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HomeMy WebLinkAbout11-09-2010 Parks and Recreation Commission Agenda Packet  City of Saratoga Parks and Recreation Commission AGENDA   DATE: Tuesday, November 9, 2010  TIME: 6:30 p.m. – 8:30 p.m.  LOCATION: Saratoga City Hall  Warner Hutton House   13777 Fruitvale Avenue  Saratoga, CA 95070    Call to Order    Roll Call    Report on Posting of the Agenda:  Pursuant to Government Code Section 54954.2, this meeting was properly  posted on November 2, 2010.       Accept Agenda Items: No additional items may be added pursuant to Government Code Section 54954.2.    Oral & Written Communication: Any member of the public may address the Commission about any matter not  on the agenda for this meeting for up three minutes.  Commissioners may not comment on the matter,  but may choose to place the topic on a future agenda.    Approval of Draft Minutes: Draft Parks and Recreation Commission (PRC) Minutes for the September 14, 2010  meeting.    Old Business:  1. Youth Commission Collaboration Opportunities  Issue:  Over the past year, the PRC has met several times to discuss and coordinate collaborative  projects with the Youth Commission. Earlier this year, the two groups worked together to plan  an activity for Arbor Day.   Action: Discuss and plan opportunities for collaboration between the Youth Commission and PRC.      2. Distribution of Saratoga Park Advertorials  Issue:  Commissioner Wilson has been working with Saratoga High School Media Arts Program students  to produce advertorials of Saratoga Parks. The short videos are intended to inform residents  about City parks and their amenities. At the September meeting, the Commission watched one  of the advertorials and agendized discussion on distribution of the videos.  Action: Develop a distribution plan for the advertorials.      3. Nesting Box Project  Issue:  At the July 28, 2010 meeting, the Parks and Recreation Commission met with a representative of  the Audubon Society to identify nesting box locations in the Saratoga Heights Open Space and  San Marcos Open Space. The group agreed to place a total of 11 boxes (including 1 owl box) in  the Saratoga Heights Open Space and 5 boxes in the San Marcos Open Space. Since then, the  Nesting Box subcommittee has been considering alternative locations.  Action: Continue developing a plan for the project, including volunteer recruitment and placement of  the nesting boxes at approved locations.     4. Wildwood Cinema Movie Night Guide  Issue:  During the June 2010 PRC meeting, the Commission agreed to move forward with plans to hold a  movie night in Wildwood Park. At the July 7, 2010 City Council Meeting, the City Council  allocated money to the event and authorized the Commission to seek funding and  organizational support from outside organizations. The Council indicated that the Commission  should establish a framework for the event so that it can be coordinated by a different  organization in the future. Commissioner Wilson volunteered to put together a guide on the  event, including notes and documents produced during the planning process.  Action: Finalize guide for Wildwood Cinema Movie Night.      5. Tree Planting Recommendations  Issue:  During the June 14, 2010 meeting, the PRC finalized its tree planting recommendations. At that  time, the Commission also decided to include the tree planting recommendations as a recurring  item on the agenda. At the September 2010 meeting, the Parks and Recreation Commission  asked staff to provide the Commission with recommendations for submitting tree planting  suggestions.  Action: Determine how the PRC will make planting recommendations to the City.      New Business:  6. City Community Event Calendar  Issue:  At the September 2010 meeting, the PRC decided to agendize discussion on regular community  events and begin identifying ways for the Commission to become involved or support these  events.  Action: Discuss annual events held in the City.      7. Wildwood Park Creek Habitat Restoration  Issue:  During the last PRC meeting, the Commission agreed to talk about opportunities to restore the  natural habitat of Saratoga Creek in Wildwood Park.      Action: Review information collected by staff and discuss available opportunities.     Commissioner & Staff Reports (This includes committee updates and park reports. This section is informational  only; no actions will be taken.)    Agenda Items for Next Meeting  ‐ January 11, 2011    Adjournment    In compliance with the Americans with Disabilities Act, if you are a disabled person and you need a disability‐related  modification or accommodation to participate in this meeting, please contact the City Clerk’s Office at 408.868.1269 or  ctclerk@saratoga.ca.us. Requests must be made as early as possible and at least one full business day before the start of  the meeting.    Parks and Recreation Commission Agenda Note:  In accordance with the Ralph M. Brown Act, copies of the staff reports and other materials provided to the Parks and  Recreation Commission by City staff in connection with this agenda are available at the office of the City Manager at 13777  Fruitvale Avenue, Saratoga, California 95070.  Any materials distributed by staff after the posting of the agenda are made  available for public review at the office of the City Manager at the time they are distributed to the Parks and Recreation  Commission.    Certificate of Posting of Agenda:  I, Crystal Morrow, Administrative Analyst II for the City of Saratoga, declare that the foregoing agenda for the meeting of  the Parks and Recreation Commission of the City of Saratoga was posted on November 2, 2010 at the office of the City of  Saratoga, 13777 Fruitvale Avenue, Saratoga, CA 95070 and was available for public review at that location. The agenda is  also available on the City’s website at www.saratoga.ca.us.     City of Saratoga Parks and Recreation Commission MINUTES   DATE: Tuesday, September 14, 2010  TIME: 6:30 p.m. – 8:30 p.m.  LOCATION: Saratoga City Hall  Warner Hutton House   13777 Fruitvale Avenue  Saratoga, CA 95070    Call to Order  ‐ 6:33 p.m.    Roll Call   Present: Bruno, Johnson, Wilson  Absent: Goldberg, Soukup  Staff: Taylor, Morrow  Guests: Alex Chan, Abner Inzunza, Arya Parhar    Report on Posting of the Agenda:  Pursuant to Government Code Section 54954.2, this meeting was properly  posted on September 9, 2010.       Accept Agenda Items: No additional items may be added pursuant to Government Code Section 54954.2.    Oral & Written Communication: Any member of the public may address the Commission about any matter not  on the agenda for this meeting for up three minutes.  Commissioners may not comment on the matter,  but may choose to place the topic on a future agenda.  ‐ No communications from the public    Approval of Draft Minutes: Draft Parks and Recreation Commission (PRC) Minutes for the following meetings:  ‐ June 14, 2010  ‐ June 23, 2010  ‐ July 28, 2010    ‐ BRUNO: MOVED TO APPROVE MINUTES FOR THE JUNE 14, 2010, JUNE 23, 2010, AND JULY 28, 2010  MEETINGS  ‐ WILSON: SECOND  ‐ APPROVED: 3‐0‐2    Old Business:  1. Advertorials of Saratoga Parks  Issue:  Commissioner Wilson has been working with Saratoga High School Media Arts Program students  to produce advertorials of Saratoga Parks. The short videos are intended to inform residents  about City parks and their amenities.   Action: Watch the advertorials produced by Saratoga High School Media Arts Program students.    ‐ Wilson introduced the item, sharing that the Commission had authorized Wilson to begin working with  students from Saratoga High School’s Media Arts Program to produce videos highlighting Saratoga  parks. Wilson worked with Alex Chan, Abner Inzunza, and Arya Parhar over the summer to create the  videos. Alex Chan, Abner Inzunza, and Arya Parhar were able to produce 6 videos showcasing activities  in Saratoga parks. The students spent a combined total of 300 hours creating the video series.   o Beauchamps Park: http://www.youtube.com/watch?v=IE‐dOzEgVO4  o Congress Springs Park: http://www.youtube.com/watch?v=g5TVF0h‐xf4  o Hakone Gardens: http://www.youtube.com/watch?v=sLKXuJJlv6c  o Kevin Moran Park: http://www.youtube.com/watch?v=pAHWFyx65js  o Ravenwood Park: http://www.youtube.com/watch?v=eWNg2YalSLo  o Wildwood Park: http://www.youtube.com/watch?v=CXEcOdahEPk  ‐ Arya Parhar shared that the three spent all summer creating the videos that show people having a good  time in the parks. She added that before producing the videos she didn’t realize how many parks there  are in Saratoga.   ‐ Abner Inzunza  commented that the project was fun and he enjoyed making the videos.   ‐ Alex Chan added that the group wanted to highlight the different elements of the 6 parks that were  included in the video series.   ‐ The Commission watched the video of Hakone Gardens.   ‐ Morrow said she would send the 6 videos to the City Council.  ‐ The Commission thanked Wilson for his leadership on the project.    2. Nesting Box Project  Issue:  At the July 28, 2010 meeting, the Parks and Recreation Commission met with a representative of  the Audubon Society to identify nesting box locations in the Saratoga Heights Open Space and  San Marcos Open Space. The group agreed to place a total of 11 boxes (including 1 owl box) in  the Saratoga Heights Open Space and 5 boxes in the San Marcos Open Space.  Action: Develop a plan for moving forward, including volunteer recruitment and placement of the  nesting boxes at approved locations.   ‐ Johnson introduced the item and shared a list of items that the Commission needs to do to move  forward on the project, the list include:   o Outreach   ƒ Press release to be sent to the Saratoga News   • The press release should outline the project purpose and note that the  Commission is seeking volunteers to monitor nesting boxes.  o Johnson said he would check to see if the Santa Clara Valley chapter of  the Audubon Society will track volunteers.  ƒ Saratogan article  o Placement of the nesting boxes  o Volunteer training  o Establish volunteer schedule and assignments  o Seek John Cherbone’s permission to place an owl box in Saratoga Heights Open Space   ‐ Johnson added that he would continue working on these items.    3. Wildwood Cinema Movie Night Recap  Issue:  During the June 2010 PRC meeting, the Commission agreed to move forward with plans to hold a  movie night in Wildwood Park. At the July 7, 2010 City Council Meeting, the City Council  allocated money to the event and authorized the Commission to seek funding and  organizational support from outside organizations. The Council indicated that the Commission  should establish a framework for the event so that it can be coordinated by a different  organization in the future.  Action: Review the event and document what worked well, areas for improvement, and critical event  details that can be conveyed to future Wildwood Cinema Movie Night coordinators or used to  help organize other events.    ‐ Johnson said that this item was placed on the agenda so that the group can capture the planning  process for the event, which would serve as a resource for future event organizers. Johnson added that  he thought the event was successful.  ‐ Wilson reviewed some of the planning involved in coordinating the event. He noted that there were  approximately 120‐200 people in attendance. Wilson suggested that more marketing be done in the  future. Wilson volunteered to put together a packet for future movie night organizers based on notes  and documents produced during the planning process.   ‐ Morrow shared with the group Goldberg’s opinion of the event. Goldberg felt that the event would  benefit from more marketing, more time to plan, and asked that the raffle be done before the movie or  during intermission.     4. Liaison Relationship Protocols  Issue:  The PRC discussed developing a liaison relationship with the Saratoga‐Monte Sereno Community  Foundation at the June 14, 2010 meeting and scheduled further discussion on the protocols of  establishing a liaison relationship at the September meeting.  Action: Discuss protocols and document process for establishing liaison relationships.   ‐ Johnson said that as a follow up to the discussion at the June 14 PRC meeting, he wanted the  Commission to document the process for establishing formal and informal liaison relationships along  with the pros and cons of each option.   ‐ Johnson asked Morrow to add that there may be some time lag that results from informal relationships  in the “cons” for informal relationships.   ‐ Bruno commented that if something comes up that requires a quick decision and is of importance to the  Commission, it is probably best to bring the matter to the Commission for decision at a regular or special  meeting.   ‐ Wilson added that Wildwood Cinema Movie Night showcased how the PRC can work with other  organizations, especially on projects that require funding that the PRC can’t provide or fundraise for.     5. Tree Planting Recommendations  Issue:  During the June 14, 2010 meeting, the PRC finalized its tree planting recommendations. At that  time, the Commission also decided to include the tree planting recommendations as a recurring  item on the agenda.   Action: Determine how often the PRC will review tree planting recommendations.    ‐ Morrow shared Goldberg’s notes on the item. Goldberg indicated that she was planning to ask the  Pedestrian, Equestrian, and Bicycle Trails Committee to review the map one more time and then take  the map to the Council ad hoc committee on trees.   ‐ Johnson asked staff to provide feedback on how to report tree planting recommendations.  ‐ Morrow said she would follow up with Public Works staff.            New Business:  6. Heritage Orchard Banner Policy  Issue:  The City has recently received requests to place banners in the Heritage Orchard next to the  Saratoga Library sign at the corner of Saratoga Avenue and Fruitvale Avenue. Consequently,  staff has been directed to draft a banner policy for the Heritage Orchard.  Action: Informational only, no action is necessary.    ‐ Morrow shared that the Heritage Preservation Commission has developed a policy to regulate  placement of banners in the Heritage Orchard.     7. Cupertino Dog Park Hours  Issue:  At the June 14, 2010 meeting, the PRC scheduled an informational report on the City of  Cupertino’s trial dog park hours for the September meeting.     Action: Informational only, no action is necessary.    ‐ Wilson noted that he had asked staff to provide information on Cupertino’s efforts to add a dog park to  the City. Wilson commented that Cupertino has done a tremendous amount of work.      Commissioner & Staff Reports (This includes committee updates and park reports. This section is informational  only; no actions will be taken.)  ‐ Morrow reported that Move‐It Saratoga participants will be recognized by the Council at the September  15, 2010 Council meeting.    ‐ Bruno said that Foothill Park looks good.   ‐ Wilson shared that Congress Springs is very active with soccer.   ‐ Johnson said that a lot of improvements have been made to Wildwood Park and he thanked Public  Works staff for taking care of previously reported problems so quickly. He added that he sent his full  park report to Morrow.     Agenda Items for Next Meeting  ‐ November 9, 2010  o Distribution of park videos created by Saratoga High School Media Arts Program students  o Bird Nesting Box Project Update   o Grant opportunities for increasing access or restoring the natural habitat of the creek in  Wildwood Park  o Civic and community event calendar    Adjournment  – 8:18 p.m.    Minutes submitted by:  Crystal Morrow, Administrative Analyst II  City of Saratoga – City Manager’s Office    City of Saratoga  Memorandum    To: City of Saratoga Parks and Recreation Commission  From: Crystal Morrow, Administrative Analyst II  City of Saratoga  Date: November 9, 2010  Parks and Recreation Commission Meeting  Subject: Arbor Day Planning with the Youth Commission      In March 2009, the Parks and Recreation Commission (PRC) held a joint meeting with the Youth  Commission. During the meeting, the two Commissions discussed ways in which they could  work together. Some of the ideas developed during the March 2009 joint meeting included  finding ways to encourage youth to use Saratoga parks, collaboration on the City’s annual Arbor  Day event, and identifying ways in which to incorporate parks in the education of local  students.     Representatives from the Youth Commission attended the November 10, 2009 Parks and  Recreation Commission Meeting to further discuss partnership opportunities. The two groups  indicated an interest in working together to plan the City’s 2010 Arbor Day event. Following the  November meeting, a subcommittee of PRC and Youth Commission members worked together  to coordinate an activity for the City’s Arbor Day Celebration on April 22, 1010.     The Youth Commission is interested in working with the PRC again and requested time during  the November 2010 PRC meeting to discuss collaboration opportunities.     City of Saratoga  Memorandum    To: City of Saratoga Parks and Recreation Commission  From: Crystal Morrow, Administrative Analyst II  City of Saratoga  Date: November 9, 2010  Parks and Recreation Commission Meeting  Subject: Distribution of Saratoga Park Advertorials        During the Parks and Recreation Commission meeting on September 14, 2010, the 6 videos  produced by Saratoga High School Media Arts Program students, Arya Parhar, Alex Chan, and  Abner Inzunza were unveiled. The videos feature some of the activities you can do in 6 of the  City’s parks.     Beauchamps Park: http://www.youtube.com/watch?v=IE‐dOzEgVO4  Congress Springs Park: http://www.youtube.com/watch?v=g5TVF0h‐xf4  Hakone Gardens: http://www.youtube.com/watch?v=sLKXuJJlv6c  Kevin Moran Park: http://www.youtube.com/watch?v=pAHWFyx65js  Ravenwood Park: http://www.youtube.com/watch?v=eWNg2YalSLo  Wildwood Park: http://www.youtube.com/watch?v=CXEcOdahEPk    At the September meeting, the Commission decided to discuss distribution of the videos at the  November meeting. Videos have already been posted on the City of Saratoga’s Recreation  Facebook page.    City of Saratoga  Memorandum    To: City of Saratoga Parks and Recreation Commission  From: Crystal Morrow, Administrative Analyst II  City of Saratoga  Date: November 9, 2010  Parks and Recreation Commission Meeting  Subject: Nesting Box Project       At the July 28, 2010 Special Meeting, the Commission toured the Saratoga Heights Open Space  and San Marcos Open Space to identify locations for nesting boxes. Michael Azevedo attended  on behalf of the Santa Clara County Chapter of the Audubon Society to help the Commission  identify locations that would be appropriate for nesting boxes. Additionally, Shawn Gardner  with the Public Works Department attended to approve proposed nesting box locations. The  group agreed to place 10 nesting boxes in the Saratoga Heights Open Space and five boxes in  the San Marcos Open Space. All of these boxes will be attached to existing trees. The  Commission also agreed to consider addition of an owl box in the Saratoga Heights Open Space.     The Commission decided to add discussion on the nesting box project to the September agenda  to finalize project plans, including volunteer recruitment and a project timeline.   During the  September 2010 meeting, Chair Johnson presented a list of items that needed to be done to  move forward with the project. This included outreach, placement of nesting boxes, volunteer  training, and creating a volunteer schedule and assignments.     During the November meeting, the Commission will continue planning and discuss new  developments in the project.    City of Saratoga  Memorandum    To: City of Saratoga Parks and Recreation Commission  From: Crystal Morrow, Administrative Analyst II  City of Saratoga  Date: November 9, 2010  Parks and Recreation Commission Meeting  Subject: Wildwood Cinema Movie Night Recap       During the June 2010 PRC meeting, the Commission agreed to move forward with plans to hold  a movie night in Wildwood Park. At the July 7, 2010 City Council Meeting, the City Council  allocated $1300 to the event, extended park hours for Wildwood Cinema Movie Night on  September 11, 2010 to 10:00 p.m., and authorized the Commission to seek funding and  organizational support from outside groups.      During discussion at the City Council meeting, the Council indicated that they wanted the PRC  to create a framework for the event so that a different organization would be able to easily  coordinate the event in future years. Consequently, the Commission discussed plans to create a  guide for the event during the September meeting. Commissioner Wilson volunteered to begin  compiling notes and documents for the event as a foundation for the guide.    City of Saratoga  Memorandum    To: City of Saratoga Parks and Recreation Commission  From: Crystal Morrow, Administrative Analyst II  City of Saratoga  Date: November 9, 2010 Parks and Recreation Commission Meeting  Subject: Tree Planting Recommendations      At the November 2009 Parks and Recreation Commission (PRC) meeting, Vice Mayor Jill Hunter  presented information about the Heritage Tree Society’s efforts to plant 2015 trees by the year  2015. During the discussion, the Commission indicated an interest in supporting efforts of the  Heritage Tree Society. One of the ways in which the PRC hoped to support efforts of the 2015  by 2015 program was to provide the Public Works Director with a recommended list of tree  planting locations on City property.     Discussion on the list was added to the June 14, 2010 agenda to be finalized. At that time, the  Commission agreed to seek input from the Pedestrian, Equestrian, and Bicycle Trails  Committee. Additionally, the Commission scheduled discussion on the recommendation  schedule for the September 2010 meeting. At that time, the Commission asked staff to provide  recommendations on how the Commission should submit tree planting suggestions. Public  Works has indicated that recommendations can come at any time and in any format. However,  planting will be done when funding is available and based on the planting season of the tree to  be planted.        City of Saratoga  Memorandum    To: City of Saratoga Parks and Recreation Commission  From: Crystal Morrow, Administrative Analyst II  City of Saratoga  Date: November 9, 2010 Parks and Recreation Commission Meeting  Subject: Community Event Calendar      At the September 2010 meeting, the Commission agreed to discuss annual community events  and opportunities to participate or have a presence at these events. Staff has prepared a  preliminary list of some of the events that occur annually in the City.    Community Event Date  Mustard Faire February – March  Saratoga Love Notes February  SVDC St. Patty’s Day Party March  Savor Saratoga: Wine & Wisteria April  Arbor Day  April  Village Pet Parade May  Memorial Day Celebration May  Heritage Day June  Independence Day Celebration July  Citywide Garage Sale July‐August  Bollywood August  Art & Wine Festival September  Witchy Walk‐A‐Bout October  Annual Tree Lighting & Village Open House November          City of Saratoga  Memorandum    To: City of Saratoga Parks and Recreation Commission  From: Crystal Morrow, Administrative Analyst II  City of Saratoga  Date: November 9, 2010 Parks and Recreation Commission Meeting  Subject: Wildwood Park Creek Habitat Restoration      At the September 2010 meeting, the Commission scheduled discussion on grants and other  opportunities improve the habitat of Saratoga Creek in Wildwood Park. Consequently, staff  researched some of the available options. The list below contains grant opportunities, example  habitat restoration programs, training information, and other resources.    Santa Clara Valley Water District Environmental Enhancement Grants:  http://www.valleywater.org/Services/EnhancementPlanGrants.aspx  See the attachment for West Valley College’s successful Environmental Enhancement Grant  application.    Santa Clara County Creeks Coalition:  http://www.sccreeks.org/    California Native Plant Society – Santa Clara Valley:  http://www.cnps‐scv.org/    Midpeninsula Regional Open Space District Resource Management Program:  http://www.openspace.org/plans_projects/resource_management.asp    Acterra Stewardship Restoration Program:  http://www.acterra.org/programs/stewardship/restoration_program.html    Acterra Stewardship Restoration Annual Workshop:  http://www.acterra.org/programs/stewardship/restoration_workshop.html    Trail Center:  http://www.trailcenter.org/    Attachment:  ‐ West Valley College Environmental Enhancement Grant Application  Vasona  Creek  Stream  Enhancement  Project             A  Grant  Proposal     Submitted  to:     The  Santa  Clara  Valley  Water  District   For  the  2010  Environmental  Enhancement  Planning  Grant     March  15,  2010     By   West  Valley  College   Saratoga,  California         Contact:  Dr.  Lori  Gaskin,  President   Phone:  (408)  741-­‐2668   email:  lori.gaskin@westvalley.edu   !"#$"%&'"("%)"''*+%,"$*(%-./$(.0$%1("#$%233'.0"$.4#% ,*/$%)"''*+%&4''*5*%6%)"/4#"%&(**7%8#9"#0*:*#$%;(4<*0$% 233*#=.>%2% !"##$%&'(!"! 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The Vasona Creek Project creates and enhances wetlands, riparian vegetation and associated habitats by improving hydrologic conditions, planting new native vegetation, removing invasive species and protection and enhancement of species listed under the Endangered Species Habitat. These outcomes are consistent with CSC Outcome 3.2 1. Project is discretionary and not considered a required mitigation obligation. The project is discretionary and does not constitute mitigation for any project. 2. Project does not inhibit District access or disrupt District operations. The proposed project does not interfere with any District activities, as the project is neutral for flood capacity and address erosion problems. The District does not actively maintain Vasona Creek within the WVC campus and the project is consistent with the District’s Clean and Safe Creeks Plan. 3. Project planning and design to be complete within 2 years. The proposed planning, design and implementation with occur within 18 months of notice to proceed on Grant expenditures from the District (July 2010). 4. Project applicant demonstrates ability and commitment to carry out the planning project. West Valley College routinely administers planning, design and construction projects as well as environmental reviews and permitting. WVC is fully capable of meeting the District’s contracting, financial, reporting and project management needs. WVC is receiving support from the City of Saratoga to coordinate the project. 5. Project meets a minimum 25% cost share for planning (prior to District funding). WVC will provide in kind services for project administration and management and environmental review and permitting. The cost share amounts to 30% of the total project funding, the remainder is the requested Grant funding. % !"#$"%&'"("%)"''*+%,"$*(%-./$(.0$%1("#$%233'.0"$.4#% ,*/$%)"''*+%&4''*5*%6%)"/4#"%&(**7%8#9"#0*:*#$%;(4<*0$% 233*#=.>%2% !"##$%&'(!"! Page 11 of 11! % ;(4<*0$%8N"'E"$.4#%&(.$*(."% % "C ;(4<*0$%@F<*0$.N*/G!)*$!4.1+%.!5-$$6!:-+;$83!-.3$1!*'>*!.1!'3!9$$31!2+0-!+2! 3*$!2',$!+J;$83',$1?!'%8/0&'%>E!8-$.3'+%!+2!-'#.-'.%!*.J'3.3?!'9#-+,$9$%3!+2! $%&.%>$-$&!1#$8'$1!*.J'3.3!2+-!-$&!/$>>$&!2-+>?!-$9+,./!+2!'%,.1',$!1#$8'$1?! .%&!#/.%3'%>!+2!%.3',$!1#$8'$1C! a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a-++9C!B45!P.80/3@!01$1!4.1+%.!5-$$6!.1!.!8/.11-++9!1+!3*$!10##/@!+2!/.J+-! 2+-!#/.%%'%>!.%&!8.--@'%>!+03!3*$!#-+;$831!'1!-$/.3',$/@!13$.&@!.%&!-$/'.J/$C! IU &4/$%8VV*0$.N*#*//G%)*$!4.1+%.!5-$$6!#-+;$83!-.3$1!9+&$-.3$!.1!B45!'1! #-+,'&'%>!.!KTb!8+13!1*.-$?!+-!gHH?THNCHF!+2!'%!6'%&!/.J+-!1$-,'8$1!+2!3*$! g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rganization:West Valley College Total Grantee Other SCVWD Project Title:Vasona Creek Enhancement Project Project Project Grant Project Costs Contributions Contibutions Request TASK 1 TASK 2 TASK 3 TASK 4 (For Service Period) (As Needed)Admin/Management Planning Design Permitting Personnel Services: Salary Salary Salary Benefits Salaries Rate + Benefits Hourly 7% Employee (Classification/Title)Rate Hours Amount Amount Amount WVC Project Manager 95.00$ 80 7,600.00$ 532.00$ 8,132.00$ 8,132.00$ $0.00 WVC Admnistrative Support 48.78$ 72 3,512.16$ 245.85$ 3,758.01$ 3,758.01$ $0.00 WVC Techncial Support 95.00$ 80 7,600.00$ 532.00$ 8,132.00$ 8,132.00$ $0.00 -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ 20,022.01$ 20,022.01$ $0.00 Indirect Overhead Limited to 10% of Salary + Benefits Salary Indirect Grant + Benefits Overhead Qualified Amount Limit Overhead 20,022.01$ 10%2,002.20$ 2,002.20$ 2,002.20$ $0.00 Planning Unit Cost Unit of Measure No. of Units Amount Engineering Services Contract $10,000 1 1 10,000.00$ 10,000.00$ 10,000.00$ $10,000.00 $20,000.00 Biological Services Contract $15,000 1 1 15,000.00$ 15,000.00$ 15,000.00$ $15,000.00 $5,000.00 (note: these estimates will be refined but will not -$ -$ exceed stated costs)-$ -$ -$ -$ 25,000.00$ -$ 25,000.00$ Design (i.e. phone, fax, postage)Unit Cost Unit of Measure No. of Units Amount Engineering Services Contract 20,000.00$ 1 1 20,000.00$ 20,000.00$ 20,000.00$ Biological Services Contract 5,000.00$ 1 1 5,000.00$ 5,000.00$ 5,000.00$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ 25,000.00$ -$ 25,000.00$ Other Costs Please Describe:Unit Cost Unit of Measure No. of Units Amount -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ -$ Grand Totals 72,024.21$ 22,024.21$ -$ 50,000.00$ 25,000.00$ 25,000.00$ 50,000.00$ BUDGET [NOTE: Specific tasks at discretion of Grantee, however, tasks should directly tie to Appendix A.] SCVWD GRANT FUNDING