Loading...
HomeMy WebLinkAbout08-23-2006 Planning Commission MinutesMINUTES  SARATOGA PLANNING COMMISSION  DATE: Wednesday, August 23, 2006  PLACE: Council Chambers/Civic Theater, 13777 Fruitvale Avenue, Saratoga, CA  TYPE: Regular Meeting  Chair Rodgers called the meeting to order at 7:00 p.m.  ROLL CALL  Present: Commissioners Cappello, Hunter, Kundtz, Nagpal, Rodgers and Zhao  Absent: Commissioner Hlava  Staff: Director John Livingstone, Associate Planner Lata Vasudevan, Assistant  Planner Suzanne Thomas, Public Works Director John Cherbone and Assistant  City Attorney Jonathan Wittwer  PLEDGE OF ALLEGIANCE  APPROVAL OF MINUTES – Regular Meeting of August 9, 2006.  Motion: Upon motion of Commissioner Hunter, seconded by Commissioner  Nagpal, the Planning Commission minutes of the regular meeting of  August 9, 2006, were adopted with a correction to page 4.  (6­0­1;  Commissioner Hlava was absent)  ORAL COMMUNICATION  There were no Oral Communications.  REPORT OF POSTING AGENDA  Director John Livingstone announced that, pursuant to Government Code 54954.2, the  agenda for this meeting was properly posted on August 17, 2006.  REPORT OF APPEAL RIGHTS  Chair Rodgers announced that appeals are possible for any decision made on this Agenda by  filing an Appeal Application with the City Clerk within fifteen (15) calendar days of the date of  the decision, pursuant to Municipal Code 15­90.050(b). Saratoga Planning Commission Minutes for August 23, 2006 Page 2  CONSENT CALENDAR  CIP conformance with the General Plan  Mr. John Cherbone, Public Works Director: • Explained that he is presenting for the Commission’s review, the annual update CIP  project list that includes 10 new projects for fiscal year 2006­07. • Reported that the Commission’s role is to determine if the projects of the CIP are  consistent with the City’s General Plan. • Said that a list of said projects is included in the packet and includes corresponding  General Plan goals and policies. • Said he was available for questions.  Commissioner Hunter asked about a project with no corresponding General Plan connections  identified.  PW  Director John Cherbone explained that the project in question is simply a maintenance  project with no specific General Plan element tie in.  Commissioner Hunter asked why this review is necessary.  PW Director John Cherbone replied that it is part of State Law to have CIP’s go to the  Planning Commission to certify General Plan conformity and that no project included is out of  character with the City and its General Plan.  He reminded that the General Plan is the master  plan for a community.  Commissioner Hunter questioned the $50,000 in funding for Village related project.  PW  Director John Cherbone said that the specific use of these funds has not yet been  identified.  No specific improvement has been identified yet and there is some flexibility in how  the funds would be used in the Village.  Commissioner Nagpal asked where the $50,000 figure came from, as her document does not  included dollar amounts.  PW  Director John Cherbone explained that the information was provided at the CIP meeting  at which Commissioner Hunter was in attendance.  Commissioner Nagpal asked if the use of the funds for Village improvements would come  before the Commission when specific use is defined.  PW  Director John Cherbone replied sure, if the issue requires such a review and/or of the  proposal does not meet General Plan standards.  He added that the funds for the Village are  mainly for small improvements and how the funds will be spent will be left to the people  involved in overseeing the activities of the Village.  Chair Rodgers asked if there is some process for setting priorities for these funds. Saratoga Planning Commission Minutes for August 23, 2006 Page 3  PW  Director John Cherbone reiterated that if an issue requires Commission review, it would  be brought to the Commission for consideration.  Chair Rodgers asked if the Commission might be able to recommend some use such as an  updated traffic study near the Corinthian Corners center.  Is there some mechanism for the  Planning Commission to recommend priorities?  PW  Director John Cherbone replied yes.  Commissioners, either as individuals or a group,  have the opportunity to provide suggestions to Council.  In the end, it is Council who  determines how CIP money gets spent.  Commissioner Hunter asked if the State audits a City’s CIP.  PW  Director John Cherbone replied that not to his knowledge but that the State could elect to  do so if it felt it was necessary.  Commissioner Cappello asked why fund improvements to soccer fields located outside the  City?  PW Director John Cherbone said that these fields are located within Saratoga limits.  Commissioner Nagpal asked if a motion is required.  PW Director John Cherbone replied yes as there is a Resolution to be adopted.  Motion: Upon motion of Commissioner Nagpal, seconded by Commissioner  Cappello, the Planning Commission adopted a Resolution recommending  that Council find the City of Saratoga CIP to be in conformance with the  Saratoga General Plan.  (6­0­1; Commissioner Hlava was absent)  ***  PUBLIC HEARING ­ ITEM NO. 1  APPLICATION #06­206 (403­28­069) NGLIEM, 18344 Baylor Avenue: The applicant  requests Design Review Approval to remodel the first floor with an approximately 321 square  foot addition and construct a second­story addition consisting of approximately 753 square  feet.  The total floor area of the proposed residence will be approximately 2,974 square feet.  The maximum height of the proposed residence will not be higher than 26­feet.  The net lot  size is 7,840 square feet and the site is zoned R­1­10,000.  (THERESE SCHMIDT)  City Attorney Jonathan Wittwer: • Explained that the applicant has requested a continuance. • Suggested that the applicant be allowed to come forward to clarify if they are proposing a  redesign or are simply requesting additional time. Saratoga Planning Commission Minutes for August 23, 2006 Page 4 • Said that if the request is to allow redesign with the current proposal being withdrawn, the  clock would start again as it relates to Permit Streamlining requirements.  Commissioner Hunter asked if the neighbors who are here tonight would still be allowed to  talk.  City Attorney Jonathan W ittwer said that if the applicant intends to redesign his proposal then  taking public testimony this evening on the current design would not be an efficient use of  time.  Commissioner Cappello asked City Attorney Jonathan Wittwer to explain what would  constitute a redesign versus simply tweaking the current design.  He asked if it were up to the  Commission to decide that distinction.  City Attorney Jonathan Wittwer replied yes.  Commissioner Nagpal ask if there would be a new application processed if this is a redesign.  City Attorney Jonathan Wittwer replied no.  It would proceed under the same application  number.  Chair Rodgers asked if the applicant or a representative is here tonight.  Director John Livingstone replied that the applicant might not be here.  He explained that an  email message was received this afternoon in which the applicant requested a continuance to  allow some design changes and to please reschedule consideration to the next meeting.  Chair Rodgers asked Director John Livingstone for suggestions on how to handle this since  there are people here this evening.  City Attorney Jonathan Wittwer said that there is no evidence as to whether this applicant is  planning just a simple redesign or is starting all over.  He said to go ahead and take testimony  since this was noticed as a public hearing.  Chair Rodgers asked if there is a staff report.  Director John Livingstone presented the staff report as follows: • Said that the applicant is seeking Design Review Approval to allow the remodel of the first  floor with 321 square foot addition and a 753 square foot addition to create a new second  floor with a total FAR of approximately 2,974 square feet. • Explained that the maximum height would be 26 feet.  The lot is 7,840 square feet and the  zoning is R­1­10,000. • Recommended that the Commission deny this proposal without prejudice.  Chair Rodgers asked Director John Livingstone for alternative actions available to the  Commission. Saratoga Planning Commission Minutes for August 23, 2006 Page 5  Director John Livingstone said that the item could be continued or staff could be instructed to  work with the applicant on a revised design.  Chair Rodgers opened the Public Hearing for Agenda Item No. 1.  City Attorney Jonathan W ittwer asked that the record show that the applicant has been called  for and has not appeared.  Commissioner Kundtz added that the applicant has sent an email asking for a delay to the  next meeting.  Ms. Janet St. Clair, Resident on Purdue Drive: • Explained that her street backs onto Baylor Avenue and she shares a back fence with this  property. • Reported that her heart sinks when she thinks about two­story homes in this area that is a  single­story area. • Advised that she has a 25­foot long bank of floor to ceiling windows overlooking her back  yard. • Stated that she does not want a two­story house overlooking her home. • Said that the whole mood of their neighborhood is peaceful. • Said that the bulk of a two­story home is offensive and intrusive to the peacefulness of the  neighborhood. • Added that she has no objection to additions as long as they are not second story  additions.  Commissioner Kundtz asked Ms. Janet St. Clair if she had any discussion with the applicant  about her concerns.  Ms. Janet St. Clair replied that she has not and does not know the applicant.  Commissioner Nagpal asked if there is a homeowners’ association (HOA).  Ms. Janet St. Clair said that her home was developed as Sunland Park.  She purchased her  home 20 years ago and received CC&Rs but they may have expired.  Commissioner Nagpal advised that several neighborhoods in the City have single­story  overlay designations that prevent two­story homes from being constructed.  She asked Ms.  Janet St. Clair if her neighborhood has considered undergoing any such effort.  Ms. Janet St. Clair replied no.  She added that the HOA technically no longer exists.  She  added that the development was built when this area was still in the County.  The area was  incorporated into Saratoga approximately 25 years ago.  Ms. Doris Chen, Resident on Purdue Drive: • Explained that she moved into her home in July. • Said that shortly thereafter she received notification from the City about this proposal. Saratoga Planning Commission Minutes for August 23, 2006 Page 6 • Advised that privacy impacts to a bedroom, living room and kitchen in her home would  result from having a second story overlooking her home. • Reported that she lived previously in a two­story home and could see into her neighbors’  home from her second floor.  Commissioner Kundtz asked Ms. Doris Chen if she had any discussion with the applicant  and/or if the applicant ever approached her.  Ms. Doris Chen replied no.  Mr. Joe Ploshay, Resident on Baylor Avenue: • Said that his neighborhood was designed for single­story ranch­style homes that offer  privacy on the whole back side of the homes. • Added that he bought his home based on a single­story concept 18 years ago to enjoy  privacy in his backyard. • Said that a two­story would impact sunlight in his yard in the mornings when he likes to  spend time there.  It would also hide view of trees in the neighborhood. • Stated that all homes in the neighborhood have made attempt to keep to a single story. • Reported that he initially discussed the project with the applicant and was shown plans that  included no windows overlooking his property.  Later plans did have windows there, which  he considers to be a bit of a bait and switch tactic. • Said that he later signed a letter of opposition to this project and sent two emails.  Mr. David Grus, Resident on Baylor Avenue: • Said that he is a 32­year resident. • Added that there is a wonderful sense of community and neighborliness in his  neighborhood. • Advised that the former neighbor in this house was the original owner who died in 2004.  The property was subsequently sold to the current owners. • Said that he has met the new neighbors and was surprised when they later cut down a  large eucalyptus tree in front. • Said that there have been countless remodels in the neighborhood but none of them two­  story. • Said that two­story homes do not fit within this subdivision of single­story houses. • Said that he did a remodel in 1988, going from 1,500 to 2,900 square feet.  They worked  hard to stay single­story by going with a large belowground family room with light well. • Stated that a 26­foot high house is like living next door to a docked ocean liner.  It would  block sunlight. • Said that he is aware of only one partial second story nearby that was constructed prior to  the area’s annexation into Saratoga. • Begged the Commission not to set precedent here by allowing this two­story addition.  Mr. Richard Schultz, Resident on Baylor Avenue: • Said that he lives across the street and is in opposition to a two­story that would spoil the  look of the neighborhood. Saratoga Planning Commission Minutes for August 23, 2006 Page 7 • Said that this design looks like a giant ship and is the worst example of what a two­story  house can do. • Advised that he signed a covenant when he bought his home limited him to a 1.5­story  home. • Reported that a single­story overlay was once considered.  Commissioner Nagpal said that this design is a worse example but that some two­stories are  nicely designed.  She asked Mr. Richard Schultz if he could support a two­story if there were  significant design changes.  Mr. Richard Schultz said that as he lives across the street he is not as directly impacted as the  adjacent neighbors.  He said he does advocate the applicant working with his neighbors.  Commissioner Hunter said that it appears there are approximately three two­story houses in  Sundland Park but not on Baylor or Purdue.  Mr. John Commons, Resident on Purdue Drive: • Said that their neighborhood is one of single­story homes.  There are only three homes  more than single­story. • Said that the area offers a private and spacious feel that a multi­story home does not fit  into. • Said that he moved in two months ago and would not have purchased, or at least paid  what he paid for his home, with a two­story overlooking the back of his home. • Stated that two­story homes have impact on neighbors.  The values of surrounding homes  are impacted. • Added that he feels strongly that this neighborhood should predominately stay single­story  in order to preserve privacy. • Urged the Commission not to approve this request.  Commissioner Nagpal asked Mr. John Commons if he was provided with anything that  advised him he could not build more than a single­story addition.  Mr. John Commons said nothing official but reiterated that this is predominately a single­story  neighborhood.  Ms. Gail Poffenberger, Resident on Baylor Avenue: • Reported that she participated on the HOA for several years. • Said that the neighborhood consists of 200 homes and only three of them are two­story.  They are the exception to the rule and not the trend. • Said that the HOA was incorporated when they petitioned to be incorporated into the City  of Saratoga. The HOA disbanded because of a lawsuit against it.  However, that does not  impact the CC&Rs that the owners signed when purchasing their homes. • Stated that she has an issue with two­story homes.  The design creates a huge wall for her  eastern view. • Reported that this owner took down a huge eucalyptus tree that might have screened this  two­story addition. Saratoga Planning Commission Minutes for August 23, 2006 Page 8 • Said that Saratoga is inconsistent in upholding CC&Rs. • Added that she too has a 19­foot expanse of windows facing her rear yard.  Commissioner Kundtz asked City Attorney Jonathan Wittwer to address the issue of CC&Rs  for Ms. Gail Poffenberger.  City Attorney Jonathan Wittwer advised that the City does not enforce CC&Rs.  They are a  private civil matter.  Commissioner Kundtz added that the Commission has no authority to enforce CC&Rs but  rather it is up to the HOA to enforce them.  He added that language in CC&Rs tend to drive  toward litigation or arbitration to resolve disputes.  Mr. Paul Menard, Resident on Purdue Drive: • Said that he likes his ranch­style neighborhood. • Said that he sides with the speakers who have spoken against two­story homes. • Stated that a two­story home is not appropriate for this neighborhood. • Added that he is not opposed to expansion by single­story addition.  Chair Rodgers asked City Attorney Jonathan Wittwer if the Commission should express its  views on this project or not.  City Attorney Jonathan Wittwer said that if the item is to be continued, he recommended  waiting until all evidence is heard.  He added that he does not know right now what the  applicant’s intent is as far as the changes to the existing design.  Commissioner Hunter said that Sundland Park is a marvelous place.  She said she is inclined  to keep Baylor a one­story neighborhood and that the applicant might be encouraged to keep  his home single­story.  Commissioner Kundtz said that staff could counsel the applicant on the comments received  tonight.  Commissioner Nagpal said her concern is that several Design Review findings cannot be met.  She suggested an improved design to meet required findings.  She said that staff should  advise the applicant that they need serious neighbor meetings and that she would like to see  those efforts stepped up.  Commissioner Zhao said that it appears that it might be possible to allow a 1.5­story home in  this neighborhood.  She suggested having this applicant work with the neighbors.  Commissioner Cappello: • Said that options appear to include denial or making recommendations for staff to work  with the applicant further. • Said his opposition is not based on this being a two­story but rather it is to the excessive  bulk and incompatibility with the neighborhood. • Stated that neighbors are against a second story. Saratoga Planning Commission Minutes for August 23, 2006 Page 9 • Cautioned those in attendance that the only way to prevent two­stories outright is to initiate  a Single­Story Overly for this area. • Said that without such an overlay, the applicant could come forward with a design that  overcomes the bulk issues.  Commissioner Hunter reported that Saratoga Woods, located near Prospect, did obtain a  Single­Story Overlay District designation.  Chair Rodgers: • Said that the neighbors could discuss with Director John Livingstone how a Single­Story  Overlay District can be accomplished. • Added that she disagreed with Commissioner Cappello’s belief that the Planning  Commission might be forced to accept a two­story design.  Commissioner Nagpal: • Pointed out that the maximum height proposed for this two­story is 21 feet versus the  maximum allowed height of 26 feet. • Cautioned that one could see a single­story house at an 18­foot height. • Reiterated the need for a proposal that is consistent with the neighborhood and of good  design.  Chair Rodgers pointed out that a 1.5­story home could be made to look like a single­story  home from the front elevation.  Chair Rodgers closed the Public Hearing for Agenda Item No. 1.  Motion: Upon motion of Commissioner Kundtz, seconded by Commissioner  Hunter, the Planning Commission CONTINUED consideration of  Application #06­206 for a two­story residential addition to a home located  at 18344 Baylor Avenue to the next regular Planning Commission meeting  of September 13, 2006, by the following roll call vote:  AYES: Cappello, Hunter, Kundtz, Nagpal, Rodgers and Zhao  NOES: None  ABSENT: Hlava  ABSTAIN: None  Chair Rodgers asked that the applicant provide a picture of the home’s elevation at the next  hearing.  ***  PUBLIC HEARING ­ ITEM NO. 2  APPLICATION: #06­428 (389­12­019) – CAZUELAS AUTHENTIC MEXICAN FOOD  (tenant)/QUITO VILLAGE GROUP, LLC (property owner) – 18804 Cox Avenue: The  applicant requests a Conditional Use Permit to establish a restaurant in an existing  approximately 950 square foot vacant tenant space in the Quito Village commercial complex. Saratoga Planning Commission Minutes for August 23, 2006 Page 10  The restaurant will face Cox Avenue and will be located between the existing Sushi 2­2 Train  and Shamrock Shoe Repair businesses.  The site is zoned CN.  (SUZANNE THOMAS)  Assistant Planner Suzanne Thomas presented the staff report as follows: • Advised that the applicant is seeking approval of a Conditional Use Permit to allow the  establishment of a new Mexican restaurant within an existing commercial space. • Described the space as consisting of 950 square feet located in the Quito Village  commercial complex, a 274,000 square foot center at Cox and Paseo Pasado. • Explained that there are several restaurants in this center but no Mexican restaurant. • Reported that this tenant space has been vacant for two years. • Said that the proposal meets the objectives of the zoning and that findings to support this  Use Permit can be made. • Said that the restaurant would have both inside and outside dining as well as to­go service.  Breakfast, lunch and dinner would be served.  There would be 18 indoor seats and 4  outdoor seats. • Informed that the parking was surveyed several times and found to be ample. • Said that the same signage would be used with a simple name change. • Advised that neighbors within 500 feet were notified and the applicant personally contacted  50 neighbors.  No negative comments were received. • Explained that alcohol service would be sought in the future, which would require  additional approvals. • Said that findings can be made and recommended approval.  Commissioner Hunter asked if the hours to 6 p.m. on Sunday were chosen by the applicant or  imposed on them.  Planner Suzanne Thomas replied that the applicant chose the hours.  City Attorney Jonathan Wittwer said that the conditions of approval don’t include hours of  operation and the owners are not restricted to the hours they proposed.  Chair Rodgers pointed out that this is a service­oriented center.  Planner Suzanne Thomas advised that the site manager says that this restaurant is a good  use for this tenant space that has been difficult to find a retail use for.  Chair Rodgers opened the Public Hearing for Agenda Item No. 2.  Mr. Gil Ortez, Representative of Appl icant: • Advised that he is the owner’s son.  His mom will operate Cazuelas Authenti c Mexican  Food. • Explained that she chose Saratoga because of the l ack of Mexican restaurants. • Said that they have received great support from the neighbors and thanked the  Co mmission for the opportuni ty to address them. • Said he would be availabl e for any questi ons. Saratoga Planning Commission Minutes for August 23, 2006 Page 11  Co mmissioner Nagpal thanked Mr. Gil Ortez for the site visit.  Chair Rodgers closed the Public Hearing for Agenda Item No. 2.  Chair Rodgers described the requi red criteria to support thi s use includi ng the fi ndi ng of  the use not bei ng detrimental to the heal th, safety and welfare of the community, imposing  conditi ons to ensure compliance and findi ng that the use would not adversel y impact t he  nearby properti es.  Co mmissioner Kundtz said that he can mak e all findi ngs and welcomes this restaurant to  the City of Saratoga.  Suggested adding a conditi on to allow future sal e of al cohol .  Co mmissioner Hunter said that thi s is a marvelous addi ti on and al so welcomed the o wn er  to Saratoga.  She assured that she would send everyone to enjoy this restaurant.  Co mmissioner Cappello sai d he was sold once he heard about the di sh made with  chocolate.  He said he lives two miles away and plans to frequent thi s new restaurant.  He  asked if the liquor sales would be just beer and wine.  Director John Li vingstone sai d that the specifi c type of al cohol  sal es license is obtai ned  through ABC (Alcohol Beverage Control ).  Co mmissioner Nagpal  asked if the issue of alcohol  sales would come back to t he  Co mmission.  Director John Li vingstone replied that allowi ng alcohol  sal es coul d be made part of this  Use Per mit if the Commission is supporti ve so the applicant would not have to come ba ck  in the future.  He added that although a Use Per mit runs with the land, any new own ers  would have to process thei r own ABC license.  Co mmissioner Zhao sai d she coul d make  the fi ndi ngs and thi nks this will be a nice  additi on to the area.  It is a good fi t for the locati on and space and she supports this  applicati on.  Co mmissioner Nagpal  sai d that she is completel y supporti ve but is thrown off by the  additi on of al cohol  sal es, as she wasn’t thinking about i t.  Co mmissioner Kundtz sai d that this would be facilitati ng an opportuni ty for them to apply  for a liquor license.  He added that ABC determines what kind of l icense i s to be granted.  Co mmissioner Nagpal asked i f there i s any liquor sol d nearby.  Co mmissioner Kundtz reported that the Chinese and Sushi  restaurants serve beer.  Mr. Gil Ortez sai d that beer and wine are sold at both restaurants.  He added that they  would not include a full bar.  However, in order to be able to sell Margaritas, they need a  hard liquor license.  They plan to have onl y beer, wine and Margaritas. Saratoga Planning Commission Minutes for August 23, 2006 Page 12  Chair Rodgers poi nted out that if issues come up, the Commission has conti nuing  jurisdicti on.  Director John Li vingstone agreed that changes to the use coul d trigger a return to the  Planni ng Commission.  Co mmissioner Nagpal said that there was no mention of liquor sal es i n the noti ce.  Director John Li vingstone sai d that it typi cal ly is not i ncluded i n the descripti on.  Co mmissioner Cappello advised that there would be a 30­day posti ng of the site by ABC.  Chair Rodgers sai d that she i s gl ad to have this new Mexican restaurant in Saratoga.  Motion: Upon motion of Commissioner Cappello, seconded by Commissioner  Nagpal, the Planning Commission adopted a Resolution approving a  Conditional Use Permit (Application #06­428) to allow the establishment of  a restaurant in an existing 950 square foot vacant tenant space in the  Quito Villages commercial complex on property located at 18804 Cox  Avenue as modified to allow inclusion of liquor sales with proper ABC  licensing, by the following roll call vote:  AYES: Cappello, Hunter, Kundtz, Nagpal, Rodgers and Zhao  NOES: None  ABSENT: Hlava  ABSTAIN: None  ***  PUBLIC HEARING ­ ITEM NO. 3  APPLICATION: #06­367 (503­24­064) – LEE, 14493­14495 Big Basin Way (Saratoga  Cleaners): Request for Design Review Approval to construct an addition of an 879 square  foot commercial tenant space at the first floor level, a 620 square foot three­car garage and a  1,377 square foot apartment at the second floor level of an existing two­story structure located  in the CH­1 zone. The existing 3,224 square foot structure consists of a service establishment  at the street level and two apartment units at the second floor.  The 4,277 square foot site is  located in Parking District No. 3.  (LATA VASUDEVAN)  Associate Planner Lata Vasudevan presented the staff report as follows: • Advised that the applicant is seeking Design Review and Conditional Use Permit approvals  for a two­story addition to an existing building containing Saratoga Cleaners. • Reported that the existing building includes two apartments above commercial space and  a carport at the rear. • Said that the applicant is seeking a two­story addition that includes street level retail, a  620­square foot three­car garage and a 1,377 square foot apartment above. Saratoga Planning Commission Minutes for August 23, 2006 Page 13 • Said that the proposed beige stucco would match existing.  Dark windows and awnings  would be incorporated with the molding painted to match around the windows. • Stated that the garage would be wood and painted to match.  The façade of the new  commercial space would match the existing storefront. • Distributed the color board and advised that pavers would be incorporated in front of the  storefront and side. • Said that staff is recommending that replacement doors with wood or wood­like  appearance be used.  Additionally, staff is suggesting wood roll­up side door and wood  carriage style garage door.  However, the applicant prefers not to do as staff recommends  in relation to doors. • Recommended approval with all doors being wood as approved by the Community  Development Director prior to issuance of building permits. • Added that staff is recommending that the door to the trash enclosure by replaced with a  solid wood door. • Said that this mixed­use building includes commercial and living spaces.  These are  conditionally permitted uses in the CH­1 zoning.  The project meets standards except for  the 20 units per net acre standard that would result in an allowance for just two living units  for a lot this size and not the three proposed. • Stated that staff is recommending approval of a variation on density in exchange for  entering into a deed restriction that requires the two existing living units to be restricted as  low income BMR (Below Market Rate) rental units.   However, the applicant has indicated  an intent to deed restrict just one unit. • Explained that staff is recommending that both units be deed restricted to allow the  proposed variation in density.  These two BMR units would help the City achieve the goal  of affordable housing units established in the Housing Element. • Added that the maxed FAR is allowed to be increased with provision of BMR units.  The  applicant wants to have an added bonus 10 percent of space in the new unit with this  provision of BMR unit(s). • Distributed a sheet outlining the HUD income limits for the various affordable housing  categories.  It requires that only 30 percent of income be directed to rent. • Explained that Parking District 3 was established in 1988 and assessments were made.  Since February, a new Ordinance was adopted allowing all parking requirements to be  relaxed in the CH zone with no requirement for the provision of off­street parking be  required for projects approved between March 1, 2006, and February 2009. • Stated that at that time 40,890 square feet of parking surplus was identified as available for  allotment against new development in the Village.  With this project, 2,270 square feet  would be removed from the current balance of parking surplus square footage calculation. • Said that the Public Works Department has reviewed the proposed restriping of the  parking area and has approved the proposal.  The re­striping would result in no reduction  in parking provided. • Stated that a condition of approval is imposed that will require that the cost of any repairs  to the parking area resulting from construction be covered by this project. • Said that neighbors were notified but none responded to the applicant’s attempts. • Reiterated that both Design Review and Conditional Use Permit approvals are required. • Described the Use Permit findings.  The first is finding the project to be consistent with the  zoning district.  That finding can be made.   The second is that the project would not be Saratoga Planning Commission Minutes for August 23, 2006 Page 14  detrimental to health, safety and welfare or be injurious to the area.  That finding can be  made, as the conditions will ensure that no detriment results.  The third is that the project  complies with the CH­1 zoning and mixed­use standards.  This finding can be made  provided that a variation of standards based on density is approved with the condition  requiring deed restriction of two existing residential units as low­income.  It also helps meet  the City’s Fair Share of Housing. • Stated this project is consistent with approval of a variation of standards for density. • Recommended approval through the adoption of the draft resolution with the added  conditions as shown on Exhibit A that requires all doors to be wooden as approved by the  Community Development Director, that the trash enclosure door be replaced with a wood  self­closing door to the satisfaction of the Director; that a 10 percent bonus in square  footage be added to the third unit, that the two existing dwelling units be deed­restricted as  BMR, that all units remain rentals and that landscaping and awnings be maintained at all  times.  Chair Rodgers commended Planner Lata Vasudevan for her well­done presentation. She  suggested that questions be segmented to each issue.  City Attorney Jonathan Wittwer advised that additional language would need to be added to  condition 3 that requires the low­income rental units be retained in perpetuity.  Chair Rodgers asked if there are questions on the issue of variation of standards to allow the  third residential unit.  Commissioner Nagpal thanked staff for the excellent report and presentation.   She asked by  how many square feet this project was over the allowed maximum density.  Planner Lata Vasudevan said she would need to calculate how large the lot would have to be  in order to accommodate three units without a variation to standards in density.  Commissioner Nagpal pointed out that it appears the applicant does not want to restrict two  living units as low­income.  Director John Livingstone explained that there is a 10 percent bonus offered with designation  of BMR units that would allow an additional 120 square feet in the new living unit.  Commissioner Nagpal asked if the surplus parking is intended for both residential and  commercial.  Planner Lata Vasudevan said that it is intended for all development in the CH zoning districts.  Commissioner Nagpal asked about proposed signage.  Planner Lata Vasudevan said that they are not currently proposing new or modified signage.  To do so would require processing of a Sign Permit. Saratoga Planning Commission Minutes for August 23, 2006 Page 15  Commissioner Nagpal asked if the CUP is for both the commercial and residential aspects of  this mixed­use project.  Planner Lata Vasudevan said each zoning district outlines uses that are permitted by right and  those permitted with issuance of a Use Permit.  Commissioner Nagpal stated that it is staff’s recommendation that two units be deed­restricted  in order to give a variation of standard.  Planner Lata Vasudevan replied correct.  She added that staff is recommending that the two  existing residential units be low­income units through a deed restriction.  Commissioner Nagpal thanked Planner Lata Vasudevan for her work.  Commissioner Hunter said it wasn’t as complicated last time because the mixed­use and  parking ordinances hadn’t yet been enacted.  Chair Rodgers said that with the previous application the applicant purchased parking before  this Ordinance went into effect.  She asked how much that saves in not having to provide  parking or pay an assessment.  Planner Lata Vasudevan said that the value of each parking space changes based upon a  CalTrans index that changes each quarter.  The range is between $19,000 and $26,000 per  space.  The applicant bought three spaces with the last application.  Commissioner Hunter asked if there would be any lost parking spaces when turning the  carport into a garage.  Planner Lata Vasudevan advised that through re­striping there would be no reduction.  These  spaces would remain compact spaces.  Chair Rodgers asked for any Design Review questions.  Commissioner Hunter asked staff if both retail space doors are proposed to be wooden.  Planner Lata Vasudevan replied correct.  Commissioner Kundtz asked if the garage door being wood is included as well.  Planner Lata Vasudevan replied correct as well as the doors at the side.  Commissioner Nagpal said she was surprised there has been no neighbor input.  Commissioner Hunter said it made her hair stand on end when she heard that fact.  Commissioner Nagpal asked if something specific is in mind when requesting more durable  awning materials. Saratoga Planning Commission Minutes for August 23, 2006 Page 16  Director John Livingstone said that there are a lot of awnings in a row.  Even newer ones  could already use washing or maintenance.  He said that there are more permanent materials  that could be used but he would suggest leaving the final decision to the architect rather than  as a condition of approval.  Commissioner Nagpal verified that the historic aspect of this site is solely based upon the  limestone walls.  She pointed out that the architect had at one point described this as a  modern­style building.  Planner Lata Vasudevan said she would defer to the architect on this distinction.  Chair Rodgers asked if sandblasting is how these limestone walls could be cleaned.  Planner Lata Vasudevan said that the architect could explain this further.  Chair Rodgers asked if there are standards for performing the sandblasting.  Director John Livingstone said that there are appropriate times, control of dust, permits and  construction standards to be met.  Chair Rodgers opened the Public Hearing for Agenda Item No. 3.  Mr. W arren Hei d, Project Architect: • Said that he i s the representati ve for property owner Mr. Gin Lee. • Said that with the 2003 applicati on he represented the Lee Family but Mr. Gi n Lee is  now the sole owner of thi s property. • Said that thi s project was approved before and is the same design as origi nally  approved. • Said that he sat on the Heritage Commission for eight years.  He stated that the only  historic thing about thi s property i s the limestone. • Added that the only way to get the pai nt off the limestone is to use sandbl asti ng. • Said that staff is requi ring wood front doors, awnings and carriage style doors for the  garage. • Pointed out that the design was acceptabl e before as submitted. • Said that the modern design is refl ected i n a square rectangul ar modern style buildi ng. • Advised that bui ldings i n Saratoga are mixed in style. • Said that he i s trying to maintai n the existi ng appearance. • Re minded that the laundry/cleaners have in and out patrons and that wooden doors  don’t hol d up as well. • Informed that the new fire stati on has al uminum doors. • Added that the doors al ong the side are fire doors and Fire wants them to be fireproof  doors. • Stated that everythi ng is monochromatic except for the awnings, which are a solid  brown. Saratoga Planning Commission Minutes for August 23, 2006 Page 17 • Explained that the trash enclosures were built to look alike as part of Parking Districts  1, 2 and 3. • Reiterated that the Village is eclectic with many different styles.  Thi s is a modern  buildi ng and they are trying to preserve the limestone that came fro m a local quarry.  The buildi ng was constructi on i n 1894.  Co mmissioner Hunter questi oned why no  one in the Village was reached about t his  proposal .  Mr. W arren Hei d sai d he would defer thi s question to Mr. Gin Lee.  Co mmissioner Nagpal  asked Mr. W arren Heid why he opposes staff reco mmendation for  the use of wood appearing doors.  She said that they would be a good design elemen t to  put into thi s buildi ng and would result in a design we all can be proud of.  Mr. W arren Hei d sai d that he would be happy to work with the Director to make t his  requi rement work.  Co mmissioner Nagpal  asked if Mr. W arren Heid is concerned with the durability of the  front doors.  Mr. W arren Heid said that many people come to co mmercial retail locati ons.  It would be  irresponsibl e for hi m to put in something that would not l ast.  Co mmissioner Kundtz sai d he has noticed that these doors to the cleaners have been  propped open each day for over 20 years.  Mr. W arren Hei d sai d maybe in summer but not winter.  Co mmissioner Kundtz sai d that there i s a wooden façade on the counter at the cleaners.  Mr. W arren Hei d sai d he is not trying to argue with the Commission but rather just be  practi cal as to what would work best for hi s client.  Co mmissioner Cappello asked Mr. W arren Heid if he is opposed to the garage door style  proposed by staff.  Mr. W arren Heid advised that along Turkey Trot Lane is a fire door.  He added that they  are trying to keep a monochromatic look to this buildi ng i n order to match the limestone.  Chair Rodgers asked Mr. W arren Heid if there is any way to dress up the façade facing  the alley and area behi nd the buildi ng.  Mr. W arren Hei d sai d that there would be awnings across the back.  It will have a simple  but harmonious appearance.  Chair Rodgers reminded that thi s back elevation faces the Saratoga Inn. Saratoga Planning Commission Minutes for August 23, 2006 Page 18  Mr. W arren Hei d sai d he would work with Director John Li vingstone and hi s client to  address these i ssues. He sai d i t was a pleasure to have an offi ce here i n Saratoga.  Mr. Gin Lee, Property Owner and Applicant: • Stated that his onl y concern was placing a deed restricti on on the two existing  residenti al  uni ts. • Said that requi rement is too extreme. • Added that he studied the issue of BMR requirements and usually it represents 10 to  15 percent of a project density while thi s requirement would represent a 50 percent  assignment of BMR units on hi m. • Suggested having one BMR uni t as thi s has an effect on financing and resel l of thi s  property.  Co mmissioner Nagpal asked Mr. Gi n Lee i f he studi ed BMR standards i n Saratoga.  Mr. Gin Lin sai d he studi ed Cuperti no, which has a 10 to 15 percent range requi rement for  BMR units.  Co mmissioner Nagpal  asked Mr. Gi n Lee if he might prefer limiting hi s project to two uni ts  and not requi re a variati on of standard.  Mr. Gin Lin said he prefers restricti ng one unit as BMR with the variati on of standard.  This still equal s 30 percent i n BMR units.  Co mmissioner Nagpal asked i f Mr. Gi n Lee is referring to constructi on fi nancing.  Mr. Gin Lee replied correct.  Co mmissioner Kundtz said that thi s seems  to be of greater consequence to the project  than does the issue of type of door to use.  They are separate issues.  Chair Rodgers sai d she wanted the Commission to discuss the Use Permit first and  Design Review after that.  Co mmissioner Hunter asked if the 10 percent bonus coul d be considered even if onl y one  unit i s restricted as BMR.  Co mmissioner Nagpal replied with the granti ng of a variati on of standard.  Chair Rodgers asked Planner Lata Vasudevan if the thi rd residenti al  uni t is in excess of  the number allowed.  Planner Lata Vasudevan replied yes.  Chair Rodgers: • Clarifi ed that the first issue i s the number of units allowed on thi s l ot acreage. Saratoga Planning Commission Minutes for August 23, 2006 Page 19 • Said that the applicant i s asking for a third unit. • Added that staff is suggesti ng two deed restricted BMR units if the third uni t is to be  approved.  Planner Lata Vasudevan replied correct.  Director John Li vingstone added that Code does allow that.  A variation of standard looks  at the benefit to the City.  In thi s case, having two deed restricted low­income housing  units helps the City meet its housing requi rement.  Co mmissioner Cappello sai d it appears that the way  to limit the deed restriction to one  unit is to el iminate the added 10 percent bonus in square footage or eliminate the third  unit.  Director John Li vingstone: • Suggested that the Commission concentrate on the number of units and number of  deed restricted uni ts. • Said that the 10 percent bonus square footage would be considered separatel y. • Added that a chi ef i ssue i s that of two versus one restricted BMR unit. • Advised that there i s no fl oor area requi rement in thi s commercial zone. • Said that if no extra unit were allowed, the space could still be constructed as office  space or added to the two existing uni ts.  Co mmissioner Nagpal  sai d it appears that the number of dwellings allowed per net acre is  the issue.  It requi res a variation of standard to allow three with the suggested deed  restricti on on the existi ng two units as the trade off.  Mr. Gin Lee sai d he was confused at thi s point.  He added that he coul d make two bigger  units i nstead of having three.  Director John Livingstone agreed that this is an option.  Right now the use of the site is  what the Co mmission is discussing.  Mr. Gin Lee coul d keep the existing two residenti al  units and add space to those two uni ts and/or construct offi ce space on the new second  floor above the new retail.  Co mmissioner Hunter questi oned Mr. Gi n Lee as to whether no one in the Village looked  at his pl ans.  Mr. Gin Lee reported that he physically dropped off paperwork.  Co mmissioner Hunter sai d that she hoped the Village is friendly and wants to be a part of  the process.  She sai d thi s lack of i nput i s distressing to her.  Mr. Gin Lee reminded that no one was at the first hearing ei ther.  Co mmissioner Hunter advised that there is an existing email system availabl e to reach  more than a hundred Village businesses that could have been used to outreach to them. Saratoga Planning Commission Minutes for August 23, 2006 Page 20  Co mmissioner Nagpal asked about story poles.  Planner Lata Vasudevan sai d that they are not requi red.  Co mmissioner Hunter sai d the City might consider story poles for all projects in the future.  Co mmissioner Cappello asked Mr. Gin Lee if it came to  the point this eveni ng where the  deed restricti on on two units is what the Co mmission is recommending, would he prefer a  continuance to cal cul ate the i mpacts on the project.  Mr. Gin Lee said he would need more time t o think about the deed restricti on on two units.  Chair Rodgers restated that Mr. Gi n Lee would need more evaluati on if the decision were  to require two uni ts be deed restricted.  She poi nted out that Mr. Gi n Lee saves a lot of  money by not having to purchase parking spaces.  Mr. Gin Lee poi nted out that he has to pay $20,000 for park fees.  Planner Lata Vasudevan sai d that Mr. Gi n Lee is correct.  There is an in­lieu park fee of  approximately $20,000.  Chair Rodgers sai d i t appears Mr. Lee i s saving on parking fees i n order to pay park fees.  Mr. Gin Lee said he i s not really saving any money when thinking about i t.  Director John Li vingstone: • Reiterated that the applicant has expressed an interest in one BMR unit versus staff  recommendation for two. • Added that the Commission coul d di scuss this di fference and based upon thei r  direction i t may lead to the next decision.  Chair Rodgers closed the Public Hearing for Agenda Item No. 3.  Chair Rodgers asked the Commission to discuss the Use Permit fi rst.  She added that a  variation of standards i s a trade off to hel p meet affordabl e housing uni ts.  Co mmissioner Kundtz asked if staff is confident that the applicant is sati sfi ed with a one­  unit BMR requi rement concept?  Director John Li vingstone sai d that it appears Mr. Lee is supporti ve of onl y one deed  restricted unit.  If the Planni ng Commission appears to be on the road to requiring two  BMR units, the applicant may want a continuance to l ook at other opti ons.  Chair Rodgers: • Said that the applicant wants three uni ts. Saratoga Planning Commission Minutes for August 23, 2006 Page 21 • Added that the applicant is willing to deed restrict one of those units while staff is  recommending deed restricti ons on two as BMR units. • Advised that another opti on avai labl e to the owner is to merge the t wo e xisting units  into one uni t and construct one new unit.  Director John Livingstone agreed that the applicant might want a  continuance to do minor  redesign.  Co mmissioner Cappello stated that if the Co mmission comes  to the conclusion that three  dwelling uni ts offers an advantage to the Village, the requi rement for a deed restricti on on  two of  those units may prevent this from g oing forward.  He asked what the ra mification  might be if onl y one uni t i s deed restricted.  Director John Li vingstone replied none.  Chair Rodgers poi nted out that in that case the City would recei ve no advantage for  offering the 10 percent bonus in density.  Co mmissioner Hunter sai d that the City is currently losing some affordable uni ts and  these coul d replace a coupl e of those l ost units.  Co mmissioner Cappello sai d that al lowing the addi ti onal uni t without the advantage of two  BMR units may be setting a precedent but it may be unique to this site based upon its  locati on.  Co mmissioner Zhao sai d that is the reason that staff is requested two units be deed  restricted.  Director John Li vingstone sai d that it was his understandi ng that the appl icant ini tially  offered BMR units and they wrote their report based upon that offer.  The applicant wants  just one BMR unit.  He added that he did not thi nk thi s requi rement for deed restriction  was unreasonable when it results in an allowance for a third uni t for the project.  Co mmissioner Cappello asked i f the restriction specifies the number of uni ts.  Director John Livingstone replied yes.  He added that the City is short by about 50 low­  income­housing uni ts.  Planner Lata Vasudevan explai ned that the State through ABAG (Associati on of Bay Area  Governments) specifies the number of housing uni ts each city shoul d suppl y to help  achieve the regional  housing needs.  Co mmissioner Zhao asked if there is any additi onal  benefi t if the owner agrees to two  deed restricted uni ts.  Co mmissioner Nagpal  explai ned that the benefit for the owner is having three units  instead of the allowed two. Saratoga Planning Commission Minutes for August 23, 2006 Page 22  Chair Rodgers suggested a straw pole to determine where everyone stands on thi s i ssue.  Co mmissioner Nagpal: • Said that this i s a di ffi cul t questi on. • Added that thi s is clearly a variati on of standard where two units would be allowed  here.  If three units are allowed, she supported standi ng by staff’s recommendations  for two being deed restricted as BMR units for low­income. • Stated that this still makes this a viable project, as affordabl e uni ts are still pretty hi gh  rents. • Restated her support for the staff recomme ndations.  Co mmissioner Zhao agreed.  Said that if there are three residenti al  units she supports the  staff recommendation for two BMR units.  Co mmissioner Cappello: • Said that he would like to see thi s project go forward parti cul arly the retail space while  the uni t on top is secondary. • Stated hi s preference to back off on the requirement for a deed restriction for two uni ts  to one BMR unit i f i t prevents thi s project from going forward. • Added that he prefers a conti nuance to allow the applicant ti me to do more analysis.  Co mmissioner Kundtz sai d that thi s is a terrifi c project that bal ances the City’s and  owner’s interests.  He said that two BMR un its may be onerous on the property owner and  that he would support thi s project with one BMR deed restricted uni t.  Co mmissioner Hunter expressed her agreement with Co mmissioner Cappello’s  co mments.  Chair Rodgers sai d she agreed with Commissioner Nagpal ’s positi on.  Thi s project could  serve as precedent to future devel opment in the Village.  Two units shoul d be restricted  as BMR units in order to obtai n the thi rd uni t.  Co mmissioner Hunter agreed saying that she di d not want to affect the Village down the  road.  Co mmissioner Cappello sai d that a deed restriction is not required for the thi rd unit.  Either one or two uni ts would be requi red to be deed restricted in order to get a variati on  on standards.  Director John Li vingstone sai d that the Co mmission coul d el ect not to have any deed  restricted uni ts if the project coul d still be found to be of suffi cient benefi t to allow a  variation for the thi rd uni t.  Co mmissioner Zhao sai d that the benefi t of the deed restricti on to the owner is getting the  third uni t. Saratoga Planning Commission Minutes for August 23, 2006 Page 23  Co mmissioner Cappello added that preservation of the limestone walls and having a  buildi ng constructed on the vacant lot are also benefi ts to the City.  He said that the issue  of one versus two deed­restricted BMR units must be weighed agai nst those benefi ts too.  Chair Rodgers reminded that the density standard allows just t wo units here without a  variance of standards.  Granting a variance to standards to allow the third unit without  deed­restricting BMR units would offer no trade off to the City by thi s applicant.  Director John Li vingstone said that the State­required density ordi nance is in effect for  projects over five uni ts.  This project is not large enough to benefi t from the State density  bonus requirements.  Chair Rodgers sai d that i t i s a 4­2 vote for two units bei ng deed­restricted as BMR units.  Director John Li vingstone suggested the Commission now discuss Design Review.  Co mmissioner Kundtz: • Said he appreciates the concept of a monochromatic bui lding but he al so likes the  accent offered by the brown awnings. • Added that he likes the idea of wood doors to hel p preserve the rural  character of  Saratoga. • Suggested the applicant work with staff on the issue of doors so that something  utilitarian but appearing like wood coul d be selected.  Co mmissioner Hunter: • Reported that she was on the Planni ng Commission when this project origi nally was  approved. • Added that she i s fi ne with the proposed awnings. • Said that she too likes the use of wood doors. • Said that with this update the Saratoga Inn would have a better view. • Stated that the trash enclosure i s most unattractive. • Said that this project offers a ni cer design than before.  Co mmissioner Kundtz pointed out that the entry to the Saratoga Inn is a wooden door.  Co mmissioner Cappello said that he hates giving design recommendations to an archi tect  but he likes the idea of a contrasti ng color to a door.  Suggested that something be  selected that i s functi onal  but still has the l ook of wood if at all possibl e.  Co mmissioner Zhao sai d she had no strong opini on on the door when it comes  to wo od  versus al uminum although wood is more fitting with the area while she agrees about the  practi cal use of al uminum.  Co mmissioner Nagpal: • Stated she was delighted to see Architect W arren Heid back and expressed her  appreciati on for all he has done for Saratoga, helping to make it better. Saratoga Planning Commission Minutes for August 23, 2006 Page 24 • Suggested al lowing the architect to work with the Community Development Director to  find doors that gi ve the appearance of wood while still meeting the owner’s practi cal  needs. • Added that she would like to see wood. • Said that she is okay with awnings and appreciates the owner’s agreement to maintain  them properly. • Supported staff recommendations including those rel ati ng to the trash enclosure.  Director John Li vingstone poi nted out that co mmercial grade wood doors coul d still be fi re  rated.  Chair Rodgers: • Stated that she likes thi s design and finds it to be a nice addi ti on to the Village with the  new buildi ng and renovati on. • Said that the limestone walls will be fantastic and she likes the proposed awnings  although she i s not fond of plasti c or metal awnings instead preferring canvas. • Said that i t i s i mportant to dress up the back elevati on that i s currentl y di sreputabl e. • Suggested wood or wood­like material s. • Agreed that i t i s ti me to upgrade the trash enclosure. • Said she would be happy to see thi s project get started qui ckly.  Director John Li vingstone: • Said it appears that a majority of the Commissioners are in support of deed­restricti ng  two units and l eaving the resol uti on as i t is. • Added that it would be up to the Planning Commission to allow the appl icant to  approach and make any requests. • Outlined opti ons as includi ng approving as is, denying, conti nuing or approving with  changes.  Chair Rodgers re­opened the Public Hearing for Agenda Item No. 3.  Chair Rodgers asked Mr. Gi n Lee for hi s preference thi s evening.  She could call the  question and he coul d appeal  the parts he does not like, he could withdraw and work with  the Director to iron out a few of the last probl ems includi ng the fi nal  number of units.  Mr. Gin Lee said hi s preference i s a conti nuance.  Motion: Upon motion of Commissioner Hunter, seconded by Commissioner  Nagpal, the Planning Commission CONTINUED consideration of  Application #06­367 to the next regular meeting on September 13, 2006.  (6­  0­1; Commissioner Hlava was absent)  Chair Rodgers call for a break at 10:22 p.m.  Chair Rodgers reconvened the meeting at 10:27 p.m. Saratoga Planning Commission Minutes for August 23, 2006 Page 25  ***  PUBLIC HEARING ­ ITEM NO. 4  APPLICATION: #04­177 (386­35­069) – NEXTEL/SPRINT, 19550 Prospect Avenue/12033  Miller Avenue – Church of the Ascention: Nextel/Sprint requests Conditional Use Permit  approval to locate a wireless facility at the aforesaid address located in the R­1­10,000 zone.  The project consists of the installation and operation of cellular antennas concealed within  three poles.  Related equipment cabinets will be installed in a proposed enclosed area  attached to one of the buildings on the property.  This application was initially presented as a  public hearing on August 24, 2005.  At this public hearing, the Planning Commission voted to  continue this item to a date uncertain.  The current proposal – antennas concealed within the  three poles – is a revision to the originally proposed monopine that was presented at the  August 24 th public hearing.  (LATA VASUDEVAN)  Associate Planner Lata Vasudevan presented the staff report as follows: • Advised that Sprint/Nextel is seeking approval of a wireless facility at the Church of the  Ascention. • Said that the application was originally filed in June 2004 and heard by the Planning  Commission in August 2005, at which time a monopine was proposed.  At that time, the  proposal was continued to a date uncertain to work on issues of appearance and location  near residences. • Said that in April 2006, a Study Session was held and a three­flagpole design concept was  proposed. • Stated that while co­location might be possible at other sites, the applicant feels that this is  the final and best proposal. • Described a typical flagpole as being 8­inches in diameter.  These proposed flag poles are  14­inches in diameter. • Said that there would be one antenna per pole as having two in one pole would require an  even wider flagpole. • Stated that staff finds the flag poles to be too wide and unrealistic in appearance. The  proposal is to hang an American, State and County flag on the three respective flagpoles. • Said that staff finds this is not a complimentary use of the site and that a substantial  number of comments have been received in opposition. • Reported that an email from the applicant was received yesterday and provided to the  Commissioners. • Said that four findings must be made.  One is that the location is in accordance with the  objectives of the zoning district.  Staff does not believe that finding can be made. The next  is that the proposed location would not be detrimental to the health, safety and welfare or  be injurious to the community.  That finding can be made.  The third is that this proposal  complies with Code.  That finding can be made.  The fourth is that the proposal would not  adversely impact surrounding uses and neighborhood.  That finding cannot be made, as  the installation of these oversized flagpoles does not integrate aesthetically with the church  and neighborhood. • Reiterated that two of four required findings cannot be made in the affirmative. • Recommended denial of Application No. 04­177 based on its design. Saratoga Planning Commission Minutes for August 23, 2006 Page 26 • Advised that a draft resolution for denial has been provided.  Chair Rodgers reminded that the Commission does not consider health affects from RF  exposure as the FCC holds that jurisdiction.  Commissioner Kundtz asked for the height and diameter of the library antenna flagpole.  Planner Lata Vasudevan said that it is a single pole that is 40­feet in height and 11­inches in  diameter at the base and 7­inches in diameter at the top.  Chair Rodgers opened the Public Hearing for Agenda Item No. 4.  Ms. Elizabeth Aron, Representati ve for applicant Nextel/Sprint: • Said that this proposal consists of one shel ter and three fl agpoles. • Assured that there is no i mpact on the heal th, safety or welfare of the community. • Said that thi s proposal  was di scussed with the Commission, staff and nei ghbors at the  study session and thi s was the preferred design. • Added that until three weeks ago, she thought that staff was in support of thi s  proposal . • Said that the pol es cannot be made slimmer as they are limited by the size of the  antennas that need to be housed inside the poles.  The size of antennas is limited by  their assigned frequency. • Stated that the City cannot di scriminate against any one cellul ar carrier based on their  assigned frequency and correspondi ng equip ment requi rements. • Asked that the Commission be realisti c. • Said to fi t an antenna withi n a pol e, that pole must be larger than the antenna with  enough room to have that antenna rotate. • Clarifi ed that the library fl agpol e is 11­inches in di ameter and holds a 6­inch diameter  antenna.  Thei r proposal is for a 14­inch diameter fl agpol e with an 8­inch di ameter  antenna. • Said that i t i s not an opti on to put several  antennas i nto one flagpol e. • Pointed out that having fl ags at churches is co mmon.  The Church of the Ascention  feels i t i s appropriate.  There i s currentl y a flagpole on site with no City objection. • Re minded that this hearing began l ast year. • Said that she takes issue with staff’s anal ysis and it is not bei ng made clear exactly  what the adverse i mpact is. • Stated that they have moved placement of these fl agpol es further away fro m  residences. • Said she has a legal questi on as the fourth findi ng stated by staff is not in the origi nal  report or i n Code. • Asked for approval  of thi s cel lular installati on of three fl agpol es and a small equi pment  enclosure and assured that i t i s the only site that would fill the gap in thei r network • Said that a decision today i s thei r preference, specifi cally an approval. • Advised that she i s accompanied by an RF Engineer to answer techni cal  questi ons. Saratoga Planning Commission Minutes for August 23, 2006 Page 27  Co mmissioner Kundtz asked if thi s is the last request from Nextel for Saratoga  installati ons.  Ms. Elizabeth Aron sai d that there are no additi onal  pl ans i n the fi ve­year pl an.  Co mmissioner Nagpal  asked about the analysis of other sites.  She asked if a site is  expected to provide 100 percent coverage.  Ms. Elizabeth Aron sai d that none of the other proposed sites offered 100 percent  coverage and none were l ocated withi n thei r ring.  Co mmissioner Nagpal asked how many sites are i n l ocati ons that are not opti mal.  Ms. Elizabeth Aron sai d that they coul dn’t always get optimal sites.  Co mmissioner Nagpal sai d that it appears from the report provided that coverage would  be 85 percent.  Ms. Elizabeth Aron sai d she needed to correct that to 75 percent.  Co mmissioner Nagpal  asked if a new instal lation would ever be made in a site offering 75  percent coverage.  Ms. Elizabeth Aron replied not i n her experience.  Mr. Sa m Bui, RF Engineer for Nextel/Sprint: • Clarifi ed that they don’t establish a new site that doesn’t meet 100 percent coverage. • Said that the al ternati ve i s to build more and shorter di stance sites.  Co mmissioner Nagpal asked for clarifi cati on on what the term poor coverage means.  Mr. Sa m Bui said that it represents quality of service and what percentage of dropped  calls there are.  Co mmissioner Nagpal  asked if the coverage capabiliti es of the other mentioned sites  were evaluated.  Mr. Sa m Bui said that they were evaluated.  Co mmissioner Nagpal  questi oned whether there are absol utel y no alternati ve sites  availabl e to thi s one.  Ms. Elizabeth Aron: • Agreed with the report that says there are no viabl e opti ons to thi s locati on to serve  their targeted area. • Added that a variety of factors are considered. Saratoga Planning Commission Minutes for August 23, 2006 Page 28 • Explained her background in law and planning and sai d that they look at sites both  from RF as well as planni ng perspecti ves. • Assured that thi s site i s so much superior to any other.  Co mmissioner Nagpal  asked Ms. Elizabeth Aron if she al so eval uated using a  co mbinati on of sites as an al ternati ve.  Mr. Sa m Bui sai d that their cellul ar network consists of spaced sites that create a jigsa w  puzzle.  Nextel needs to fill i n a specifi c gap in that puzzle.  Co mmissioner Nagpal  asked Mr. Sam Bui if there is any other combination that would  also fill that gap.  Mr. Sa m Bui said they have exhausted all other opti ons.  Co mmissioner Nagpal asked agai n if there are no other sol uti ons.  Mr. Sa m Bui replied no.  Co mmissioner Zhao asked why three antennas.  Mr. Sa m Bui said the frequency of operati ons and the physics of the antenna design.  He  said that lower frequency equal s larger antennas and higher frequency equal s sma ller  antennas.  Nextel equi pment is bi gger and stronger than that used by MetroPCS, which is  what has been installed at the library i n a slightly smaller fl agpol e than they require here.  Co mmissioner Zhao asked if the have the sa me PCS band.  Mr. Sa m Bui replied no.  They have 800 me gahertz while MetroPCS has 1800 megahertz.  Ms. Elizabeth Aron reminded that thi s i s a Nextel site and not a Sprint site.  Both networks  are sti ll bei ng maintained separatel y.  Co mmissioner Cappello asked if the five­year plan for ei ther Nextel or Sprint includes any  new locations in Saratoga.  Mr. Sa m Bui assured that there are no additi onal  installati ons proposed for Saratoga for  either Nextel or Sprint within thei r current five­year pl an.  Co mmissioner Nagpal  asked how it is possibl e to say that.  If the rate of dropped calls  were to rise dramatically, how could they be sure they would not need to come back f or  additi onal  sites to resolve that coverage i ssue.  Mr. Sa m Bui explained that the i ndustry standard i s 2 percent dropped calls. Saratoga Planning Commission Minutes for August 23, 2006 Page 29  Co mmissioner Nagpal  asked what if the standard changes, perhaps reduced to a  standard of 1 to 1.5 percent, might they not have to co me back for more sites to meet th at  standard?  Mr. Sa m Bui said he coul dn’t forecast the future but right now there are no pl ans within  the next five years.  That fi ve­year pl an has already been submitted.  Co mmissioner Cappel lo asked for a prioriti zati on of the objectives of thi s project.  Is it  south of Prospect or north of Prospect?  Ms. Elizabeth Aron distributed an exhibi t that depi cted the coverage objectives.  She said  that first objective i s south of Prospect and the second i s Prospect.  Mr. Sa m Bui said that coverage takes into account coverage from within a bui lding.  Their  main objective is for in­buildi ng coverage shown on the exhibi t as the red area.  It  includes Miller and Prospect within a quarter mile, gi ve or take.  Co mmissioner Cappello asked for the current drop call rate i n thi s area.  Mr. Sa m Bui said that coverage equal s quality.  Co mmissioner Cappello again asked what is the established desirabl e drop call rate and  coverage standard.  Mr. Sa m Bui said they are seeking an i mprove ment for in­buildi ng coverage.  Co mmissioner Cappello agai n asked what the established drop call rate is.  Mr. Sa m Bui sai d that it would be less than 1 percent with thi s site.  Existi ng drop call  standards are considered proprietary information.  Co mmissioner Cappello asked why the applicants wanted to move forward despite staff’s  recommendation of deni al .  Ms. Elizabeth Aron: • Reported that after the origi nal  Planni ng Co mmission hearing and subsequent Study  Session, she went back and prepared a report and forwarded it on to the City’s staff  planner.  W hile she had input from the co mmunity, none was  received from the  planner. • Said that staff recommended another site and they had performed an anal ysis of that  site (North Campus site). • Added that they had been unaware that staff would be against their proposal  until just  three weeks ago.  They di d not know why until Friday. • Reiterated her belief that they are presenting the best case they have.  This is the best  proposal  they have. • Added that thei r competitors coul d use proprietary information on dropped calls  against them. Saratoga Planning Commission Minutes for August 23, 2006 Page 30  Co mmissioner Cappello agreed that there has been a l ot of nei ghbor i nput.  Co mmissioner Hunter asked why the applicant is not interested in the North Campus.  It  appears from their anal ysis that the reason is because the buildi ngs are run down and  that there might be changes there.  Ms. Elizabeth Aron sai d that thei r main reason is that they di d not thi nk that they would  receive an approval  there.  There has been a lot of oppositi on to anythi ng on that site.  Co mmissioner Hunter advised that the City voted to retai n that site for use by the  co mmunity and that $500,000 i s budgeted for improving it.  Ms. Elizabeth Aron sai d that there has been no specific i dea about the future of that site.  Co mmissioner Hunter asked if the North Ca mpus site would work to achieve 100 percent  coverage.  Chair Rodgers agreed that the future of that site i s still uncertai n.  Director John Livingstone sai d that it would be used as a public facility but that fi nal  use is  an evol ving matter.  There are di fferent uses proposed but none set i n stone.  Ms. Elizabeth Aron reminded that thi s project began in 2004.  Signi fi cant ti me has been  spent on anal ysis and design.  It doesn’t make sense economically to not go forward for a  decision by the City.  Co mmissioner Zhao asked about the site analysis for coverage from the North Campus  site.  Director John Li vingstone sai d that staff had encouraged the applicant to consider use of  the North Campus site based upon nei ghborhood feedback.  Co mmissioner Kundtz asked i f the existi ng fl agpol e would be removed.  Chair Rodgers asked Ms. Elizabeth Aron for their target client.  Ms. Elizabeth Aron: • Explained that their target clients are all of Nextel 's customers.  That includes users of  their walkie­tal kie feature most used by contractors and peopl e out driving a lot.  These are industrial strength phones muc h used by e mployers with fleets of people  sent out. • Said that there is a hi gher and hi gher­level  expectation on what it means to  have a cell  phone.  Chair Rodgers asked Ms. Elizabeth Aron what the advantage is to the 800­megahertz  syste m. Saratoga Planning Commission Minutes for August 23, 2006 Page 31  Ms. Elizabeth Aron sai d that i t i s just the frequency they were assigned by the FCC.  Mr. Sa m Bui said one advantage of the 800­megahertz syste m is that it travel s further.  Usage wise there are no advantages.  Mr. Jerry Streb, Representati ve for Church of the Ascenti on: • Said that he i s a me mber of the 600 family parish. • Assured that if other sites had been viabl e for Nextel, they would have gone for it and  had it approved easily. • Reported that he measured the antenna pole at Saratoga Li brary with a string and it is  actually 13­inches i n di ameter not 11­inches as reported. • Assured that they would be willing to remove their existi ng fl agpol e with thi s  installati on. • Disagreed with the assessment that this proposed use of flagpol es is not compatible  with the church site and uses. • Said that this i s actually an opti mal locati on. • Re minded that the North Campus is l ocated closer to residents than here. • Said that there are fi ve peopl e present thi s evening in support of thi s project (he asked  them to raise thei r hands to i dentify themselves to the Commission). • Stated that the opponents are just trying to delay this, to drag i t out. • Said enough i s enough. • Asked approval .  Co mmissioner Kundtz asked Mr. Jerry Streb how tall the light standards in the east  parking l ot are.  Mr. Jerry Streb sai d he would onl y be specul ati ng and di d not know specifi cally.  Co mmissioner Cappello asked what benefi t this i nstallati on would have on the community.  Mr. Jerry Streb replied coverage to customers would be i mproved.  Mr. Paul Fontenot, Resident of Eric Drive: • Advised that he coul d provide some feedback on community input. • Said that the vote agai nst thi s installati on was 47 to 4.  The current breakdown is 51  against and 4 i n support. • Stated that thi s would i mpact their community. • Cautioned that once one site goes up more follow. • Explained that more and s maller sites are the trend. • Said that we are not facing a situati on of less but rather we are facing a situati on of  more. • Suggested that they are not saying that they know best but perhaps coul d suggest l ess  impactful l ocati ons. • Pointed out that there i s a cell site l ocated in Villa Montalvo but no one can see it. • Re minded that 51 me mbers of the local  community are agai nst thi s request. Saratoga Planning Commission Minutes for August 23, 2006 Page 32  Co mmissioner Nagpal  sai d it appears the biggest concern is that it coul d be visually  impacting to the nearby residences.  Asked how it was visibl e from his home.  Mr. Paul Fontenot sai d that the request we nt from one monopine to three fl agpol es.  He  said that the tops of the poles would be visible.  Co mmissioner Nagpal  asked Mr. Paul Fontenot if his concern is visual  impacts or  potenti al  for other sites.  Mr. Paul Fontenot sai d that once a site goes in, more follow.  He stated that hi s concern is  future visual  i mpacts.  Co mmissioner Nagpal  warned that this applicati on is about these three fl agpol es. She  asked Mr. Paul Fontenot i f he feel s visually impacted by these three fl agpol es.  Mr. Paul Fontenot sai d yes.  Mr. Hui Li u, Resident of Ashton Court: • Said that the issue of coverage is di fferent from before. Before the standard was  coverage from cars and now it is from within buildi ngs. • Said that he di d not want to say that the appl icant was not honest but they are  changing from what they said before. • Questioned the level  of eval uati on over the use of the North Campus site and whether  any real  effort was made to see if there was interest by the City to allow placement  there. • Suggested that the applicant be required to hire an i ndependent third­party consul tant. • Stated that he can see that this Commission real ly cares about thi s community. • Cautioned that this coul d affect property prices in thi s area. • Expressed his hope that thi s applicati on would be deni ed.  Mr. Ron Schoengold, Resident of Saratoga Glen Place: • Stated that he is a long­term resident of this area and a me mber of the Church of the  Ascention. • Said he is an advocate for thi s applicati on and that cel lular technol ogy is the future of  technol ogy i n terms of communication. • Said that the oppositi on to thi s applicati on has cost time and expense on Nextel. • Said that approving thi s request is the right thing to do. • Added that the opponents are asking Nextel to move a way fro m one central opti mal  locati on. • Opined that it is a di sservice to business not to have cellul ar service.  It is needed to  drive business. • Stated that Nextel has gone the di stance and deserves a vote one way or the other  tonight. • Said that he represents a large ma jority of people in the community who  want good  cell phone service that functi ons from within his house. Saratoga Planning Commission Minutes for August 23, 2006 Page 33 • Urged that the Commission vote yes.  Ms. Elizabeth Aron: • Asked that the Commission give a realistic weight to the forms provided by the  opponents, saying that no one really knows what was said to the peopl e who signed i t. • Said that the reason for oppositi on to this request was  left blank on most of  the  opposition l etters. • Suggested that the focus be on the reasoning behi nd staff’s recommendation for  denial , which is stated as bei ng based on design and adverse impact on the  co mmunity. • Stated that a fl agpole is not i nconsistent with the church or community. • Advised that she is here to get an answer today.  No matter what decision is made,  this applicati on i s likel y to go to appeal  before Council. • Reiterated her preference for a decision tonight.  Chair Rodgers closed the Public Hearing for Agenda Item No. 4.  Co mmissioner Zhao sai d that the data provided on coverage and drop call rates was not  clear.  Chair Rodgers reminded that the applicant has sai d that they simply have no data that  they can share as most is considered proprietary.  Co mmissioner Nagpal  asked the City Attorney to clarify that Findi ng No. 4 is an  appropriate finding for considerati on by the Co mmission despi te the applicant’s belief that  it i s not.  City Attorney Jonathan W ittwer sai d that it is an appropriate fi ndi ng that was pulled from a  different secti on.  Co mmissioner Nagpal: • Said that this i s not about cel lular technology but appropriate siti ng for i t. • Questioned the need for thi s location and whether there might be an existing locati on  nearby to fill the gap i n coverage. • Stated that the applicant’s response to that questi on is yes, absol utel y, they need this  locati on. • Said that it is harder for thi s Commission to make that determination with the limited  coverage data provided. • Re minded that this i s not a permitted use for this zoni ng but rather a condi ti onal use. • Said that she feel s compelled to l ook at impacts from the immediate nei ghborhood. • Added that she wished that more could be done with respect to getti ng the nei ghbors  to be more supportive. • Advised that she supports staff’s recommendation for deni al , which would allow  Council to make any decision about whether to overturn that acti on on appeal .  Co mmissioner Cappello: Saratoga Planning Commission Minutes for August 23, 2006 Page 34 • Advised that he al so coul dn’t make the findings. • Said he still does not have a good feel  for the benefi t to the community regarding  coverage. • Said he was hopi ng the applicant coul d have come with a distributed system option. • Concluded by saying that without some wa y of quanti fying coverage needs, it is hard  to support this applicati on. • Stated his support for the staff recommendation to deny.  Co mmissioner Hunter: • Said that she al so supports the staff recommendation. • Stated that she has served on the Planning Commission for a long time and usually  there i s no oppositi on to these cell site applications. • Added that she has never seen so much oppositi on as has occurred here. • Said that with the nei ghborhood angst, she cannot go forward and accept thi s site.  Co mmissioner Kundtz: • Announced that he di ffers from all of his colleagues. • Predicted that in the not to di stant future, these types of decisions will be taken away  from local communities by the federal govern ment. • Said that a di stributed system notion equal s s maller profile sites but more of them. • Said that the fl agpol es are consistent with a church and that he could make  all fi ndi ngs  includi ng Findi ngs 1 and 4. • Reco mmended approval  of thi s Nextel proposal.  Co mmissioner Zhao sai d that she coul d make Findi ngs 2, 3 and 4 but not Findi ng 1 that  states that this use is compatible with the zoning di strict.  She expressed her agreeme nt  with the staff recommendation.  Chair Rodgers: • Said that there i s a technol ogy and aesthetics co mbinati on here. • Said that Congress enacted the Tel ecommunicati ons Act, taking issues of heal th and  RF exposure out of our hands to allow teleco mmunications access to peopl e. • Stressed the importance of an even pl aying fiel d to allow all providers to maintain a  co mpetiti ve advantage. • Said that i t i s i mportant to have reliabl e cellular service i n Saratoga for i ts residents. • Added that the purpose of the Tel ecommu nicati ons Act was to promote competition  and hi gher quality and rapi d depl oyment of new telecommunications technol ogy. • Said that as far as aestheti cs, there are utility pol es all al ong Prospect.  Thi s is the  best pl ace because it is central  and won’t requi re multi pl e locati ons.  It is the least  obtrusive site. • Re minded that one year ago, the applicant brought forward an application for a  monopine.  All agreed that it was very ugly.  The Co mmission requested a flagpol e  design and the applicant designed the site using three pol es rather than one very large  one adequate to contain al l three requi red antennas. Saratoga Planning Commission Minutes for August 23, 2006 Page 35 • Pointed out that the locati on on thi s site is signi fi cantl y shi el ded by the church and by  trees.  It is almost i mpossible to see any house.  It will not be inconsistent with  residenti al  uses because they are 300 feet away. • Stated her concern in making any decision simply based upon the number of  neighbors who object. • Agreed that it cannot be clear exactly what these nei ghbors had been tol d in order to  sign i n oppositi on to this applicati on. • Said that opti ons for other locati ons were considered by the appl icant and found to be  insuffi cient to meet their needs. • Re minded that al ternati ve systems use d ifferent technol ogy.  Cautioned that one  cannot take a round peg and put i t i nto a square hol e.  There i s di fferent technol ogy for  different providers. • Disagreed that there i s any visual i mpact. • Stated that she would vote i n favor of the applicati on toni ght.  Co mmissioner Nagpal  sai d that she di d not agree with staff on Findi ng 4 but do agree  with staff on Findi ng 1.  Co mmissioner Kundtz sai d that thi s is a residential community with a church site.  The  proposed fl agpol es would be tucked i n between the church buildi ng and trees.  Co mmissioner Nagpal  sai d she is struggling with the nu mber of people who are against  this applicati on.  Co mmissioner Kundtz sai d that the existing flagpole would come down and that the ne w  ones here would be more secluded.  Motion: Upon motion of Commissioner Cappello, seconded by Commissioner  Nagpal, the Planning Commission adopted a Resolution DENYING a  Conditional Use Permit (Application #04­177) for the location of a wireless  facility (consisting of antennas concealed within three flag poles) and  related equipment cabinets on property located at 19550 Prospect/12033  Miller Avenue (Church of the Ascention), by the following roll call vote:  AYES: Cappello, Hunter, Nagpal and Zhao  NOES: Kundtz and Rodgers  ABSENT: Hlava  ABSTAIN: None  Commissioner Nagpal wanted it on the record that she did not feel Finding 4 could be made.  Commissioner Zhao wanted it on the record that she could make Finding 4.  Chair Rodgers advised that there is a 15­day appeal period for this item.  ***  DIRECTOR’S ITEMS Saratoga Planning Commission Minutes for August 23, 2006 Page 36  There were no Director’s Items.  COMMISSION ITEMS  Commissioner Kundtz asked that the door be reinstalled on the restroom behind the stage.  He also asked that if there are more than two items on a Planning agenda that coffee be  provided.  Chair Rodgers announced that on September 6, 2006, a joint meeting with Council would be  held to consider a proposed development on Big Basin Way.   She also advised that the Ad  Hoc Committee formed by Council to review the Administrative Design Review Process held  its last meeting on Monday and she was able to participate.  Their recommendations would be  put forward in a report from staff to Council and presented at the September 6 th Council  meeting.  City Attorney Jonathan Wittwer said he wanted to clarify something about a tie vote.  If there is  a tie vote for an item, it is generally a denial.  However, if only six of seven Commissioners  were present for that vote, it would come back to the next agenda so see if that seventh vote  would break the tie.  However, if that item is appealed, the Planning Commission takes no  further action.  COMMUNICATIONS  There were no Communications Items.  ADJOURNMENT TO NEXT MEETING  Upon motion of Commissioner Hunter, seconded by Commissioner Cappello, Chair Rodgers  adjourned the meeting at 12:28 a.m. to the next Regular Planning Commission meeting of  September 13, 2006, at 7:00 p.m.  MINUTES PREPARED AND SUBMITTED BY:  Corinne A. Shinn, Minutes Clerk