Loading...
HomeMy WebLinkAbout09-02-2009 Library Commission Minutes  City of Saratoga Library Commission  Special Meeting MINUTES   DATE: September 2, 2009  TIME: 12:30 p.m. to 2:30 p.m.  LOCATION:    Saratoga Library   Community Room  13650 Saratoga Avenue  Saratoga, CA 95070  1. Call to Order – 12:30 p.m.    2. Roll Call:   Present:  Iyengar, Khan, Lemmon, Lucas, McBane Mulford   Staff and Liaisons: Melinda Cervantes, Judy Johnstone, Crystal Morrow, Thomas  Scott, Barbara Morrow Williams  Absent: Lucas     3. Report on Posting of the Agenda: Pursuant to Government Code Section  54954.2, the agenda for this meeting was properly posted on August 27, 2009.      4. Accept Agenda Items & Order: No additional items may be added pursuant to  Government Code Section 54954.2.    5. Approval of Minutes    ‐ Regular Meeting April 22, 2009      (Attachment)  ‐ LEMMON: MOVED TO APPROVE APRIL 22, 2009 MINUTES  ‐ KHAN: SECOND  ‐ APPROVED 4‐0  ‐ Regular Meeting June 24, 2009     (Attachment)  ‐ IYENGAR: MOVED TO APPROVE   ‐ KHAN: SECOND  ‐ APPROVED: 4‐0    6. Oral & Written Communications: Any member of the public may address the  Commission about any matter not on the agenda for this meeting for up to three  minutes.  Commissioners may not comment on the matter, but may choose to  place the topic on a future agenda.   ‐ No comments from the public    7. Old Business  A. Building Maintenance Update (includes HVAC Project)  (Attachment)  ‐ Scott provided an update on building maintenance issues. He noted that  the City meter at the Library is now active and being used, the contractor  finished work on the Children’s Area lighting, and ceiling fans in the  Library have been installed.   ‐ Scott noted that the Children’s Area lighting was the last item on the  original punch list for the library.   ‐ Scott added that two new boilers have been installed on the Library roof  and are functioning.   ‐ Scott indicated that he has the plans for the café wall and the plans are  being reviewed by one of the City’s building inspectors. After the building  division has finished their review, the project will go out to bid.      8. New Business  A. Review of Board Effectiveness Workshop and Commission Work Plan Update  ‐ McBane Mulford invited the Commission to share their thoughts on the  Board Effectiveness Workshop.  ‐ Lemmon praised the presenter, Alan Smith, and indicated that she  enjoyed the workshop.   ‐ Iyengar agreed with Lemmon and added that the workshop was a  valuable learning experience.   ‐ McBane Mulford shared insights from the workshop, including ways in  which the Commission could more effectively build relationships and  engage the community.  ‐ McBane Mulford asked the Commission to revisit goals on the  Commission’s work plan and finds ways in which the Commission’s  strengths could be integrated with the goals. She added that the  Commission should focus on goals that can be achieved through the  Commission’s existing strengths.  ‐ McBane Mulford handed out the process map created during the  Commission retreat in February.   ‐ McBane Mulford indicated that she wanted to look at the goals on the  map and then lay them out in a timeline.    ‐ The Commission discussed the various goals and plotted them out in a  timeline.    B. Nominations for Chair and Vice Chair for the Fiscal Year 09/10, effective  October 28, 2009  ‐ McBane Mulford opened nominations Chair and Vice Chair.  ‐ LEMMON: MOVED TO NOMINATE IYENGAR AS CHAIR  ‐ KAHN: SECOND  ‐ APPROVED: 4‐0  ‐ McBane Mulford asked that nominations for the Vice Chair be postponed  until the October meeting.     C. Opportunities for Commission Outreach and Advocacy  ‐ McBane Mulford asked the group if there are any upcoming  opportunities for the Commission to reach out to the community.   ‐ Johnstone indicated that the Saratoga Historical Foundation is having an  event on September 29, 2009.   ‐ McBane Mulford suggested someone from the Commission attend the  event.    9. Reports (this section is informational only; no actions will be taken)  A. Melinda Cervantes, County Librarian  ‐ Cervantes shared details on recent network issues at the Saratoga  Library. She indicated that the County is looking into solutions.   ‐ Cervantes announced that the Silicon Valley Reads selection has been  made. The selected book is In Defense of Food. Silicon Valley Reads will  start January 27, 2009.   ‐ Cervantes added that the next JPA meeting is October, 27, 2009    B. Barbara Morrow Williams, Saratoga Community Librarian   ‐ Morrow Williams shared information about upcoming Library programs.    C. Judy Johnstone, Friends of the Saratoga Libraries  ‐ Johnstone provided a summary of the current status of the Friends of  Saratoga Libraries, noted that the Friends would be using an electronic  system to manage memberships, and has started doing targeted mailing  rather than bulk mailings. Additionally, the newsletter will be sent  electronically for those who can receive it by email.      D. Sam McBane Mulford, Chair  ‐ McBane Mulford shared her plans to attend the September 16, 2009 City  Council Meeting to give an update on the Commission and announce that  Iyengar will be the Commission’s new Chair.    10. Agenda Items for the Next Meeting  ‐ No agenda items were requested    11. Adjournment – 2:05 p.m.