Loading...
HomeMy WebLinkAbout05-13-2014 PRC Agenda  City of Saratoga Parks and Recreation Commission  Regular Meeting AGENDA DATE: Tuesday, May 13, 2014  TIME: 6:30 p.m. – 9:00 p.m.  LOCATION: Joan Pisani Community Center  Recreation Portable  19655 Allendale Avenue  Saratoga, CA 95070  Call to Order    Roll Call    Commissioners:  Ping Li, Renee Paquier, Rick Pearce, Pallavi Sharma, Terry Ward    Report on Posting of the Agenda:  Pursuant to Government Code Section 54954.2, this meeting was properly  posted on May 8, 2014.             Oral & Written Communication: Any member of the public may address the Commission about any matter not  on the agenda for this meeting for up three minutes.  Commissioners may not comment on the matter,  but may choose to place the topic on a future agenda.    Approval of Draft Parks and Recreation Commission (PRC) Minutes:   ‐ March 13, 2014     Old Business:  1. Saratoga Quarry Park Final Workshop  The City of Saratoga is at its final stages of developing a Quarry Park Master Plan and the City  consultants have completed a draft plan that will guide the development of the new Saratoga Quarry  Park. The public is welcome to visit the Quarry Park Master Plan webpage to review the draft Initial  Study and Mitigated Negative Declaration (ISMND) and the final draft Master Plan. The public comment  period begins on April 30, 2014 and ends on May 29, 2014.  Printed copies of the documents are also  available to review at the Public Works Department at City Hall, located at 13777 Fruitvale Avenue.The  City and its consultants have been hosting community workshops since July 2013 to gather public input  to develop the Quarry Master Plan. This final community workshop will focus on the review of the draft  ISMND.   2. Let’s Walk Saratoga!    Issue:  Since 2012, the Parks and Recreation Commission has led 3 guided park tours in Saratoga. The    Guided tours have been given at Joe’s Trail, Villa Montalvo, and Fremont Older. At the Joint Meeting  with Council in September 2013, Council Member Miller expressed an interest in conducting more tours  of the Saratoga Quarry via the PRC Let’s Walk Program. At the January 14, 2014 Parks and Recreation  Commission meeting, Commissioner Li expressed interest in conducting a guided walk on the first  Saturday of every month and asked staff to ask Council Member Miller to help guide the first few walks  at the Saratoga Quarry Park.  Commissioner Li and Howard Miller agreed guided the April 5th and May  3rd events, which were both a success.     Action:  Discuss and plan details of June and July events.     3. Outdoor Summer Movie Nights    Issue:   At its November 12, 2013 meeting, Commissioners Paquier, Pearce, Ward volunteered to  coordinate the Summer Movie Night series. At the January 14, 2014 PRC meeting, the commissioners  reviewed and selected from the list of movie options and directed staff to forward the selected list to  the Youth Commission to suggest appropriate movies for the movie events. The Youth Commission  provided their feedback and the Commissioners made their selection. City staff contacted the movie  company and the following movies will be shown:   6/20 Frozen   7/18 Avengers   8/15, Despicable Me 2     Action:  Discuss sponsorships, event tables, and logistics for first outdoor movie event on June 20.   New Business    4. Election of Chair and Vice Chair    Issue:  The terms of the current Chair and Vice Chair expire at the May 2014 meeting. Per the City of  Saratoga Municipal Code, the Commission is required to elect a new Chair and Vice Chair.     Action: The PRC will elect a new Chair and Vice Chair, whose terms will begin at the May 2014 PRC  meeting.     Commissioner & Staff Reports (This includes committee updates and park reports. This section is informational  only; no actions will be taken.)      Commissioner  Park   Li    Wildwood, Foothill    Paquier    El Quito, Gardner   Pearce    Bell Grove, Congress Springs, Ravenwood  Sharma    Beauchamp, Brookglen  Ward    Azule, Kevin Moran      Agenda Items for Next Meeting  ‐ July 8, 2014    Adjournment    In compliance with the Americans with Disabilities Act, if you are a disabled person and you need a disability‐ related modification or accommodation to participate in this meeting, contact the Mainini Cabute at  408.868.1258 or mcabute@saratoga.ca.us. Requests must be made as early as possible and at least one full  business day before the start of the meeting.    Parks and Recreation Commission Agenda Note:  In accordance with the Ralph M. Brown Act, copies of the staff reports and other materials provided to the Parks and  Recreation Commission by City staff in connection with this agenda are available at the office of the City Manager at 13777  Fruitvale Avenue, Saratoga, California 95070.  Any materials distributed by staff after the posting of the agenda are made  available for public review at the office of the City Manager at the time they are distributed to the Parks and Recreation  Commission.    Certificate of Posting of Agenda:    I, Mainini Cabute, Management Analyst II for the City of Saratoga, declare that the foregoing agenda for the meeting of the  Parks and Recreation Commission of the City of Saratoga was posted on May 8, 2014 at the office of the City of Saratoga,  13777 Fruitvale Avenue, Saratoga, CA 95070 and was available for public review at that location. The agenda is also  available on the City’s website at www.saratoga.ca.us.