Loading...
HomeMy WebLinkAbout06-28-2006 Planning Commission MinutesMINUTES  SARATOGA PLANNING COMMISSION  DATE: Wednesday, June 28, 2006  PLACE: Council Chambers/Civic Theater, 13777 Fruitvale Avenue, Saratoga, CA  TYPE: Regular Meeting  Chair Rodgers called the meeting to order at 7:03 p.m.  ROLL CALL  Present: Commissioners Cappello, Hlava, Hunter, Nagpal, Rodgers and Zhao  Absent: Commissioner Kundtz  Staff: Associate Planner Lata Vasudevan, Associate Planner Therese Schmidt,  Contract Planner Deborah Ungo­McCormick, Assistant Planner Suzanne  Thomas and Assistant City Attorney Jonathan Wittwer  PLEDGE OF ALLEGIANCE  APPROVAL OF MINUTES – Regular Meeting of June 14, 2006.  Motion: Upon motion of Commissioner Hlava, seconded by Commissioner Nagpal,  the Planning Commission minutes of the regular meeting of June 14, 2006,  were adopted as submitted.  (6­0­1; Commissioner Kundtz was absent)  ORAL COMMUNICATION  Ms. Kathleen Casey Coakley: • Encouraged having the downtown designated historic and said that the Commission  should encourage Council to do so. • Said that a Heritage Lane Initiative would be submitted to the Heritage Preservation  Commission. • Stressed the need to educate the public on the issue of historic designation and the  benefits to owners of historic properties. • Urged the Commission not to allow the Village to become a Santana Row, stating that she  would fight that trend. • Mentioned plans for dedicating Oak Street to honor actress Olivia D'Haviland. • Stated the importance in not having monster houses in the Saratoga Village. • Asked if a contractor has been hired for the General Plan Update. • Stated that the website has zero information on heritage lane designation.  Planner Lata Vasudevan advised that a contractor has been hired for the General Plan  Update. Saratoga Planning Commission Minutes for June 28, 2006 Page 2  REPORT OF POSTING AGENDA  Planner Lata Vasudevan announced that, pursuant to Government Code 54954.2, the agenda  for this meeting was properly posted on June 22, 2006.  REPORT OF APPEAL RIGHTS  Chair Rodgers announced that appeals are possible for any decision made on this Agenda by  filing an Appeal Application with the City Clerk within fifteen (15) calendar days of the date of  the decision, pursuant to Municipal Code 15­90.050(b).  CONSENT CALENDAR  There were no Consent Calendar Items.  ***  PUBLIC HEARING ­ ITEM NO. 1  APPLICATION #06­388 (389­46­013) – SUB­ACUTE, 13425 Sousa Lane: The applicant is  requesting a Modification to Approved Plans.  The applicant has made changes to the project  site’s landscaping, which are not in compliance with an approved site plan, and are requesting  to modify the site plan to add a children’s play area to the rear yard.  In addition, the applicant  is requesting an extension of time required for completion of conditions of approval under  Community Development Condition No. 21 of Resolution No. 05­048. The site is zoned R­1  10,000.  (Therese Schmidt)  Associate Planner Therese Schmidt presented the staff report as follows: • Reminded that the Planning Commission granted a Conditional Use Permit on October 26,  2005, to allow the addition of two modular structures and a trash enclosure.  This also  required the removal of accessory structures. • Explained that the site is occupied by Sub­Acute, which services patients between one and  19 years of age.  It has been in operation since 1961 and has received various Use Permit  approvals over the years. • Stated that this evening the applicant is seeking to modify the plans approved with the  October Use Permit and to extend the ti me of completion outlined in the Resolution that  granted this Use Permit. • Reported that this site was issued a “Stop Work” order on April 28, 2006.  At that time the  Building Official discovered that a trailer had been relocated on the site without permit,  three protected palm trees were removed, native vegetation was removed and occupancy  of one of the modular structures had occurred without issuance of an occupancy permit. • Stated that the applicant is asking to modify their plans and to extend the deadline  established in Condition 21, which was April 26, 2006. • Said that Building D was red tagged and the applicant was told to vacate Building D until  occupancy permits are obtained. • Advised that the applicant is asking that they not be required to vacate Building D but  rather be allowed to use the building for storage. Saratoga Planning Commission Minutes for June 28, 2006 Page 3 • Explained that an additional structure, a tent­like movable structure, was added to the site.  While this may not require a Building Permit, it will require zoning clearance and would  have to be counted against lot coverage. • Said that the Commission could ask for the removal of this tent­like structure or elect to  include it in what is being considered. • Stated that during the site visit, it was discovered that one of the three bedroom units that  are supposed to be available for parents visiting their children at Sub­Acute, one of those  three bedrooms is currently being used for storage.  This third bedroom is also serving as  a mechanical shop, which needs a firewall. • Outlined several options for the Commission this evening, including:  o Approving the modifications,  o Modifying the request to include the added structure (cautioned that no FAR ratios are  available with this addition),  o Allow an extension of time to January 26, 2007, along with the continued use of  Building D for storage, to allow the applicant to fulfill all of the conditions of approval  from the October 26 th Use Permit resolution.  o Continue consideration of this Modification to allow an update to the proposed  landscape plan to depict what is actually on site or proposed to be added on site. • Reported that this project is Categorically Exempt under CEQA.  City Attorney Jonathan Wittwer clarified that this Commission is considering what is noticed,  which is the modifications to the approved site plan.  Commissioner Cappello asked about the impervious surface ratios.  Planner Therese Schmidt said that with the additions and changes to the proposal this cannot  be verified tonight by staff.  Commissioner Cappello asked if they are at 61 percent impervious coverage is that a variation  to the standard.  Planner Therese Schmidt replied yes.  Commissioner Nagpal asked for clarification that the Commission couldn’t consider any new  issues this evening.  City Attorney Jonathan Wittwer replied that the Commission is limited to what has been  noticed.  Planner Therese Schmidt said that any other issues would have to be continued.  Commissioner Nagpal asked if the Commission could give direction and comments.  City Attorney Jonathan W ittwer replied that the commission could offer direction but could not  make decisions on new items. Saratoga Planning Commission Minutes for June 28, 2006 Page 4  Commissioner Cappello asked about the proposed changes and the request for an extension  of time.  Planner Therese Schmidt pointed out that the plan provided to support tonight’s request for a  modification to the landscape plan does not contain the new tent­like structure discovered  during the site visit and is therefore not accurate.  Commissioner Nagpal asked staff to verify that Exhibit A is not accurate.  Planner Therese Schmidt replied that it does not include what was on site yesterday.  City Attorney Jonathan Wittwer said that the applicant is also requesting a modification of the  site plan to add a children’s play area.  Planner Therese Schmidt said that this play area is on Exhibit A.  Commissioner Nagpal sought clarification that the applicant, through Exhibit A, is asking for  the approval of occupancy for Building D and an extension of time.  Planner Therese Schmidt replied yes.  Commissioner Hunter expressed surprise that a temporary structure such as this would  require any special sort of approval.  Planner Therese Schmidt explained that while it does not require a Building permit, clearance  is required against total FAR (floor area ratio).  Chair Rodgers opened the Public Hearing for Agenda Item No. 1.  Mr. Mike Zarcone, Applicant and Director, Sub­Acute: • Thanked the Commission for its time. • Stated that he has been working to subtract hardscape to bring total impervious coverage  to below 50 percent and has submitted plans. • Said that they have been struggling to make all of this work. • Said that they received an approval by the Planning Commission on October 26, 2006,  that including the new buildings they needed. • Said that they did convert a former guest sleeping room into a storage facility.  They also  converted the use of this room into a workshop when the family that had been using it  long­term left.  They were unaware that there were specific building requirements for tools. • Explained that they had to remove two metal containers from the site that used to house  wheelchairs and tools. • Agreed that he screwed up and apologized. • Admitted that they are working so hard to advocate for kids. • Added that weather was their biggest adversary in completing this project. • Said that when the received the red tag, they had to take a storage building out and left  them with no place for wheelchairs to go.  Right now they are trying to protect wheelchairs Saratoga Planning Commission Minutes for June 28, 2006 Page 5  with the temporary awning, as there is no room inside the hospital for wheelchair storage  that meets Fire exiting requirements. • Suggested that they could relocate the temporary awning by three feet to meet setbacks  for temporary use to protect wheelchairs. • Stated that he knows they are considered a nuisance by his neighbors but said that this  hospital does a lot of good. • Stressed that the bigger issue is the kids, who are important to them. • Stated that it is important to get these kids out of ICU units. • Pointed out that most are not able to enjoy adventures away from the hospital, which is the  reason for the on­site play area. • Added that surfaces have to be ADA approved in this play area such as grass, sand or  tanbark. • Assured that they are not trying to create a hardship for the City, they are just trying to get  by. • Asked for the extension in time to allow them to complete the plan approved in October.  Chair Rodgers said that the good work of Sub­Acute is appreciated.  The City wants to help  them not harass them.  Commissioner Nagpal: • Echoed her appreciation for what Sub­Acute is doing for children. • Said that it was humbling to go through their facility last October. • Said that their compliance history is a big issue and the Mr. Zarcone had assured the  Commission that it would not be.  New things have been identified on the site visit that  changes the application. • Asked Mr. Zarcone how much ti me is needed to complete their plan.  Mr. Mike Zarcone advised that he brought in a contractor to work with the city.  Unfortunately,  that contractor was diagnosed with melanoma and was unavailable for a while during  treatment.  Commissioner Nagpal pointed out that an additional structure on site is not consistent with the  Use Permit.  She asked how it might be possible to avoid such a piecemeal application.  She  asked if there is a facilities manager.  Mr. Mike Zarcone said that they have a maintenance man.  Milton W heeler is their primary on  the facilities.  He added that they didn’t think it was an issue to use one of the guest rooms for  storage and a workshop.  They also didn’t think the use of the temporary awning would have  been a big deal.  Commissioner Nagpal said that at some point the use of this site would be maximized and  that oversight reassurance is necessary by Sub­Acute.  Mr. Mike Zarcone said that they have to make due with what space they have.  Chair Rodgers asked staff if it might be possible to obtain a temporary permit for storage. Saratoga Planning Commission Minutes for June 28, 2006 Page 6  Planner Therese Schmidt replied yes but that there is a process required for a temporary  locker.  Chair Rodgers asked if there is a maximum time allowed for temporary storage.  Planner Therese Schmidt replied yes but that she would need to look at the Code to advise  the Commission on what that time limit might be.  Commissioner Hlava asked if the building that has been red­tagged by the City is what was  intended for permanent wheelchair storage and a workshop.  Mr. Mike Zarcone said that the container previously used to store wheelchairs is what was  red­tagged and removed from the property.  Commissioner Hlava asked what the use would be for Building E.  Mr. Mike Zarcone replied that it would house medical records, office space for the therapists,  a conference room and back up storage. Medical supplies are stored in Building D.  Commissioner Hlava pointed out that it appears that no permanent plans are in place yet for  storage of wheelchairs or the maintenance guy.  Mr. Mike Zarcone suggested that this could be solved with the return of the container that had  to be removed.  Chair Rodgers asked Mr. Mike Zarcone if they have considered off­site storage.  Mr. Mike Zarcone said that they are currently spending $400 a month for off­site storage but  that they need most of their equipment to be available on site.  Commissioner Cappello asked staff if Exhibit A reflects what was approved in October.  Planner Therese Schmidt replied no.  The wheelchair shed was marked on the approved plan  for removal and replacement with three parking spaces.  Tonight’s Exhibit A was submitted on  June 1 st and represents the proposed modified landscape plan.  Commissioner Cappello pointed out that storage for wheelchairs is not depicted on the  approved plan.  Planner Therese Schmidt agreed that nothing on the plan approved included wheelchair  storage.  Mr. Mike Zarcone replied that they had always wanted to keep the shed already removed for  the storage of wheelchairs. Saratoga Planning Commission Minutes for June 28, 2006 Page 7  Commissioner Cappello reminded Mr. Mike Zarcone that the need for wheelchair storage has  never been outlined on plans.  Mr. Mike Zarcone said that the previous container for wheelchairs is gone now.  Commissioner Zhao asked staff for the reason for the removal of the storage building.  Planner Therese Schmidt said that they could keep it on another part of the property but the  applicant didn’t request a location on their plan for that shed.  Commissioner Zhao asked if it could be considered.  Planner Therese Schmidt replied yes but that floor area ratios, coverage and setbacks are not  included on the plan submitted for this addition.  Commissioner Nagpal said that she is struggling here.  There does not appear to be an  application with all of the things needed by Sub­Acute here to review that is accurate.  Planner Therese Schmidt said somewhat.  Commissioner Hunter asked if all the required items would be done if another six months time  were given.  Mr. Mike Zarcone replied very much so.  Commissioner Hunter thanked Mr. Mike Zarcone and his staff for what they do.  Chair Rodgers said she echoed that same sentiment.  She reiterated that Sub­Acute is asking  for six more months and questioned whether during that time some resolution would be  reached.  Mr. Mike Zarcone said that it would be his responsibility to work closely with staff and to check  before making any changes to the plan.  He pointed out that they deal with tons of regulations  when running a hospital.  Chair Rodgers suggested that the order of things to be done must be established.  Mr. Mike Zarcone assured that he would work with the Building Department to make sure that  happens.  Ms. Rose Silver, Director of Nursing, Sub­Acute: • Said that this is a plea for more time. • Asked that they not be required to vacate Building D that serves as central supply as it  would be a hardship to operate without it.  With it, staff can get what it needs, when it is  needed.  Without Building D’s storage, it would be dangerous. • Pointed out that Mike Zarcone has the biggest heart. Saratoga Planning Commission Minutes for June 28, 2006 Page 8  Ms. Theresa Mills, rear neighbor: • Advised that since the October meeting, the relationship with Sub­Acute has dramatically  improved. • Said that she looked at the landscaping plan today and noticed that three Chinese  Pistache trees are proposed near her property. • Reported that this tree gets real large with an extensive canopy that will shade her  property more than is compatible with her existing landscaping. • Said that instead one tree is more appropriate for this area and suggested use of a Crape  Myrtle. • Informed that she called Mr. Mike Zarcone on more than five occasions when children  where playing unsupervised in the parking lot, which is not a safe place for children to play. • Said that she believes these children are likely siblings of patients.  Commissioner Cappello asked if the proposed trees are listed on Exhibit A.  Planner Therese Schmidt said that Exhibit A does not include the landscaping or play area.  Commissioner Cappello reiterated that there are no plans.  Planner Therese Schmidt said no.  Commissioner Nagpal asked if the Commission could approve an exhibit it does not have in  its packet.  City Attorney said that there is a set available in the Planning office and one is posted here  tonight.  Ms. Carol Walker, rear neighbor: • Said that she lives directly behind Sub­Acute. • Stated that she has an issue with landscaping and with unsupervised children who are  screaming, riding bicycles and throwing things over her fence. • Added that these may be visitors of staff’s kids.  Ms. Jackie Lee, neighbor: • Identified her home as being located to the left of the hospital. • Said that she has two concerns with the proposed plan.  One is the proposed arbor.  She  asked that it be meets Code standards.  Said that the October plan showed low­growing  hedges along her fence.  The new plan shows a shrub, which she understands after  consulting with a nearby nursery, gets more than 25 feet tall. • Stated that Mr. Mike Zarcone has agreed to change to another shrub that stays between  eight and ten feet tall. • Said that the wisteria can stay but any new arbor structure constructed should meet  setback standards.  Ms. Lynn Hennessee­Cordia: Saratoga Planning Commission Minutes for June 28, 2006 Page 9 • Advised that she is a resident of Gilroy with a five­year­old grandson who lives at Sub­  Acute. • Stated that she loves Mike Zarcone and what he does there. • Added that Sub­Acute needs a backyard for kids. • Explained that her grandson fell into a pool, died and was revived.  Today he’s five and  living at Sub­Acute.  Ms. Kimberly Cordia, Sub­Acute patient’s mother: • Said that her son is at Sub­Acute.  He is a quadriplegic who is in a wheelchair. • Said that Sub­Acute is a place for kids to feel at home.  It is where they live and have fun. • Stated that Mike Zarcone has done wonderful things for our kids. • Added that she hopes this time extension is granted.  Mr. Mike Zarcone: • Stated his willingness to make landscape material changes to resolve the concerns raised  by his neighbors. • Assured that the hedge growing along Ms. Lee’s fence will be kept at fence height. • Agreed to remove some swings and lock up toys after 4 p.m. to limit noise of siblings  playing.  Commissioner Hunter said that trees need to be located near the play area to offer shade.  Mr. Mike Zarcone agreed.  Commissioner Cappello said that he is afraid that even if the posted plan is approved there  may still not be enough storage to meet the needs of Sub­Acute.  He asked Mr. Mike Zarcone  if he is okay with his proposed plan.  Mr. Mike Zarcone said that if he can bring it back in the future, he would like to add a shed or  container for the storage of wheelchairs.  Commissioner Cappello asked Mr. Mike Zarcone if he would prefer to receive approval for that  wheelchair storage on this plan.  Mr. Mike Zarcone replied yes.  Commissioner Zhao asked where this wheelchair container would be added on site later.  Mr. Mike Zarcone replied where it is occurring right now with the temporary structure.  Commissioner Zhao asked staff if this would require a permit.  Planner Therese Schmidt replied yes.  Commissioner Hunter asked if staff could be directed to do so. Saratoga Planning Commission Minutes for June 28, 2006 Page 10  City Attorney Jonathan Wittwer said that this represents another modification to the Use  Permit.  Commissioner Nagpal asked if this means a return to the Planning Commission.  City Attorney Jonathan Wittwer replied yes.  Commissioner Hlava expressed concern that having the maintenance area next to the  bedroom area and school is not safe.  Mr. Mike Zarcone said that a one­hour firewall is required as a safety feature and has been  installed.  Commissioner Zhao pointed out that the plan under discussion tonight is not final and asked if  it might not be better to wait until the entire plan is ready.  Mr. Mike Zarcone said he would like to be able to proceed with the installation of the  landscaping.  Chair Rodgers questioned if the deed restriction for the parking agreement has been finalized  and suggested that it might be possible to add extra storage to that deed restriction.  Chair Rodgers closed the Public Hearing for Agenda Item No. 1.  Commissioner Hlava: • Told Mr. Mike Zarcone that she hopes he understands that if this application were for a  commercial use, the Commission would not be making the extra effort it is making here  tonight. • Said that she does not want to ask them to vacate Building D. • Said that a Master Plan or a plan that reflects in reality what is there today is needed, one  that reflects the commitments made to the neighbors regarding landscaping. • Suggested that the time be extended and this item continued to allow the plan to be  expanded to include storage for wheelchairs and a maintenance facility.  Planner Therese Schmidt said that no complete set of construction plans has yet been  submitted to Building for review.  She added that Building E could not be occupied without a  Building permit.  Commissioner Hlava: • Agreed that a complete plan for the site is necessary. • Cautioned that all conditions imposed need to be met. • Stated that it is important for the Commission to know exactly what it is approving. • Said that she would be willing to continue this item for a short period of time such as one  month. • Stated that she is not feeling comfortable with this and with understanding what is going to  be on this site. Saratoga Planning Commission Minutes for June 28, 2006 Page 11  Commissioner Hunter: • Stated that she served on the School Board for 10 years. • Said that she could cry when she thinks about what this school does. • Added that she feels like we are harassing this school and need to work with them, thank  them and treat them with great kindness. • Agreed that this may be too small a property for what they are trying to accomplish. • Suggesting giving them an extension and to accept their landscape plan. • Reiterated the need to get trees out there for these children.  Commissioner Cappello: • Said that Sub­Acute is a gem in our community. • Said that there have been violations in the way that things have been carried out. • Commended staff on their vigilance in upholding standards. • Said that he believes the applicant recognizes that mistakes have been made and that  lessons have been learned. • Added that he does not believe Building D should have to be vacated. • Pointed out that the plan before the Commission allows Sub­Acute to move forward on the  landscaping and play area but does not reflect all the changes necessary. • Suggested approving as it stands today and ask the applicant to work with the Planning  Department to deal with storage and maintenance needs. • Reiterated his support for an extension of time.  Commissioner Zhao: • Said that she too appreciates what Sub­Acute is doing. • Agreed that Building D is needed for daily operation and supported allowing temporary  occupancy for Building D. • Supported approving a time extension to January 26, 2007, for Condition 21.  Commissioner Nagpal: • Said that this is a Commission with heart. • Stated that the Commission was touched with what is done at Sub­Acute during the site  visit last October. • Expressed support for the time extension but agreed that Sub­Acute will need to come  back for a second modification in the future for issues such as an additional structure,  impervious coverage, wheelchair storage and a maintenance structure. • Stated that kids make a lot of noise when at play and that is nice.  It is not noise but rather  music. • Added that the facility supports not just its patients but also their families. • Said that she would not require the vacation of Building D. • Asked that the applicant be as aggressive as possible so as not to have to come back with  future requests.  Chair Rodgers: • Expressed appreciation for the job done and understands that Sub­Acute is trying to create  a more home­like setting for its residents. Saratoga Planning Commission Minutes for June 28, 2006 Page 12 • Cautioned that there may not be enough space on this specific parcel of land and that  creative solutions must be reached that meet ADA requirements for children. • Pointed out that this applicant appears to need more help from staff than most do. • Supported the extension of time for Condition 21 to January 26, 2007.  Planner Therese Schmidt said that a correction of one typographical error on the Resolution  must be made that corrects the date to October 17, 2005, rather than the 2006 listed.  Commissioner Hlava asked if the plans being approved are the ones posted here tonight.  Planner Therese Schmidt replied yes, adding that the applicant will be asked to provide a  reduced set for the record.  Commissioner Hunter suggested having the applicant work with the Community Development  Director on issues such as wheelchair storage and a maintenance facility.  City Attorney Jonathan Wittwer suggested that this requirement be added to the conditions  when the motion is made.  Motion: Upon motion of Commissioner Hunter, seconded by Commissioner  Cappello, the Planning Commission adopted a Resolution (with correction  of a typographical error on a listed date) approving a Modification to  Approved Plans (Application #04­189) to modify the site plan to add a  children’s play yard, grant an extension of time required for completion of  Condition of Approval No. 21 of Resolution No. 05­048 to January 26, 2007,  and with an added Condition that allows the Community Development  Director to approve modifications to plans to accommodate facilities for  wheelchair storage and maintenance as long as said facilities are  consistent with regulations, on property located at 13425 Sousa Lane, by  the following roll call vote:  AYES: Cappello, Hlava, Hunter, Nagpal, Rodgers and Zhao  NOES: None  ABSENT: Kundtz  ABSTAIN: None  Commissioner Cappello thanked Planner Therese Schmidt for her work on a very difficult  project.  ***  PUBLIC HEARING ­ ITEM NO. 2  APPLICATION #06­276 (517­22­100) AMINI – 15397 Peach Hill Road: The applicant  requests Design Review Approval to remodel a two­story, single­family residence, which may  result in the demolition of over 50% of existing walls, and to construct an addition to the first  and second story of the existing home.  The total floor are of the proposed residence will be  5,595 square feet.  The maximum height of the proposed residence will be no higher than 26 Saratoga Planning Commission Minutes for June 28, 2006 Page 13  feet.  The net lot size is 53,162.5 square feet and the site is zoned R­1­40,000.  (Deborah  Ungo McCormick)  Contract Planner Deborah Ungo­McCormick presented the staff report as follows: • Advised that the applicant is seeking approval for an addition to an existing two­story  single­family residence with a net increase of 122 square feet. • Reported that such a small addition is not typically referred to the Planning Commission  but this addition is part of an extensive remodeling of the exterior of this home and staff  decided to bring this request to the Planning Commission as a Design Review application. • Explained that the total FAR is 5,595 square feet and the maximum height will be 26 feet.  The remodeled home would stay within the existing footprint. • Said that the home is located on a private drive accessed via Peach Hill Road. • Stated that the home is currently a Craftsman style built in the 1920s. • Reported that staff had required that a historic evaluation be prepared and reviewed by the  Heritage Preservation Commission.   That review occurred in May.  The HPC concluded  that this property is not historic because it is not associated with any person of significance  to the past.  Additionally, it is no longer reflective of the architectural style due to  remodeling that has occurred over the years. • Stated that the proposal is for a Greek and Classic Revival style home.  They are  proposing columns, balconies and windows.  It will be very different from what is currently  there. • Advised that the architectural styles reflected in this neighborhood are varied.  The lots are  larger one­acre lots with significant numbers of large trees.  This is a heavily wooded lot. • Added that a large deck on the property will be rebuilt. • Reported that the proposal meets setbacks and impervious coverage limits. • Said that there is staff concern with making the finding that there are no massing and/or  view impacts with this proposal. • Said that the neighbors were contacted and no issues were raised.  The notification list for  500 feet included homes on the other side of the creek. • Recommended denial due to massing and view i mpacts. • Advised that a color board was submitted with four options offered.  The applicant is willing  to work with the Commission to alter the color combination as necessary.  Commissioner Hunter expressed surprise with the findings of the historic evaluation.  She  asked if the consideration whether someone of note lived on a property is a new criterion.  Planner Deborah Ungo­McCormick said that the evaluation looks at the building itself, the site  and/or the context, which is who may have lived there.  Commissioner Hunter: • Asked for clarification that the footprint would remain the way it was except for the porch. • Pointed out that when one drives up to this home, it is clear that this is a 70­year­old  house. • Reiterated her surprise at the evaluation of this home and the way that it has been  dismissed as not being a historic house. • Reminded that she has attended a number of HPC meetings. Saratoga Planning Commission Minutes for June 28, 2006 Page 14  Planner Deborah Ungo­McCormick reminded that numerous modifications have been made.  The only original portion of this structure is the center room, which is to be retained with the  remodel.  The rest of the interior has pretty much been remodeled.  Commissioner Hunter said that when a home is 70 years old it is a shame to dismiss it as not  being historical.  It could be brought back.  Commissioner Nagpal pointed out that the Commission does not often see a project where  staff is recommending denial.  She asked staff if they had proposed changes in the proposal  to this applicant.  Planner Deborah Ungo­McCormick: • Replied that this is the style this property owner wanted.   They are not interested in  another design and wanted to move forward with this design. • Agreed that this architectural style would not fit in most areas of Saratoga because it is so  different. • Added that this is a large isolated property.  The walls are not solid but rather have  articulation. • Reported that when this project originally came to the Planning Department for review, it  represented a small increase that is usually a staff­level review. • Advised that the Community Development Director had concerns with this design including  bulk.  When the construction begins on this remodel, it may result in more than 50 percent  of the walls being removed, which would kick it up to Planning Commission review.  Instead of waiting until later, the Director elected to bring it forward to the Commission  now.  City Attorney Jonathan Wittwer cautioned that Design Review findings do not include historic  review.  Historic review should not be used as criteria for denial, should that be the final action  of the Commission on this request.  Chair Rodgers opened the Public Hearing for Agenda Item No. 2.  Mr. Mike Amini, Project Designer: • Explained that he is representi ng hi s brother, who is hi s client. • Stated that he designed thi s house as well as his own house that was constructed in  Saratoga. • Added that he i s very familiar with Saratoga’s regul ati ons. • Informed that another brother al so pl ans to relocate to Saratoga. • Stated that hi s brother al ways wanted a Greek Villa and it took hi s brother three years  to find thi s property on which to build. • Said that the pl ans were shown to the nei ghbors.  Five have expressed support, two of  which are present thi s eveni ng. • Announced that after having sat through the hearing for Item 1 on tonight’s agenda, he  is willing to offer design assistance to Sub­Acute at no charge. Saratoga Planning Commission Minutes for June 28, 2006 Page 15 • Explained that the great room that is origi nal  to thi s home is bei ng completely  preserved. • Described the archi tectural  style as a comb inati on of Italian and Greek Medi terranean  style.  The proposal  meets FAR, height and lot coverage limitations.  It will be located  on top of the old foundati on.  No trees are bei ng touched and all of the natural  landscaping will be retai ned. • Stated he i s availabl e for any questi ons.  Chair Rodgers tol d Mr. Mike Amini that she is glad to see that they have been tal king to  the nei ghbors.  Co mmissioner Cappello asked Mr. Mike Amini what changes had been considered to  address the i ssue of bul k.  Mr. Mike Amini sai d that al though the exterior walls of the new ho me would be tilted up  higher, they are using a flat roof.  It will not look that massive.  He added that this is a  very private lot and that onl y three nei ghbors can see this ho me.  They are happy with t he  home’s design.  Co mmissioner Hunter asked Mr. Mike Amini how tall i s the origi nal  home on this property.  Mr. Mike Amini replied 27 feet.  The proposed home is 26 feet.  Co mmissioner Hunter asked about the posting of story poles.  Planner Deborah Ungo­McCormick advised that story pol es are al ready i n pl ace.  Co mmissioner Nagpal  asked Mr. Mike Amini  if there is archi tectural signi fi cance in the  elements of this design.  Mr. Mike Amini said that he has been in the Bay Area for 25 years.  The home design is  meeting his brother’s preference and he made sure that the design met  all of the City’s  standards.  Co mmissioner Zhao commended Mr. Mike Amini’s offer of free design assistance for Sub­  Acute.  Mr. Mike Amini sai d that he was very serious about that offer.  Co mmissioner Zhao asked how well the old and new porti ons of the home would blend  parti cul arly the rooflines.  Mr. Mike Amini sai d that he is keeping the origi nal roof over the great room portion of the  house and tying the new porti ons i nto that origi nal  roof.  Co mmissioner Hunter asked about roof mat erial . Saratoga Planning Commission Minutes for June 28, 2006 Page 16  Mr. Mike Amini sai d that the existing roof material s used would be matched.  He rei terated  how hard they have worked to meet the requirements of the City.  Mr. Amini, Property Owner and Designer’s Brother, explai ned that thi s home represents  his family’s dream house and that it took them three years to find thi s specifi c private  property on which to build thi s house.  He asked that they be allowed to have their drea m  house.  He reported that hi s two immediate nei ghbors are here thi s evening.  A third  supporti ve nei ghbor had i ntended to attend tonight but was unabl e to do so.  Mr. Charles Brooks: • Informed that his i s an adjacent property. • Reported that Mr. Amini came to his home a nd showed the plans for this new house. • Advised that he has looked at these pl ans and is familiar with thi s property for over 40  years. • Assured that thi s home is not visibl e fro m his home, neither as the existi ng or  proposed home. • Stated that thi s would be an asset to the neighborhood. • Said that he discussed this project with other nei ghbors and there have been no  unfavorabl e comments. • Said that this home would have a lovel y appearance and represents an upgrade to the  current home that is not i n good condi ti on as it i s l oaded with termites. • Asked that the Commission look at thi s proposal  favorabl y.  The owners are good  people. • Said that he i s looking forward to a new building there.  Co mmissioner Hunter poi nted out to Mr. Charles Brooks that staff i s recommending deni al  based upon issues of bul k.  She asked if he feels that bul k is not a probl em with the new  design.  Mr. Charles Brooks replied not for us.  He said that he is not aware that anyone can see it  in order to be affected by i t.  Chair Rodgers asked Mr. Charles Brooks which side his home is located on in rel ation to  the subject property.  Mr. Charles Brooks replied the front.  Co mmissioner Nagpal  reported staff’s opinion that the fi ndi ng stati ng that the design  avoids unreasonabl e interference with views and privacy cannot be made.  She asked Mr.  Charles Brooks i f he agrees with that opi ni on.  Mr. Charles Brooks replied no.  Thi s design is not offensive to him, his family or his  neighbors.  Mr. John Giannanerea: • Explained that he i s the nei ghbor bel ow this house. Saratoga Planning Commission Minutes for June 28, 2006 Page 17 • Reported that he was invol ved with the design of thi s house early on. • Said that he has lived i n thi s neighborhood for seven years. • Stated that thi s i s a very i nnovati ve design and that he l ooks forward to seei ng i t built. • Expressed his support.  Co mmissioner Nagpal  explained that staff has compatibility, bul k and height issues.  She  asked the hei ght of Mr. John Gi annanerea’s home.  Mr. John Giannanerea sai d that hi s house i s lower than thi s house.  Chair Rodgers closed the Public Hearing for Agenda Item No. 2.  Co mmissioner Cappello: • Said that while staff has issues with bul k and hei ght, the nei ghbors don’t have the  sa me issues. • Stated that staff i s usually right on target with recommendations. • Pointed out that the nei ghbors like thi s design and it represents the owner’s dream  home. • Said that withi n a di fferent context, he would agree with the issues of bul k and hei ght  raised by staff.  However, he can make the findi ngs i n context with this secluded l ot.  Co mmissioner Zhao: • Said that the house has a ni ce design. • Reported that she was ini ti ally concerned about how it might fi t withi n a hillside  neighborhood. • Pointed out that the nei ghbors have been heard and they are fi ne with the design.  W hile she might fi nd that it looks massive, the nei ghbors are not complai ni ng so she  does not see a probl em with it and can support it in thi s case.  Co mmissioner Nagpal: • Said that the question must  be raised.  Does neighborhood support drive the findi ngs  requi red under Design Review approval? • Stated that the decision making process by the Planni ng Commission must be at its  purest and that she struggl es with thi s from that perspecti ve. • Advised that she asked the designer about the signi ficance of the design features  proposed and if they are essenti al  to meet the archi tectural  style but did not get any  assurances. • Added that she i s concerned with the proposed colors and with the bul k. • Said that she could make the findings supporting a lack of views and privacy impacts  but that the compatibility issues of the bulk and hei ght are a coi n toss from her  perspecti ve even though these are large l ots in the nei ghborhood. • Added that the compelling factor i s that the site i tsel f i s completel y enclosed.  Co mmissioner Hunter said that she support staff’s recommendation for deni al  due to  excessive bul k.  Its walls are 26 feet in hei ght with a fl at roof, which gi ves an appearance  of mass and bulk. Saratoga Planning Commission Minutes for June 28, 2006 Page 18  Co mmissioner Hlava: • Said that she has the same issues as Commissioner Nagpal . • Stated that it is di ffi cul t to make the findi ng that the design does not create excessive  bulk. • Added that she does not agree with staff’s excessive impacts on views and privacy. • Said that the object of the Design Review process is to refl ect the whole community’s  sensibility and not just nearby nei ghbors. • Stated her support for the staff recommend ation for denial.  Chair Rodgers: • Said she sides with Commissioners Nagpal  and Hlava. • Agreed that she can back off from concerns of view and privacy impacts that were  raised by staff but that she agrees with staff on the i ssue of bul k. • Said that the questi on must be considered as to whether this particular archi tectural  style fi ts i n thi s area. • Re minded that l andscape screeni ng does not make up for architectural  i ncompatibility.  Co mmissioner Nagpal: • Said that one way to approve is if the Commission can be convinced that the design  features are needed as proposed in order to achieve archi tectural  purity.  Does it trul y  reflect the purity of that style? • Asked if anythi ng has been done to prove that point.  Planner Lata Vasudevan reported that period archi tectural  style is not a findi ng.  Issues  that can be considered are more articulation, less arti cul ati on, di fferent scal e.  One  exa mple of when the issue of purity of architectural  style applies is with a Use Permit to  go above hei ght limits in order to retai n archi tectural  design purity.  Co mmissioner Cappello: • Cautioned that the Commission has to be careful how it looks at a two­dimensional  drawing. • Stated that a three­di mensional  exhibi t gi ves more of an impression of what it will look  like. • Said that thi s house does have arti cul ati on but it is not obvious in the two­dimensional  drawing. • Re minded that the applicant has expressed flexibility i n the col ors.  Co mmissioner Hunter said that the col or shown is unfortunate as it stands out in the  hillside.  Co mmissioner Nagpal  said that she agreed that another color would be better if this  design goes forward.  Co mmissioner Hunter said that she has problems with the ten col umns that go all around  and are 26 feet tall. Saratoga Planning Commission Minutes for June 28, 2006 Page 19  Planner Deborah Ungo­McCormick said that the photo simulation shows more columns  than is actually proposed.  Co mmissioner Zhao asked if columns are an important el ement of this archi tectural  style.  Planner Deborah Ungo­McCormick said that she would have to do more research to  answer that.  This design is actually a bl end of different styles.  She reminded that the  applicant has expressed fl exibility on the colors to be used and that staff coul d work with  them on the color choi ce.  Co mmissioner Hunter reported that in her six years on thi s Commission she does not  reme mber the use of a fl at roof.  Planner Deborah Ungo­McCormick advised that there have been a coupl e includi ng one  more modern design that i ncorporated a metal roof that was fai rly fl at.  Co mmissioner Cappello: • Stated that there would be more issues if this design included a pi tch roof rather than  the proposed fl at roof. • Said that while this i s not hi s preferred architectural  style, i t i s a beauti ful  style. • Reported that hi s parents have a home with a similar style. • Said that he does have a probl em with this style on a hi llside and would have less of a  probl em if it were on a l ower el evati on parcel. • Advised that he can make the findings to support thi s applicati on.  Co mmissioner Rodgers sai d that she is struggling with the poi nt made by Co mmissioner  Cappello about eval uati ng a design with a two­dimensional  drawing as opposed to a  three­di mensional  one.  She suggested a straw poll of the Commission to see where this  is goi ng.  Co mmissioner Nagpal: • Suggested that the applicant go back and deal with the bul k issue, specifi cally the  color, col umns, use of two materials and roofline. • Said that she has probl ems making Findi ngs D and G.  Co mmissioner Zhao: • Said that she still is asking if the col umns are a part of thi s archi tectural  style’s  characteristi cs. • Said that since thi s is a private road and offers no impacts to its neighbors, thi s  homeo wner should have the right to build his dream house in the style they prefer. • Expressed her support.  Co mmissioner Cappello said he supports this project.  Co mmissioner Hunter sai d that she does not support it because she cannot make Finding  D and specifically due to the inclusion of 10 l arge col umns. Saratoga Planning Commission Minutes for June 28, 2006 Page 20  Co mmissioner Nagpal  sai d that she would like to be able to reach an approval  for this  applicant but has a probl em making Findi ng D.  Co mmissioner Hlava sai d she has probl ems with making Findi ngs B, D and G.  She  suggested conti nui ng thi s public hearing, as it appears the majority vote is for deni al  or at  most a tie.  Chair Rodgers said the options are to mak e a motion, which is likel y to be for deni al  due  to concerns over bulk, or allow the applicant to work further with staff.  Alternatel y, the  applicant can ask for a deni al  outright and appeal that acti on to Council.  City Attorney Jonathan W ittwer clarifi ed that a three to three vote is a fai lure of a motion  but would automatically pl ace the item on the next agenda for a meeting where the entire  seven me mber Co mmission is i n attendance in order to break that ti e.  Mr. Mike Amini, Project Designer: • Said that they are flexible on the i ssue of col or. • Re minded that the onl y peopl e near thi s site is hi s brother and hi s three nei ghbors,  none of which have objected to thi s design. • Added that they are meeting all standards. • Said that this archi tectural  style i s hard or almost impossible to change. • Said that he woul d rather work with staff than to be deni ed and that he is willing to  consider recommendations for modifi cati ons to the project. • Recounted that hi s brother searched for three years to fi nd thi s property for hi s dream  house and made sure that none of hi s neighbors objected. • Reiterated that no one else can even see thi s house on thi s very private l ot.  Chair Rodgers sai d i t appears that the applicant prefers a deni al  and appeal to Council.  Mr. Amini, Applicant and Property Owner: • Re minded that this new ho me design i s l ower than the existing structure. • Corrected that the col umns are onl y 18 feet tall and not 26 feet as mentioned.  Co mmissioner Hunter asked whether the Aminis considered staff’s negative  recommendation.  Mr. Amini said that it was not a negative recommendation.  Since it may become  necessary to pass the 50 percent poi nt in de moliti on once construction begi ns depending  on what they fi nd during demoliti on, they brought thi s project to the Planni ng Commission  so as not to have to stop i n mid­constructi on to go through thi s step.  Co mmissioner Nagpal asked to see the three­dimensional  drawing Mr. Amini has i n hand.  Mr. Amini sai d that the Commission shoul d be flexibl e on creativity. Saratoga Planning Commission Minutes for June 28, 2006 Page 21  City Attorney Jonathan W ittwer suggested that this project might best be continued to a  date uncertain to allow so me redesign.  Planner Lata Vasudevan offered another alternati ve.  Have the applicant work with staff to  reduce the thi ckness of the fascia and reduce the thickness of col umns by approving this  design with reducti ons that are to the satisfacti on of the Community Development  Director.  Planner Deborah Ungo­McCormick said that the corni ce is rather large and can be  reduced.  Co mmissioner Cappel lo cauti oned to be careful  what you ask for, as it might not look  good.  Co mmissioner Hunter said that it usually works out well when applicants are asked to  work issues out with staff.  Motion: Upon motion of Commissioner Nagpal, seconded by Commissioner Hlava,  the Planning Commission CONTINUED TO A DATE UNCERTAIN Design  Review for the remodel of a two­story single­family residence on property  located at 15397 Peach Hill Road to allow redesign, by the following roll  call vote:  AYES: Hlava, Hunter, Nagpal, Rodgers and Zhao  NOES: Cappello  ABSENT: Kundtz  ABSTAIN: None  ***  PUBLIC HEARING ­ ITEM NO. 3  APPLICATION #06­137 (366­43­011) PARKER RANCH HOMEOWNERS ASSOCIATION,  12132 Parker Ranch Road: The applicant requests Design Review Approval to construct a  monument sign identifying a subdivision.  The total area of the sign is approximately 23  square feet and the height is 4 ft, 4 inches.  (Suzanne Thomas)  Assistant Planner Suzanne Thomas presented the staff report as follows: • Advised that the applicant is seeking approval of a freestanding sign.  This is the fourth  and final subdivision sign for the Parker Ranch Subdivision. • Stated that the sign is not illuminated.  It is located within a landscaping easement that will  be maintained by the HOA. • Reported that all neighbor have been notified and no negative responses were received. • Informed that this sign complies with Code requirements.  It is situated away from the  corner so it does not block visibility. • Said that findings to support this request can be made in the affirmative. • Recommended approval. Saratoga Planning Commission Minutes for June 28, 2006 Page 22  Chair Rodgers advised for the record that Commissioner Cappello has stepped away from the  meeting.  Chair Rodgers opened the Public Hearing for Agenda Item No. 3.  Mr. John Heindel, Applicant: • Stated that he i s the representati ve for the HOA. • Added that he i s availabl e for questions.  Chair Rodgers recogni zed that Commissioner Cappello has return to the meeting.  Chair Rodgers closed the Public Hearing for Agenda Item No. 3.  Motion: Upon motion of Commissioner Hunter, seconded by Commissioner Hlava,  the Planning Commission adopted a Resolution granting Design Review  Approval (Application #06­137) to allow the construction of a monument  sign identifying a subdivision on property located at 12132 Parker Ranch  Road, by the following roll call vote:  AYES: Cappello, Hlava, Hunter, Nagpal, Rodgers and Zhao  NOES: None  ABSENT: Kundtz  ABSTAIN: None  ***  PUBLIC HEARING ­ ITEM NO. 4  APPLICATION #06­410 – Amendment to the Early Warning Alarm System (EWAS): The  Saratoga Fire District is proposing an update of the EW AS Ordinance that has been in effect  and not updated significantly since 1984.  (Lata Vasudevan)  Associate Planner Lata Vasudevan presented the staff report as follows: • Advised that the Saratoga Fire District has been working with County Fire to update the  City’s Early Warning Alarm System regulations that have not been updated since 1984.  Commissioner Nagpal sought clarification that these regulations are already in place for  structures over 5,000 square feet.  City Attorney Jonathan Wittwer said that this process is updating the Code.  Chair Rodgers opened the Public Hearing for Agenda Item No. 4.  Mr. Hal Toppel: • Explained that this is a 22­year update. • Said that the standard condition in place for Hillside properties and for residential  structures above 5,000 square feet are being expanded into commercial areas. • Added that the requirement kicks in when there is a change of occupancy or when  chemicals are being stored. Saratoga Planning Commission Minutes for June 28, 2006 Page 23 • Said that this is a major change to the EWAS regulations and includes technical details. • Stated that they are proposing a new set of standards for the installation, maintenance and  operation of the EWAS. • Added that the Building regulations would be changed to refer to current standards. • Advised that a better job will be done of getting notice out to people that these systems  exist.  Sometimes they are unaware when properties change ownership. • Stated that for new accounts, a notice (Notice of Alarm System) would be recorded that  this system exists and will be a part of the title report for that property advising future  owners of the responsibility for the maintenance fee. • Informed that the system also includes a medical alert button on the panel. • Stated he was available for questions.  Commissioner Hlava announced that Mr. Hal Toppel was the City Attorney at the time she  was a member of Council.  Commissioner Hunter added that she and Mr. Hal Toppel also served together on the School  Board.  Commissioner Cappello asked the average installation cost.  Mr. Hal Toppel advised that it depends upon the size of house and number of rooms.  Mr. Hal Metter, County Fire: • Said he was not aware of the actual installation cost. • Agreed that cost would depend on size of building and could run from a couple thousand  dollars to tens of thousands of dollars for a very large facility.  Chair Rodgers closed the Public Hearing for Agenda Item No. 4.  Motion: Upon motion of Commissioner Nagpal, seconded by Commissioner  Cappello, the Planning Commission adopted a Resolution to update the  Early Warning Alarm System (EWAS) Ordinance adding text to give  specific examples of care facilities, by the following roll call vote:  AYES: Cappello, Hlava, Hunter, Nagpal, Rodgers and Zhao  NOES: None  ABSENT: Kundtz  ABSTAIN: None  ***  PUBLIC HEARING ­ ITEM NO. 5  APPLICATION #06­410 – Ordinance Amending Section 15­12.160 of the Saratoga Code  relating to Storage of Personal Property and Materials: The City is proposing an update of  this section including but not limited to clarifying the length of time personal property and  materials may be stored.  (Lata Vasudevan) Saratoga Planning Commission Minutes for June 28, 2006 Page 24  City Attorney Jonathan Wittwer presented the staff report as follows: • Advised that the City occasionally receives complaints regarding the residential storage of  personal property, primarily boats and recreational vehicles. • Said that Code currently allows the parking of personal property for five days. • Stated that all categories are included in this update including motor vehicles, parts of  vehicles, trash, refuse, boats and recreational vehicles. • Said with this update, the express statement is included that the item cannot simply be  moved and returned repeatedly without getting a temporary storage permit issued from the  Community Development Director. • Pointed out that there are a number of people in the audience to speak to this issue. • Stated that another Ordinance affects recreational vehicles, including people living or  sleeping in recreational vehicles, trailers, etc.  What is proposed is to allow a total of two  weeks per year of having someone sleeping in an RV in the front yard.  Commissioner Hunter asked if notification would be made to neighbors if a temporary storage  permit were approved.  City Attorney Jonathan Wittwer said that this is simply an Administrative Permit.  Commissioner Cappello said that it appears there would be no way for neighbors to know that  temporary storage had been applied for.  Commissioner Hunter asked if neighbors could appeal a temporary storage permit.  City Attorney Jonathan Wittwer replied yes.  Chair Rodgers asked what starts the appeal period.  City Attorney Jonathan Wittwer replied the process starts with a complaint to Code  Enforcement.  The Code Enforcement staff investigates and talks to the person.  In some  cases a citation is issued and the nuisance abatement process started.  The party can come  apply for a Temporary Storage Permit extension and there is a 15­day appeal period.  Commissioner Hunter asked how temporary is temporary.  City Attorney Jonathan Wittwer replied that it is not defined.  Commissioner Hunter asked how the Community Development Director could decide.  City Attorney Jonathan Wittwer replied that there is no limitation on that.  The Director may  grant more than one extension of the Temporary Storage Permit.  Commissioner Hunter asked about cost for such a permit.  City Attorney Jonathan Wittwer said that there would be both an application fee and an appeal  fee. Saratoga Planning Commission Minutes for June 28, 2006 Page 25  Commissioner Cappello asked if the five days allow for having personal property (boat, RV  etc.) is per trip, year or lifetime.  He asked if such property could be screened from public  view.  Is the idea of the Ordinance that such storage is outright not an allowed use?  Chair Rodgers opened the Public Hearing for Agenda Item No. 5.  Mr. John Kolstad: • Reported that he was on the Planni ng Co mmission when thi s Ordi nance passed  ini ti ally. • Explained that its purpose was to prevent storage of junk in the front setback. • Added that there i s no probl em if screened from view fro m the street. • Said that this Ordi nance worked fine for a nu mber of years. • Informed that he owned a boat at the time this Ordinance was passed and still does. • Advised that he has looked over the revised Ordinance and that fi ve days seems  severe. • Explained that boat owners need ti me to prep thei r boats for use, chargi ng batteries,  etc. • Suggested that 10 days per year might be better. • Reported that Code Enforcement did not go out to look for trouble but rather  responded to complaints. • Suggested that the Commission gi ve di recti on to staff to keep enforcement without a  co mplaint to a l ow priority. • Added that the purpose for temporary use is not long­term storage.  Owners shoul d  have a normal storage area out of sight. • Said that allowing an RV on a property during constructi on shoul d be considered. • Stated that i t i s a shame that a few people have rui ned i t for the majority. • Agreed that thi s Ordi nance needs more tweaking but it is a good Ordinance that  should be kept.  Mr. Shibtai  Evan: • Thanked the Planning Department for their ti me and courtesy. • Identified hi mself as a boat owner living i n Saratoga for 20 pl us years. • Added that he has seen Codes passed over that ti me, both good and bad. • Said that this Code here i s a good idea but needs changes. • Said that if he were ever advised that a complaint had been filed agai nst hi s boat, he  would ask staff if all other like owners have also been noti fi ed.  Thei r workload would  increase. • Stated that sel ecti ve enforcement is a l awsuit waiti ng to happen. • Reported that hi s boat is currentl y parked on his driveway in preparati on for weekend  use. • Said that he does not want Saratoga to appear to be a bunch of Communists.  Mr. Harry Carlson: • Said he i s a 44­year resident of Saratoga and an RV owner of many years. • Stated that for thi s Ordinance to really work, it needs to be tai lored to what real ly  happens. Saratoga Planning Commission Minutes for June 28, 2006 Page 26 • Explained that in the summer, he brings hi s RV out of storage, brings it home and  takes several  days to prepare it for a trip.  He then leaves for that trip, comes back,  unloads, cleans up and preps i t for the next trip. • Added that the proposed five­day ti me span doesn’t work and is not realisti c. • Suggested that the City be practi cal  about it and al low the legi ti mate use of our RV’s,  which are a part of our cul ture here. • Said he takes issue with the proposed wording of the amendment and suggested that  words be picked that create an Ordinance that can be applied to all of us.  Co mmissioner Nagpal  asked Mr. Harry Carlson to suggest a more reasonabl e number of  days.  Mr. Harry Carlson suggested 20 days within a one­year ti me fra me.  The Ordinance coul d  further specify the ma ximu m nu mber of consecutive days.  Mr. Chris W iles: • Expressed his support for the staff­recommended changes. • Said that currentl y there are no specifi c time restricti ons in the Ordi nance.  It is very  open ended and unenforceable as written. • Said that this i s an i mportant issue i n many neighborhoods. • Said he hoped the Commission would take the input and put a reasonabl e proposal  together that i s specifi c and enforceable.  Chair Rodgers asked Mr. Chris W iles to suggest an amount of time.  Mr. Chris W iles sai d i t depends.  The fi ve days proposed by the City seems too restrictive.  The 20 days per year proposed by a resident tonight may too many.  Perhaps 10 days a  year might be more realisti c.  Ms. Angie Fredrick: • Stated that she i s i n favor of amending this Ordinance. • Said that she has lived at her present address for 40 years. • Added that nei ghbors keep thei r properti es in pretty good condi ti on. • Said that her specifi c concern i s boats and the consistency of enforcement. • Reported that a new neighbor moved in with a boat. • Added that she warned that new neighbor that storage on site was not allowed. • Advised that she has served on the Publ ic Safety Commission. • Said that having a boat on the street all the time is a concern. • Stated that peopl e shoul d work together. • Added that she would like to see Saratoga continue to be a good city.  Its rul es shoul d  be enforced.   They need to be consistent.  All residents need to be treated the same. • Said that the Ordi nance needs to be l ooked at and fi xed so that i t can be enforced.  Mr. John Cantien: • Said that he i s a 42­year resident. Saratoga Planning Commission Minutes for June 28, 2006 Page 27 • Stated that he supports the origi nal Ordi nance, as it is good not to have clutter in  driveways and he also supports language that tightens enforcement. • Said that fi ve days overall is troubling and should be cleaned up to specify fi ve days  per year. • Urged that there not be sel ecti ve enforcement.  Enforce ment should be clear and  uniformly done. • Suggested that thi s eveni ng’s hearing noti ce shoul d have gone to everyone.  Co mmissioner Zhao asked staff who recei ved noti ce.  Planner Lata Vasudevan repl ied that the Code Enforcement staff has a list of interested  parti es.  This meeting was also advertised in the Saratoga News.  As  it is a citywide  Ordinance, a full­page ad is published.  Mr. Joseph Balogh: • Said that he is affected by thi s situati on as he is looking at a boat both from his front  and back yards. • Opined that a boat owner does not need three to fi ve days to prepare to go fishing. • Expressed support for a clear­cut enforcement pol icy.  Mr. Victor Polouska: • Advised that he moved to Saratoga 10 months ago and lived in Santa Clara for seven  years prior to that with hi s boat i n the driveway with no probl em. • Said that he was happy to move to Saratoga and found a beautiful  house here.  He  spent $7,000 arrangi ng hi s driveway to hol d his $35,000 boat. • Pointed out that he saw lots of boats in hi s area and it never occurred to him that there  might be a probl em until he started getti ng letters from the Code Enforcement Officer. • Added that he was told that thi s Code is only enforced when nei ghbors complain. • Recounted that one nei ghbor keeps a car stored on hi s driveway at all ti mes and that a  lot of peopl e use thei r driveway instead of their garage to park thei r cars. • Described hi mself as an avid boater who takes his boat out a few times a week. • Assured that i f he had known of thi s probl em, he would never have come to Saratoga.  Co mmissioner Hunter asked Mr. Victor Polouska if it had not occurred to hi m to study the  standards.  Mr. Victor Polouska sai d that he lived in Santa Clara for seven years with no proble m.  Additi onally, he saw lots of boats and trailers on his street.  Chair Rodgers asked Mr. Victor Polouska if he had investi gated off­site storage for his  boat.  Mr. Victor Polouska sai d that such storage is very di ffi cul t to find and pretty expensive.  So far he has not found anythi ng sui tabl e.  Chair Rodgers asked Mr. Victor Pol ouska if he coul d possibl y screen hi s boat from view. Saratoga Planning Commission Minutes for June 28, 2006 Page 28  Mr. Victor Polouska replied absol utel y.  He distributed two photographs, on of his boat  and the other of hi s neighbor’s car permanently parked withi n public view on the driveway.  Mr. Ed Vincent: • Stated that he agrees with some of the prior speakers’ comments supporting thi s Code  with revisions. • Expressed that the probl em is a l ack of enforcement. • Stated that the changes in language are better than the current Code and suggested  sending i t on to Council for fi nal  approval . • Pointed out that enforcement is not adequately addressed and that the language that  states that the Community Development Director “may” enforce should be changed to  “shall” enforce.  Ms. Jane Beal: • Stated that she i s not a Saratoga resident but is speaking on behal f of a client. • Explained that she i s a real  estate agent from W illow Glen and San Jose. • Added that she has sold a coupl e of homes in Saratoga. • Recounted that she recei ved a call from her client, Victor Polouska, who tol d her he  wanted to sell hi s recently purchased Saratoga home. • Agreed that if thi s Ordi nance is enforced, it must be enforced equally and fairly.  It  cannot be sel ecti vel y enforced, like a Communist government might do. • Advised that she will have to di sclose to her buyers i n Saratoga about this i ssue, which  might make Saratoga a less desired city i n which to live.  Mr. Paul Batista: • Said that he has a recreati onal  vehi cle that he parks at hi s residence from ti me to time. • Asked that this be kept a free country with the right to park vehi cles wherever you want  to. • Said that thi s is a freedom that has been fought for and that thi s proposal  represents a  “Communist” type of acti on. • Asked “who wants to buy a house i n Saratoga when you can’t have a boat or RV?” • Explained that there are a lot of peopl e who enjoy recreati onal thi ngs.  W ith the cost of  a mortgage, it i s a hardshi p to have to rent a place to store your boat or RV. • Suggested that the City needs to think about this a bit more.  Ms. Cheryl Owiesny: • Said that she i s a two­year owner in Saratoga having grown up in Los Altos. • Recounted her me mories as a child where she would prep the family boat for trips with  her father. • Explained that her husband al so loves boating and it takes several  days to prep before  a trip and clean up after. • Stated that they do not have the money to store off site. • Advised that they moved here for the good schools for thei r children. • Reported that her neighbors had never approached her to discuss concerns over her  boat. Saratoga Planning Commission Minutes for June 28, 2006 Page 29 • Recounted that fi ve days after moving into her Saratoga home, she had a baby.  Two  days after that a complaint was lodged about her boat. • Questioned what ever happened to talking to peopl e di rectl y when there is a probl em  between neighbors. • Reported that when rel ati ves recentl y came to visit and parked for 24 hours, a  neighbor called to complain about their vehicle. • Called that acti on rude and not American. • Questioned what screened means. • Explained that when the trees have their leaves, her boat is not visibl e.  However,  when the tree leaves have fallen, the boat i s visibl e. • Added that allowing a boat on the premises for five days out of 365 per year seems  very unreasonabl e. • Suggested that perhaps two days per month for a total of 24 days per year is more  realisti c. • Reported that a nei ghbor has a car i n the front yard that never moves. • Reiterated that something more reasonabl e needs to be devel oped.  Co mmissioner Hlava asked Ms. Cheryl Owiesny if her boat is i n her back yard.  Ms. Cheryl Owiesny: • Said that she has two boats, one for freshwater and another for skiing.  One is in the  rear yard and the other in the side yard. • Explained that she moved one mile from her previous home when relocati ng to thi s  home.  On the MLS listing is an i nformation fiel d verifying availabl e RV/boat parking on  a property, which was an important feature to her family and a draw to this property.  Chair Rodgers closed the Public Hearing for Agenda Item No. 5.  City Attorney Jonathan W ittwer said that screeni ng is achi eved by fencing of a suffi cient  height to obscure visibility of the personal  property from the public view.  It can occur in a  side or rear yard but not withi n the front yard setback.  Chair Rodgers asked staff about the issue of sel ecti ve enforcement rai sed this eveni ng by  a resident as a potenti al  legal probl em.  She asked for verifi cati on that enforcement is  co mplaint driven.  City Attorney Jonathan W ittwer: • Replied that al most every city and county operates on a complaint basis. • Explained that there is no fundi ng or staffi ng in pl ace for total enforcement. • Informed that the city does not go out searching for every violati on. • Assured that complaint driven enforcement is not selective enforcement and is l egal .  Co mmissioner Cappello asked if acti on could only be pursued once a complaint i s made if  Code Enforcement staff themselves co mes across a viol ati on. Saratoga Planning Commission Minutes for June 28, 2006 Page 30  City Attorney Jonathan W ittwer replied no.  He advised that the City has a Resol uti on that  prioriti zes enforcement by category.  He added that the best thi ng is for nei ghbors to talk  together to resol ve conflicts and suggested that mediation between parties is often  successful at resol ving di fferences.  Co mmissioner Nagpal  asked if enforcement is uni formly handled once a complaint has  been made.  She asked for clarifi cati on on the defi ni ti on of personal  property.  City Attorney Jonathan W itter sai d he would have to look at the Code to provide the  co mplete defi ni ti on.  Co mmissioner Nagpal  asked about motor vehicles that are not used every day.  What  does the term fully operati onal  mean?  City Attorney Jonathan W ittwer replied that fully operati onal  means the vehicle coul d be  driven.  Co mmissioner Nagpal  asked about parts (boats and vehi cles) and if there is a size  limitation.  City Attorney Jonathan W ittwer replied no.  He said that the inclusion of parts in the list of  restricted storage is designed to take care of cars and/or boats that have been  disassembled.  Co mmissioner Nagpal asked i f Item 5 addresses constructi on acti viti es storage.  Planner Lata Vasudevan replied yes, correct.  Co mmissioner Nagpal  sought clarification that personal  property can be screened with a  fence thereby offering property owners the opportuni ty to store items on their property as  long as such fencing i s i n conformance with fencing regul ations.  Planner Lata Vasudevan replied yes.  City Attorney Jonathan W ittwer replied yes, if there i s room on the side or rear yard.  Co mmissioner Hunter reminded that the Saratoga has but one Code Enforcement Officer  when it used to have two.  She asked if there are pl ans to hi re more?  Is the City prepared  for thi s Ordi nance?  Planner Lata Vasudevan reminded that enforcement is complaint driven.  If a lot of  co mplaints are l odged, the City will have to act upon those complaints.  Co mmissioner Hlava: • Said that she i s struggling with thi s amend ment because i t i sn’t totally practi cal . • Stated that there are issues about number of consecuti ve days per occurrence and  total number of days per year. Saratoga Planning Commission Minutes for June 28, 2006 Page 31 • Questioned if it is di fferent between boats and RV’s and in situations where RV’s are  allowed while constructi on i s goi ng on. • Said that the bottom line is that she does not feel  comfortable passing thi s Ordi nance  as it i s right now.  It doesn’t really work. • Added that she i s not sure how well thi s Commission is thi nking now at thi s late hour. • Asked for suggesti ons on process here, as this i s not the way to go.  Co mmissioner Nagpal  sai d that she feel s that same way.  She is not close to saying yes  to this.  She suggested that i nput provided would have to be redrafted.  Chair Rodgers said that if there were not enough votes to pass this as drafted,  a mend ments would be requi red.  Co mmissioner Hunter agreed that thi s has been a long and di ffi cul t meeting toni ght and  she is drai ned.  Co mmissioner Nagpal  reminded that the role of thi s Commission is simply to make  a  recommendation to Council.  Co mmissioner Zhao sai d that she takes issue with the proposed language and is not  ready to support thi s amend ment.  Co mmissioner Cappello: • Agreed that i t i s much too restricti ve as written right now. • Asked how the 10­day limitati on would be enforced. • Questioned what would consti tute a day since someti mes people might have thei r boat  on site for just half a day. • Said that with the issuance of a Temporary Storage Permit there will need to be a pl an  in pl ace for permanent storage of that item. • Said that he is not prepared to pass thi s as written, as he would like to see changes  made.  Chair Rodgers: • Stated that thi s i s a di ffi cul t i ssue. • Expressed appreciati on for the public comments. • Stated that this seems  unworkable parti cularly how to enforce the nu mber of days per  year such personal  property storage would be allowed under thi s Ordi nance. • Agreed that setti ng a number of consecuti ve days may be more workable.  Co mmissioner Nagpal  suggested a Study Session or future meeting.  She said that there  are some ideas that can be worked with to take this to the next level .  Co mmissioner Cappello asked i f Study Sessions are publicly noti ced. Saratoga Planning Commission Minutes for June 28, 2006 Page 32  Co mmissioner Hunter sai d that the public hearing process is more valuable and that she  has found that Study Sessions are not often that successful due to limited time available  for them and limited parti cipati on by the public.  Chair Rodgers sai d that the Study Session format is good to reach compro mise but not for  this purpose.  City Attorney Jonathan W ittwer advised that this item is scheduled for Council on Jul y 17 th  and suggested that i t be brought back to the Co mmission at i ts next meeting on Jul y 12 th .  Co mmissioner Hunter cauti oned that there would be a small group of Commissioners at  the meeting on Jul y 12 th .  Co mmissioner Nagpal said that there would be enough to proceed.  City Attorney Jonathan W ittwer suggested that the Commissioners feel free to send hi m  e mails with thei r i nput.  Co mmissioner Hunter sai d that as written thi s Ordi nance i s a littl e i nfl exibl e.  City Attorney Jonathan W ittwer supported the concept of establishi ng a total  number of  days per year as well as a total  consecuti ve number of days per occurrence.  Co mmissioner Hlava suggested consul ti ng with the Code Enforcement staff about what  might make this more enforceabl e.  Chair Rodgers questi oned the continued inclusion of boat/RV storage on the list of fields  for MLS real estate listi ngs.  Co mmissioner Cappello advised that he has a boat in a screened location on hi s property  and he does not like to see these types of items in a visibl e locati on from the street.  He  said he considers that to be bl ight.  Chair Rodgers sai d that there is al so the question of the impact of these requirements  as  they might appl y to constructi on material s used by a property owner for projects not  requi ring a Buildi ng permit.  Motion: Upon motion of Commissioner Nagpal, seconded by Commissioner Hlava,  the Planning Commission CONTINUED CONSIDERATION TO ITS MEETING  OF JULY 12, 2006, the amendment to Ordinance Section 15­12.160 of the  Saratoga Code, by the following roll call vote:  AYES: Cappello, Hlava, Hunter, Nagpal, Rodgers and Zhao  NOES: None  ABSENT: Kundtz  ABSTAIN: None  *** Saratoga Planning Commission Minutes for June 28, 2006 Page 33  DIRECTOR’S ITEMS  There were no Director’s Items.  COMMISSION ITEMS  There were no Commission Items.  COMMUNICATIONS  There were no Communications Items.  ADJOURNMENT TO NEXT MEETING  Upon motion of Commissioner Cappello, seconded by Commissioner Hunter, Chair Rodgers  adjourned the meeting at 11:55 p.m. to the next Regular Planning Commission meeting of  July 12, 2006, at 7:00 p.m.  MINUTES PREPARED AND SUBMITTED BY:  Corinne A. Shinn, Minutes Clerk