Loading...
HomeMy WebLinkAbout01-11-2011 Parks & Recreation Commission Minutes  City of Saratoga Parks and Recreation Commission MINUTES   DATE: Tuesday, January 11, 2011  TIME: 6:30 p.m. – 8:30 p.m.  LOCATION: Saratoga City Hall  Warner Hutton House   13777 Fruitvale Avenue  Saratoga, CA 95070    Call to Order – 6:37 p.m.    Roll Call  Present: Bruno, Johnson, Soukup, Wilson  Absent: Goldberg  Staff: Taylor, Morrow    Report on Posting of the Agenda:  Pursuant to Government Code Section 54954.2, this meeting was properly  posted on January 4, 2011.       Accept Agenda Items: No additional items may be added pursuant to Government Code Section 54954.2.    Oral & Written Communication: Any member of the public may address the Commission about any matter not  on the agenda for this meeting for up three minutes.  Commissioners may not comment on the matter,  but may choose to place the topic on a future agenda.  ‐ No communications from the public    Approval of Draft Minutes: Draft Parks and Recreation Commission (PRC) Minutes for the November 9, 2010  meeting.  ‐ SOUKUP: MOVED TO APPROVE THE MINUTES FOR THE NOVEMBER 9, 2010 MEETING  ‐ BRUNO: SECOND  ‐ APPROVED: 4‐0‐1 WITH GOLDBERG ABSENT    Old Business:  1. Arbor Day  Issue:  At the November 2010 meeting, the PRC met with a Youth Commission subcommittee to discuss  opportunities to support the City’s annual Arbor Day event. A PRC subcommittee, including  Commissioners Bruno and Wilson, was formed to work with the Youth Commission and met  with the Youth Commission in December 2010.  Action: Continue Arbor Day coordination.    ‐ Bruno reported that she and Commissioner Wilson attended the December 2010 Youth Commission  meeting to continue planning activities for Arbor Day. The Youth Commission is very interested in  holding the event at Saratoga High School with the event starting at 3:30 p.m. and ceremonial festivities  beginning at 4:00 p.m. The Youth Commission would like to have snacks and music at the event to  attract more people.   ‐ Taylor shared that the Youth Commission has not yet approached the school administration about  holding the event at the school, but will reach out to school administrators following the meeting.  ‐ The Commission discussed potential event activities, including the event location if it can he held at  Saratoga High School, holding several Arbor Day events in different locations, speakers for the event,  and opportunities to collaborate with Saratoga schools in the future.   ‐ Morrow noted that the tree planting and ceremony would need to take place on a public area on the  school campus, such as the front of the school.  ‐ Wilson said that he and Commissioner Bruno would continue coordinating activities for the event with  the Youth Commission.    2. Saratoga Park Advertorials  Issue:  Commissioner Wilson has been working with Saratoga High School Media Arts Program students  to produce advertorials of Saratoga Parks. The short videos are intended to inform residents  about City parks and their amenities. The Commission has viewed the advertorials and is  developing plans for distribution and continued production of Saratoga park videos.   Action: Develop a distribution plan and discuss continued production of Saratoga park advertorials.  ‐ Wilson reported that he has been working with Morrow to coordinate distribution of a press release to  announce the videos to local media and to develop a schedule to air the videos on KSAR.   ‐ Morrow said she will be sending the press release on January 12, 2011.    ‐ Wilson asked the Commissioners to share the videos with friends and post them on Facebook.     3. Nesting Box Project  Issue:  At the July 28, 2010 meeting, the Parks and Recreation Commission met with a representative of  the Audubon Society to identify nesting box locations in Saratoga. Locations for the nesting  boxes have been identified. Additionally, volunteer recruitment has started and volunteer  training will be held on January 22, 2011.  Action: Continue project planning, including volunteer recruitment, training, and placement of the  nesting boxes.   ‐ Johnson announced that 2 articles about the nesting box project have been published, including an  article in the Peninsula Press by Whitney Mountain and another in Saratoga News by Brian Babcock.  Both articles were published December. Training will be held on January 22, 2011 at the Community  Center. Nesting boxes will probably be placed in early February.     4. Wildwood Cinema Movie Night   Issue:  During the June 2010 PRC meeting, the Commission agreed to move forward with plans to hold a  movie night in Wildwood Park. At the July 7, 2010 City Council Meeting, the City Council  allocated money to the event and authorized the Commission to seek funding and  organizational support from outside organizations. The Council indicated that the Commission  should establish a framework for the event so that it can be coordinated by a different  organization in the future. Commissioner Wilson volunteered to put together a guide on the  event, including notes and documents produced during the planning process. At the November  2010 meeting, the Commission also agreed to begin looking for an organization to manage  future events.  Action: Finalize guide for Wildwood Cinema Movie Night and identify an organization(s) to manage  Wildwood Cinema Movie Night events.    ‐ Wilson passed out an informational packet containing all of the communications that occurred in the  planning process for Wildwood Cinema Movie Night. Wilson added that the informational packet he  prepared is missing some of the lessons learned when organizing the first Wildwood Cinema Movie  Night. The working group, including Parks and Recreation Commissioners Wilson and Goldberg and  representatives from the Chamber of Commerce, Saratoga‐Monte Sereno Community Foundation, and  Downtown Merchants group, will be meeting in early February to identify an organization to fund and  coordinate the event in future years. In March, he said he hopes to report that another organization has  taken ownership of the event.     5. Wildwood Park Creek Habitat Restoration  Issue:  During the last PRC meeting, the Commission discussed opportunities to restore the natural  habitat of Saratoga Creek in Wildwood Park. The PRC indicated an interest in removing concrete  slabs located in the creek and scheduled further discussion at the January 2011 meeting.  Action: Review information collected by staff and discuss available opportunities.   ‐ Morrow reported that Public Works staff visited the creek and determined that the concrete slabs had  been placed in the creek many years ago for erosion control. The concrete appeared to be from old  construction projects. Because the concrete slabs were added to the creek for erosion control, they  must be replaced with something that will keep the creek bank intact. Consequently, the project will  likely require a significant capital investment. Morrow added that the project may be eligible for a Santa  Clara Valley Water District grant. Morrow said she would do additional research on grant opportunities  and report back to the Commission.    6. Community Event Calendar  Issue:  At the November 2010 meeting, the PRC discussed regular community events and began  identifying ways for the Commission to become involved or support these events. The group  agreed to focus on Arbor Day during the first part of the year and Wildwood Cinema Movie  Night during the second part of the year. The PRC scheduled additional discussion at the January  2011 meeting to begin planning additional event involvement during the second part of the  year.      Action: Discuss events held in the City that the PRC can support or become involved in.    ‐ The Commission reviewed discussion on community events held at the previous meeting. The  Commission concluded that it would participate in at least 2 events each, including Arbor Day and  Wildwood Cinema Movie Night.   ‐ Johnson suggested that the Commission also have a presence at the Chamber’s Art and Wine Festival in  September.   ‐ Bruno also recommended participating in the attend Mustard Faire.   ‐ Wilson noted that the Commission’s primary role in the Movie Night will be transferring responsibility  for the event to another organization and agreed that the PRC should consider having a presence at the  Art and Wine Festival. He added that it would be nice to share information about the PRC’s  accomplishments and receive feedback from the public at the Art and Wine Festival.   ‐ The Commission agreed to add discussion on participation in the Art and Wine Festival if the City  decides to host a book at the event during the May meeting.    New Business:  7. Metropolitan Adult Education Program (MAEP)  – “World Gardening” Classes  Issue:  The San Jose Unified School District is planning to make reductions to MAEP, the District’s adult  education program. The cuts will most likely include elimination of gardening classes. This item  has been added to the agenda by Commission Chair Johnson to provide the PRC with the chance  to discuss development of gardening programs or classes in Saratoga.  Action: Discuss potential development of gardening programs in Saratoga.  ‐ Johnson reported that MAEP offers really popular free gardening classes and will be canceling its classes  due to budget cuts. Johnson sent information about the program to Taylor to see if the City would be  interested in taking on some of the gardening classes, even if they aren’t offered for free. Johnson  added that the classes are lecture based and usually 2 to 3 hours long.  In the past, MAEP has brought in  experts to speak on topics such as grafting. Johnson said that he wanted to bring the item to the PRC to  see if the Commission is interested in supporting efforts to bring gardening classes to Saratoga and if any  Commissioners would like to participate in classes.   ‐ The Commission agreed that they would support the classes so long as Taylor is in favor of the idea.     8. West Valley College Landscape Architecture Program  Issue:  Chair Johnson added this item to the agenda to explore opportunities for collaboration with the  West Valley College Landscape Architecture Program. Council approval is required before any  partnerships are initiated.  Action: Discuss partnership opportunities with the West Valley College Landscape Architecture Program.  ‐ Johnson said that he added this item to the agenda to discuss the possibility of working with the  Landscape Architecture Program at West Valley College to develop the back half of Gardiner Park, which  is currently undeveloped. Johnson thought it might be a great way for the City and College to work  together to create a free design for the rest of the park. When funds become available, the City could  then implement the design.   ‐ Bruno said that it would be an excellent live teaching opportunity.  ‐ Johnson added that any designs for the park would have to be really passive, since the back portion of  the park is very close to neighboring homes.   ‐ Bruno asked if the College approached Johnson about the project.   ‐ Johnson said no.   ‐ Bruno asked if the project falls within the Commission’s objectives and wanted to know if there are  certain regulations or requirements that the students would have to base their designs on.  ‐ Morrow replied that there are City regulations or requirements that the designs would have to meet to  be usable in the park.  ‐ Bruno asked if the City would be able to implement the design.    ‐ Morrow said it would depend on whether the Council allocates funds for the project and if there is  community support for it.   ‐ Johnson added that he didn’t think any work would happen in the near future.   ‐ Bruno said that it would be good to give the students experience in designing a City park, including  dealing with City regulations and interacting with the community.  ‐ Johnson said he would like to approach West Valley to see if they are interested in the idea. If the  College is interested, then the project would go before the Council.     9. 2011 PRC Meeting Schedule  Issue:  The PRC holds regular meetings every other month from 6:30 p.m. to 8:30 p.m. at Saratoga City  Hall.  Action: Review the 2011 meeting schedule and make any necessary changes.   ‐ Morrow indicated that she added this item to the agenda to provide the PRC with the opportunity to  make adjustments to the Commission’s 2011 meeting schedule. Morrow also asked if the Commission  would like to elect the Chair and Vice Chair during the March meeting. The new Chair and Vice Chair  would begin their terms at the May meeting.  ‐ The Commission agreed to hold elections at the March meeting and discussed rescheduling the July  meeting.  ‐ BRUNO: MOVED TO RESCHEDULE THE JULY MEETING FOR AUGUST 16, 2011  ‐ WILSON: SECOND  ‐ APPROVED: 4‐0‐1 WITH GOLDBERG ABSENT    Commissioner & Staff Reports (This includes committee updates and park reports. This section is informational  only; no actions will be taken.)  ‐ Bruno reported that her parks, including Kevin Moran Park, Foothill Park, and Blaney Plaza, are all in  good shape and she didn’t notice anything that required maintenance.   ‐ Johnson said he visited Wildwood, Bellgrove, and El Quito Parks. At Wildwood, a group of people  requested that at the vehicle entrance to Wildwood on 4th Street there is a small gap that people can  walk through. However, the opening is small and it would be nice to widen it to make it easier to walk  through when the entrance is closed to vehicles. Johnson shared that Bellgrove Park is in excellent shape  and said that bathroom roof at El Quito is missing many of its shingles.     ‐ Wilson said that Congress Springs Park is in good condition and is being reseeded. There are a lot of  trucks parked at the park, due to construction on Joe’s Trail.   ‐ Soukup said Beauchamps, Gardiner, Ravenwood Parks are looking good.   ‐ Morrow shared that the Council Retreat will be on January 28, 2011, construction on Joe’s Trail is about  60% done and will be completed this spring, and work on the Azule Park petanque court should be done  this spring.     Agenda Items for Next Meeting  ‐ Arbor Day  ‐ Wildwood Cinema Movie Night Update  ‐ Nesting Box Update  ‐ Election of Chair and Vice Chair  ‐ Council Joint Meeting Agenda  ‐ PEBTAC update   Adjournment – 8:08 p.m.    Minutes submitted by:  Crystal Morrow, Administrative Analyst II  City of Saratoga – City Manager’s Office