Loading...
HomeMy WebLinkAbout04-12-2006 Planning Commission MinutesMINUTES  SARATOGA PLANNING COMMISSION  DATE: Wednesday, April 12, 2006  PLACE: Council Chambers/Civic Theater, 13777 Fruitvale Avenue, Saratoga, CA  TYPE: Regular Meeting  Chair Nagpal called the meeting to order at 7:05 p.m.  ROLL CALL  Present: Commissioners Hunter, Kundtz, Nagpal and Rodgers  Absent: Commissioner Cappello (note:  two Commission positions are vacant)  Staff: Associate Planner Lata Vasudevan, Associate Planner Therese Schmidt,  Assistant Planner Suzanne Thomas and Assistant City Attorney Jonathan  Wittwer  ELECTION OF NEW CHAIR  Associate Planner Lata Vasudevan advised that the election of the new chair would be  continued to the meeting of April 26, 2006.  PLEDGE OF ALLEGIANCE  ORAL COMMUNICATION  There were no Oral Communications.  REPORT OF POSTING AGENDA  Associate Planner Lata Vasudevan announced that, pursuant to Government Code 54954.2,  the agenda for this meeting was properly posted on April 6, 2006.  REPORT OF APPEAL RIGHTS  Chair Nagpal announced that appeals are possible for any decision made on this Agenda by  filing an Appeal Application with the City Clerk within fifteen (15) calendar days of the date of  the decision, pursuant to Municipal Code 15.90.050(b).  CONSENT CALENDAR  There were no Consent Calendar Items. Saratoga Planning Commission Minutes for April 12, 2006 Page 2  APPROVAL OF MINUTES – Regular Meeting of March 22, 2006.  Motion: Upon motion of Commissioner Kundtz, seconded by Commissioner  Hunter, the Planning Commission minutes of the regular meeting of March  22, 2006, were adopted with a correction to pages 2,6,8,13 and 15.  (4­0­1;  Commissioner Cappello was absent)  ***  PUBLIC HEARING ­ ITEM NO. 1  APPLICATION # 06­145 (386­57­022) Pro Signs, Inc., 12220­12228 Saratoga­Sunnyvale  Road: The applicant requests Design Review Approval to construct a freestanding identification  sign. The total area of the sign is approximately 30 square feet and the height is 7 feet 3 inches.  The net lot size is approximately 30,000 square feet and the site is zoned C­V. (Suzanne  Thomas)  Assistant Planner Suzanne Thomas presented the staff report as follows: • Stated that the applicant is seeking approval of a new freestanding monument sign to  replace an existing single­tenant sign on the southeast corner of Kirkmont and Saratoga­  Sunnyvale Road. • Explained that such a multi­tenant sign requires review and approval by the Planning  Commission. • Described the proposed sign as consisting of a bronze cabinet and a stone base.  The sign  is internally illuminated and would be illuminated between dusk and 10 p.m.  The face of  the panel is dark with white acrylic lettering that is identical on both sides of this  freestanding sign.  The total sign area is 35 square feet, which is less than the maximu m  40 square feet allowed.  The maximum height is seven feet, three inches.  The individual  sign letters are no larger than five inches. • Said that this sign is setback from the corner, outside of the required view triangle, and that  the existing landscaping would be maintained. • Reported that 180 notification letters were sent and no negative responses received. • Stated that this request is consistent with Code as it is identifying on­site uses.  The sign is  compliant as far as height and sign area.  The sign’s proposed dark colors are compatible  with the building and the neighborhood. • Assured that the required Design Review findings can be made in the affirmative. • Recommended Planning Commission approval of this sign through the adoption of a  Resolution.  Commissioner Rodgers asked for confirmation that Condition No. 5 is intended to ensure that  the maintenance of landscaping will remain at its current level of quality.  Planner Suzanne Thomas replied yes.   The same landscape service would continue to  maintain this landscaping on a weekly basis.  Chair Nagpal  opened the Public Hearing for Agenda Item No. 1. Saratoga Planning Commission Minutes for April 12, 2006 Page 3  Mr. Bob Deschamps, Pro Signs, Applicant: • Advised that this monument sign would allow all tenants on site to be recognized. • Assured that this sign would be consistent with this building. • Said that the existing sign would be demolished. • Reported that the existing landscaping would be trimmed and enhanced with additional  landscaping. • Stated that he would be available for any questions.  Commissioner Hunter asked Mr. Bob Deschamps how bright the florescent lighting would be.  Mr. Bob Deschamps replied that only the lettering would show through the light.  Commissioner Kundtz asked Mr. Bob Deschamps if there was room to add additional future  tenants to this sign.  Mr. Bob Deschamps replied that there are only five tenant spaces in this building.  Assistant City Attorney Jonathan Wittwer pointed out Condition No 5 that ensures  maintenance of the landscaping that is intended to be signed by the owner but that there is no  signature line for the applicant, which is the Sign Company.  He asked Mr. Bob Deschamps if  he has any problem with an added signature line for him to sign on behalf of the Sign  Company.  Mr. Bob Deschamps replied no.  He added that the property owner is represented by  Saratoga Management Company.  Assistant City Attorney Jonathan Wittwer asked if Saratoga Management Company is the  property owner.  Mr. Bob Deschamps replied no.  Mr. Dick Norman, Saratoga Management Company: • Explained that Saratoga Management Company is authorized to sign on behalf of the  property owners, the Adachi Family.  Assistant City Attorney Jonathan Wittwer asked if Mr. Dick Norman could sign this Condition  of Approval on behalf of the owners.  Mr. Dick Norman replied yes.  He clarified that he is the agent for the owners.  Assistant City Attorney Jonathan Wittwer pointed out that the text from the staff report, which  reads that the Community Development Director reserves continuing jurisdiction over the on­  going maintenance of this sign, is not specifically included in the Conditions.  He suggested  that the Commission might want to add this to the Conditions.  Commissioner Hunter supported putting this into the Conditions to deal with any problems in  the future. Saratoga Planning Commission Minutes for April 12, 2006 Page 4  Mr. Dick Norman advised that the height of the existing landscaping plants is too high and this  planting material will be updated.  Chair Nagpal pointed to Item No. 6 on Page 8 that reads that all future landscaping must be  maintained at or above current standards.  Assistant City Attorney Jonathan Wittwer said that any requirement for additional enhanced  landscaping is not currently called out for in the Conditions of Approval.  Commissioner Hunter said that this is a nice looking sign. She added that the city is very  sensitive about the Gateway right now.  Commissioner Kundtz thanked the applicant for their flexibility in changing from their original  design.  Chair Nagpal  closed the Public Hearing for Agenda Item No. 1.  Motion: Upon motion of Commissioner Hunter, seconded by Commissioner  Kundtz, the Planning Commission adopted a Resolution granting Design  Review Approval (Application #06­145) to allow a freestanding  identification sign on property located at 12220­12228 Saratoga­Sunnyvale  Road, as modified:  § to require on­going sign and landscaping maintenance,  § to require the use of native and drought tolerant plants,  § that the City reserves continuing jurisdiction over the maintenance  standards of said sign,  § that a third signature be added to the requirement to maintain the  landscaping at current standards, and  § With a minor edit to the indemnification condition to read “State or  Federal,” by the following roll call vote:  AYES: Hunter, Kundtz, Nagpal and Rodgers  NOES: None  ABSENT: Cappello  ABSTAIN: None  ***  PUBLIC HEARING ­ ITEM NO. 2  APPLICATION #03­254 (397­03­004) HO, 14289 Sobey Road; ­ The applicant requests  Design Review Approval to construct a new 5,298 sq. ft. two­story residence with a basement,  an attached garage, and detached carport on a vacant lot.  The maximum height of the  proposed residence will not be higher than 26­feet.  The gross lot size is 47,045 sq. ft. and the  site is zoned R­1­40,000. (Therese Schmidt)  Associate Planner Therese Schmidt presented the staff report as follows: Saratoga Planning Commission Minutes for April 12, 2006 Page 5 • Advised that the Planning Commission at a May 2004 public hearing continued  consideration of this application to a date uncertain.  The applicant was asked to make  changes to their proposed new home for 14289 Sobey Road. • Explained that the Planning Commission had concerns about the design proposed for this  hillside property. • Stated that this home has since been redesigned.  The home has been relocated 25 feet  off the slope.  What is now proposed is a two­story single­family home consisting of 5,298  square feet with attached garage, basement, pool and accessory structure/gazebo. • Informed that the maximum height would be 26 feet.  Roof tile, plaster and stone materials  are proposed in muted colors. • Reported that this project is exempt from CEQA and did obtain necessary geotechnical  clearance. • Said that 1,148 cubic feet of cut is required and 728 cubic feet of fill with 428 cubic feet of  export. • Stated that neighbor notification occurred and four signed forms were submitted.  No  negative comments were received. • Added that there are 24 Ordinance­protected trees on this property and none are proposed  for removal. • Said that this project meets Design Review findings and that staff is very pleased with this  redesign.  The applicant has done due diligence as requested.  Commissioner Hunter expressed concern about the color looking bright white.  Planner Therese Schmidt assured that the proposed colors are muted.  Commissioner Rodgers asked for clarification as to the placement of the pool.  Planner Therese Schmidt said that the pool would be located to the rear of the parcel.  The  carport/gazebo opens to the patio, terrace and pool.  Commissioner Hunter asked how close this gazebo would be to the adjacent neighbor.  Planner Therese Schmidt replied that the setback exceeds that required at approximately 13  feet, 6 inches.  Commissioner Hunter asked if the wall of the gazebo structure facing that neighbor would be  solid.  Planner Therese Schmidt replied yes.  It would be completely enclosed on that side to assure  privacy.  Chair Nagpal opened the Public Hearing for Agenda Item No. 2.  Mr. Louie Leu, Project Architect: • Explained that this new design is substantially different from the original. • Stated that they have worked closely with staff. Saratoga Planning Commission Minutes for April 12, 2006 Page 6 • Described some of the changes.  The scale, placement and massing have been changed.  The house is now 25 feet further down from the top of the hill resulting in less impact and  more privacy to the neighbors to the rear. • Said that the architectural style has a Tuscan Mediterranean flavor.  It has articulated  elevations.  Except for the master bedroom, the other bedrooms are facing now Sobey  Road. • Assured that the color board is more accurate than the color rendering and said that they  are willing to work with staff to mute colors. • Reported that they met with the Arborist and adjusted hardscapes accordingly.  He said  that they would keep existing trees as well as plant two groves of Redwood trees.  The  owners will work with the neighbors to site these new trees. • Said that the neighbors have signed the forms. • Expressed his appreciation for staff support and asked that the Commission approve this  project. • Stated he would be available for any questions.  Mr. John Herringer: • Said that he is a neighbor to the rear of this property. • Said that this new design represents a tremendous improvement over the original design  of this home. • Stated that all of the things previously talked about have now been addressed. • Added that moving this home closer to Sobey is much better. • Stated that the question of drainage is of concern but that he was told that it would be  addressed. • Thanked the Commission, Mr. and Mrs. Ho and staff.  Ms. Priscilla Ho, Property Owner and Applicant: • Said that this was a good process and that she learned a lot. • Stated that she has lost some of the view for which she bought this land with the house  being brought down and forward on the site. • Added that she would be able to paint from the carport/gazebo.  Chair Nagpal closed the Public Hearing for Agenda Item No. 2.  Commissioner Hunter: • Explained that she normally has trouble with carports. However, since the neighbors are  happy, she can go along with one this time around. • Added that she hopes that the colors used would be muted as this is a home on top of a  hill. • Stated that this is a lovely design. • Congratulated Mr. and Mrs. Ho as they start on this new adventure.  Commissioner Rodgers: • Thanked the applicant for relocating this home on the site. • Suggested that the new view will even be better. • Said that this home would be lovely. Saratoga Planning Commission Minutes for April 12, 2006 Page 7 • Complimented and thanked the owners and their architect for integrating their carport into  their design so that it looks like a gazebo from the rear. • Quoted from the staff report that this is a distinguished and unique neighborhood with a  distinct sense of place.  Commissioner Kundtz said he had nothing to add.  Chair Nagpal thanked Mr. and Mrs. Ho and Planner Therese Schmidt for their efforts.  This is  a wonderful neighborhood and this home would be a nice addition to it.  Assistant City Attorney Jonathan Wittwer suggested clarifying Condition 15 for a “Tree Bond  or similar funding mechanism approved by the Community Development Director.”  Motion: Upon motion of Commissioner Rodgers, seconded by Commissioner  Hunter, the Planning Commission adopted a Resolution (Application #03­  254) granting Design Review Approval to construct a new two­story  residence on property located at 14289 Sobey Road, as modified, by the  following roll call vote:  AYES: Hunter, Kundtz, Nagpal and Rodgers  NOES: None  ABSENT: Cappello  ABSTAIN: None  Ms. Priscilla Ho thanked the Planning Commission, Planner Therese Schmidt and Director  John Livingstone for their assistance.  ***  PUBLIC HEARING ­ ITEM NO. 3  APPLICATION #04­068 (503­27­074) Malladi, 14345 Springer Avenue; ­ The applicant  requests Design Review Approval to demolition a 1,169 sq. ft. one­story residence and  construct a 3,349 sq. ft. two­story residence with a basement and an attached garage.  The  maximum height of the proposed residence will not be higher than 25­feet.  The gross lot size  is 10,265 sq. ft. and the site is zoned R­1, 10,000.  (Therese Schmidt)  Associate Planner Therese Schmidt presented the staff report as follows: • Advised that in December 2004 this application was continued by the Planning  Commission to a date uncertain to allow for changes to the design. • Explained that there was significant neighbor controversy regarding view impacts. • Said that the redesign includes a shift in the pad location. • Reported that an existing single­story home would be demolished and a new two­story  single­family residence constructed with a total of 3,349 square feet.  The maximum height  would be 24 feet, 6 inches.  The home has two stories and a basement.  The proposed  colors are muted grey tones. • Stated that a new multi­story residence requires Design Review Approval. • Said that geotechnical clearance was required and received. Saratoga Planning Commission Minutes for April 12, 2006 Page 8 • Stated that no protected trees would be removed but one Redwood would be relocated at  the request of the Arborist. • Informed that the neighbors were re­notified.  Four signed forms were received and the  Ryans raised no concerns. • Stated that this project meets Ordinance and General Plan requirements. • Recommended approval.  Commissioner Hunter commended Planner Therese Schmidt on her staff report, which she  said she enjoyed reading.  Commissioner Kundtz pointed out that the Ryans provided a signed form marked off without  contest.  Planner Therese Schmidt explained that she was told that the Ryans would withhold comment  until the site was staked and flagged.  Since that time she has heard nothing else.  Chair Nagpal opened the Public Hearing for Agenda Item No. 3.  Ms. Glush Dada, Project Architect: • Said that a number of modifications were made following the December 2004 meeting,  including in the design and location of the home on the site. • Explained that the home originally had more rounded shapes but is now squarer.  Changes were made to remove any view impacts. • Added that the house was rotated on the site and the second floor was designed  accordingly.  The building was pushed back further.  Mass and bulk were eliminated, a  bedroom relocated and a turret removed from the design. • Reported that following an email from staff, they have selected a more shake looking  concrete tile for the roof.  Commissioner Kundtz: • Explained that the original home design submittal pre­dated his tenure on this  Commission. • Said he would defer to his colleagues on whether their concerns raised at the original  hearing have been met. • Stated that it appears that this project is sound in design and respectful of its neighbors.  Commissioner Hunter said that she appreciates the fact that this project now fits in better in  this neighborhood.  Mr. Malladi, Applicant and Property Owner: • Explained that one of his neighbors was present earlier but had to leave. • Said that his neighbor is supportive. • Stated that the preservation of yard space versus neighbor views had to be considered. • Said that he is looking forward to the approval of this design by the Commission and  thanked the Commissioners for their site visit. Saratoga Planning Commission Minutes for April 12, 2006 Page 9  Commissioner Rodgers said that this is an odd­shaped lot.  She added that this is an even  better design that is very nice.  Commissioner Hunter asked where the tree would be relocated.  Mr. Malladi said just a few feet as required.  Commissioner Hunter said that it would be nice to have a tree in front.  Mr. Malladi agreed.  Commissioner Hunter asked if there is a landscape plan.  Planner Therese Schmidt replied conceptual only.  Chair Nagpal closed the Public Hearing for Agenda Item No. 3.  Commissioner Hunter: • Said that she remembers the original design well and that it looked like a castle that was  not in keeping with this simple neighborhood. • Reminded that lots of neighbors had concerns with the original design. • Stated that it is nice to have this project back and that it now is a nice addition to this  neighborhood. • Said she is pleased how this has worked out.  Commissioner Rodgers thanked the applicants for addressing the issues of bulk and view  impacts.  Chair Nagpal said that she appreciates the time taken to reach this good design.  It has been  a long road.  Assistant City Attorney Jonathan Wittwer suggested also clarifying Condition 15 for this  project the same as the previous item thereby requiring a “Tree Bond or similar funding  mechanism approved by the Community Development Director.”  Motion: Upon motion of Chair Nagpal seconded by Commissioner Kundtz, the  Planning Commission adopted a Resolution granting Design Review  Approval (Application No. 06­173) to allow the demolition of an existing  one­story residence and construction of a new two­story single­family  residence with basement and attached garage, as modified, by the  following roll call vote:  AYES: Hunter, Kundtz, Nagpal and Rodgers  NOES: None  ABSENT: Cappello  ABSTAIN: None Saratoga Planning Commission Minutes for April 12, 2006 Page 10  ***  DIRECTOR’S ITEMS  There were no Director’s Items.  COMMISSION ITEMS  Commissioner Hunter expressed concern over two homes recently demolished on Oak Street.  She asked staff to clarify why the Commission never reviewed these demolitions.  Has some  procedure changed?  Chair Nagpal suggested that Director John Livingstone field this question at the next meeting.  Assistant City Attorney Jonathan Wittwer advised that a demolition permit can be obtained  without first having a Design Review permit.  He agreed that Director John Livingstone would  best be able to clarify this issue for the Commission.  Commissioner Rodgers: • Said that upon reading the minutes of the last meeting she realized that she had been  more emphatic on the issue of story poles than she intended. • Added that she is confident that staff did what they could to get the story poles installed. • Stated that she wanted to offer a public apology to staff.  Commissioner Hunter said that she too was shocked when she read comments in the minutes  that she herself made at that meeting.  Assistant City Attorney Jonathan Wittwer distributed regulations on the Chair position for the  consideration and information of the Commission.  It is based upon the requirements in place  for the Mayor’s position rather than specific to the position of Planning Commission Chair.  Commissioner Hunter said that the positions are not identical since no Commissioner can  serve as Planning Commission Chair two times in a row while the Mayor can.  Chair Nagpal asked if the election of the new Planning Commission Chair would occur at the  next meeting.  Planner Lata Vasudevan replied yes, the election would take place on April 26 th .  Commissioner Rodgers asked if the two new Commissioners would be in place at that time.  Planner Lata Vasudevan said staff hopes to have new Commissioners appointed in time for  that meeting.  COMMUNICATIONS  There were no Communications Items. Saratoga Planning Commission Minutes for April 12, 2006 Page 11  ADJOURNMENT TO NEXT MEETING  Upon motion of Commissioner Hunter, seconded by Commissioner Kundtz, Chair Nagpal  adjourned the meeting at 8:08 p.m. to the next Regular Planning Commission meeting of April  26, 2006, at 7:00 p.m.  MINUTES PREPARED AND SUBMITTED BY:  Corinne A. Shinn, Minutes Clerk