Loading...
HomeMy WebLinkAbout01-11-2011 PRC Agenda  City of Saratoga Parks and Recreation Commission AGENDA   DATE: Tuesday, January 11, 2011  TIME: 6:30 p.m. – 8:30 p.m.  LOCATION: Saratoga City Hall  Warner Hutton House   13777 Fruitvale Avenue  Saratoga, CA 95070    Call to Order    Roll Call    Report on Posting of the Agenda:  Pursuant to Government Code Section 54954.2, this meeting was properly  posted on January 4, 2011.       Accept Agenda Items: No additional items may be added pursuant to Government Code Section 54954.2.    Oral & Written Communication: Any member of the public may address the Commission about any matter not  on the agenda for this meeting for up three minutes.  Commissioners may not comment on the matter,  but may choose to place the topic on a future agenda.    Approval of Draft Minutes: Draft Parks and Recreation Commission (PRC) Minutes for the November 9, 2010  meeting.    Old Business:  1. Arbor Day  Issue:  At the November 2010 meeting, the PRC met with a Youth Commission subcommittee to discuss  opportunities to support the City’s annual Arbor Day event. A PRC subcommittee, including  Commissioners Bruno and Wilson, was formed to work with the Youth Commission and met  with the Youth Commission in December 2010.  Action: Continue Arbor Day coordination.      2. Saratoga Park Advertorials  Issue:  Commissioner Wilson has been working with Saratoga High School Media Arts Program students  to produce advertorials of Saratoga Parks. The short videos are intended to inform residents  about City parks and their amenities. The Commission has viewed the advertorials and is  developing plans for distribution and continued production of Saratoga park videos.   Action: Develop a distribution plan and discuss continued production of Saratoga park advertorials.        3. Nesting Box Project  Issue:  At the July 28, 2010 meeting, the Parks and Recreation Commission met with a representative of  the Audubon Society to identify nesting box locations in Saratoga. Locations for the nesting  boxes have been identified. Additionally, volunteer recruitment has started and volunteer  training will be held on January 22, 2011.  Action: Continue project planning, including volunteer recruitment, training, and placement of the  nesting boxes.     4. Wildwood Cinema Movie Night   Issue:  During the June 2010 PRC meeting, the Commission agreed to move forward with plans to hold a  movie night in Wildwood Park. At the July 7, 2010 City Council Meeting, the City Council  allocated money to the event and authorized the Commission to seek funding and  organizational support from outside organizations. The Council indicated that the Commission  should establish a framework for the event so that it can be coordinated by a different  organization in the future. Commissioner Wilson volunteered to put together a guide on the  event, including notes and documents produced during the planning process. At the November  2010 meeting, the Commission also agreed to begin looking for an organization to manage  future events.  Action: Finalize guide for Wildwood Cinema Movie Night and identify an organization(s) to manage  Wildwood Cinema Movie Night events.      5. Wildwood Park Creek Habitat Restoration  Issue:  During the last PRC meeting, the Commission discussed opportunities to restore the natural  habitat of Saratoga Creek in Wildwood Park. The PRC indicated an interest in removing concrete  slabs located in the creek and scheduled further discussion at the January 2011 meeting.  Action: Review information collected by staff and discuss available opportunities.     6. Community Event Calendar  Issue:  At the November 2010 meeting, the PRC discussed regular community events and began  identifying ways for the Commission to become involved or support these events. The group  agreed to focus on Arbor Day during the first part of the year and Wildwood Cinema Movie  Night during the second part of the year. The PRC scheduled additional discussion at the January  2011 meeting to begin planning additional event involvement during the second part of the  year.      Action: Discuss events held in the City that the PRC can support or become involved in.      New Business:  7. Metropolitan Adult Education Program (MAEP)  – “World Gardening” Classes  Issue:  The San Jose Unified School District is planning to make reductions to MAEP, the District’s adult  education program. The cuts will most likely include elimination of gardening classes. This item  has been added to the agenda by Commission Chair Johnson to provide the PRC with the chance  to discuss development of gardening programs or classes in Saratoga.  Action: Discuss potential development of gardening programs in Saratoga.    8. West Valley College Landscape Architecture Program  Issue:  Chair Johnson added this item to the agenda to explore opportunities for collaboration with the  West Valley College Landscape Architecture Program. Council approval is required before any  partnerships are initiated.  Action: Discuss partnership opportunities with the West Valley College Landscape Architecture Program.    9. 2011 PRC Meeting Schedule  Issue:  The PRC holds regular meetings every other month from 6:30 p.m. to 8:30 p.m. at Saratoga City  Hall.  Action: Review the 2011 meeting schedule and make any necessary changes.     Commissioner & Staff Reports (This includes committee updates and park reports. This section is informational  only; no actions will be taken.)    Agenda Items for Next Meeting  ‐ March 8, 2011    Adjournment    In compliance with the Americans with Disabilities Act, if you are a disabled person and you need a disability‐related  modification or accommodation to participate in this meeting, please contact the City Clerk’s Office at 408.868.1269 or  ctclerk@saratoga.ca.us. Requests must be made as early as possible and at least one full business day before the start of  the meeting.    Parks and Recreation Commission Agenda Note:  In accordance with the Ralph M. Brown Act, copies of the staff reports and other materials provided to the Parks and  Recreation Commission by City staff in connection with this agenda are available at the office of the City Manager at 13777  Fruitvale Avenue, Saratoga, California 95070.  Any materials distributed by staff after the posting of the agenda are made  available for public review at the office of the City Manager at the time they are distributed to the Parks and Recreation  Commission.    Certificate of Posting of Agenda:  I, Crystal Morrow, Administrative Analyst II for the City of Saratoga, declare that the foregoing agenda for the meeting of  the Parks and Recreation Commission of the City of Saratoga was posted on January 4, 2011 at the office of the City of  Saratoga, 13777 Fruitvale Avenue, Saratoga, CA 95070 and was available for public review at that location. The agenda is  also available on the City’s website at www.saratoga.ca.us.