Loading...
HomeMy WebLinkAbout03-22-2006 Planning Commission MinutesMINUTES  SARATOGA PLANNING COMMISSION  DATE: Wednesday, March 22, 2006  PLACE: Council Chambers/Civic Theater, 13777 Fruitvale Avenue, Saratoga, CA  TYPE: Regular Meeting  Chair Nagpal called the meeting to order at 7:00 p.m.  ROLL CALL  Present: Commissioners Cappello, Hunter, Kundtz, Nagpal, Rodgers and Schallop  Absent: Commissioner Uhl  Staff: Director John Livingstone, Associate Planner Lata Vasudevan, Associate  Planner Therese Schmidt, Assistant Planner Suzanne Thomas and Assistant  City Attorney Jonathan Wittwer  PLEDGE OF ALLEGIANCE  APPROVAL OF MINUTES – Regular Meeting of February 22, 2006.  Motion: Upon motion of Commissioner Cappello, seconded by Commissioner  Kundtz, the Planning Commission minutes of the regular meeting of  February 22, 2006, were adopted with a correction to pages 4,5,6,8,14,15,  and 16.  (6­0­1; Commissioner Uhl was absent)  ORAL COMMUNICATION  Mr. Paul Fortenot, Saratoga Resident: • Thanked the Commission for the opportunity to speak. • Explained that he spoke to Council about the need for a master plan for wireless facilities. • Said that while this issue will move forward, it will take time. • Assured that he is willing to help out with this. • Said that Saratoga needs to be informed of current and future sites for each service  provider. • Added that this does not mean confidential or proprietary information. • Suggested that Nextel, with a pending application for the Church of the Ascension, be  asked to provide this long­term plan for Saratoga. • Advised that there are third party companies out there compiling such information. • Said that Council could be encouraged to insist that this sort of information be part of the  application process. Saratoga Planning Commission Minutes for March 22, 2006 Page 2  Commissioner Kundtz said that he has probed applicants on two occasions about their long­  range strategic plan but was told both times that this information does not exist.  He asked Mr.  Paul Fortenot if he knows factually that they do indeed have such information.  Mr. Paul Fortenot said that while he cannot state factually that they do have such information,  he does believe they can provide such information if asked.  Commissioner Kundtz agreed it would likely be available.  Mr. Paul Fortenot agreed.  Chair Nagpal pointed out that the Church of the Ascension is scheduled for a Study Session.  Mr. Ray Muzzy, Saratoga Resident: • Reminded that the people who come to the public meetings for the service providers don’t  actually work for those providers but rather represent third party companies. • Assured that corporations do have such long­term plans but that this information would  have to be extracted from the providers themselves rather than their third­party  representatives. • Stated that if this information is required, they would cough it up but they would not do so  unless required to do so.  ORAL COMMUNICATION – PLANNING COMMISSION DIRECTION TO STAFF  Chair Nagpal asked Director John Livingstone if Council has changed its priorities as far as  Ordinance updates.  Director John Livingstone reported that staff is preparing a report to Council for its meeting of  April 5 th that will update them on priorities.  Commissioner Cappello asked whether the list of questions developed for cell site  applications could be a part of the package for the pending application from Nextel.  Director John Livingstone replied that this is not a requirement but the applicant is encouraged  to provide the most information possible.  REPORT OF POSTING AGENDA  Director John Livingstone announced that, pursuant to Government Code 54954.2, the  agenda for this meeting was properly posted on March 15, 2006.  REPORT OF APPEAL RIGHTS  Chair Nagpal announced that appeals are possible for any decision made on this Agenda by  filing an Appeal Application with the City Clerk within fifteen (15) calendar days of the date of  the decision, pursuant to Municipal Code 15.90.050(b). Saratoga Planning Commission Minutes for March 22, 2006 Page 3  CONSENT CALENDAR  There were no Consent Calendar Items.  ***  PUBLIC HEARING ­ ITEM NO. 1  APPLICATION #06­210 (397­06­092) NARAIN, 18596 Arbolado Way: The applicant  requests Design Review Approval to demolish approximately 38% of the existing exterior  walls of a single­story single­family detached residence and construct a major architectural  renovation with the addition of a second story and construct a small detached accessory pool  structure.  The total floor area of the proposed residence will be 5,897 square feet including an  attached garage.  The proposal includes removal of one Ordinance­sized tree, a 12­inch  diameter European White Birch.  The maximum height of the proposed residence will not be  higher than 24 feet.  The net lot size is 40,205 square feet and the site is zoned R­1­40,000.  (Therese Schmidt)  Associate Planner Therese Schmidt presented the staff report as follows: • Stated that the applicant is seeking Design Review Approval to demolish approximately 38  percent of the exterior walls of an existing single­story single­family residence and  construct a new second story and small pool structure. • Described the architecture being modified from ranch to traditional contemporary. • Reported that this conversion of a single­story into a two­story is exempt under CEQA and  no geotechnical clearance is required. • Explained that there are 15 protected trees on the property and the Arborist’s report  recommends the removal of one Birch tree. • Advised that five neighbors submitted comments.  One had concerns over the architectural  design’s compatibility with the neighborhood. • Said that this project is consistent with the General Pal and that Design Review findings  can be made in the affirmative. • Recommended approval.  Commissioner Rodgers pointed out that instead of story poles there was simply a single two  by four at the top of the roof to indicate the maximum proposed height.  She asked whether  orange netting had been required.  Planner Therese Schmidt replied that the use of orange netting was not required but strongly  suggested.  Staff simply asked for the single pole.  Commissioner Hunter asked why orange netting was not required.  Planner Therese Schmidt said that it was simply an oversight on her part as the applicant  would have been willing to install this orange netting if asked.  Commissioner Hunter said that use of orange netting shows up better and is important on a  hillside. Saratoga Planning Commission Minutes for March 22, 2006 Page 4  Commissioner Kundtz said he agreed that one pole was not enough.  He added that more  comprehensive poles with netting would be well received by the Planning Commission.  Planner Therese Schmidt said that staff would take care in the future.  Commissioner Rodgers pointed out that other residences beyond the noticing distance of 500  feet could be impacted with hillside construction.  Chair Nagpal  opened the Public Hearing for Agenda Item No. 1.  Mr. Ada m Rock wood, Pro ject Architect: • Advised that thi s project was sub mitted on Dece mber 21, 2005. • Said that they are thrilled to bring thi s project before the Commission. • Advised that thi s is a 40,205 square foot level lot that will undergo a ma jor re model  with the addi ti on of a second story and cabana for a total  square footage of 5,897. • Described the archi tectural  style as bei ng i nternati onal . • Said that two nei ghbors had expressed concern over the proposed archi tectural  style. • Pointed out that there are varied archi tectural styles in thi s area includi ng neoclassic,  modern, Spanish, col oni al  revival  and others. • Said that one Ordi nance protected tree, with a 12­inch di ameter, would be removed  and repl aced with two Oaks. • Re minded that they have been working with staff for three months. • Said that thi s project is pure to its archi tectural  style and the requi rements of the  Planni ng Department.  Co mmissioner Hunter poi nted out that there is no way that homes along Sobey Road can  be aware of the potenti al  impacts of this second story addi ti on.  She asked Mr. Ada m  Rockwood if it had occurred to hi m to install the orange netti ng to demonstrate the  impacts of this addi ti on.  Mr. Ada m Rock wood replied no, they simply followed staff di recti on.  Co mmissioner Rodgers said that she takes a consistent approach on hillside projects a nd  asked Mr. Ada m Rock wood if he i s opposed to installing netti ng for a while.  Mr. Ada m Rock wood: • Replied yes, they would object at this poi nt in time. • Re minded that the use of orange netti ng was never required or requested. • Stated that imposing that requi rement that now would mean this appl ication would  have to come back to a future meeting. • Re minded that the nei ghbors were noti fi ed as requi red. • Clarifi ed that thi s i s not a hi llside lot. Saratoga Planning Commission Minutes for March 22, 2006 Page 5  Co mmissioner Hunter sai d that thi s addition would be visibl e but she can understand the  concerns by the applicant about requesting orange netti ng to be installed at thi s poi nt  since thi s was not a requi rement.  Chair Nagpal  asked the slope of thi s lot.  Mr. Ada m Rock wood replied seven percent slope.  He said that if one looks at the larger  homes located across the way, many are painted very obvious col ors such as peach while  he is proposing natural  col ors that match the area better.  He assured that thi s home  would be l ess visible than the large white houses located bel ow them.  Chair Nagpal  asked to see the color boards.  Co mmissioner Rogers asked how the flat roof style i s designed to handl e rain runoff.  Mr. Ada m Rock wood replied that the Building Department standards are met and include  a minimu m slope and gutter system to handl e rainwater.  Co mmissioner Cappel lo asked about the roofing material proposed.  Mr. Ada m Rockwood said that the roofi ng material  is not yet determined but he assured  that it would be non­reflective and not metal.  He said that it might be asphalt.  He  concluded by stati ng hi s hope that the Commission would approve thi s applicati on toni ght.  Chair Nagpal  closed the Public Hearing for Agenda Item No. 1.  Co mmissioner Hunter: • Agreed that since the use of orange netting was not requested of this applicant, it  would be unfai r to penalize them for not having i t i nstalled. • Suggested that in the future, it would be a good idea to requi re installati on of orange  netting on hillside properti es. • Said that this home design i s fi ne and unusual. • Stated her support.  Co mmissioner Rodgers: • Said that whenever a hillside property is involved, she would like to see story pol es  installed. • Added that she does not have the imagination to see the potenti al  impacts without a  demonstration using the orange netti ng. • Said that some neighbors have objected to thi s home’s internati onal  modern  architecture but she does not. • Said that it is somewhat hard to see how it will look in three di mensions especially the  older porti on about the pl ai n exterior walls.  Co mmissioner Kundtz sai d that there is a home si milarly designed located near hi m and  that thi s is a great and unique design. Saratoga Planning Commission Minutes for March 22, 2006 Page 6  Co mmissioner Cappel lo: • Agreed that story pol es are very benefi cial to hel p gi ve perspecti ve but that the City  does not currentl y have that as a requirement but rather just as a  request of  applicants. • Re minded that the appl icant met the request made to install the singl e pol e and cannot  be penalized for not going beyond that. • Said that until the use of story pol es becomes an Ordinance requi rement, the  Co mmission i s in a tough positi on. • Stated that he likes thi s home’s design. • Agreed that there is a mixture of architectural  design in thi s and other areas of  Saratoga.  Co mmissioner Hunter cauti oned that if staff suggests to an applicant that story pol es are  a good idea, the applicant should do it.  She added that the Commission could ask for  story pol es.  Co mmissioner Rodgers agreed that the Co mmission could ask if it believes it to be  necessary. She asked that the Community Development Director implement the wis hes  of the Commission on thi s i ssue.  Co mmissioner Cappello sai d that he could understand why the singl e pol e was requested  by staff to defi ne the ma ximu m height on this flat design.  Co mmissioner Rodgers sai d that one two­by­four woul d not tell the extent of the hei ght of  the roof to her.  Co mmissioner Cappello said that he has no probl em i magini ng the impact to views with  one pol e.  Chair Nagpal : • Said that thi s is a mixed neighborhood and thi s home has a beauti ful  modern,  internati onal  design. • Pointed out a nearby contemporary home that is l ocated next to a Spani sh style home. • Said that this home would be an asset. • Expressed her support. • Added that the proposed col ors made a difference for her as they are very much in  keeping with the general  surroundings. • Stated that she i s abl e to make the requi red findi ngs in the affirmative.  Motion: Upon motion of Commissioner Hunter, seconded by Commissioner  Cappello, the Planning Commission adopted a Resolution granting Design  Review Approval (Application #06­210) to allow a renovation and second  story addition and a new accessory pool structure at an existing residence  located at 18596 Arbolado Way, by the following roll call vote:  AYES: Cappello, Hunter, Kundtz, Nagpal, Rodgers and Schallop  NOES: None Saratoga Planning Commission Minutes for March 22, 2006 Page 7  ABSENT: Uhl  ABSTAIN: None  ***  PUBLIC HEARING ­ ITEM NO. 2  APPLICATION #06­270 (503­27­650) GUO/MA, 14360 Paul Avenue: The applicant  requests a modification to a Design Review Approval granted by the Planning Commission at  their January 11, 2006, hearing, which consisted of demolition of an existing one­story single­  family residence and construction of a two­story single­family residence with a total floor area  of 2,400 square feet.  A 966 square foot basement was also approved.  The maximum height  of the approved residence is 25 feet, 6 inches.  The proposed modification would increase the  total floor area to 5,558 square feet and decrease the maximum height of the residence to 24  feet, 8 inches. The gross lot size is 5,162 square feet and the site is zoned R­1­10,000.  (Therese Schmidt)  Planner Therese Schmidt presented the staff report as follows: • Advised that the applicant is seeking approval of a Modification to a Design Review  Approval that was granted by the Planning Commission at its meeting of January 11, 2006. • Reminded that the original approval was to demolish a single­story single­family residence  and construct a two­story single­family residence with an attached two­car garage, a 966  square foot basement and with a maximum height of 25 feet, 6 inches. • Explained that the Modification includes a decrease in maximum height to 24 feet, 8  inches, changing of windows and a 158 square foot addition to the second story at the  north elevation of the house. • Reported that any changes to an approval made by the Planning Commission are brought  back to the Commission for consideration. • Said that this project is Categorically Exempt under CEQA and no geotechnical or arborist  reports are required. • Stated that four neighbors submitted comments.  One has concern about the change in  window location.  Another neighbor called this evening and said he plans to attend tonight. • Said that the project is consistent with the General Plan and meets Design Review  findings. • Recommended approval with two changes to the draft Resolution.  One is to correct the  date on Condition No. 1 from December 22, 2005, to March 3, 2006.  Another is the  addition of Condition No. 14 that requires the redesign of the chimney to extend beyond  the roofline to the approval of the Community Development Director.  Commissioner Hunter asked for clarification that the proposed window changes are for two  windows and include what was once a simple window as now a bow window in the master  bedroom.  Planner Therese Schmidt replied yes.  She added that what was once a single window is now  proposed to be changed into two windows.  Commissioner Hunter asked if the bow window is bigger thw regular window. Saratoga Planning Commission Minutes for March 22, 2006 Page 8  Planner Therese Schmidt replied yes.  Chair Nagpal asked how high this window would be placed.  Planner Therese Schmidt answered five feet, five inches above the floor.  Commissioner Cappello asked if the decrease in maximum height is a design change.  Planner Therese Schmidt replied yes.  Commissioner Rodgers asked if raising the chimney above the roofline would have an impact  on the neighbor.  Planner Therese Schmidt said that it would have no view impact and would look better.  Commissioner Rodgers added that it would also work better for a wood­burning fireplace.  Planner Therese Schmidt advised that she believed this fireplace is gas.  Chair Nagpal opened the Public Hearing for Agenda Item No. 2.  Ms. Rachel Frame, Project Designer: • Said that she is representing Mr. and Mrs. Ma. • Said that windows appear to be the primary concern especially the proposed bow window.  The neighbor with concerns is here tonight. • Reported that the Mas have reached an agreement with Mr. Schneider and the original  placement of the bow widow would be kept where it was at the back of the house but  wider.   It will be centered more and extended in width and Mr. Schneider has agreed. • Added that a window has been added to the right elevation, at the right side of the back of  the house serving bedroom #2.  Commissioner Rodgers asked if the bay window to the back of the house is still in the new  proposed location.  Ms. Rachel Frame reported that they had met with Mr. Schneider just before tonight’s meeting  and reached a compromise.  The Mas have agreed to reduce the height and bow and move it  back to the original location with slightly larger width.  Commissioner Cappello asked if the bow window on the right side would be removed and  replaced with an equivalent window as is used on the left side.  Ms. Rachel Frame replied correct. She added that Dr. Weinmann had an issue with the  height and location of that window.  He does not like the added width proposed.  She reported  that they had a line­of­site study prepared. Saratoga Planning Commission Minutes for March 22, 2006 Page 9  Commissioner Cappello clarified that the previous placement at five feet, five inches has been  replaced with a bow window at a five­foot height that is wider.  Ms. Rachel Frame: • Replied correct. • Reported that the bow window is back in its original location. • Explained that she had an error in FAR (floor area ratio) calculations that allowed them to  add approximately 150 square feet to the second level that allows an additional bath and a  wider master bedroom that was originally 11 feet and is now 14 feet wide.  Additionally, the  fourth bedroom didn’t have a closet and one has been added with the addition of two feet  to the north left side of the house. • Said that the house is still set back five feet further than required due to an easement. • Stated that the roof was brought down to help mitigate the appearance of bulk. • Assured that the new elevations are much more attractive and in proportion.  Dr. Bob Weinmann, Saratoga Resident: • Said that he is concerned about line­of­site impacts with a larger window and its potential  for invasion of privacy in his yard. • Said that the larger window offers more viewing space. • Stated that as long as the line­of­site is not changed from previously approved, his concern  is mitigated.  If not, he stands to sacrifice privacy for the use of his pool and yard area,  which causes a concern of the quality of use of his yard and pool. • Added that this is not an unreasonable concern. • Pointed out that another window in the other direction will already offer light to this room. • Said in the issue of privacy versus need for light, he would be the largest loser.  Commissioner Rodgers asked how Dr. Weinmann would feel about adding a Condition  requiring the planting of trees.  Dr. Weinmann asked what side of the property.  Commissioner Rodgers asked Dr. Weinmann his preference.  Dr. Weinmann said his preference would be on his side.  Commissioner Hunter asked Dr. Weinmann if he is willing to allow the planting of trees on his  property.  Dr. Weinmann said he would be willing but that he is not sure if this would be an adequate  solution.  He added that he has to defer to the expertise of the project designer.  Mr. Scott Schneider, Saratoga Resident: • Explained that he is the neighbor who called earlier this evening. • Said that he and the Mas have reached a good compromise and that he was glad to have  been able to work something out with the Mas that is good for both sides. Saratoga Planning Commission Minutes for March 22, 2006 Page 10  Commissioner Hunter asked Mr. Schneider where his home is located.  Mr. Scott Schneider replied next to Dr. Weinmann’s.  Ms. Rachel Frame: • Said that the only issue left is the window and Dr. Weinmann’s concerns about it. • Said that it is up to the Planning Commission to determine if widening this window  represents an added invasion of his privacy. • Stated that there is no change in line­of­sight.  They are only widening the window not  changing the height. • Deferred this decision to the Planning Commission.  Commissioner Hunter asked if this would be a child’s room.  Ms. Rachel Frame replied that it is for a second child that is not yet on the way.  Commissioner Cappello said that this room shares windows on the front of the home.  Ms. Rachel Frame replied correct.  She said that there is a lot of window in that room but that  it is a small room and windows open small spaces up.  Commissioner Cappello asked if there is also a window on the other side of the house serving  this particular bedroom.  Ms. Rachel Frame replied no.  Commissioner Hunter asked Ms. Rachel Frame for her comments on the installation of trees.  Ms. Rachel Frame said this risks compromising the view of the hills by the Mas.  She said that  they would prefer a compromise in the size of window if necessary.  Commissioner Hunter pointed out that Dr. Weinmann could plant trees on his property any  way.  Ms. Rachel Frame agreed.  Chair Nagpal closed the Public Hearing for Agenda Item No. 2.  Commissioner Kundtz: • Said that the Mas did a nice job with the redesign. • Stated that it is nice for them to find an extra 150 square feet. • Said that there is a lot of emphasis on unreasonable invasions of privacy. • Said that there is not an unreasonable compromise of privacy on Dr. Weinmann as privacy  impacts are not expanded with a horizontal expansion of this window. • Advised that he supports the project as proposed. • Reminded that, if necessary, Dr. Weinmann can plant trees on his property. Saratoga Planning Commission Minutes for March 22, 2006 Page 11  Commissioner Rodgers: • Suggested that the applicants be asked to provide a tree to Dr. Weinmann that only grows  to a certain height. • Said that she does not object to the window as proposed. • Proposed that Dr. Weinmann be allowed to see the window view once installed to  determine if a screening tree is even necessary to preserve his privacy in the yard.  Chair Nagpal asked if Commissioner Rodgers is suggested that as a Condition of Approval.  Commissioner Rodgers replied yes.  Commissioner Cappello: • Agreed that the impact is not unreasonable. • Said he has no problem supporting this project as is. • Expressed appreciation for the applicant’s mitigation of impacts as much as possible by  relocating the bow window. • Stated his support.  Commissioner Hunter: • Pointed out that Dr. Weinmann’s home is a single­story. • Said that getting a new two­story next to an existing single­story is a shock but that  accommodations have been made. • Said that she will support this request and that she hopes the neighbors work together. • Suggested that Dr. Weinmann has a triangle of land available where he can put in trees if  necessary for privacy.  Chair Nagpal: • Explained that the line of sight drawings show that there are no unreasonable impacts with  this window. • Expressed agreement with the comments of the other Commissioners. • Said that she does not agree with the suggested added Condition of Approval requiring Dr.  Weinmann to see the window in place to decide if a tree is necessary.  Commissioner Rodgers said that she is willing to support this project even without that  condition.  Motion: Upon motion of Commissioner Cappello, seconded by Commissioner  Rodgers, the Planning Commission adopted a Resolution granting a  Modification (Application #06­270) to a previously approved Design Review  Approval (Application No. 06­075) changing out windows, increasing the  total square footage and decreasing the maximum height, on property  located at 14360 Paul Avenue, as modified, by the following roll call vote:  AYES: Cappello, Hunter, Kundtz, Nagpal, Rodgers and Schallop  NOES: None  ABSENT: Uhl  ABSTAIN: None Saratoga Planning Commission Minutes for March 22, 2006 Page 12  ***  PUBLIC HEARING ­ ITEM NO. 3  APPLICATION #06­173 (410­39­016) LLOYD, 15310 Quito Road:  The applicant requests  Design Review Approval to construct a 920 square foot one­story addition to an existing two­  story single­family residence.  The total floor area of the residence, including the proposed  addition, is 6,537 square feet.  The maximum height of the addition is 18 feet.  The net lot size  is 42,207 square feet and the site is zoned R­1­40,000.  (Suzanne Thomas)  Assistant Planner Suzanne Thomas presented the staff report as follows: • Advised that the applicant is seeking Design Review Approval to add a single­story  addition to an existing two­story residence of approximately 900 square feet for a total  square footage over 6,000 square feet. • Explained that Planning Commission approval is required whenever the total square  footage of a residence exceeds 6,000 square feet. • Added that the maximum height proposed is 18 feet and the lot size is 42,000 square in an  R­1­40,000 zoning district. • Reported that building materials would match existing including natural stone, plaster and  a tile room. • Distributed a photograph of the home and the color rendering. • Stated that three trees are potentially impacted.  One, a Walnut, has received support for  removal by the Arborist due to its poor condition. • Reminded that there is a riparian zone by the creek on this property.  Therefore there are  two zones between the creek and the house.  The riparian zone and the setback  measured from that zone. • Said that the modification of the Conditions of Approval that was approved on November  23, 2005, allowed encroachment into the setback if a biologist says that it can be allowed.  This would consist of approximately four square feet in area with ample mitigations  proposed and conditioned. • Explained that since this project is 150 feet away from the creek, there is no requirement  for a permit from the Santa Clara Valley Water District, which requires permits for work  performed within 50 feet of a creek.  Commissioner Rodgers asked about the fence in place nearby.  Planner Suzanne Thomas: • Said that the applicant could respond about the fence. • Reported that the plans were provided to the neighbors and notification occurred to  property owners within 500 feet.  No negative comments were received. • Said that the site is set back and located below Quito Road.  There are no views or privacy  impacts. • Said that one tree will be removed. • Reported that the Biologist has reviewed impacts and finds this project will enhance the  area. Saratoga Planning Commission Minutes for March 22, 2006 Page 13 • Recommended approval, saying that the required findings can be made in the affirmative.  Commissioner Kundtz extended his compliments to Planner Suzanne Thomas on her report.  He pointed out that the check off boxes on the neighbor notification forms are not included.  He pointed out that he had mentioned this oversight before and asked staff to look at this  more carefully in the future.  Planner Suzanne Thomas said this is an excellent point and staff will watch for it in the future.  Commissioner Rodgers sought clarification on the area to be encroached.  Planner Suzanne Thomas explained that it is not the riparian corridor that is to be encroached  but the buffer zone.  Commissioner Rodgers pointed out a drain grate that appears to be on the footprint of the  home.  Planner Suzanne Thomas deferred this issue to the applicant.  Chair Nagpal opened the Public Hearing for Agenda Item No. 3.  Mr. Derek Van Alstine, Project Architect: • Explained that with the original subdivision the W ater District required the fence mentioned  by Commissioner Rodgers.  Commissioner Rodgers said that although there was no footprint indicated on the ground she  had a question about the existing grate that appears to be in the proposed footprint.  Mr. Derek Van Alstine said it was in the footprint area and would be moved eight to ten feet  toward the creek.  Chair Nagpal asked if this is a storm drain.  Mr. Derek Van Alstine replied that it is an area drain for the yard.  Commissioner Rodgers asked if it handles runoff.  Mr. Derek Van Alstine said that if there is heavy rain perhaps but not a significant amount.  Commissioner Rodgers asked about the use of wood burning fireplaces  particularly with the  close proximity of only 30 feet to the house on Lot C.  Mr. Derek Van Alstine replied that the two proposed fireplaces are gas.  Commissioner Rodgers pointed out that Code allows one wood burning and the Conditions list  one wood burning and one gas.  She asked Mr. Derek Van Alstine if he has any problem  changing the Condition to reflect two gas­burning fireplaces. Saratoga Planning Commission Minutes for March 22, 2006 Page 14  Mr. Derek Van Alstine replied no.  Commissioner Rodgers asked about plans for a pool.  Mr. Derek Van Alstine replied that this would be dealt with later as a separate application.  Commissioner Rodgers asked staff if a pool was not already approved.  Planner Suzanne Thomas replied no.  The request for a pool has not yet been submitted.  Commissioner Rodgers asked if a pool application comes to the Commission.  Mr. Derek Van Alstine: • Replied that the concept of a pool was brought to the Commission as part of the mitigation  factor as part of the landscape plan. • Stated that it is anticipated that a pool will be built but it is an over­the­counter application  to be handled later and not as part of this application. • Thanked the Commission for its time. • Asked for approval of this application this evening.  Chair Nagpal closed the Public Hearing for Agenda Item No. 3.  Commissioner Hunter said she thought this project is fine.  Commissioner Cappello agreed.  Assistant City Attorney Jonathan Wittwer pointed out a typographical correction on the  resolution where the word “if” should be replaced with “is.”  Motion: Upon motion of Commissioner Hunter, seconded by Commissioner  Kundtz, the Planning Commission adopted a Resolution granting Design  Review Approval (Application No. 06­173) to construct a single story  addition to an existing two­story single­family residence on property  located at 15310 Quito Road, with the modification to Condition #3A  allowing only gas fireplaces, by the following roll call vote:  AYES: Cappello, Hunter, Kundtz, Nagpal, Rodgers and Schallop  NOES: None  ABSENT: Uhl  ABSTAIN: None  ***  PUBLIC HEARING ­ ITEM NO. 4  APPLICATION #06­156 (397­10­033) HARINARAYAN, 15126 Via Colina: The applicant  requests Design Review Approval to construct a new two­story single­family home with a Saratoga Planning Commission Minutes for March 22, 2006 Page 15  basement on a vacant 44,478 (net) square foot lot.  The total floor area of the proposed  residence will be 6,029 square feet including an attached garage, with a 2,410 square foot  basement.  The proposal includes removal of one Ordinance­sized tree, a 25­inch diameter  Deodar Cedar.  The maximum height of the proposed residence will be 26 feet.  The site is  zoned R­1­40,000.  (Lata Vasdevan)  Associate Planner Lata Vasudevan presented the staff report as follows: • Advised that the applicant is seeking Design Review Approval to allow a new multi­story  6,029 square foot residence with a 2,410 square foot basement and a maximum height of  26 feet. • Described the architectural style as Spanish Mediterranean that is compatible with the  neighborhood.  The home uses varying rooflines and articulation reduces and minimizes  the appearance of mass.  The home will compliment the neighborhood. • Stated that materials include brown barrel clay tile roof, beige stucco and iron railings. • Explained that there are five trees on or near the property with potential for impacts.  One,  a Cedar, has been determined by the Arborist to be suitable for removal because of poor  condition. • Stated that the conditions proposed by the October 2005 Arborist Report have been  added. • Reported that no negative comments were received by the neighbors who reviewed the  project. • Explained that the applicant made efforts to contact neighbors and will report on those  efforts. • Said that Design Review findings can be made in the affirmative. • Recommended approval. • Pointed out a correct to Attachment #3 of the staff report where the mailing notice labels  were included from the wrong project in the staff report.  A correct distribution list was  provided to the Commissioners.  Commissioner Rodgers said that the proposed stucco color appears yellow rather than earth  tone.  Planner Lata Vasudevan said that there is no specific definition of earth tones but includes  beige, yellow and sandstone.  Commissioner Hunter said that in her experience she has never seen an application for which  no neighbor acknowledgement forms were received.  She said that the applicant should  explain the notification attempts.  Chair Nagpal opened the Public Hearing for Agenda Item No. 4.  Mr. Noel Cross, Project Architect: • Said that his clients attempted several times to reach neighbors.  No one was home when  contact was attempted.  His clients dropped off notes.  Since that time, his clients have  spoken with four neighbors.  No negative comments were received.  One made comment Saratoga Planning Commission Minutes for March 22, 2006 Page 16  on the size but was satisfied to learn of the retention of the Cedar tree.  The neighbors  across the street had promised to send the form in to the City.  Commissioner Hunter reiterated that she is amazed not to see any returned forms.  Mr. Noel Cross assured that the attempt was made to secure these forms.  Commissioner Hunter said that the Commission likes to see these signed forms especially  since this is such an enormous home.  Mr. Noel Cross reiterated that attempts were made.  Commissioner Rodgers asked about the paint color proposed.  Mr. Noel Cross said that the use of a color copier brightened the appearance of the proposed  color on the sample board.  He added that he would consider earthening the paint color down  to a more brown and muted color.  Commissioner Hunter asked what happens to the bags on the tree roots after the concrete is  poured.  Mr. Paul Conrado, Project Builder, advised that the bags are removed and the area back filled  with dirt.  Ms. Sudha Neelakantan, Property Owner & Applicant: • Reported on her attempts to secure neighbor input on her proposal. • Said that one couple said they would show the plans to their architect and contact her if  there are any problems with the proposal. • Added that another neighbor thought the house was large but had no impact on him so he  promised to send in the form. • Stated that she spoke with the neighbor across the street, offered the plans and expected  comments. • Concluded by saying she is not sure why none of the forms were returned.  Commissioner Hunter said she has never seen a case with no returned forms.  Ms. Sudha Neelakantan said that she tried.  She said that the neighbor across the street was  supportive and promised to submit the form.  She added that the O’Connells were not  interested as they only live in the neighborhood for part of the year.  Commissioner Hunter said that the paint color seems bright.  Ms. Sudha Neelakantan said she would defer to her architect on that issue.  Mr. Noel Cross: • Said that the color appears brighter because it is a color copy. • Assured that the original samples are more muted. Saratoga Planning Commission Minutes for March 22, 2006 Page 17 • Added that they are willing to change color. • Stated that he had impressed on his clients the importance of neighbor contact and they  did their best.  The neighbors were not interested.  Commissioner Hunter said that the applicant usually takes the form and has the neighbor sign  it and takes it back right away.  Ms. Sudha Neelakantan said that this request for signature was refused.  Mr. Noel Cross reiterated that every attempt was made to get the forms signed.  Chair Nagpal closed the Public Hearing for Agenda Item No. 4.  Commissioner Cappello: • Stated that if neighbors had issues, the Commission would hear about them.  If not, they  don’t seem to care. • Advised that he likes the design.  It is a beautiful home that fits nicely. • Suggested that the findings to support can be reached easily. • Said that the color is bright and can be muted down working with staff.  Commissioner Schallop agreed.  Commissioner Rodgers asked staff if they need any more instruction on color.  Director John Livingstone replied no, staff could work with the applicant on color.  Commissioner Hunter: • Explained that the Commission has to study a project before a hearing.  Each reads the  packet thoroughly including reading neighbor comments. • Said that she hopes in future it does not happen again that no neighbor input is provided. • Reiterated that in her five years as a Commissioner she has never seen a project where  no neighbor forms were provided. • Stressed that the Commission is here to represent the community and it needs to do a  good job.  Chair Nagpal asked Commissioner Hunter if she supports this project.  Commissioner Hunter replied yes, with reservations.  Motion: Upon motion of Commissioner Cappello, seconded by Chair Nagpal, the  Planning Commission adopted a Resolution granting Design Review  Approval (Application #06­156) to allow the construction of a new two­  story single­family residence on a vacant lot on property located at 15126  Via Colina, by the following roll call vote:  AYES: Cappello, Hunter, Kundtz, Nagpal, Rodgers and Schallop  NOES: None  ABSENT: Uhl Saratoga Planning Commission Minutes for March 22, 2006 Page 18  ABSTAIN: None  ***  DIRECTOR’S ITEMS  There were no Director’s Items.  COMMISSION ITEMS  Commissioner Kundtz asked for additional staff input on the issue of story poles, orange  netting and public notification.  Director John Livingstone said that there are noticing limits and currently no requirement for  story poles.  The feedback from the Commission is that it wants more story poles to provide a  visual reference to help determine impacts particularly for hillside properties where impacts  might be generated across a valley.  He said that staff can request story poles but the  applicant can also refuse.  Story poles can be costly to install.  Chair Nagpal pointed out that if members of the public notice story poles, they can contact the  City for information about what is proposed.  Assistant City Attorney Jonathan Wittwer asked if there is a difference between story pole and  orange webbing.  Commissioner Rodgers said that she is speaking of orange webbing.  Director John Livingstone said that typically story poles include orange webbing to show the  ridgeline.  Chair Nagpal cautioned that the Commission is not asking for story poles for all projects.  Commissioner Rodgers said that hillside lots are a major concern.  Commissioner Hunter agreed that small lots and hillside properties are very important for use  of story poles to determine impacts.  Commissioner Cappello agreed and suggested further guidance for staff since the significant  cost is of concern.  He added that the cost of story poles does not help the design and  building.  While story poles are not to be required in every case, they are appropriate in some.  Chair Nagpal agreed that they are not necessary in all cases but it is important for staff to let  an applicant know if they believe story poles are necessary.  Commissioner Rodgers said that large homes on a hill and small substandard lots where  houses are so close could benefit from story poles to allow a visual depiction of impacts. Saratoga Planning Commission Minutes for March 22, 2006 Page 19  Commissioner Hunter asked staff if there have been appeals of recent Commission actions to  Council.  Director John Livingstone reported that the Subway denial has been appealed and will be  heard by Council at its April 5 th meeting.  Chair Nagpal announced that she would be present at the April 5 th Council meeting to  represent the Planning Commission’s majority vote.  Commissioner Rodgers asked how opposing views from the Planning Commission could be  presented to Council.  Commissioner Hunter replied that the Chair presents the chief Planning Commission votes but  any Commissioner can speak as an individual.  Director John Livingstone reminded that Council could redirect appeals back to the  Commission.  If any Commissioner speaks as a citizen at the Council hearing that could taint  their involvement if Council returns the project to the Commission for further consideration.  Assistant City Attorney Jonathan Wittwer said that if a Commissioner speaks at a Council  meeting as a private individual, there might be a bias claim by the applicant stating that this  particular Commissioner should not consider the project again.  Commissioner Rodgers asked if she simply reports the comments of the Commission is there  still the potential for a bias issue.  Assistant City Attorney Jonathan Wittwer replied yes.  Chair Nagpal pointed out that the Council would have the minutes from the Planning  Commission meeting.  Assistant City Attorney Jonathan Wittwer stated that this is why the review of the minutes from  that meeting was so important.  COMMUNICATIONS  There were no Communications Items.  ADJOURNMENT TO NEXT MEETING  Upon motion of Commissioner Hunter, seconded by Commissioner Kundtz, Chair Nagpal  adjourned the meeting at 9:08 p.m. to the next Regular Planning Commission meeting of April  12, 2006, at 7:00 p.m.  MINUTES PREPARED AND SUBMITTED BY:  Corinne A. Shinn, Minutes Clerk