Loading...
HomeMy WebLinkAbout06-24-2009 Library Commission Minutes  City of Saratoga Library Commission  Meeting Minutes   DATE: June 24, 2009  TIME: 12:00 p.m. – 2:00 p.m.  LOCATION:    Saratoga Library   Orchard Room (Story hour room) 13650 Saratoga Avenue  Saratoga, CA 95070    1. Call to Order – 12:15 p.m.    2. Roll Call:    Present:  Iyengar, Lemmon, Lucas, McBane Mulford   Staff and Liaisons: Melinda Cervantes, Barbara Morrow Williams, Judy  Johnstone  Absent:  Khan    3. Report on Posting of the Agenda: Pursuant to Government Code Section  54954.2, the agenda for this meeting was properly posted on June 19, 2009.      4. Accept Agenda Items & Order: No additional items may be added pursuant to  Government Code Section 54954.2.    5. Approval of Minutes    A. Regular Meeting April 22, 2009      (Attachment)  Approval of minutes was deferred to the next regularly scheduled  Commission meeting due to the absence of a quorum of Commissioners able  to vote on the matter.    6. Oral & Written Communications: Any member of the public may address the  Commission about any matter not on the agenda for this meeting for up to three  minutes.  Commissioners may not comment on the matter, but may choose to  place the topic on a future agenda.     No members of the public attended the meeting.    7. Old Business  A. Building Maintenance Update     (Attachment)  Thomas Scott provided an update on completed and ongoing facility  projects, which was included in the agenda packet.    B. Library HVAC Project Update      (Attachment)  Barbara Powell was not able to attend the meeting, but provided a written  update on the HVAC project. On June 10, 2009, the City of Saratoga held a  bid opening for the Library HVAC Renovation Project and received two bids  for the project:    CIM Air, Inc.    $194,650  California Plus Engineering, Inc.  $323,600    At its regular meeting on June 17th, the City Council awarded the bid to CIM  Air, Inc.  Contract documents were sent to CIM Air, Inc. and a pre‐ construction conference will be held June 23rd.      C. Review of 2008/09 Commission Work Plan  This item was deferred to the next Commission meeting.    8. New Business  A. Upcoming Opportunities for Library Advocacy, Outreach, and Commission  Participation  ‐ The Community Garage Sale is a distributed and not centralized  event, but may present Commissioners with opportunities to talk to  community members about the Library.  ‐ Commissioner Iyengar plans to represent the Commission at the  Kevin Moran Park Grand Opening Celebration.  ‐ Taste of Saratoga will be held in September  ‐ Commissioners would like to have buttons or     B. Library Commission Effectiveness Training (proposed for August)  ‐ Commissioners discussed the most viable dates and included  weekdays for the training.  Chair McBane Mulford will confirm a date  in August tentatively scheduled for the 17th, 18th, The Commission  Effectiveness Training session provided by CALTAC will be an excellent  introduction for new Commissioners as well as an opportunity for the  Commission to learn how to work together effectively.    C. Commission Handbook      (Attachment)  ‐ Rosenberg’s Rules of Order  (Handbook, pages 16‐22) were  distributed as part of the agenda packet and briefly reviewed at the  meeting.      9. Reports (this section is informational only; no actions will be taken)  A. Melinda Cervantes, County Librarian  B. Barbara Morrow Williams, Saratoga Community Librarian  A report on recent and upcoming activities, as well as usage statistics for the  Saratoga Library was distributed as part of the agenda packet.  C. Sam McBane Mulford, Chair  The Chair reported that in a conversation with Mayor Page on the staff issue  of managing youth in the Library after school, the Mayor stated that the City  was not in a position to commit funds for a School Resource Officer as is  done in partnership with the school districts that serve Saratoga.  The Chair  wondered if providing other opportunities for engagement, in addition to the  rich programming that is now taking place in the library for teens, could be a  means to resolving the issue.  The context created by the Summer of Service  program from the White House offers a way to engage not only youth but  whole families in community service activities.    10. Agenda Items for the Next Meeting   August 26, 2009  o Review of Commission Effectiveness Training Session and Commission  Workplan Update  o Nominations for Chair and Vice Chair effective October 28, 2009  meeting for the 09/10 City of Saratoga Fiscal Year.   October 28, 2009   December 2, 2009    11. Adjournment    In compliance with the Americans with Disabilities Act, if you are a disabled person and you  need a disability‐related modification or accommodation to participate in this meeting, please  contact the City Clerk’s Office at 408.868.1269 or ctclerk@saratoga.ca.us. Requests must be  made as early as possible and at least one full business day before the start of the meeting.    Library Commission Agenda Note:  In accordance with the Ralph M. Brown Act, copies of the staff reports and other materials  provided to the Library Commission by City staff in connection with this agenda are available at  the office of the City Manager at 13777 Fruitvale Avenue, Saratoga, California 95070.  Any  materials distributed by staff after the posting of the agenda are made available for public  review at the office of the City Manager at the time they are distributed to the Library  Commission.    Certificate of Posting of Agenda:  I, Barbara Powell, Assistant City Manager, City of Saratoga, declare that the foregoing agenda for  the meeting of the Library Commission of the City of Saratoga was posted on June 19, 2009, at  the office of the City of Saratoga, 13777 Fruitvale Ave., Saratoga CA 95070 and was available for  public review at that location.  The agenda is also available on the City’s website at  http://www.saratoga.ca.us/boards‐commissions/library/index.html.