Loading...
HomeMy WebLinkAbout06-23-2010 Special Parks and Recreation Commission Meeting Agenda Packet  City of Saratoga Parks and Recreation Commission SPECIAL MEETING AGENDA   DATE: Wednesday, June 23, 2010  TIME: 6:00 p.m.  LOCATION: Saratoga City Hall  Administrative Conference Room   13777 Fruitvale Avenue  Saratoga, CA 95070    Commissioner Lerry Wilson will be participating by phone from the following location:  12629 – 4050 Road  Paonia, CO  81428  Call to Order  Roll Call  Report on Posting of the Agenda:  Pursuant to Government Code Section 54954.2, this meeting was  properly posted on June 17, 2010.     Accept Agenda Items: No additional items may be added pursuant to Government Code Section  54954.2.  Oral & Written Communication: Any member of the public may address the Commission about any  matter not on the agenda for this meeting for up three minutes.  Commissioners may not  comment on the matter, but may choose to place the topic on a future agenda.  Old Business:  1. Movie Night  Issue:  At the June 14, 2010, the PRC decided to begin planning a movie night at Wildwood Park  during the month of September 2010.    Action: Determine if the PRC will go before the City Council to seek funding for the event from  the City or other sources, finalize the event date and time, define the scope of the  event, and authorize a commissioner or subcommittee to prepare a detailed budget,  description, and justification for the event that will be presented to the City Council, if  necessary.  Commissioner & Staff Reports (This includes committee updates and park reports. This section is  informational only; no actions will be taken.)  Agenda Items for Next Meeting  ‐ July 28, 2010 Special Meeting  ‐ September 14, 2010     Adjournment    In compliance with the Americans with Disabilities Act, if you are a disabled person and you need a disability‐ related modification or accommodation to participate in this meeting, please contact the City Clerk’s Office at  408.868.1269 or ctclerk@saratoga.ca.us. Requests must be made as early as possible and at least one full business  day before the start of the meeting.    Parks and Recreation Commission Agenda Note:  In accordance with the Ralph M. Brown Act, copies of the staff reports and other materials provided to the Parks  and Recreation Commission by City staff in connection with this agenda are available at the office of the City  Manager at 13777 Fruitvale Avenue, Saratoga, California 95070.  Any materials distributed by staff after the  posting of the agenda are made available for public review at the office of the City Manager at the time they are  distributed to the Parks and Recreation Commission.    Certificate of Posting of Agenda:  I, Crystal Morrow, Administrative Analyst II for the City of Saratoga, declare that the foregoing agenda for the  meeting of the Parks and Recreation Commission of the City of Saratoga was posted on June 17, 2010 at the office  of the City of Saratoga, 13777 Fruitvale Avenue, Saratoga, CA 95070 and was available for public review at that  location. The agenda is also available on the City’s website at www.saratoga.ca.us.     City of Saratoga  Memorandum    To: City of Saratoga Parks and Recreation Commission  From: Crystal Morrow, Administrative Analyst II  City of Saratoga  Date: June 23, 2010 Parks and Recreation Commission Special Meeting  Subject: Movie Night       At the June 14, 2010 Parks and Recreation Commission (PRC) meeting, the Commission decided  to hold a special meeting on July 28, 2010 to discuss coordination of a movie night in Wildwood  Park in September. During the meeting, the PRC planned to discuss the cost of the event and  decide whether or not to go before the City Council to request funding or authorize to seek  support from an outside organization.     However, the City Council will be on recess during the month of August. Therefore, the PRC  would have to wait until September if the Commission decides it must go before the City  Council. This would not allow enough time to plan the event before the end of September.  Consequently, discussion on the movie night was rescheduled to provide the PRC with sufficient  time to go before the Council and coordinate the movie night.     Before the PRC can go before the Council, the Commission must:    1. Determine if the PRC wants to ask the Council for funding, ask permission to seek  funding or support from an outside organization, or a combination of these options.    If the PRC agrees to go before Council, the PRC should also identify when the  Commission will make its request. The next City Council meetings are scheduled for  July 7 and July 21.     Additionally, the PRC will need to provide a detailed budget outlining all the event  expenses, a description of the event, and a justification for funding. This information  must be submitted to staff at least 1 week before the PRC is scheduled to go before  the City Council.    2. Finalize the date and time of the event.    3. Define the scope of the event.     4. Authorize a Commissioner or the movie night subcommittee to prepare a detailed  budget, description, and justification for the event and go before the City Council to  request funding or to seek the support of an outside organization.    This assumes that the Commission will not be able to meet again to approve the  budget, description, and justification before presenting the PRC’s request to the City  Council.     As noted above, the event budget, description, and justification must be submitted to  staff 1 week before the PRC is scheduled to go before the City Council.