Loading...
HomeMy WebLinkAbout06-14-2010 Parks and Recreation Commission Agenda Packet  City of Saratoga Parks and Recreation Commission AGENDA   DATE: Monday, June 14, 2010  TIME: 6:30 p.m. – 8:30 p.m.  LOCATION: Saratoga City Hall  Warner Hutton House   13777 Fruitvale Avenue  Saratoga, CA 95070  Call to Order  Roll Call  Report on Posting of the Agenda:  Pursuant to Government Code Section 54954.2, this meeting was  properly posted on June 8, 2010.    Accept Agenda Items: No additional items may be added pursuant to Government Code Section  54954.2.  Oral & Written Communication: Any member of the public may address the Commission about any  matter not on the agenda for this meeting for up three minutes.  Commissioners may not  comment on the matter, but may choose to place the topic on a future agenda.  Approval of Draft Minutes: Draft Parks and Recreation Commission (PRC) Minutes for the May 11, 2010  meeting.  Old Business:  1. Tree Planting   Issue:  Since November 2009, the PRC has been developing of a list of potential locations to  plant trees on City of Saratoga owned property that could be recommended to the  Saratoga Public Works Director. At the May 2010 meeting, the PRC agreed to schedule  additional discussion on the item for the June meeting.  Action: Identify locations to plant trees on City of Saratoga owned property and make a  recommendation to the Public Works Director.   2. MOVE‐IT Saratoga   Issue:  At the City Council’s joint meeting with the PRC in March 2010, the Council authorized  the PRC to move forward with plans to challenge the public to walk/run a marathon or  bike a century in Saratoga between May and September 2010. Participants who  complete their miles will be recognized at the September 15, 2010 City Council Meeting.  Action: PRC will discuss MOVE‐IT Saratoga awards.  3. Nesting Box Project  Issue:  At the January 2010 meeting, the PRC received a presentation from a member of the  local chapter of the Audubon Society on bird nesting boxes. The Commission agreed to  work with the Audubon Society to place nesting boxes in Saratoga parks.   Action: Discuss status of the project and develop a plan for moving forward with placement of  boxes in the future.  New Business:  4. Music in the Park  Issue:  At the City Council’s joint meeting with the PRC in March 2010, the Council authorized  the PRC to move forward with plans to coordinate or support a music in the park type  event.   Action: PRC will discuss plans for a music in the park type event, which is in line with the  Commissions’ Council approved work plan.    5. Saratoga‐Monte Sereno Community Foundation Liaison   Issue:  PRC Chair Mark Johnson requested discussion on the possibility of creating a PRC liaison  to the Saratoga‐Monte Sereno Community Foundation.   Action: PRC will determine whether or not to proceed to establish a PRC liaison to the Saratoga‐ Monte Sereno Community Foundation, including any necessary Council approvals.  6. Friends of Saratoga Parks  Issue:  PRC Chair Mark Johnson agendized discussion on the development of a friends of  Saratoga parks organization.    Action: PRC will determine if it should initiate development of a friends organization for  Saratoga parks, including any necessary Council approvals.  Commissioner & Staff Reports (This includes committee updates and park reports. This section is  informational only; no actions will be taken.)  Agenda Items for Next Meeting  ‐ September 14, 2010   Adjournment    In compliance with the Americans with Disabilities Act, if you are a disabled person and you need a disability‐ related modification or accommodation to participate in this meeting, please contact the City Clerk’s Office at  408.868.1269 or ctclerk@saratoga.ca.us. Requests must be made as early as possible and at least one full business  day before the start of the meeting.    Parks and Recreation Commission Agenda Note:  In accordance with the Ralph M. Brown Act, copies of the staff reports and other materials provided to the Parks  and Recreation Commission by City staff in connection with this agenda are available at the office of the City  Manager at 13777 Fruitvale Avenue, Saratoga, California 95070.  Any materials distributed by staff after the  posting of the agenda are made available for public review at the office of the City Manager at the time they are  distributed to the Parks and Recreation Commission.    Certificate of Posting of Agenda:  I, Crystal Morrow, Administrative Analyst II for the City of Saratoga, declare that the foregoing agenda for the  meeting of the Parks and Recreation Commission of the City of Saratoga was posted on June 8, 2010 at the office  of the City of Saratoga, 13777 Fruitvale Avenue, Saratoga, CA 95070 and was available for public review at that  location. The agenda is also available on the City’s website at www.saratoga.ca.us.     City of Saratoga Parks and Recreation Commission Minutes   DATE: Tuesday, May 11, 2010  TIME: 6:30 p.m. – 8:30 p.m.  LOCATION: Saratoga City Hall  Warner Hutton House   13777 Fruitvale Avenue  Saratoga, CA 95070    Call to Order – 6:32 p.m.    Roll Call  Present: Bruno, Goldberg, Johnson, Soukup, Wilson  Staff: Morrow, Taylor    Report on Posting of the Agenda:  Pursuant to Government Code Section 54954.2, this meeting was properly  posted on May 5, 2010.       Accept Agenda Items: No additional items may be added pursuant to Government Code Section 54954.2.    Oral & Written Communication: Any member of the public may address the Commission about any matter not on  the agenda for this meeting for up three minutes.  Commissioners may not comment on the matter, but  may choose to place the topic on a future agenda.  ‐ No comments from the public    Approval of Draft Minutes: Draft Parks and Recreation Commission (PRC) Minutes for the February 23, 2010  meeting.  ‐ Johnson requested that motion on item 3, Soccer Net Storage, be clarified to reflect that the PRC  recommended that the proposed storage method be added to user agreements rather than negotiated  with users.    ‐ SOUKUP MOVED TO CHANGE WORDING OF MOTION FROM “SUGGEST THE SOCCER NET STORAGE  OPTION TO USER GROUPS TO SEE IF THEY WOULD BE OPEN TO INCLUDING IT IN THEIR USER  AGREEMENTS” TO “PRESENT THE STORAGE METHOD TO USER GROUPS”.    ‐ JOHNSON SECONDED  ‐ APPROVED 5‐0  ‐ WILSON MOVED TO ACCEPT MINUTES AS AMENDED  ‐ SOUKUP SECONDED  ‐ APPROVED 5‐0    Old Business:  1. Election of Chair & Vice Chair  Issue:  The terms of the current Chair and Vice Chair expire May 2010. Per the City of Saratoga Municipal  Code, the Commission is required to select a new Chair and Vice Chair.   Action: PRC will select a new Chair and Vice Chair, who will assume their positions immediately.  ‐ Wilson thanked Goldberg for her excellent job as PRC Chair   ‐ BRUNO MOVED TO NOMINATE JOHNSON AS CHAIR  ‐ GOLDBERG SECONDED  ‐ APPROVED 4‐1, WITH COMMISSIONER JOHNSON ABSTAINING  ‐ SOUKUP MOVED TO NOMINATE GOLDBERG AS VICE CHAIR  ‐ BRUNO SECONDED  ‐ APPROVED 5‐0     2. Nesting Box Project  Issue:  At the January 2010 meeting, the PRC received a presentation from a member of the local chapter  of the Audubon Society on bird nesting boxes. The Commission agreed to work with the  Audubon Society to place nesting boxes in Saratoga parks.   Action: Discuss status of the project and develop a plan for moving forward with placement of boxes in  the future.  ‐ Goldberg noted that the item was added to the agenda so that the Commission could begin developing a  plan for the next nesting season.   ‐ The Commission discussed what needed to be done to place nesting boxes in Saratoga, including  identifying locations for the boxes, getting the locations approved by Public Works Director John  Cherbone, and recruiting volunteers.   ‐ The Commission agreed to visit the areas they would like to place nesting boxes, including the San Marcos  Open Space and Parker Ranch area, with Michael Azevedo from the Santa Clara County Chapter of the  Audubon Society. After meeting with Azevedo, the group could seek approval from Cherbone, determine  when the nesting boxes need to be placed, and begin recruiting volunteers.   ‐ Johnson volunteered to check with Azevedo to see when he is available to meet and then settle the date  with the PRC.   ‐ The Commission requested the item be placed on the June meeting agenda.     3. Tree Planting   Issue:  At the November 2009 meeting, the PRC invited Vice Mayor Jill Hunter to speak about the 2015 by  2015 program. At the time, the Commission indicated it was interested in supporting the effort  of the Heritage Tree Society to plant 2015 trees by the year 2015.  Action: Discuss opportunities and make a decision on how to support the Heritage Tree Society’s 2015 by  2015 program.  ‐ Goldberg indicated that she added this item to the agenda, since there has been so much interest in the  topic.    ‐ The Commission agreed to mark tree planting locations on a map at the September meeting and invite  the public to attend to suggest tree planting locations on public property.     New Business:  4. MOVE‐IT Saratoga Update & Outreach   Issue:  At the City Council’s joint meeting with the PRC in March 2010, the Council authorized the PRC to  move forward with plans to challenge the public to walk/run a marathon or bike a century in  Saratoga between May and September 2010.   Action: PRC will discuss status of MOVE‐IT Saratoga and plans for outreach.   ‐ Goldberg noted that the Commission needs to publicize the program.   ‐ Wilson asked if the City has information about the distances of the pathways in parks.  ‐ Goldberg indicated some of the park maps do have this information.  ‐ Wilson said it would be helpful to include that information on park maps.  ‐ Goldberg agreed and said that the PRC can go out and measure routes, if it is of interest.   ‐ Soukup suggested that the City include pathway distances on park map signs.  ‐ Goldberg noted that the Pedestrian, Equestrian, and Bicycle Trails Advisory Committee is holding two trail  hikes:  o  Parker Ranch on June 5th at 9:00 a.m.  o Heritage Triangle on June 21st at 7:00 p.m.     Commissioner & Staff Reports (This includes committee updates and park reports. This section is informational  only; no actions will be taken.)  ‐ Morrow shared that the Public Works Department is working with the field use groups to determine  which soccer nets belong to which user groups. Additionally, the City Council will be discussing the  proposed fiscal year 2010/11 budget on May 19, 2010.   ‐ Wilson said he is working with Saratoga High School Media Arts Program and one student is very  interested in shooting video of the parks. Wilson requested information about City volunteer  requirements. Wilson asked that the Commission discuss the option at the September meeting.   ‐ Goldberg informed the Commission that the Traffic Safety Commission is meeting to discuss and collect  input on the Circulation Element of the City’s General Plan.   ‐ Johnson noted that there are some furniture issues at Bellgrove Park, the El Quito pathway is complete,  soccer nets are still a problem at El Quito, and Wildwood still has some graffiti issues.   ‐ Johnson also indicated that the chain link fence at Wildwood near the 4th street entrance might be a  safety hazard.   ‐ Wilson suggested that new sand be added to the volleyball court at Wildwood.   ‐ Wilson said that the Heritage Orchard looks great, Congress Springs appears to have more baseball  activity and equipment than usual, and asked if the baseball equipment at Congress Springs is permanent.  ‐ Bruno said that Foothill has a lot of big brown patches in the grass area. She also shared that the Saratoga  Monte Sereno Community Foundation is holding a meeting on May 25 at Plumed Horse, cost is $60 per  person. The Board will be discussing plans for the future, including new funding for community projects.   ‐ Soukup said that the Beauchamps tennis court needs to be resurfaced. Benches at Ravenwood are in poor  condition. Gardiner Park looks good.     Agenda Items for Next Meeting  ‐ Wilson requested that the June 22, 2010 be rescheduled for June 14, 2010.    ‐ WILSON MOVED TO RESCHEDULE JUNE 22, 2010 MEETING TO JUNE 14, 2010.   ‐ SOUKUP SECONDED  ‐ APPROVED 5‐0  ‐ Future agenda items added at the meeting:  o Community Emergency Response Team presentation by Emergency Services Coordinator Jim  Yoke – Not Scheduled  o Memorial Plaques Placed by the City – September Meeting  o Music in the Park Discussion – June  o MOVE IT Saratoga Awards – June   o Tree Planting Suggestions – June  o Bird Nesting Boxes – June     Adjournment – 7:51 p.m.    Minutes submitted by:  Crystal Morrow, Administrative Analyst II  City of Saratoga – City Manager’s Office      City of Saratoga  Memorandum    To: City of Saratoga Parks and Recreation Commission  From: Crystal Morrow, Administrative Analyst II  City of Saratoga  Date: June 14, 2010 Parks and Recreation Commission Meeting  Subject: Tree Planting      At the November 2009 Parks and Recreation Commission (PRC) meeting, Vice Mayor Jill Hunter  presented information about the Heritage Tree Society’s efforts to plant 2015 trees by the year  2015. During the discussion, the Commission indicated an interest in supporting efforts of the  Heritage Tree Society. One of the ways in which the PRC hoped to support efforts of the 2015  by 2015 program was to provide the Public Works Director with a recommended list of tree  planting locations on City property. Discussion on the list was added to the June 14, 2010  agenda to be finalized.    The Commission has already proposed several locations in the City to plant trees. These  suggested locations included:   ‐ Fruitvale Avenue  ‐ Joe’s Trail  ‐ Congress Springs Park  ‐ Along Glen Brae Drive  ‐ North Campus  ‐ Christa McAuliffe School boundary  ‐ Beauchamps Park  ‐ Azule Park  ‐ Greenbrier Homeowners Association entrance at Cox Avenue and Seagull   ‐ Highway 85 corridor  ‐ Tank Trail  ‐ Lawrence Expressway where it meets Quito Road        City of Saratoga  Memorandum    To: City of Saratoga Parks and Recreation Commission  From: Crystal Morrow, Administrative Analyst II  City of Saratoga  Date: June 14, 2010 Parks and Recreation Commission Meeting  Subject: MOVE‐IT Saratoga       During the City Council’s joint meeting with the Parks and Recreation Commission (PRC), the  Council authorized the PRC to move forward with plans for MOVE‐IT Saratoga. Essentially, the  program challenges the public to walk/run a marathon (26 miles) or bike a century (100 miles)  within Saratoga. Information about the program being led by the PRC was included in the spring  issue of The Saratogan. Additionally, the public can find information, sign up, and report miles  online at www.saratoga.ca.us/moveit. A half page flyer has also been prepared for outreach  purposes. As of June 8, 2010, a total of 25 people have signed up for the MOVE‐IT Saratoga  challenge. Discussion on MOVE‐IT Saratoga has been added to the June 14, 2010 agenda to  provide the PRC with an opportunity to discuss awards for participants who complete their  miles.        City of Saratoga  Memorandum    To: City of Saratoga Parks and Recreation Commission  From: Crystal Morrow, Administrative Analyst II  City of Saratoga  Date: June 14, 2010 Parks and Recreation Commission Meeting  Subject: Nesting Box Project      At the January 2010 Parks and Recreation Commission (PRC) meeting, Michael Azevedo from  the Santa Clara County Chapter of the Audubon Society made a presentation on the group’s  efforts to help native bird species through placement of nesting boxes. During the presentation,  Azevedo discussed:  ‐ Bird species that are native to Santa Clara County;  ‐ How the Audubon Society helps native bird species;  ‐ How the Audubon Society uses nesting boxes to track native bird species;  ‐ How nesting boxes are used and monitored by volunteers; and  ‐ Different methods for placing nesting boxes.     At the time, the Commission agreed to identify 3‐4 nesting box locations in the San Marcos  Open Space area with approval from the Public Works Director. Before nesting boxes could be  placed, however, volunteers would need to be recruited to monitor the nesting boxes. Due to  the limited amount of time, the PRC was unable to recruit volunteers before the beginning of  the nesting season.     At the May 2010 PRC meeting, the PRC began developing plans to place nesting boxes for the  next nesting season. At this meeting, the Commission agreed to visit and identify areas in the  City that would be good nesting box locations in coordination with Michael Azevedo from the  Santa Clara County Chapter of the Audubon Society. After selecting potential locations, the PRC  would then get approval from Public Works Director John Cherbone, determine when nesting  boxes would need to be placed, and begin recruiting volunteers to monitor the nesting boxes.    This project is included under the Commission’s goal “Celebrate Nature”.     City of Saratoga  Memorandum    To: City of Saratoga Parks and Recreation Commission  From: Crystal Morrow, Administrative Analyst II  City of Saratoga  Date: June 14, 2010 Parks and Recreation Commission Meeting  Subject: Music in the Park      In March 2010, the Parks and Recreation Commission (PRC) met with the City Council to discuss  the Commission’s work plan. Council approved the Commission’s work plan, which was broken  up into three goal areas that include “One Saratoga”, “Celebrate Nature”, and “Healthy City”. In  addition to each of these goal areas, the Commission proposed activities to achieve each of the  suggested goals.     Under “One Saratoga”, which is focused on getting Saratoga residents active in the parks and  recreation system, the PRC suggested holding a music in the park event. Council agreed to the  suggested activity. At the May 2010 PRC meeting, the Commission agreed to agendize  discussion on organization of a music in the park event at the June meeting.     To host a music in the park event, the Commission will need to get a special event permit.  Special event permits cost $100 and can be obtained through the City’s Code Compliance  Specialist Jana Rinaldi. Additionally, the PRC may want to consider reserving park space to  secure the location of the Commission’s event. Park rental fees vary depending on the  section/amenities of the park to be rented. Not all of the City’s parks are available for  reservation.     The City’s budget does not include funding for the Parks and Recreation Commission to hold a  music in the park event. However, the City Council did set aside unallocated funds for  community events in the 2010/2011 fiscal year budget. The Commission may want to ask the  City Council to use a portion of this unallocated money to waive fees for the special event  permit and park rental.     Attachments:  ‐ Special event permit application  ‐ Special event permit checklist  ‐ List of City of Saratoga parks, including reserveable areas and amenities  ‐ Picnic area/park reservation and use policy, including park rental fees  Special Event Permit Application Event Type: (circle appropriate event) Parade Footrace Festival Name of Event:___________________________________________________________ Location of Event:_________________________________________________________ City Streets to be closed:____________________________________________________ Name of sponsoring organization:____________________________________________ Address:________________________________ Phone Number:___________________ Event coordinator:________________________ Phone Number:___________________ Date and time of Event:____________________________________________________ Estimated number of participants:____________________________________________ Method to notify public of Event and road closures:______________________________ ________________________________________________________________________ Indicate whether any portion of Event affects a State Highway. Caltrans Encroachment permit required:___________________________________________________________ Proposed sanitary facilities and locations to accommodate Event participants:__________ Identification of food and beverages available at Event:___________________________ Description of all sales activities directly associated with Event:____________________ ________________________________________________________________________ List all outside vendors and location of any booths and pushcarts (Saratoga Vendor Permits are required):______________________________________________________ Description and locations of any loud speakers or sound system:____________________ If private transportation to be used to shuttle participant, enclose name of company used, route to be used, and location of pick up and drop zones:__________________________ Community Development Department City of Saratoga 13777 Fruitvale Avenue Saratoga, California 95070 Special Event Permit checklist • Application complete with $100.00 permit fee • Event map – footprint • Indemnity Agreement • Certificate of Insurance (City of Saratoga must be named as additional insured along with the event venue) • CALTRANS or City Encroachment Permit (for road closures or road use) • Sheriff – reserve officers request – (applicant must make arrangements) • Fire District – clearance letter • County Health Department if food is to be served • Sheriff/ABC permit if alcohol is to be served • Request Noise Exception Permit • Applicant to notify neighbors for road closures or noise issues are anticipated City of Saratoga Pa r k s - a t - a - g l a n c e Ac r e s Re s e r v a b l e Pi c n i c A r e a s # o f F i e l d s R e s t r o o m s B a r b e c u e s H o r s e s h o e s Dr i n k i n g fo u n t a i n Ch i l d r e n ' s pl a y a r e a Special Features Az u l e P a r k 12 7 7 7 G o l e t a A v e n u e 4. 3 A. l g . g r o u p n e x t t o ho r s e s h o e s B . m e d . gr o u p C . s m . g r o u p by p l a y a r e a Gr a s s t u r f ar e a 31 x 2 Tennis court, 4 station par course, 1 reservable horseshoe pit Be a u c h a m p s P a r k Be a u c h a m p s L a n e 2. 2 1, f i r s t c o m e - f i r s t se r v e d , 3 t a b l e s Sm a l l t u r f ar e a x2 Tennis court, half-court basketball Be l l g r o v e P a r k Be l l g r o v e C i r c l e 1. 7 1 N e i g h b o r h o o d p a r k Br o o k g l e n P a r k 12 7 3 4 B r o o k g l e n C o u r t 0. 7 1 ( f i r s t c o m e - fi r s t s e r v e d ) Sm a l l t u r f ar e a x 1 H a l f - c o u r t b a s k e t b a l l Co n g r e s s S p r i n g s P a r k 12 9 7 0 G l e n B r a e D r i v e 9. 9 7 A. 2 t a b l e s , BB Q B . 2 ta b l e s , B B Q 6 s o c c e r 6 b a s e b a l l 24 x2 Sports Park. Concession stand (operated by AYSO & SLL) electrical outlet El Q u i t o P a r k 12 8 5 5 P a s e o P r e s a d a 6. 3 1 l g . B B Q a r e a , 3 s m a l l B B Q 1 s o f t b a l l , gr a s s t u r f ar e a 14 3 n e x t t o ga m e t a b l e s x1 Reservable sand volleyball court, par course fitness stations Fo o t h i l l P a r k 20 6 5 4 S e a t o n A v e n u e 0. 8 Sm a l l t u r f ar e a 2 Par course fitness stations Ga r d i n e r P a r k 19 0 8 5 P o r t o s D r i v e 1. 2 1 B B Q w i t h 3 ta b l e s n e x t t o pl a y a r e a Sm a l l t u r f ar e a 1 x 2 N e i g h b o r h o o d p a r k Ha k o n e G a r d e n s 21 0 0 0 B i g B a s i n W a y 18 1 $5 entrance fee ($3.50 seniors), classes, special events, event venue. Visit www.hakone.com for details Ke v i n M o r a n P a r k 12 4 1 5 S c u l l y A v e n u e 10 . 3 A. 4 t a b l e s , n o BB Q B . 3 ta b l e s , n o B B Q La r g e t u r f ar e a s 1x 2Half-court basketball, 4 par course stations, meditation garden, 2 bocce ball courts, tennis court Ra v e n w o o d P a r k 13 8 3 0 R a v e n w o o d D r i v e 0. 6 5 2 ( f i r s t c o m e - fi r s t s e r v e d ) Ve r y s m a l l tu r f a r e a x 1 N e i g h b o r h o o d P a r k Wi l d w o o d P a r k 20 7 6 4 F o u r t h S t r e e t 42 Sm a l l t u r f ar e a 12 2 x 2 Reservable stage area (electrical outlet), sand volleyball court, water play Fo r m o r e i n f o r m a t i o n o r t o r e s e r v e a p a r k , v i s i t u s a t w w w . s a r a t o g a . c a . u s o r e m a i l r e c r e a t i o n @ s a r a t o g a . c a . u s Revised 9/17/09 Revised 01/04/2010 PICNIC AREA / PARK RESERVATION AND USE POLICY • Please bring your receipt with you on the day of your event. The receipt shall serve as a special or group use permit pursuant to Articles 11-05.050 and 11- 10.101 of the Municipal Code. • A reservation will secure the picnic area only, which includes picnic tables and benches. • Fires are restricted to BBQ pit provided by the City at the picnic area. NO personal BBQ's are allowed in the park. • No reservations will be accepted for special activity days designated by the City. • Groups of minors must be supervised by 1 adult per 20 minor children. • The park is open to the public. Group reservations are allowed for the picnic area only, and does not intend or mean exclusive use of the park. • The use of Jumpy houses is allowed in the park. The company supplying the Jumpy house should send proof of insurance to the Recreation Dept fax number 408.868.1279. There is an electrical outlet at Wildwood Stage area, but there are no electrical outlets at El Quito Park. • When renting Volleyball Courts, Horseshoe Pits, Bocce Ball Courts, and Tennis Courts, you must supply your own equipment. • Dog owners are responsible for the maintance of their dog while in the park, and to keep the dog on a leash. • No amplified sound will be allowed. Recorded sound of musical instruments may be used if approved with the application. Contact the city Code Enforcement Officer at 868-1214. • Motorized vehicles are not allowed in the park. • Please leave the picnic area clean with all trash placed in receptacles provided by the City. It is advisable to bring additional trash bags to compensate for excess trash. • Non emergency code compliance phone number is 408.868.1210. In the event of an emergency, call 911. • The City of Saratoga is in compliance with the American with Disabilities Act and will make reasonable accommodations to ensure that facilities, programs and services are accessible to disabled individuals. To request accommodations, please contact the Park Maintenance Supervisor at 408.868.1247. Non emergency code compliance phone number is 408.868.1214. Revised 01/04/2010 • USE OF ALCOHOLIC BEVERAGES o Pursuant to Articles 11-05 and 11-10 of the Municipal Code, picnickers may drink alcoholic beverages in City parks on Saturdays & Sundays between the hours of 8:00 am and dusk. Alcohol in El Quito Park or Wildwood Park requires a permit, which is available through the Code Compliance Specialist. No alcohol may be sold in the park without a temporary license from the Alcoholic Beverage Control Board. • FEES - Payment of fees secures your park rental. Resident Non-Resident o Large Picnic Area w/ BBQ $45/day $60.00/day o Small Picnic Area w/ BBQ $35/day $50.00/day o Stage $45/day $55.00/day o Horseshoe Pit $5/hr $10.00/hr o Sand Volleyball Court $10/hr $15.00/hr o Grass Volleyball Court $10/hr $15.00/hr o Bocce Court $10/hr $25.00/hr o Tennis Court $10/hr $25.00/hr • Fundraisers- call the Recreation Dept for specific fees & use guidelines. • CANCELLATION POLICY Reservation fees will be refunded in full, minus a $15 processing fee, up to six months in advance of the rental date. Reservations cancelled between 6 & 3 months in advance will receive a 50% refund minus a $15 processing fee. Reservations less than 3 months in advance will forfeit 100% of the rental fee. Email refund requests to the Recreation Department at recreation@saratoga.ca.us. In case of rain, you may reschedule.   City of Saratoga  Memorandum    To: City of Saratoga Parks and Recreation Commission  From: Crystal Morrow, Administrative Analyst II  City of Saratoga  Date: June 14, 2010 Parks and Recreation Commission Meeting  Subject: Saratoga‐Monte Sereno Community Foundation Liaison       Parks and Recreation Commission (PRC) Chair Mark Johnson requested that this item be added  to the June PRC agenda to provide the Commission with the opportunity to discuss establishing  a PRC liaison to the Saratoga‐Monte Sereno Community Foundation (SMSCF).     The SMSCF is a non‐profit organization that strives to improve the quality of life in Saratoga and  Monte Sereno by strengthening local facilities, services, and events. For more information  about SMSCF, visit http://www.smscf.org/.     Staff has consulted with the City Attorney to determine if Council approval is necessary to  assign a PRC liaison to the SMSCF. The City Attorney indicated that Council approval would be  required depending on the nature of the relationship with the SMSCF.     Should the PRC decide to assign a member from the PRC to attend SMSCF meetings to  represent the Commission and interact with the SMSCF on behalf of the PRC, the PRC will need  to obtain Council authorization through a Council resolution to establish a formal liaison  relationship with the SMSCF. The resolution making the designation should establish the  ground rules for what the PRC liaison to the SMSCF is authorized to do and/or say on behalf of  the PRC.     Alternatively, the PRC may ask one member of the Commission to attend SMSCF in an  individual capacity to take notes and report to the PRC on activities of the SMSCF. In this case,  Council approval would not be required. However, the PRC member reporting on SMSCF  meetings would have no authority to represent or act on behalf of the PRC or the City.         City of Saratoga  Memorandum    To: City of Saratoga Parks and Recreation Commission  From: Crystal Morrow, Administrative Analyst II  City of Saratoga  Date: June 14, 2010 Parks and Recreation Commission Meeting  Subject: Friends of Saratoga Parks       Parks and Recreation Commission (PRC) Chair Mark Johnson requested that this item be added  to the June PRC agenda to provide the Commission with the opportunity to discuss creation of a  Friends of Saratoga Parks organization in collaboration with the Saratoga‐Monte Sereno  Community Foundation (SMSCF).    Staff reviewed the proposal with the City Attorney to determine if Council approval is necessary  to create a Friends of Saratoga Parks organization and/or partner with the SMSCF to establish a  Friends of Saratoga Parks organization. The City Attorney indicated that Council approval would  be required before the PRC can begin planning a Friends of Saratoga Parks organization or  propose the idea to the SMSCF. If a Friends of Saratoga Parks organization is created, the  Council will also need to authorize and define any ongoing relationship the PRC may have with  a Friends of Saratoga Parks organization.