two­week noticing is not enough and that use of regi stered mail would hel p  take care of noti cing. • Questioned the practi ce of allowing up to 50 percent increase in a house as onl y an  over­the­counter permit. • Said that check off boxes shoul d be i ncorporated on the form. • Said that compatibility and privacy i ssues must be eval uated. • Suggested that a proposed front el evati on be incorporated on the noti ce form with a  map included. • Said that materials such as thi s should also be availabl e on the City’s website,  includi ng plans. • Said that all versions of a plan shoul d be rerouted. • Stressed the i mportance of setbacks. • Pointed out that there are di fferent opi ni ons every fi ve to 10 years. • Re minded that there is a new Council coming and suggested that acti on be postponed  until about January 2007 when more people would be around to make co mments. • Pointed out that onl y two me mbers of the public are here today looking over the  Co mmission’s shoul der.  Chair Rodgers closed the Public Hearing for Agenda Item No. 4.  Chair Rodgers asked i f one by one review and discussion is okay?  Director John Li vingstone: • Gave a rundown of how other nearby communities handl es over­the­counter permits.  There i s a big spectrum of processes. • Advised that In Atherton, staff approves all new ho mes if they co mply with Code.  Ho mes only go to the Planni ng Commission if a Variance i s required. • Said that in Bel mont all home additi onss larger than 400 square feet are sent to the  Planni ng Commission. • Stated that in Monte Sereno the Director approves all new structures larger than 120  square feet. Saratoga Planning Commission Minutes for September 27, 2006 Page 30  Chair Rodgers clarifi ed that policy recommendati ons can be immediatel y implemented  by  staff following Council and City Manager direction, includi ng having preliminary pl ans  signed by nei ghbors.  Co mmissioner Hunter sai d that she wants to make sure that the most i mpacted neighbors  are di rectl y contacted i ncludi ng the houses on either side and behi nd.  Co mmissioner Kundtz agreed.  Co mmissioner Hlava: • Said she is not in favor of that requi rement as it is an unnecessary burden on the  applicant and not a part of noti cing requi rements. • Said that she supports the use of a board out front with posted pl ans and with the use  of story pol es. • Said that there are l ots of ways to l et peopl e know of a pending project. • Added that she would like to see better project descripti ons i n the noti fi cati ons.  Co mmissioner Cappello agreed with Co mmissioner Hlava about not requi ring an applicant  to go around with thei r pl ans.  He supported Item 4 that requires the posti ng of a 4 x 8  board.  He said di stributi ng the pl ans personally is too much of a burden.  It is easy if  there i s a good rel ati onship between nei ghbors, no so easy i f there i s not.  Co mmissioner Zhao agreed, saying that problems so meti mes can occur with a diffi cult  neighbor.  Co mmissioner Nagpal  said that she is concerned with the fact that hours have been spent  evaluating how to improve Ad ministrati ve Design Review when statistics clearly show that  there has been few appeals.  The system is not broken.  She said that she would vote for  things that will improve the system.  She said that Item 1 is di ffi cul t to implement but she  will vote i n favor of Item 4.  Co mmissioner Kundtz agreed with Commissioners Nagpal  and Cappello.  Co mmissioner Hunter sai d that it is criti cal to post plans on the property.  It is more  important than goi ng to the neighbors personally.  Director John Livingstone sai d there is no resoluti on on thi s item just feedback to Council.  He said i t appears that Item 1 is not supported.  Chair Rodgers sai d that there are fi ve no votes, hers included, but two Co mmissioners do  support Item 1.  She said she is not sure that she likes peopl e having to go door to door.  Co mmissioner Nagpal said that thi s i s a majority.  Chair Rodgers sai d that Item 2 requi res imp rovements to the existi ng nei ghbor noti fi cation  form regarding plans bei ng preliminary and subject to change. Saratoga Planning Commission Minutes for September 27, 2006 Page 31  All Commissioners said they support Item 2.  Co mmissioner Hlava sai d she wants to see a better l egal descripti on.  Chair Rodgers suggested modifying Item 2 to improve the project description.  The vote  was three against (Rodgers/Cappello/Nagpal ) and four in support  (Zhao/Hunter/Hlava/Kundtz) of the amendment.  Co mmissioner Nagpal asked how diffi cul t these descripti ons would be to change.  Director John Li vingston sai d that a general  descripti on is prepared but does not include  color or material s.  Chair Rodgers asked the Co mmission to vote on Ite m 3 requiring a check­off form t hat  includes a site visit and other required actions.  The vote was 5­2 with Cappel lo and  Kundtz voting agai nst.  Chair Rodgers asked about the requi rement for story pol es bei ng in pl ace for two weeks  for al l Administrati ve and Planning Commiss ion Design Review applicati ons.  Co mmissioner Cappello sai d he does not support thi s concept for all projects.  There are  times when story poles are not required. He is in favor of story poles in the right  situati ons such as hillside properti es and two­story homes.  Co mmissioner Zhao sai d she agrees they are not necessary i n every case.  Co mmissioner Nagpal said she would like to explore the i dea so yes for now.  City Attorney Jonathan W ittwer said it is not producti ve for Council to have just raw votes.  Everyone wants to explore story pol es but not for every situation.  These are stated very  generally.  It i s i mportant to tell Council what you want.  Co mmissioner Kundtz sai d that when the specifi c items co me back the Co mmission could  articulate specifi cs.  Co mmissioner Cappello sai d that gi ving the Community Development Director the  authority to require use of story pol es is something he supports exploring.  If they become  requi red i n every case, he does not support that idea.  Co mmissioner Hunter said that gui delines are needed on when appropriate to use story  poles.  Co mmissioner Cappello sai d that there have been ti mes when the Commission wished  that story poles had been installed.  He re minded that the pl anni ng staff recommen ds  them when they feel  they are needed but cannot compel an applicant to install story  poles.  There needs to be something in place that allows staff to requi re story pol es as  needed. Saratoga Planning Commission Minutes for September 27, 2006 Page 32  Co mmissioner Zhao sai d she agrees with that positi on.  Co mmissioner Hlava sai d she is fi ne with story pol es bei ng requi red for two weeks wh en  requi red but does not feel  they are required with every applicati on.  She said she wo uld  like to have an Ordinance that requires story poles i n certai n situati ons.  Co mmissioner Kundtz sai d he agrees and is in favor of forwarding a recommendation to  Council that thi s item co me back to the Commission.  He sai d it is most important to use  story pol es on hi llside properti es so impacts can be seen.  He would like to have the  opportuni ty to get more specifi c on how this requi rement is applied with further study.  Co mmissioner Hunter sai d that she does not see the need for story pol es every time but  does for hillside and small lot devel opment.  For large lots, there is no need.  She agreed  that there have been ti mes when she has wished that story poles had been there but were  not.  However, she also likes for the story poles to come down.  So metimes they are left  in pl ace for months.  Chair Rodgers agreed.  She sai d that she is a proponent of story poles in key areas such  as Big Basin W ay as well as in the Hillside District, where there are small lots and for  second stories.  She said she is fi ne with a two­week period of ti me but that they are not  requi red in every case. Some flexibility is necessary and language would need to be  drafted to get us where we need to be.  Chair Rodgers asked about Item 2 to increase noti fi cati on di stance for Administrative  Design Review from 250 to 500 feet.  Co mmissioner Hunter asked about cost.  She said that she would like to see it go to a  500­foot noti ce.  If the board is used in front or story pol es are installed, it become s a  non­issue.  Director John Li vingstone agreed that story pol es al so have a noti cing impact and  everyone knows that something i s pendi ng on that site.  Co mmissioner Hunter sai d that staying with a 250­foot noti cing is okay if the story pol es  and boards are pl aced on site.  Co mmissioner Kundtz sai d he i s good with 250 feet noti cing.  Co mmissioner Hlava sai d that she supports 500 foot noti cing because it will make all  noticing consistent.  Co mmissioner Hunter sai d she was changi ng her vote to 500 feet.  Co mmissioner Cappello said he votes for 500 foot noti cing. Saratoga Planning Commission Minutes for September 27, 2006 Page 33  Co mmissioner Zhao sai d she is okay with 250 feet because 500 foot adds cost.  The 250  foot noti ce will include immediate neighbors who are the most i mpacted and is therefore  sufficient noti cing.  Co mmissioner Hunter sai d that the City pays for thi s mailing.  Director John Livingstone sai d that the cost is passed directl y to the applicant.  They pay  fees on a deposit system. Time and costs for work on their applicati on is transferred to  the applicant.  Co mmissioner Nagpal  sai d she supports 500­foot noti ces.  It i s a small thing to do and get  the benefi t.  It i s something for the community.  Chair Rodgers agreed with the 500­foot notice that is equivalent to the Planning  Co mmission noti ces.  She agreed that the most effective notice would come fro m st ory  poles.  Chair Rodgers asked about Item 3 that creates an Administrati ve DR  hearing/nei ghborhood meeting held by the Co mmunity Development Director or his  designee.  Co mmissioner Nagpal  sai d no.  Thi s is an administrati ve process with lots of noti fi cation.  There i s al so an appeal process to the Planning Commission for public hearing.  Co mmissioner Zhao voted no, saying not too much would be gai ned from it.  She trusts  staff to do thi s job and thi s process would be hard to i mplement.  Co mmissioner Cappello voted no.  Co mmissioner Kundtz voted no.  Co mmissioner Hlava voted no.  It i s too hard, too expensive and wasteful of staff ti me.  Chair Rodgers sai d that not a lot needs to be done.  If a hearing is requi red, the project  can be brought to the Planning Commission.  Chair Rodgers asked for feedback on Item 4 that requi res the posti ng of a 4x8 board in  front of a project site describi ng the project.  All Commissioners expressed support for Ite m 4.  Chair Rodgers asked for votes on Item 5 that will improve Ad ministrati ve Design Review  findi ngs so that they are more specifi c to neighborhood compatibility and archi tectural  design.  Co mmissioner Hunter voted yes. Saratoga Planning Commission Minutes for September 27, 2006 Page 34  Co mmissioner Nagpal  voted against, asking, “what are we fixing?”  She sai d that with the  improved noticing, issues would come up with the process.  Co mmissioner Zhao sai d if the current fi ndings do not include neighborhood compatibility  she supports devel opi ng such findi ngs.  Co mmissioner Hlava sai d she agrees with Co mmissioner Nagpal and votes agai nst this  although i t might be worth di scussion further and exploring.  Co mmissioner Kundtz sai d i t might be more helpful with more specifi cs.  Director John Li vingstone agreed that more black and white i s al ways easier.  Co mmissioner Hlava asked if these fi ndi ngs would appl y to the Planni ng Commission too.  Co mmissioner Kundtz sai d he would like to look at that l ater perhaps i n the spring.  Co mmissioner Cappello voted no but sai d that it would be worth exploring later.  Chair Rodgers sai d that the consensus on Ite m 4 is no, not now but later.  Co mmissioner Hunter sai d that thi s is a big issue that ought to be looked at.  She  suggests that happens.  Chair Rodgers sai d that the recommendation to change language to make findi ngs more  specifi c with a l ot of nei ghborhood parti cipati on i s not an easy one to do.  Director John Li vingstone said not more specifi c but rather looking at the bi g pi cture when  time per mits.  Chair Rodgers: • Said that the Ad Hoc Committee reviewed the concept that an applicant shoul d  disclose i f they are a devel oper or future neighbors. • Said that the City Attorney has an opi ni on on this i dea. • Stated that in her opi ni on it is an important piece of civil rights legi slation and it is very  important to preserve that. • Pointed out that circumstances change, people di e and/or properties are transferred.  If an applicant for some reason has to abandon a property, there is no reason they  should have to tell why they are not endi ng up living i n a home that they bui lt.  City Attorney Jonathan W ittwer said that Design Review standards appl y no matter who  will live in it.  Land use issues cannot be decided on the basis of who will live in a house  once constructed.  He poi nted to Item 2 on the pol icy recommendations that states let  people know that designs and/or people can change. Saratoga Planning Commission Minutes for September 27, 2006 Page 35  Co mmissioner Hunter sai d that there is no way you could know from people whether they  plan to live in a house they have had constructed.  Once built, it coul d go on the mark et.  There i s no way to know and/or to enforce this.  Co mmissioner Kundtz sai d that he would like to be abl e to enforce that but is also  supporti ve of fai r and open housing rights.  He sai d he is sensiti ve to specul ati ve houses  but the City has to live withi n i ts design gui delines.  He said he i s just anti­spec house.  Chair Rodgers agreed that there is lots of antagoni sm against specul ati ve developme nt.  However, the City must simply look at all houses accordi ng to its design review standards.  Co mmissioner Hlava sai d it doesn’t make a difference.  Each house must be evaluated by  the rul es. You don’t get an approval  just because you are ni ce and have four kids but  rather because you meet the requi rements.  Property owners have rights to devel op.  The  issue i s compliance.  There i s no reason to even ask, as the i ssue is irrel evant.  Co mmissioner Hunter poi nted out that speculati ve buildi ng maxes everything out.  It does  have an effect on what is built that can cause resentment in a nei ghborhood.  Co mmissioner Cappello agreed but sai d that it is up to the Commission to keep to good  design regardl ess of who is buildi ng.  Co mmissioner Zhao sai d that owners have the right to decide what they want to do with  their property and a right to privacy.  Co mmissioner Nagpal  sai d she agrees that it is not relevant if the owners or a devel oper  are buildi ng. Good design review findi ngs are necessary.  Co mmissioner Hlava sai d it might be hel pful  for staff to be abl e to kick a project up to the  Planni ng Commission if there are compatibility i ssues.  She suggested addi ng thi s as Item  7.  Chair Rodgers advised that all agreed.  Director John Li vingstone sai d he coul d provide a prioriti zed list to Council based on this  evening’s discussion.  ***  DIRECTOR’S ITEMS  There were no Director’s Items.  COMMISSION ITEMS  PC Meeting on Night Before Thanksgiving:  Commissioner Hunter asked staff if the meeting  scheduled for the evening before Thanksgiving will be cancelled. Saratoga Planning Commission Minutes for September 27, 2006 Page 36  Following a discussion it was determined that there would not be a quorum of the Commission  available to meet the evening before Thanksgiving so Director John Livingstone advised that  that meeting would be cancelled.  COMMUNICATIONS  There were no Communications Items.  ADJOURNMENT TO NEXT MEETING  Upon motion of Commissioner Nagpal, seconded by Commissioner Cappello, Chair Rodgers  adjourned the meeting at 12:05 a.m. to the next Regular Planning Commission meeting of  October 11, 2006, at 7:00 p.m.  MINUTES PREPARED AND SUBMITTED BY:  Corinne A. Shinn, Minutes Clerk