Loading...
HomeMy WebLinkAbout09-13-2006 Planning Commission MinutesMINUTES  SARATOGA PLANNING COMMISSION  DATE: Wednesday, September 13, 2006  PLACE: Council Chambers/Civic Theater, 13777 Fruitvale Avenue, Saratoga, CA  TYPE: Regular Meeting  Chair Rodgers called the meeting to order at 7:00 p.m.  ROLL CALL  Present: Commissioners Cappello, Hlava, Hunter, Kundtz, Nagpal, Rodgers and Zhao  Absent: None  Staff: Director John Livingstone, Associate Planner Lata Vasudevan, Associate  Planner Therese Schmidt, Contract Planner Deborah Ungo­McCormick and  Assistant City Attorney Jonathan Wittwer  PLEDGE OF ALLEGIANCE  APPROVAL OF MINUTES – Regular Meeting of August 23, 2006.  Motion: Upon motion of Commissioner Nagpal, seconded by Commissioner  Cappello, the Planning Commission minutes of the regular meeting of  August 23, 2006, were adopted with corrections to pages 5, 9 and 34.  (6­0­  1; Commissioner Hlava abstained)  ORAL COMMUNICATION  Mr. David Mighdoll, Ronnie Way: • Said he was saddened to see an item missing from tonight’s agenda. • Reported that at their last meeting Council requested that the Commission at its next  meeting further consider the matter of recording permit requirements. • Explained that Council gave the Commission direction to report back on one of two  available approaches.  Council is leaning to all­inclusive. • Said that there is mandated timing for consideration of this item in order to meet Council’s  November 20 th deadline.  Director John Livingstone clarified that at the last Council meeting, Council directed staff to  expedite the return of this item to the Planning Commission.  However, there is legally  required noticing that must occur prior to an item being placed on the agenda.  Therefore, this  item has been scheduled for the Planning Commission meeting of September 27 th and will still  meet all of Council’s dates for the October 4 th and 18 th meetings. Saratoga Planning Commission Minutes for September 13, 2006 Page 2  Commissioner Nagpal asked if there was insufficient time to have noticed this item for today’s  meeting.  Director John Livingstone replied it was impossible.  Commissioner Nagpal said that she watched that Council meeting on television and would be  interested in learning how other cities handle permit conditions if possible.  REPORT OF POSTING AGENDA  Director John Livingstone announced that, pursuant to Government Code 54954.2, the  agenda for this meeting was properly posted on September 7, 2006.  REPORT OF APPEAL RIGHTS  Chair Rodgers announced that appeals are possible for any decision made on this Agenda by  filing an Appeal Application with the City Clerk within fifteen (15) calendar days of the date of  the decision, pursuant to Municipal Code 15­90.050(b).  CONSENT CALENDAR  There were no Consent Calendar Items.  ***  PUBLIC HEARING ­ ITEM NO. 1  APPLICATION #06­367 (503­24­064) – LEE, 14493 Big Basin Way (Saratoga Cleaners):  This item was continued from the August 23, 2006 PC meeting. Request for Design Review  Approval to construct the addition of an 879 square foot commercial tenant space at the first  floor level, a 620 square foot 3­car garage, and a 1,377 square foot apartment at the second  floor level of an existing 2 story structure located in the CH­1 zone. The existing 3,224 square  foot structure consists of a service establishment at the street level and two apartment units at  the second floor.  The 4,277 square foot site is located in Parking District No. 3. (LATA  VASUDEVAN)  Associate Planner Lata Vasudevan provided the staff report as follows: • Reminded that this application was continued from the August 23 rd Planning Commission  meeting. • Said that one issue was the proposed number of dwelling units that would have required  approval of a Variation of Standards by the Commission.  If this Variation of Standards was  to be approved, staff had recommended that the two existing dwelling units be deed  restricted as low­income units. • Reported that the applicant has since revised his plan to include just two rental dwelling  units so a Variation of Standards is a non­issue at this time. Saratoga Planning Commission Minutes for September 13, 2006 Page 3 • Said that the issue was raised about the materials, specifically the doors facing Turkey  Trot, the garage and the rear façade. • Reported that the plans have since been modified to now include wood doors for both the  existing and new storefronts. • Advised that a letter from the project architect was received explaining that the applicant  wishes to keep the fire doors as they proposed, metal and painted to match the façade. • Said that staff also recommended wood carriage­style garage doors.  While the applicant  has not yet shown this detail on the plans, the letter states that the applicant is willing to  comply with this requirement and included an example from a brochure that is made of  fiberglass but wood­like in appearance. • Reported that at the August 23 rd hearing, staff recommended that the Planning  Commission approve the project with the condition that all doors and garage doors,  including the side roll up door, be wooden per approval by the Community Development  Director prior to building permit issuance.  This requirement was included in the attached  resolution. • Said that staff added a condition of approval requiring that the doors to the trash enclosure  be replaced with self­closing or gravity doors. • Assured that good wood­like materials are available. • Stated that the resolution can be modified to require that all doors be wood or wood­like  material with design specifications to be approved by the Community Development  Director. • Distributed a color material board and a photograph of the proposed paving along the  storefronts and eastern façade. • Reminded that considerable discussion regarding the awnings took place at the last  hearing.  The applicant is proposing brown canvas awnings. • Said that the applicant proposes to re­stripe the parking spaces to accommodate access to  the proposed three­car garage.  Public Works staff has reviewed and approved this  proposal and provided conditions.  There will be no reduction in the number of spaces  provided. • Stated that in conclusion, the project is in compliance with design criteria and standards  and required findings. • Recommended that the Planning Commission approve the Design Review and Conditional  Use Permits with conditions of approval. • Said that a modified resolution has been provided with technical corrections. • Said that Condition 9 has been added that requires any new signage to obtain a permit as  per Code. • Stated that a sentence was added to Finding F to read, “As conditioned, wood or wood­like  material used for storefront doors and the rear and garage doors will compliment the  historic character of the Village.” • Said that one correction should read Article 15.55 and not Section 15.55.030 as originally  drafted. • Said that Condition 18 is modified to add the word “or” between State or Federal Court. • Stated she was available for questions and that the applicant and architect are in the  audience. Saratoga Planning Commission Minutes for September 13, 2006 Page 4  Commissioner Cappello asked on which side, in addition to the storefronts, would the pavers  be used.  Planner Lata Vasudevan replied between the Chamber of Commerce and the new building.  Commissioner Zhao asked what kind of retail use is proposed for this new retail space.  Planner Lata Vasudevan said that per the applicant it is not yet been decided.  Commissioner Hlava asked where the landscaping plan is located.  Commissioner Cappello said it was the last page of the plans.  Commissioner Hlava said that the plan shows pavers but the walkway reads exposed  aggregate.  Planner Lata Vasudevan said that it is correct as shown on the landscape plan.  Chair Rodgers opened the Public Hearing for Agenda Item No. 1.  Mr. Warren Heid, Project Architect, 14630 Big Basin Way, Saratoga: • Pointed out that he had submitted a letter to Planner Lata Vasudevan this afternoon to  help to shorten the meeting by answering a few questions. • Said that the pavers will be used as shown, with exposed aggregate slab from the gate  back. • Said that he searched all over to find a local company that carries carriage house doors. • Distributed a brochure that shows doors that are made of fiberglass but look like carriage  house doors. • Explained that they don’t make them out of wood because they are too heavy. • Said that fiberglass would be painted in tie in with the building in appearance and have all  the bells and whistles to look just like a carriage house door in design.  It is satisfactory to  meet the City’s requirements. • Admitted that he finds this to be a better appearing door than the panel garage door that  had originally been proposed. • Said he would like to re­address the issue of gates for the trash enclosure. • Reminded that the trash enclosure was built when the parking districts came in. They all  look the same, with wooden slats in chain link fencing.  None of the others are self­closing. • Explained that two other trash enclosures on private property installed by the owners of the  property are wood. • Said that since this enclosure was installed as part of a parking district, he’d like the  Planning Commission to re­consider whether or not these really should be changed. • Said he was available for questions and thanked the Commissioners for their  consideration.  Commissioner Hlava asked about the fire door facing Third Street.  She said that she thought  that the original requirement was that all doors be wood.  Will the fire door be wood? Saratoga Planning Commission Minutes for September 13, 2006 Page 5  Mr. Warren Heid replied no, it would be metal that is painted to match.  He pointed out that  this is a boiler room and there has to be a protective door as a fire door.  He said that he does  not know of any wood doors that are fire doors.  Commissioner Hlava said that is what she thought too.  Mr. W arren Heid said that the building would be very neutral with the colors matching with the  limestone.  Commissioner Hlava said it seems reasonable that this needs to be a metal door.  She asked  if the resolution would need to be changed to reflect that fact.  Planner Lata Vasudevan said that the resolution says that all doors should be wood so the  Commission will need to modify it to allow the fire door to be metal.  Commissioner Nagpal asked it was possible to have a wood­like door that still meets fire  requirements.  Director John Livingstone said that this detail could be left subject to the approval of the  Community Development Director.  He offered to research for something of a higher quality  than a standard metal fire door.  Ms. Kathleen Casey, Springer Road: • Stated that the Cleaners have been in Saratoga for quite a while. • Reported that this building was sent before the Heritage Preservation Commission to  review it as historic. • Pointed out that there is a valuable garden area that is to become an apartment. • Stated that the backside of the building is just as important as the front side. • Opined that this property has been important to Saratoga for a long time. • Stated that apartments are not needed in the downtown area and this proposal results in a  loss of open space and will result in there being no green area left. • Said that she has not reviewed Mr. Warren Heid’s design very closely. • Suggested that the back be reviewed and that it be made as beautiful as the front of the  building. • Reiterated her belief that apartments are not as important as commercial space and that it  is important to not building apartments downtown.  Mr. William Heid reminded that the only part of the building that is historic is the limestone  walls to the east and west.  He advised that he was on the Heritage Commission when this  building was considered and it was only considered because of the limestone.  He said that  the shape of the building is not historic.  The County approved the building before the City was  incorporated and they were able to provide this very boxy building.  This project was originally  approved about five years ago but because of delays the project approval expired.  Chair Rodgers closed the Public Hearing for Agenda Item No. 1. Saratoga Planning Commission Minutes for September 13, 2006 Page 6  Chair Rodgers pointed out that there are two aspects to this application tonight the Design  Review and the Conditional Use Permit.  She said that she would like the Commission to deal  with the Design Review first, followed by the Use Permit.  Commissioner Cappello: • Stated that he likes the design and changes made to it since the last meeting. • Said that exposing the limestone walls will add to the aesthetics of the Village and make it  an even more charming place than it is today. • Agreed with Mr. William Heid that the real historic aspect of this building is its limestone  walls that are covered up with paint right now.  That is really a crime. Sandblasting to  expose the limestone walls is great. • Said that he also likes the rear garage door selected that will help with the aesthetics in the  parking lot area.  The rear of the building is a very important aspect as is the front. • Stated that he would like to see the side fire door that faces Turkey Trot Lane be changed  to something that is more aesthetic and more appealing to the design.  If something could  be identified that is fire safe and still add to the appeal that would be great. • Said that he would leave it up to staff, working with the applicant, to select that door. • Reiterated that he does like this design and is in favor of the project as proposed.  Commissioner Kundtz: • Admitted that he likes the fact that a Variation of Standards is no longer required with the  elimination of the third dwelling unit. • Said that he likes the design and the solution for the back. • Stated that he is less inclined to think that a wood­like door is necessary for the fire door.  A metal door can be painted to blend in more with the exposed limestone rather than trying  to find a wood­like door that may stick out and not blend as well.  From an aesthetic  standpoint, the painting of a metal fire door is acceptable. • Said that the front door should be wood if possible, wood­like if not. • Added that the use of a wood­like door for the trash enclosure might be an enhancement  to the project.  Commissioner Hunter: • Said that she feels this is an historic building as it is from 1884 or thereabouts. • Stated that this is a marvelous building that somebody ruined in the 1950’s or 1960’s. • Added that she is delighted to have it go back to the way it should be.  It will look so much  better. • Said that she is a little concerned with the concept of a wooden door for the shops. • Explained that when a customer leaves the Cleaners with their arms full, it might be too  heavy pulling a wood door open, especially for some seniors. • Said she trusts staff to pick something that is very tasteful and good­looking but not  necessarily heavy. • Said that a metal door on the side can blend in with the wall.  There is no need to draw the  eye to that door.  However, the back door should be good looking.  There are wonderful  products that can be selected.  She said that she does not mind if they are wood­like. • Reminded that two apartments above are there now. Saratoga Planning Commission Minutes for September 13, 2006 Page 7 • Said that the Village gardeners had a dream about what they could do with that open  space.  Unfortunately, those dreams don’t always come true. • Said it would have been lovely as a park but it’s not going to happen and she understands  that the owner wants to develop his property. • Stated that the Village gardeners will remove their birdhouse and move on. • Expressed her disappointment that no one from the Village saw the proposed plans even  though an email was sent out asking people to go over to the cleaners to look at them.  Three people let her know that they had gone but there were no plans evident. • Stated her hope that in the future we all work together in the Village.  When somebody is  changing and doing some work we all need to come together and reach agreement  instead of shock. • Said that she thinks that people are generally happier if they are included in the process.  Citizens should get the chance to see what is happening.  Commissioner Hlava: • Expressed her regret at missing the last meeting. • Said that she is disappointed to see the three dwelling units reduced back to two and that  she would have liked to have seen at least one low­income unit. • Reminded that affordable housing is a major issue for Saratoga as there are so few places  available for firemen, teachers, etc., who cannot afford the kinds of prices we all have  experienced.  She added that she is both sad and sorry about that. • Said there is some consolation that one of the two dwelling units will be 1,300 square feet  and might be at a reasonable rent. • Stated that as far as design issues, she is okay with fiberglass wood­like doors and the  painted metal fire door. • Added that she shares Commissioner Hunter’s concern about the use of heavy wood  doors in the front retail spaces. • Pointed out that the doors there now are not really attractive.  The metal and glass look is  pretty old­fashioned. • Suggested leaving it up to staff to come up with something that looks good but maybe not  a solid wood door. • Said that she is nervous about a self­closing trash enclosure gate.  While it might be lovely  for the residents, it may become a real issue for the driver collecting trash.  On one hand, it  might look better with something other than slats in chain link but on the other hand the  other enclosures will look bad. • Said that a nice job was done with the pavers and landscaping that will provide some  greenery.  Commissioner Zhao: • Said that she likes the fiberglass wood­like door. • Reminded that at the last meeting she was not in favor of a wood door in front of the  Cleaners and thinks that a fiberglass door will be a good choice but she will leave that to  the owner and staff to decide. • Said that the she would like to see wood­like doors for the trash enclosure as well. • Stated that in general she is okay with this design and this project will be nice for  Downtown Saratoga. Saratoga Planning Commission Minutes for September 13, 2006 Page 8  Chair Rodgers asked Commissioner Zhao for her impressions on the door facing Turkey Trot  Drive.  Commissioner Zhao said she would leave that to the applicant to work out with staff.  Wood­  like would be best.  Commissioner Nagpal: • Said that there are lots of composite materials available. • Stated that at the end of the day she would like to see wood or wood­like doors and leave  the decision to the satisfaction of the Community Development Director. • Said she does not want to see a metal fire door but rather wood or wood­like door and  leave the rest to the discretion of the Community Development Director. • Said that the front and carriage doors look great. • Said that she would also leave the decision on the trash enclosure materials to the  discretion of staff. • Suggested adding the options of wood or wood­like doors to the Resolution.  Chair Rodgers: • Said this is now a much nicer application. • Thanked the applicant for taking the time to come back to the Commission. • Said that she likes the carriage house door concept and would add wood or wood­like to  the Resolution. • Stated that she had not thought about the weight of the wood door for seniors but  presumes that working with staff that issue can be researched so we don’t have the  problem with doors being too heavy. • Said that as far as the trash enclosure, it is as important that the back of the building look  as good as it can.  She said that she would like the trash enclosure to be solid rather than  slats with chain link and with a self­closing mechanism.  If that becomes a problem, staff  can take that into consideration.  Director John Livingstone said that staff is recommending a self­closing door.  This is a gravity  door so that if it is left open, they will gradually close on their own.  Commissioner Nagpal asked if these doors are not spring loaded.  Director John Livingstone assured that they slowly close.  Commissioner Nagpal said that this is similar to the door used between a house and garage  that closes slowly.  Director John Livingstone said the operation is a matter of simple gravity.  Chair Rodgers said she could support this for the trash enclosure, saying that it would be nice  to have something that is not left hanging open.  She asked the Commissioners for their  comments on the Use Permit aspect of this proposal. Saratoga Planning Commission Minutes for September 13, 2006 Page 9  Commissioner Hunter said that it is a shame there are no affordable units gained here but the  Commission has to defer to the owner. She said that this project is fine as far as she is  concerned.  Commissioner Cappello: • Said he is glad not to have to deal with a Variance of Standards tonight. • Expressed appreciation for the changes that have been made to the project. • Agreed that it would have been nice to have a deed­restricted low­income unit in there but  that’s not the project before the Commission. • Said he loves this project and would like to see it go forward.  It is an asset to the Village  and this Conditional Use Permit is acceptable to him.  Commissioner Hlava sought clarification that in the CH Zone, the applicant will be able to put  in any type of retail use.  However, if an office use were proposed, a Use Permit would be  required.  Tonight, the Use Permit approves retail uses in this new commercial space.  Director John Livingstone said that’s correct.  General retail uses are permitted uses.  It is just  a straight business license and no discretionary review is required.  Chair Rodgers: • Said she also wished there could have been low­income housing here in the Village as it  would have been a good addition. • Stated that she is also happy that the Commission does not have to do a Variation of  Standards because she thinks that might well have set a precedent. • Said that having two dwelling units without a Variation of Standards is important and  perhaps more important than having the low­income housing although such housing units  are needed in the area. • Stated that this is going to be a good addition to the community and she can’t wait to see  those limestone walls exposed.  Motion: Upon motion of Commissioner Hlava, seconded by Commissioner Nagpal,  the Planning Commission adopted a Resolution approving Design Review  and granting a Conditional Use Permit for Application #06­367 to construct  a 879 square foot first floor tenant space, a 620 square foot three­car  garage and a 1,377 square foot apartment on the second floor of an on  property located at 14493 Big Basin Way, with the added requirement for  wood or wood­like doors and garage doors with the design specifics to be  approved by the Community Development Director, and allowing a metal  door for Door #2 (boiler room) to be painted to match the limestone and  modifying Finding F, by the following roll call vote:  AYES: Cappello, Hlava, Hunter, Kundtz, Nagpal, Rodgers and Zhao  NOES: None  ABSENT: None  ABSTAIN: None Saratoga Planning Commission Minutes for September 13, 2006 Page 10  ***  PUBLIC HEARING ­ ITEM NO. 2  APPLICATION #06­206 (403­28­069) NGLIEM, 18344 Baylor Avenue: This item was  continued from the August 23, 2006 PC meeting ­ The applicant requests Design Review  Approval to remodel the first floor with an approximately 321 square­foot addition and  construct a second­story addition consisting of approximately 753 square­feet.  The total floor  area of the proposed residence will be approximately 2,974 square­ feet.  The maximum  height of the proposed residence will not be higher than 26­feet.  The net lot size is 7,840  square­feet and the site is zoned R­1­10,000.  (THERESE SCHMIDT)  Associate Planner Therese Schmidt presented the staff report as follows: • Advised that this item was continued from the August 23 rd Planning Commission meeting  to allow the applicant to re­design the project to meet Municipal Code requirements. • Explained that the applicant met with staff and the architect, has re­designed the proposal  and submitted the proposal to the neighbors to receive additional comments. • Reported that staff has just received two additional comments that were not included in the  packet.  Both are in support of this application. • Informed that one neighbor is requesting denial of the application based on it being a two­  story home. • Said that design changes have been made. • Clarified that the proposed driveway is not a wraparound.  What was assumed to be a  wraparound driveway area is actually walkway area. • Stated that the project meets Code requirements. • Explained that the re­design includes adding windows to soften the right elevation so you  don’t see a massive stucco side when driving down Devon. • Added that the material has been changed from stucco to wood siding and the paint colors  have been changed to match the predominate colors in this neighborhood. • Distributed a color board depicting a mossy green paint color. • Said that staff is recommending that a second color be used, perhaps an almond shade,  for the garage and trim. • Explained that originally, the house was only stucco and would have been the only stucco  house on Baylor and would have stuck out.  Now it blends. • Said that a false hip roof to the front has been added to give the illusion of the second  story being set back.  The 753 square foot second story has architectural details to soften  the mass and bulk.  The addition of hip roofs over some windows of the second floor helps  give the appearance of dormers and softens the façade. • Reported that staff looked at this design carefully because this is a predominately single­  story neighborhood. However, there is no single­story overlay and the Municipal Code  allows for two­story homes to a maximum height of 26 feet. • Said that the applicant has designed his home at 21 feet and most single­story homes are  18 feet tall.  Staff did not find it unreasonably large for a two­story home. • Explained that staff took lot widths into consideration.  They range between 67 and 70 feet.  This parcel is 70 feet wide.  In many other neighborhoods, widths are just 50 feet. Saratoga Planning Commission Minutes for September 13, 2006 Page 11 • Said that this proposal is not unreasonable and does not interfere with views and/or  privacy. • Said that the applicant meets setbacks, is setting the second story in and is using  architectural features to soften the appearance of bulk and mass. • Recommended approval and reported that this project is Categorically Exempt under  CEQA.  No geotechnical clearance is required and no trees are proposed for removal. • Suggested one addition to the conditions of approval under Community Development  Department, adding Section D to Condition 3 (Trees) to read, “To protect the ordinance­  sized Elm tree, located near the front property line, from damage during construction, a  five­foot high chain link fence mounted on blocks shall be installed prior to issuance of  building permits.  Said fence shall be removed prior to issuance of occupancy permits.” • Recommended approval.  Commissioner Nagpal asked if the additional paint color for trim is included in the draft  resolution.  Planner Therese Schmidt replied yes, it is included in Condition #2.  Commissioner Nagpal asked if this lot is larger in size than others in the immediate area.  Planner Therese Schmidt replied that it is the same size as other lots in the neighborhood that  are 70 feet in width.  It is an approximately 7,900 square foot lot.  Commissioner Nagpal clarified that this lot is not larger than any other lot.  Planner Therese Schmidt replied no it is not but it is one of the larger lots on the street.  There  are several lots at the 67­foot width.  Commissioner Nagpal said that perhaps if the lot were larger, it could be a mitigating factor.  She pointed to Plan Sheet A3.2 that still shows stucco in the arch located in front.  Planner Therese Schmidt said that only the arch in front of the pillars is stucco in order to give  definition to the home for the entry.  The pillars are wood.  This offers additional architectural  relief.  Commissioner Nagpal asked if stone had been considered for this arch feature.  Planner Therese Schmidt replied that there wasn’t any discussion of stone to this point.  Commissioner Nagpal mentioned the vinyl roll up garage door and asked if there was any  discussion regarding providing more character to this feature because this is a front facing  garage?  Planner Therese Schmidt replied yes, there was.  She explained that since the last Planning  Commission and through interaction with staff, the aluminum roll up garage door with windows  was seen as rather busy and staff asked the applicant to tone it down.  What is now proposed Saratoga Planning Commission Minutes for September 13, 2006 Page 12  is more of a carriage door appearance without actually being a carriage door because of the  architectural integrity of this neighborhood.  Staff wants to see the garage door blend in.  Commissioner Nagpal asked if any community meeting was held since the last Planning  Commission meeting since so many people had shown up at the last Planning Commission  meeting with issues regarding the proposed design.  Planner Therese Schmidt replied that she did not believe there was an actual community  meeting.  She reminded that from the point of the last meeting there was the three­day holiday  so there was difficulty for the applicant to get a hold of all of his neighbors.  She added that at  lease one neighbor did come in and review the plans and one called.  Commissioner Hunter: • Said she is concerned about this lack of a community meeting since this was a  continuance due in part to the number of neighbors who showed up at the last meeting  and spoke about this house and most said that they had never been approached by the  applicant. • Stated her concern when people are not going to their next door neighbors but are going to  neighbors down the street and on the next street.  People who are directly being impacted  should be included in the process. • Said that it appears that not a lot of consideration is being given to that fact.  Planner Therese Schmidt explained that the neighbor behind was notified and did respond  negatively about this proposal.  Commissioner Hunter asked if only one letter was received.  Planner Therese Schmidt clarified that only one new letter since the last meeting.  Commissioner Hunter said that she did not get the rest in her packet.  Planner Therese Schmidt reminded that this was part of the original packet and generally  items from one packet are not repeated in the continuance packet.  Commissioner Cappello pointed out that since the design has changed the concerns  previously raised might not even be the same.  Commissioner Hunter said that’s true.  Chair Rodgers advised that she has three speaker slips for people wishing to speak to this  item, including some from Baylor.  Chair Rodgers opened the Public Hearing for Agenda Item No. 2.  Ms. Sue Tu, Applicant, Baylor Avenue: • Said that when they moved into thi s neighborhood they were not aware that they coul d  not bui ld a two­story home. Saratoga Planning Commission Minutes for September 13, 2006 Page 13 • Said that pl ans to do so are one reason wh y they paid what they did for thei r home.  It  offers a bi g l ot for which they pai d a l ot.  Their child plays in the backyard. • Stated that they need a two­story to accommodate their growing family. • Assured that their home has  been designed to meet Code.  They have followed the  rules and exhausted their savings.  They also have worked on thi s proposal  for 14  months.  Co mmissioner Nagpal  explai ned that at the last meeting the issue of commu nity  invol vement was a big concern.  She asked what outreach was made to discuss this  project with the neighbors.  Mr. Hien Ngliem, Applicant, Baylor Avenue: • Said that after the last meeting they tried to approach nei ghbors but most were out of  town for the hol iday. • Advised that they di d meet with a few and most were supporti ve.  Co mmissioner Nagpal asked how many neighbors were approached.  Mr. Hien Ngliem said that they left information with fi ve nei ghbors and three responded.  They al so tol d their archi tect to reduce the project and it is now only four feet hi gher than  the rear nei ghbor’s house at 21 feet versus 17 for a one­story.  It looks more like a one­  and­a­half story house.  Co mmissioner Nagpal  asked the di fference between the front elevati on hei ghts of the  existing versus proposed home.  Mr. Hien Ngliem said the existi ng home is 17 feet.  Co mmissioner Nagpal said that the di fference in height i s onl y four feet.  Mr. Richard Schul tz, Baylor Avenue: • Said that he lives across the street and next door to the ol dest two­story home in the  neighborhood.  There are no privacy i ssues from it as they can’t oversee hi s yard. • Described the di fference between a 21 foot high two­story and a 17 foot hi gh singl e  story home.  A one­story home has no wi ndows overlooking neighbors.  A two­story  home does. • Reported that he was never contacted for either the first or revised set of pl ans.  He  has never seen the nei ghborhood noti fi cati on templates. • Said he would like to see thi s applicant get the addi ti onal  living space they need.  Co mmissioner Nagpal asked Mr. Richard Schultz i f hi s main concern i s privacy.  Mr. Richard Schul tz sai d that privacy doesn’t affect hi m directl y but he is concerned for  his nei ghbors’ privacy as well as setti ng a precedent for two­story homes in the  neighborhood. Saratoga Planning Commission Minutes for September 13, 2006 Page 14  Co mmissioner Nagpal  asked Mr. Richard Schultz if he has any questi ons or comme nts  about the design.  Mr. Richard Schul tz sai d hi s concern i s the windows looking i nto nei ghboring houses.  Ms. Patti Ploshay, Baylor Avenue: • Re minded that the nei ghbors expressed concerns at the last meeting. • Explained that she is the next­door nei ghbor and was never contacted or shown the  plans.  No attempt was made. • Said this proposal  is personal  to her, her husband and thei r three kids.  Thei r privacy,  views and sunshi ne are i mpacted. • Said that what she l oves most about thi s neighborhood are the nei ghbors. • Reported that one nei ghbor put i n a basement to gai n extra l iving space. • Stated that she would not have bought her house 18 years ago i f she had known that a  two­story home would be bui lt next door to her. • Said that i t i s not fai r to bui ld a two­story at the disadvantage of others.  Co mmissioner Hlava asked if Ms. Ploshay is the garage side nei ghbor.  Ms. Patty Ploshay replied yes.  Co mmissioner Nagpal  asked if it is the side with three windows that will overlook her  property.  Ms. Patti Ploshay repl ied correct.  Mr. Joe Ploshay, Baylor Avenue: • Reported that he was at the l ast meeting as well. • Re minded that the Planni ng Commission was pretty adamant about the applicant  reachi ng out to the nei ghbors. • Explained that hi s wife i s home and accessible. • Stated that there are privacy i ssues but he is willing to work with the applicant. • Said that he did a straw poll of the nei ghborhood, which consists of 200 homes.  Of the  46 that remodeled, all were singl e­story. • Stated that this nei ghborhood was designed as a single­story nei ghborhood that offers  privacy. • Said l osing thi s privacy would be a detriment to the val ue of hi s home.  Co mmissioner Nagpal asked i f the i mpact of windows overlooking hi s property i s a privacy  concern.  Mr. Joe Ploshay said that the back window also overlooks his backyard.  He explained  that the origi nal  pl ans had no windows on his side.  The pl ans shown to a neighbor did  have windows on his side. Saratoga Planning Commission Minutes for September 13, 2006 Page 15  Co mmissioner Nagpal  sai d that the standard is unreasonabl e views into living spaces  such as bedrooms.  Mr. Joe Ploshay said that from his backyard he has views of trees and bi rds.  Sunlight  falls on hi s citrus trees and garden.  The morning sun would be bl ocked with this addi tion  of a second story.  Ms. Doris Chen, Purdue Drive: • Said that she l ives behi nd thi s property. • Reported that the applicant di d not leave a notifi cati on form or attempt to contact her  directly. • Added that her family was ho me during the holiday weekend. • Advised that the rear of her home is al l windows. • Said that she i s new in the nei ghborhood having moved in just two months ago. • Said that one bedroom is also at the back of the house with French windows.  W ith a  two­story overlooking, she would have to keep her curtai ns closed. • Added that her kitchen i s al so at the back. • Stated that i ntrusion on her privacy i s her concern.  Co mmissioner Cappello asked where Ms. Chen’s home is located.  Ms. Doris Chen replied di rectl y behind thi s site.  Co mmissioner Nagpal  asked if one of the proposed windows would face her bedroo m  directly.  Ms. Doris Chen replied yes.  Co mmissioner Nagpal asked Ms. Chen i f her home is two­story.  Ms. Doris Chen replied i t i s a one­story.  Chair Rodgers asked Ms. Chen how far the back of her house i s from the property line.  Ms. Doris Chen replied she di d not know.  Co mmissioner Nagpal asked i f pl anted trees would address her privacy concerns.  Ms. Doris Chen sai d she di d not know if trees would be hi gh enough to screen views fro m  a second floor i nto her house.  She reported that she used to live in a two­story ho me and  she could see i nto the yard and windows of her nei ghbors.  Mr. John Cuickshank, Baylor Avenue: • Said that his house i s l ocated three houses to the right from the subject property. • Advised that he has just remodeled and spoke to all surroundi ng nei ghbors about hi s  plans and kept them informed. Saratoga Planning Commission Minutes for September 13, 2006 Page 16 • Added that he was working outside during the Labor Day hol iday weekend laying sod. • Said that this applicant never contacted hi m. • Reported that he moved in 9 years ago and his deed stated that no two­story homes  were allowed. • Said that he bought into thi s area.  He wants to live in Saratoga and not in Cupertino  where people are buildi ng monster homes.  Co mmissioner Nagpal  asked Mr. Cui ckshank if he has any suggestions to improve the  design.  Mr. John Cuickshank, Baylor Avenue: • Said he just saw the drawings toni ght when he came to this meeting. • Stated that it is possible to build a 2,800 square foot singl e­story home on these large  lots. • Advised that he has a pool in hi s backyard and if hi s rear nei ghbor were to put a  second story on hi s home, the privacy when using the pool  would be l ost. • Reported that thi s applicant took out a l arge tree and repl aced i t with a small one. • Said these nei ghbors are not bei ng neighborly and they shoul d tal k with thei r  neighbors.  Ms. Gail Poffenberger, Baylor Avenue: • Said her home is located two doors to the right of the subject property. • Advised that she was at the last meeting and has the same position today that she did  then.  She sti ll opposes thi s project. • Recounted that thi s devel opment was  constructed with 200 homes using four di fferent  floor plans.  Most have a large expanse of b ack wall with windows overlooking the rear  yards. • Explained that she has 19 feet of windows out of the 50­foot width of her home. • Said that a two­story is not just  looking into a yard but also infringes on the privacy of  the home. • Added that this remodel, with windows on all four sides, will be looking into all  neighbors’ homes and would set a precedent. • Said that pl anti ng trees at the back fence is a fine suggestion but that is where the  power lines are located.  Pal ms recently had to be removed.  Therefore the power  lines are an i ssue for any trees pl anted al ong the back.  Mr. Hien Ngliem, Applicant, Baylor Avenue: • Said that the house next door to the right would have no windows exposing his house.  There will be windows eight feet off the fl oor that will onl y offer sky view. • Said he is willing to put i n obscured window or stai ned gl ass. • Stated that hi s son pl ays i n the rear yard and he wants to preserve that space. • Pointed out that there is a 35­foot di stance from the window to the fence and probabl y  another 50 from the fence to hi s rear nei ghbor’s house. • Said he had to the city planner and was given a booklet on designi ng a two­story  home. Saratoga Planning Commission Minutes for September 13, 2006 Page 17  Co mmissioner Hunter poi nted out that of 46 remodels in thi s nei ghborhood only four were  two­story additi ons.  She asked Mr. Hien Ngliem why is he not considering a single­story  additi on.  Mr. Hien Ngliem said he wants additi onal space for hi s growing family.  Co mmissioner Hunter sai d that with an 8,000 square foot lot there is room for a single­  story home to acco mmodate his growing family.  Mr. Hien Ngliem said that to go with a single­story and have a design that is workable, he  would have to demolish the existi ng home a nd rebuild.  That i s not withi n his budget.  Co mmissioner Hunter asked if there is no possibility for a one­story versus two­story  additi on with hi s budget.  Mr. Hien Ngliem said that he would like an office to work at ho me in the evening.  They  also want a master bedroom suite downstairs to accommodate visits from their parents.  Co mmissioner Nagpal  asked Mr. Hien Ngliem if he is proposing no clear gl ass for the  windows along the right el evati on.  Mr. Hien Ngliem repl ied yes.  He sai d he actually prefers thi s as thi s side of the house is  facing west and obscuring the windows will help make the room less hot.  Co mmissioner Hunter poi nted out that Mr. Hien Ngliem did not attend the l ast meeting.  Co mmissioner Nagpal  asked if it had been communicated to Mr. Hien Ngliem h ow  important community invol vement was to this Co mmission.  Mr. Hien Ngliem replied yes.  He reminded that even before he had gone around and  chatted with hi s neighbors.  Some had their minds made up agai nst hi m.  Others sai d the  project was fine and would add character to the nei ghborhood.  Co mmissioner Nagpal asked about the most impacted next­door nei ghbor.  Mr. Hien Ngliem said he had spoken to that neighbor.  He needed a window to break up  that wall but assured that he is not i nterested in l ooking i nto hi s nei ghbor’s backyard.  Chair Rodgers closed the Public Hearing for Agenda Item No. 2.  Co mmissioner Hunter: • Pointed out that thi s is the second project this eveni ng with nei ghbors bei ng  inadequatel y noti fi ed by an applicant. • Said that she is not asking nei ghbors street to street being personally contacted but it  is most important to talk to all adjacent neighbors. • Said that the appl icant is new to a neighborhood with neighbors who have been here  for 15 to 20 years. Saratoga Planning Commission Minutes for September 13, 2006 Page 18 • Re minded that this is predominatel y a one­story nei ghborhood and the applicant  needs to work with the nei ghbors. • Stated that there are other opti ons available. This is a large lot and an addi ti on can go  back in a singl e­story format.  She is not aware of a big price di fference with that  option. • Reiterated that the applicant needs to mak e the effort to communicate and negoti ate  with the nei ghbors who have been here a much longer ti me. • Stressed that part of bei ng a nei ghbor i s working together to reach agreement. • Stated that she will not support this application as a two­story can be done in a better  degree. • Suggested that the applicant go back and work with the nei ghbors.  Co mmissioner Kundtz: • Likened thi s situati on to the saying, “surgery was a success but the pati ent di ed.” • Said that the el ements of the findi ngs have been met. • Stated that Saratoga is al l about community. • Cautioned that he does not subscribe to the belief that nei ghbors get to decide the  type of home another nei ghbor gets to have. • Said that his concerns would be met if it were clear that the applicant had adequatel y  attempted to invol ve hi s nei ghbors but there is no evidence of such meetings. • Suggested that the large number of nei ghbors protesti ng his plan shoul d have sent a  much stronger message to this appl icant. • Said he has no objection to a story­and­a­half option. • Said that he cannot support thi s request due to a sense of community.  Co mmissioner Cappello: • Said that he i s of a di fferent opinion. • Said that i t is good practi ce and the neighborly thi ng to do to work with neighbors.  The  applicant has to live among his nei ghbors. • Stated that from a findi ngs standpoi nt thi s project can be supported.  The bui lding  height is onl y goi ng to be four feet hi gher than a singl e­story home. • Said that the applicant has done a reasonable job making windows s maller.  He is  willing to use obscured glass windows to avoid views into his nei ghbors’ yards. • Pointed out that thi s Commission has approved many projects more unreasonabl e  than thi s one and he sees no reason to deny this one. • Stated his support for staff’s recommendation.  Chair Rodgers asked Commissioner Cappello to address community compatibility.  Co mmissioner Cappello: • Said that thi s is a neighborhood in transiti on.  W hile there are onl y four two­story  homes right now, more and more ho mes are going to remodel. • Said it would be outstandi ng i f thi s were a single­story addi ti on but nothi ng i n the Code  prevents a two­story home. • Said he has no i ssue. Saratoga Planning Commission Minutes for September 13, 2006 Page 19  Co mmissioner Hunter sai d she does not reme mber a project where less effort was ma de  to talk with nei ghbors.  That lack of tal k i s a probl em.  Co mmissioner Cappello: • Said that tal king to nei ghbors is a ni ce practice and the Planni ng Commission can  promote that concept but the lack of doi ng so is not a basis for deni al  of an applicati on  from his standpoi nt. • Re minded that the Commission can’t deny based on that fact.  The nei ghbors were  notifi ed per the Community Development Department notification and were welcome to  co me to the City to review pl ans in advance of the meeting.  Additi onal ly, thi s is thei r  forum for co mmenting on those pl ans. • Reiterated that there is nothing in the fi ndings that indi cates the requi rement to have  those discussions with the nei ghbors although it is a good practi ce and something the  Co mmission shoul d promote but he cannot deny thi s project based just on that.  Co mmissioner Zhao: • Said she has sympathy for the applicant’s situati on.  She understands that they have  worked hard to try to achi eve the American dream to build thei r dream house. • Stated that at the last meeting the Planni ng Co mmission had strongl y suggested that  the applicant work with thei r nei ghbors and the community, since thi s is predominatel y  a singl e­story neighborhood. • Said that she respects a homeo wner’s rights and would like to see thi s applicant  buildi ng a house to accommodate their needs but she al so has a concern with the  findi ngs includi ng interference with views and privacy, especial ly for the nei ghbor to  the right. • Said that she cannot make the necessary findi ngs for compatibility with bul k and  height and therefore cannot support thi s applicati on. • Stated that she cannot make Findi ngs A and E.  Co mmissioner Hlava: • Said that this project is very di ffi cul t for all of us. • Recounted that she was on Council when thi s area was annexed into Saratoga. • Stated that it was anti cipated that there would be issues in the future with the fact that  the area was original ly devel oped with standards that were not typi cal  with the rest of  Saratoga.  This kind of applicati on is exactly what that is. • Said that she missed the last meeting but read the minutes and report from that  meeting. • Suggested that it is hard to be the fi rst to do something.  In the future, there are goi ng  to be a l ot of these types of issues i n thi s area. • Stated that she is a little concern about the gentleman’s mention of CC&R’s.  She said  that she di d not know that document's impa cts.  Is it possible that a deed restricti on is  there that i mpacts this?  Does it overrule what the City does?  W hat’s the rul e on that?  City Attorney Jonathan W ittwer said that CC&R’s are purel y private civil matters and  me mbers of the community can decide if they want to enforce their CC&R’s through the  courts.  The City does not enforce CC&R’s nor does i t apply them. Saratoga Planning Commission Minutes for September 13, 2006 Page 20  Co mmissioner Nagpal  asked if staff knows whether there is a deed restricti on on this  property.  Planner Therese Schmidt said that she read the ti tl e report and di d not see a deed  restricti on prohi bi ti ng a second story.  So it may be in the CC&R’s, which is a separate  and private civil i ssue.  Co mmissioner Nagpal  sai d that she believed that one speaker thi s eveni ng sai d this  restricti on i s i ncluded i n the deed.  Co mmissioner Cappello cauti oned that the man was talking about hi s own home and  deed and not thi s subject home.  He said that it surprised hi m to hear that restricti on wa s  included in a deed as he had never known a deed to i nclude such a detail.  Chair Rodgers poi nted out that qui te often the CC&R’s are part of the package when  people sign off at closing to purchase thei r home but it may not be a part of the deed but  rather a separate document.  Co mmissioner Hlava: • Said that she can make the findi ngs. • Said that a 21­foot hei ght is not unreasonable and does not interfere with views or  privacy nor does she thi nk i t i s i ncompatibl e in bul k or hei ght. • Said that since she can make the findings she feel s that she needs to vote i n favor. • Stated that she frankly wished that was not the case but it seems to her that it is the  reason the City makes these kinds of rul es. • Re minded that there are other second­story homes  includi ng one across the street  from this one.  It is reasonabl e that thi s owner would believe that a second story was  allowed when he bought thi s home and that he would al so be able to have one. • Said that they have gone a long way in terms of this design to try and minimize the  impacts that a two­story would have i n the neighborhood. • Reiterated that she can make the f indi ngs and would support the staff  recommendation.  Co mmissioner Nagpal: • Stated that she kept wishing, as each Commissioner spoke, that the applicant would  rush to the microphone and ask for a continuance so that he would have the  opportuni ty to work with his nei ghbors. • Said that it is the community invol vement issue that really, really, really has her  depressed. • Said that the applicant still has that opportunity because the best project would be the  project that co mes fro m so me  kind of compro mise since the applicant will be living  there. • Stated that this is what she is struggling with and that is why she is focused so much  on asking questi ons that rel ate to privacy and unreasonabl e interference with views  and privacy. Saratoga Planning Commission Minutes for September 13, 2006 Page 21 • Said that based on the information the Co mmission has been provided by public  testimony this eveni ng, there were a lot of peopl e who tal ked about not wanting a  second­story.  However, there is no requirement in the City right now and Code allows  second­story homes.  This is just one of the first new second­story addi tions in thi s  neighborhood. • Re minded that thi s proposed home is just 21 feet hi gh, more like a one­and­a­hal f  story and that the applicant has worked a lot on his design.  Unfortunatel y, the  applicant was selecti ve on hi s approach with neighbors. • Stated that bottom line, she can make Finding A.  She can find for compatibility but  would want changes in design with the stucco in front and with the garage door bei ng  more of a carriage style. • Said she would still like for the applicant to ask for a conti nuance as it appears to be a  rushed applicati on.  It would be a lot better to reach a compromise that all can live  with. • Said she offers a rel uctant and by­the­book type of support.  Chair Rodgers: • Ad mitted that she understands the concerns raised by Commissioners Hunger, Kundtz  and Nagpal  regardi ng the invol vement of neighbors but Code does not currentl y  requi re that. • Added that there is a pendul um s wing that goes back and forth between requi ring  neighbor consul tati on versus property rights and allowing people to build what they  want.  The Co mmission is trying to strike a balance and will take a look at thi s issue in  two weeks when it takes a l ook at noti cing requirements. • Said that for now, she is looking at Design Review findi ngs and it seems that it is a  very close issue.  It i s a stretch to say i t me ets requi rements but if i t goes just a littl e bi t  over the line, she thi nks that she is going to say that she requi res that there be a littl e  bit more room here.  Instead of just saying that the views and privacy, bul k and hei ght  issues are just met, especially when this is the first two­story in a nei ghborhood, then  the applicant has to go just a little bit further to make sure it is excellent design and  perhaps look at a transiti onal  house as being a story­and­a­hal f off the back of the  house where there is a greater di stance between the windows of one house to the one  behind when separated by two yards. • Stated that although there is techni cal ly no requirement that houses in this  neighborhood conti nue to be singl e­story, when you are the fi rst one to go to a second  story there is a requi rement to really solidl y meet all of the requi rements of the Design  Review findi ngs. • Said she cannot make the findi ngs at thi s point i n ti me. • Advised that i t appears to be a 4 to 3 vote for deni al  at thi s point.  City Attorney Jonathan W ittwer asked for clarifi cati on as to which findings are not  considered met.  He reminded of the possibility for a conti nuance.  Co mmissioner Hunter sai d that she has problems with excessive bulk.  The house is not  co mpatibl e with bul k and height.  There are views and privacy impacts.  She cannot make  Findings A, D and E. Saratoga Planning Commission Minutes for September 13, 2006 Page 22  City Attorney Jonathan W ittwer suggested referring thi s back to staff to al low the m to  draft  new findi ngs for the next meeting for adoption.  The appl icant can appeal in the meantime  if he so chooses.  Co mmissioner Nagpal  suggested that the applicant be consul ted on his preference  between a continuance or a vote for deni al  this eveni ng.  Mr. Hien Ngliem said that since the last me eting with the pl anner, he di d not have a lot of  time to go around the nei ghborhood.  He wants to go back now to see exactly what  changes are needed to make everyone happy.  Director John Li vingstone sai d the opti on is a continuance to a date uncertain to allow as  much time as necessary.  W hen the project is ready, the nei ghbors would be re­noti ced  for the next avai labl e hearing.  Mr. Hien Ngliem said he prefers that option as he needs time  to brainstorm as to what  modifications can be made to make everyone happy.  He cautioned that it is very hard to  get everyone happy at the same ti me and he is not sure how he can make all of his  neighbors happy.  It i s hard enough to make everyone withi n a family happy.  Chair Rodgers: • Said that the Commission does not ask hi m to make all hi s nei ghbors happy. • Added that what he is hearing from the Co mmission is that when you are the fi rst  house to be goi ng up with a second story, it is perhaps more i mportant that you tal k  with your nei ghbors because they are the people who you are goi ng to have to live  with when this home is completed. • Stated that the Co mmission is going to be looking for a good design that is perhaps  transitional  rather than a stark two­story. • Pointed out that the applicant is hearing this from a fair number of the Co mmissioners  this eveni ng.  Thi s shoul d be consistent with what the neighborhood expects for the  future. • Suggested that Mr. Hien Ngliem work further with the project pl anner.  City Attorney Jonathan W ittwer advised that the appropriate motion would be to conti nue  this i tem to a date uncertai n to allow redesign.  Motion: Upon motion of Commissioner Nagpal, seconded by Commissioner Hlava,  the Planning Commission CONTINUED to a date uncertain consideration  of Application #06­206 for a two­story addition to an existing residence at  18344 Baylor Avenue to allow for redesign and neighbor input, by the  following roll call vote:  AYES: Cappello, Hlava, Hunter, Kundtz, Nagpal, Rodgers and Zhao  NOES: None  ABSENT: None  ABSTAIN: None Saratoga Planning Commission Minutes for September 13, 2006 Page 23  ***  PUBLIC HEARING ­ ITEM NO. 3  APPLICATION #07­061 (393­43­042) RODRIGUEZ, 13664 Camino Rico: ­ The applicant  requests a Modification to Design Review Approval granted March 8, 2006.  The initial  approval granted demolition of 32% of the residential structure’s exterior walls; however,  during demolition extensive termite and weather damage was found resulting in full demolition  of the structure.  The approved design as well as the approved floor area of 2,785 square­  feet, including the garage, will not be modified.  The maximum height of the proposed  residence will be not higher than 22­feet.  The net lot size is 10,003 square­feet and the site is  zoned R­1­10,000.  (THERESE SCHMIDT)  Associate Planner Therese Schmidt presented the staff report as follows: • Advised that the applicant is seeking approval of a Modification to Design Review  Approval. • Explained that the applicant received approval to demolish approximately 32 percent of the  existing structure’s exterior walls and add a small addition of approximately 200 square  feet.  However, during the demolition process, the contractor discovered termite damage  and extensive wood rot that resulted in the entire demolition of the home. • Said that this is back before the Commission in a public forum to give the neighbors the  opportunity to understand that it is going to be essentially a brand new house and not just  a small addition. • Reported that the project floor plans and exterior façade will be exactly the same.  The  applicant is not requesting any modification or changes to the actual floor plan or to the  exterior building materials and/or height. • Added that this is more an opportunity to bring this back to the Commission to let the  Commissioners know what happened in the field and to give the Commission the  opportunity to look at it as a new structure.  The Commission could require additional  modifications to the approval at this time but that is not what the applicant is requesting.  In  fact, the applicant has signed an indemnification agreement with the understanding that  the Commission could make changes but they have gone ahead and are continuing  construction out of fear of the rainy season that is going to be upon us shortly. • Recommended approval of this modification. • Stated that the applicant is available to answer any questions.  Commissioner Kundtz asked if the arch above the garage is an actual window or just an  ornament.  Planner Therese Schmidt said that it is just an ornament and no window is proposed.  It is an  architectural feature.  Chair Rodgers opened the Public Hearing for Agenda Item No. 3.  Mr. Lupe Rodriguez, Applicant, Camino Rico: • Said he i s the property owner. • Added that staff has reported everythi ng that needs to be said. Saratoga Planning Commission Minutes for September 13, 2006 Page 24 • Said that damage was found and it was fel t that it would be an inferior house to retai n  that damaged wood.  For the safety of hi s fa mily, it was decided to take the wood out  and repl ace i t with new wood.  Co mmissioner Cappello asked Mr. Lupe Rodriguez if he has di scussed hi s situation with  his nei ghbors.  Mr. Lupe Rodriguez replied yes, each and every one of them and none had a negative  reacti on.  City Attorney Jonathan W ittwer advised the Chair to invite any me mbers of  the public to  make co mments.  There were no parti es present wishi ng to speak.  Chair Rodgers closed the Public Hearing for Agenda Item No. 3.  Co mmissioner Hunter sai d that she is pl eased that the problem has been worked out and  since exactly the same house will be reconstructed as was there before, which the  Co mmission approved, thi s i s fi ne with her.  All findi ngs can be made.  Motion: Upon motion of Commissioner Nagpal, seconded by Commissioner  Hunter, the Planning Commission adopted a Resolution granting a  Modification (Application #07­061) to a Design Review Approval allowing  for full instead of partial demolition (due to termite damage and wood rot)  and reconstruction of a residence on a property located at 13665 Camino  Rico, by the following roll call vote:  AYES: Cappello, Hlava, Hunter, Kundtz, Nagpal, Rodgers and Zhao  NOES: None  ABSENT: None  ABSTAIN: None  Chair Rodgers called for a brief break at approximately 9:43 p.m.  Chair Rodgers reconvened the meeting.  ***  PUBLIC HEARING ­ ITEM NO. 4  APPLICATION #06­017  (397­27­030) MORRISON, 14234 Saratoga­Sunnyvale Road: The  applicant requests Design Review/Tentative Map approval for the construction of twenty two­  story town home units. All town home units are three­bedroom units with attached two­car  garages. Some of the units include basements. The maximum height of the buildings will be  30 ft. The net lot size is approximately 2.08 acres (90,515 square feet) and the maximum  building coverage is 39.3% of the site. The site is zoned RM­3000. A Mitigated Negative  Declaration is being considered for this project (DEBORAH UNGO McCORMICK) Saratoga Planning Commission Minutes for September 13, 2006 Page 25  Contract Planner Deborah Ungo­McCormick presented the staff report as follows: • Advised that the applicant is seeking Design Review and Tentative Map approval for a 20­  unit town home development.  Each town home would have three bedrooms and two­car  garage and some would have basements.  The maximum coverage is 39.3 percent of net  site.  Maximum building height is 30 feet.  The zoning is RM­3000. • Explained that an Initial Study was prepared for this project.  On the basis of the Initial  Study, a Mitigated Negative Declaration was prepared and a public review period began  on July 7 th through August 7, 2006.  Comments were received and responses to  comments are included in the packets together with copies of the Initial Study and  Mitigated Negative Declaration.  Two agencies responded, the Santa Clara Valley Water  District and West Valley Sanitation. • Reported that today at 4 p.m., comments on the Mitigated Negative Declaration were  received from tenants at Brookside Apartments.  Staff has not yet had the time to review  these comments. They are requesting a 30­day continuance to respond to these  concerns. • Advised that a Mitigation Monitoring Plan has also been prepared, which is also included in  the packets. • Informed that the environmental determination is part of the project and before the project  itself can be approved the Mitigated Negative Declaration needs to be approved.  That’s  why it is mentioned first. • Gave specifics in terms of the project.  The site is a 6.08 net acre parcel that is currently  developed with a 20­unit apartment complex that was constructed in about 1962.  It  includes three one­story buildings and one two­story building, a swimming pool and  carports.  The two­story building is located adjacent to Saratoga Creek. • Explained that access to the site is from Saratoga­Sunnyvale Road and provided through  the Neale’s Hollow Center driveway that also serves as primary access for multi­family  residential developments to the east of the site, a town home and apartment development. • Provided a history of the site.  It consists of approximately 44­year­old buildings.  It is not  listed in the Historic Resources Inventory.  Prior to development with the apartments, the  property was used for agricultural purposes (orchards).  The apartments were developed  in the typical style of the 1960’s using wood frame construction and stucco exterior with  asphalt roofs.  The buildings themselves present no evidence of historic significance.  The  applicant reports that the landscaping on site was installed in the late 1960’s, early 1970’s,  including the clustering of redwood trees in the middle of the site and most of the oak trees  on the site. • Reported that the Community Development Director made the determination that the site  did not warrant further historical evaluation. • Advised that a letter was submitted to the Heritage Preservation Commission last month  requesting that it be reconsidered for historic value. The Heritage Preservation  Commission placed in on their oral communications agenda yesterday.  The considered it  and decided not to place it on the agenda for further consideration thereby concurring with  the conclusion of the Community Development Director. • Advised that the original proposal was for 25 town home units at a density of  approximately 12.1 dwelling units per gross acre.  The RM District allows up to 14 units per  gross acre. Saratoga Planning Commission Minutes for September 13, 2006 Page 26 • Reminded that a Study Session on this project took place on December 14, 2005.  This  application was originally submitted in July 2005 and has been in process for a little over a  year.  The purpose of the Study Session was to provide input to the applicant on the  proposed project.  Notices were mailed to property owners within 500 feet of the project  site.  Study Sessions do not require neighbor notification but the City does as a common  practice. • Stated that at the time of the Study Session, the town homes were proposed as three­  bedroom units with six different layouts ranging in floor area from 2,400 to 3,100 square  feet.  Basements were proposed on some of the units.  The parking ratio for the original  proposal was 2.5 spaces per unit, which included two spaces in a garage per unit and the  remaining 8 spaces as guest parking.  This met the minimum standard. • Said that two neighbors attended the Study Session and their concerns generally related  to the parking and circulation issues. • Advised that the Planning Commission provided input and their concern was primarily  density of the project, removal of trees and inadequate amount of guest parking.  There  was also some direction to evaluate the potential for direct vehicular connection to  Saratoga­Sunnyvale Road as opposed to continuing access through Neale’s Hollow. • Reported that the applicant has revised the project and came down to 20 three­bedroom  town home units with basements.  The density is now closer to 10 units per gross acre and  they are now in blocks of two, three or four units per building.  Before they were larger and  more modular building blocks.  The height remains at 30 feet, which is allowed in the RM  District.  The proposed architectural style is Craftsman.  The existing drive is retained and  they have added a loop system to provide access to all units, which was also part of the  original proposal.  Changes have been made.  They include the fact that all units have two­  car garages and one has a three­car garage.  They now all have a driveway where before  they were directly on the curb with no driveway apron.  That provides two additional  parking spaces per unit.  In addition to that, the guest parking is now 14 spaces where  before it was eight. • Explained that 95 trees were identified in the original report.  They are proposing to  remove 45 trees, seven of which are oak trees.  Forty­five (45) are to be retained or  relocated on site.  The cluster of redwood trees will be retained.  Most trees along the  periphery of the site are going to be retained.   Three or four trees are being removed on  the northeastern side of the property.  Other trees being removed are non­oaks but some  are large. • Stated that the project conforms to the RM District requirements.  That district does not  have a maximum impervious coverage restriction but it does have a maximum building  coverage and this project conforms.  The reason for this is that in an RM District you will  have driveways as a way to provide access.  If you start reducing that ability you won’t be  able to get very much access to the site. • Reported that common open space is not really required in the RM District.  This project is  providing 18,142 square feet of common open space or 907 square feet per unit and this is  exclusive of setbacks.  Of that, 13,753 square feet is located in the central common area  and 4,569 square feet is in pathways and other areas throughout the project. • Said that there is about 150 square feet in average of private open space per unit.  This  provision of private patio areas is another change from the original proposal.  The units in  the center of the site have their private space facing the common area and they are  provided with low 42­inch high walls that provide privacy while also opening the area up. Saratoga Planning Commission Minutes for September 13, 2006 Page 27  Those units fronting Saratoga­Sunnyvale Road will have patios that will be located far  below grade. • Announced that the project will also provide a direct pedestrian connection to Saratoga­  Sunnyvale Road that will be ADA compliant.  A wall is proposed with landscaping to  replace an existing wire fence located along Saratoga­Sunnyvale Road.  Some illustrations  of this proposed wall were provided to the Commission and demonstrates how much of the  buildings will be visible from Saratoga­Sunnyvale Road. • Stated that the architectural style is Craftsman. • Explained that traffic circulation will come from a new two­way road to a private loop.  Access to all units will be from the private loop and a small traffic circle will be located at  the entrance. • Stated that in response to the concerns raised at the Study Session, staff referred this  project to its peer review consultants, Fehr & Peers, to look at the potential for having a  second point of access direct to Saratoga­Sunnyvale Road.  They just basically looked at  what the potential is for a secondary access along Saratoga­Sunnyvale Road.  The  conclusion they reached was that the existing driveway adequately serves the proposed  volume of traffic. • Agreed that there will be more cars because these will be larger units but it still falls within  the threshold of acceptable levels.  A new driveway would introduce another point of  conflict along Saratoga­Sunnyvale Road, which is an arterial road that is already designed  to serve high traffic.  Part of the concern is the point where this project would potentially  have a direct connection, the southwestern most point.  It was determined that drivers  would have to make u­turns at the office complex to enter and exit the site.  In general,  Fehr & Peers would not recommend a second point of access.  They did have some site­  specific requirements or recommendations for fire access.  Fehr & Peers recommended  that a direct pedestrian connection be constructed from the site to Saratoga­Sunnyvale  Road and that is now included in the project. • Said that the Fehr & Peers report, from January 2006, included a recommendation that the  guest parking spaces all be standard in size rather than compact.  Since that time, the  applicant has increased parking per unit to include two more spaces per unit and 14 guest  spaces with no more than 25 percent of those being compact. • Discussed the removal of trees.  Reminded that 45 are to be removed.  The 37 trees  located within the public right­of­way and along the adjacent property will be protected.  The City arborist recommends that any oak trees that are removed be replaced with a  combination of 36 and 48­inch box oak trees and that other replacement trees should be  24­inch box containers.  The central tree will be a 72­inch box.  Bonding for the trees is  required. • Reminded that this project is located adjacent to Saratoga Creek.  A study was done and a  structural setback was identified that needs to be complied with and mitigations are  required for anything that encroaches on this setback.  Currently the project does not  encroach.  One area will need to be worked on in the creek to upgrade a current outlet to  the creek.  This is all being reviewed by SCVWD and is being designed in accordance with  their requirements including plant materials. • Said that the wall proposed along Saratoga­Sunnyvale Road frontage is four­feet high  when viewed from the road.  It will require final approval from the Public Works  Department including landscaping in front to help soften the look of the wall.  The applicant Saratoga Planning Commission Minutes for September 13, 2006 Page 28  is also required to replace an existing walk from the bridge all the way out to Walnut  Avenue. • Said that this project is compatible with the adjacent properties.  One letter was received  from a resident at Victor Place where the concern was raised regarding privacy as it  relates to his backyard that will be nearest to the most northwestern unit of this  development.  The distance is 27 feet and the minimum required is 25 feet.  That lot is  actually at a higher grade. • Stated that staff feels this project has been designed to minimize privacy impacts.  The  landscaping along that corner will be retained. • Said that neighbor notification was sent to owners within 500 feet.  Two letters in response  were received.  One was from the Homeowners Association for the Executive Town  Homes Association of Saratoga (east of the site) raising concern regarding parking and  traffic. • Reported that geotechnical clearance was required and obtained. • Advised that visibility from Saratoga­Sunnyvale Road has been addressed through design.  What will be seen from Saratoga­Sunnyvale Road is approximately 13 to 15 feet of the  upper story because of the grade and a depressed site. • Stated that staff has made the Design Review and Tentative Map findings and prepared  draft resolutions for both the Design Review and Tentative Map applications.  One minor  modification is recommended by staff for the Tentative Map resolution requiring that  CC&R’s be recorded with the final map since the homeowners' association will maintain  the wall along Saratoga­Sunnyvale Road. • Recommended approval of the Design Review, Tentative Map and Mitigated Negative  Declaration.  The Mitigated Negative Declaration should be approved first, followed by the  Tentative Map and the Design Review Approval.  Commissioner Kundtz asked where the pillars for mailboxes would be placed.  Planner Deborah Ungo­McCormick replied at the entrance next to guest parking.  However,  the applicant is working with the Post Office for an alternative location.  Commissioner Nagpal asked to whom questions about the Mitigated Negative Declaration  should be directed.  Is it the applicant?  Planner Deborah Ungo­McCormick advised that staff and consultants prepared this Mitigated  Negative Declaration.  Commissioner Nagpal asked if the biological study was limited to the riparian corridor or did  they also look for any other species of concern in that area.  Planner Deborah Ungo­McCormick said the study was of the area and existing conditions.  This is not a riparian corridor of the highest quality.  Commissioner Nagpal repeated her question as to whether the biological study was  specifically directed to the riparian corridor.  She said that her question is whether the  consultant did a biotic study to establish that there are no endangered species that we ought  to be concerned about.  She said that she did not believe that they did. Saratoga Planning Commission Minutes for September 13, 2006 Page 29  Planner Deborah Ungo­McCormick said that she did not think they did.  Typically, they will  identify that in their study if there is something.  Commissioner Nagpal said that she has a few more questions like this but maybe it will be  best to direct them to the applicant.  She asked if a copy of Phase I of the Site Assessment  was part of the packet.  Planner Deborah Ungo­McCormick said she has a copy available but it was so thick it was not  made a part of the Commission packets.  Commissioner Nagpal asked if the finding made was that there were no recognized  environmental conditions that they were concerned about.  Were there no concerns about the  previous agricultural use of the site or any pesticide background?  Planner Deborah Ungo­McCormick replied no.  She reminded that the use of the site has  been residential for more than 40 years.  She said that there might be a required Phase II  report.  Commissioner Nagpal asked if there are any recommendations for asbestos and lead based  paint surveys during demolition of the existing buildings.  Planner Deborah Ungo­McCormick replied yes and that mitigation is included in the  Resolution.  Commissioner Nagpal said that she did not see that in the Mitigation Monitoring Plan.  Planner Deborah Ungo­McCormick said that she would have to pull the actual report, as what  the Commission has is just a summary.  Commissioner Nagpal asked if there was any kind of initial archeological review.  Planner Deborah Ungo­McCormick replied no.  She said that there is a condition of approval  for any project along a creek that states that should something happen during construction  where some sort of artifact is uncovered, construction has to stop and an archeological study  done.  Commissioner Nagpal asked if the traffic consultant is here tonight.  Planner Deborah Ungo­McCormick said that Fehr & Peers was the City’s consultant.  She  said that she could answer questions about that study.  Commissioner Nagpal sought clarification that the report was prepared for the City and not for  the applicant. Saratoga Planning Commission Minutes for September 13, 2006 Page 30  Planner Deborah Ungo­McCormick replied correct.  The applicant had submitted a traffic  assessment.  The City asked Fehr & Peers to do its own independent assessment of the  traffic for the site.  The conclusions provided are from Fehr & Peers.  Commissioner Nagpal said that due to the fact that there are 20 apartment units and 20 town  home units, Fehr & Peers is finding that the same number of trips will be generated despite  the fact that the square footage of the new units will be significantly larger.  Planner Deborah Ungo­McCormick said that traffic engineers use model calculations.   This is  the standard way of doing transportation studies.  Commissioner Nagpal said she has difficulty believing that there will be no difference in daily  vehicle trips and that she would like to review the raw data prepared by the traffic consultant.  She questioned the amount of common open space at 18,000 square feet.  Planner Deborah Ungo­McCormick said that this is a total excluding setbacks but including  walkways.  Commissioner Nagpal asked if the writers of the September 13 th dated memorandum  responding to the environmental report had provided any input prior to September 13 th .  Planner Deborah Ungo­McCormick said that they are tenants of Brookline Glen Apartments.  Another tenant at Brookside also was the one who sent the letter to the HPC requesting  further historical evaluation.  Commissioner Nagpal asked about hydrology and water quality and if there are operating  wells on this property.  Planner Deborah Ungo­McCormick replied that there has been nothing indicating that from the  Water District.  She added that because of the proximity to Saratoga Creek, this project would  undergo extensive review and scrutiny by the Water District.  Anything that goes on in this  creek will also go through Fish & Wildlife and the Army Corps of Engineers.  Commissioner Nagpal pointed out that this project would include digging down into a  basement level with a creek so close by.  She said that groundwater levels are bound to be  about 10 feet and so a pumping system might be needed to manage water in these  basements.  Commissioner Hlava asked if the concerns raised in the communication received today  regarding the displacement of a substantial number of people with the replacement of  apartments by town homes means that the Commission cannot pass the Mitigated Negative  Declaration.  Planner Deborah Ungo­McCormick said that if this were an affordable project, a relocation  plan would be required.  In this case, this is a market­rate apartment complex.  There will be  some displacement but it is not necessarily an impact that would necessitate the denial of the Saratoga Planning Commission Minutes for September 13, 2006 Page 31  Mitigated Negative Declaration.  The Mitigated Negative Declaration is usually based on  impacts to the environment.  It is a disclosure document about that.  Commissioner Zhao asked about the existing living area for the apartments on site right now.  Planner Deborah Ungo­McCormick replied that she believes they range in size between 900  and 1,500 square feet but would defer a more definitive answer to the applicant.  Chair Rodgers opened the Public Hearing for Agenda Item No. 4.  Mr. Eugene Zambetti, Applicant/Property Owner’s Representative: • Explained that he is here as the representati ve of property owner, Dave Morrison, who  is unable to be present this eveni ng. • Described Mr. Dave Morrison as a 40­year resident of Saratoga who has owned  Brookline Apartments for the last 44 years. • Explained that Mr. Dave Morrison purchased this site i n 1960 when it was an old prune  orchard that was no longer producti ve.  In 1961, Mr. Morrison completed the private  driveways.  In 1974 he planted the clump  of redwoods, which were just one­inch in  diameter, five­feet tall and from a five­gallon can. • Assured that thi s project would preserve those trees and several  trees will al so be  relocated. • Said that the real  issue here is the need to relocate some of the best residents we’ve  had here i n Saratoga for many years. • Explained that of the 30 units, fi ve or six of the tenants happen to both live and work in  Saratoga. • Assured that they are willing to do everythi ng possibl e to assist with rel ocation. • Explained that over the last two years, while the average rent in the area has been  about $1,320 for a one­bedroom unit, Mr. Morrison has been chargi ng just $948 a  month.  He did this as a concession to tenants due to long­term uncertainty since they  were aware of his future pl ans to redevel op the site. • Added that if redevel opment were not proposed, the rents would be between $1,600  and $1,700 per month.  Since the roofs are 25 years old and need repl acement, the  current rent after that repl acement would need to be about $2,000 per month. • Pointed out that the story poles are on site and that 20 for­sal e homes are proposed  for thi s property. • Agreed that relocati on takes ti me but they will assist. • Stated that Mr. Morrison was concerned about public noticing, which goes to the  owner only.  Mr. Jim Morley, President of JMS Enterprises: • Stated that he has lived in Saratoga since 1971 and i s pl eased to be here. • Said that this i s a wonderful project that will be positive for the City and i ts residents. • Pointed out that many people, once children are raised, are looking to come do wn in  size of home.  They are known as Empty Nesters. • Advised that each of these uni ts will have an elevator. Saratoga Planning Commission Minutes for September 13, 2006 Page 32 • Said that the project design has evol ved over the last 18 months includi ng a Study  Session with thi s Commission. • Added that consul tants, experts in thei r fi elds, were hi red to parti cipate in the pl anning  of this devel opment.  Mr. Colin Gray, Vice President of JMS Enterprises: • Said that he i s very excited to bring thi s remarkabl e project to Saratoga. • Stated that a great number of concerns have been addressed. • Showed a virtual  tour presentati on of the proposed devel opment.  Co mmissioner Cappello asked about the width of the road, as i t appears really ti ght.  Mr. Colin Gray replied i t was approximately 20 feet wide.  Co mmissioner Cappello asked i f you could get two cars through there.  Mr. Colin Gray replied yes, i t i s a two­way street.  Co mmissioner Nagpal asked i f there would be parking allowed along thi s street.  Mr. Colin Gray replied no, there would be no parking on the street i tsel f.  Co mmissioner Nagpal asked how this i s enforced.  Mr. Colin Gray replied through the homeowners associati on.  He reminded that there are  large basements for storage leaving the garages availabl e for parking cars.  That too will  be enforced by the HOA.  Co mmissioner Hlava sai d that al though it has been stated that each uni t has an el evator  the plans for Uni ts 3 and 6 do not and she finds that curious.  Mr. Colin Gray said that that must be an o lder fl oor pl an as all uni ts will have elevators  located just off the stai rcase.  Co mmissioner Hlava asked if all uni ts will be ADA conforming and if that was the  intenti on.  Mr. Colin Gray replied no, that’s not the intention.  Providing an el evator in each home is  more just to ease the lifestyle in a three­level home.  Elevators are more affordabl e and  thus feasibl e now for residenti al  use.  Co mmissioner Hlava asked if there would be any ADA co mpliant bathrooms.  Mr. Colin Gray replied yes, there would be two units with ADA co mpliant bathrooms.  Co mmissioner Kundtz asked about al ternative placement for the mailboxes. Saratoga Planning Commission Minutes for September 13, 2006 Page 33  Mr. Colin Gray sai d that the Post Office likes the concept of a singl e box gang.  He  showed on the site plan where this is proposed to be placed.  He advised that they prefer  to incorporate boxes at the end of driveways for each uni t.  Co mmissioner Kundtz agreed that at thi s price poi nt, peopl e might be rel uctant to walk  over to a central  collecti on area.  Mr. Colin Gray sai d absolutel y and that they are hopi ng to pursue something di fferent  from that. He said he believes they are making strides toward that with the Post Offi ce.  Co mmissioner Nagpal asked for the ratio of existing open space versus what is proposed.  Mr. Colin Gray sai d that they don’t have existing open space outside of the pool .  Co mmissioner Nagpal said that the l ack of co mmon area open space i s of concern.  Mr. Colin Gray sai d that the ma jority of people they are sel ling to don’t want vast amou nts  of open space but rather something that is easily maintained at lower cost.  He said that  there i s a hal f­mile walk around all the units.  Co mmissioner Nagpal  sai d that the bi oti c survey seemed to concentrate solel y on the  riparian setback rather than l ooking at whether any endangered species are on site.  Mr. Colin Gray asked if Commissioner Nagpal is speaking of the frogs that were brought  up.  He said that they di d not gi ve specific direction for the study.  They simply asked that  a bioti c survey be prepared on the property in its enti rety to conform to the City of  Saratoga standards.  Co mmissioner Nagpal said that i t l ooks like i t was focused on the riparian corridor.  Mr. Colin Gray sai d that thi s is due to the fact that it was found to be the onl y area of  concern.  Co mmissioner Nagpal  asked if any archeological  database review was done.  She added  that it is not expensive to do so.  Mr. Colin Gray admitted that he di d not know if this was done.  Co mmissioner Nagpal said she has questi ons about groundwater quality.  Mr. Colin Gray asked if she is speaking to depths.  He sai d that an origi nal study was  done i n the winter during heavy rai ns.  The water depth was down 18 feet in some area.  Co mmissioner Nagpal  sai d that she would like to see that data.  She asked what study  this was part of. Saratoga Planning Commission Minutes for September 13, 2006 Page 34  Mr. Colin Gray replied that it was part of the geotechni cal  study.  He sai d that baseme nts  would have drai nage systems with pumps t hat will onl y turn on i f water i s present.  Mr. Peter Ko, Project Architect: • Clarifi ed that State Code requi res that a pump be installed i n the el evator pi ts. • Added that the basement itself will be waterproof.  Co mmissioner Nagpal asked i f they are assu ming that there won’t be water.  Mr. Peter Ko  said that the basement would be waterproof and the pu mp would be placed  in the el evator pit in case heavy rai ns cause water buildup.  Mr. Colin Gray sai d that they are not expecting water.  Co mmissioner Hunter pointed out that a nu mber of people are present thi s eveni ng to  speak to thi s project.  As it is al ready 11 p.m. she suggested that they be allowed to  address the Commission.  Chair Rodgers thanked Commissioner Hunter for thi s wonderful  suggesti on.  Mr. Landis Mahaffey, Stoneridge Drive: • Introduced the Commission to hi s mo m, Kitty, who stands beside him this eveni ng. • Said that hi s mo m is 91 years old and is facing the prospect of bei ng evicted from the  home in which she has l ived for the l ast 30 years. • Asked how she will find another affordable apartment in Saratoga.  She will be  displ aced. • Pointed out that Brookside Glen Apartments  is one of the last dedicated rental  projects  and is a precious commodity. • Questioned whether thi s is sound public policy to prevent peopl e on fi xed incomes  from living i n the City. • Said he has heard di scussion of trees and of town character.  People are vital  to  co mmunity planni ng.  Renters are citi zens of Saratoga al so. • Stated that public awareness of thi s has been lacking and viol ates the spi rit and intent  to inform all i nvol ved of what is goi ng on. • Showed a photograph of the creek at the high water mark.  Mr. Doug Neale, Saratoga­Sunnyval e Road: • Identified hi mself as the 43­year owner of Neale’s Hollow. • Advised that his family has had a business in Saratoga for 59 years. • Stated that a ma jor concern is parking and increased traffi c.  He said that traffi c would  overload. • Co mpared the existing 17 singl e­bedroom a nd three two­bedroom apart ment units with  an associated 30 vehi cles to this proposal  for 20 three­bedroom to wn ho me  units with  the potenti al  for approximately 78 vehi cles.  Thi s is qui te an increase and he is  surprised that Fehr & Peer found no probl ems with thi s.  He sai d he strongl y di sagrees  with their assessment. Saratoga Planning Commission Minutes for September 13, 2006 Page 35 • Said that he is concerned with the fi ndi ng of no impact in the Miti gated Negative  Declaration. • Explained that one of his tenants operates a school  for children at Neale’s Hol low.  Increased traffic can be a recipe for disaster and jeopardize the safety of children and  other tenants at Neal e’s Hollow as well as foot traffi c. • Said he would like for the Planning Commis sion to reconsider having a second access  to Saratoga­Sunnyvale Road from this development, which would eliminate probl ems  at Neale’s Hollow.  If not, pl ease do not grant approval  of thi s project.  Co mmissioner Hunter asked how many children attend the school at Neal e’s Hol low.  Mr. Doug Neale replied that there are between 10 and 40 students per day.  Co mmissioner Zhao asked what the school ’s hours were.  Mr. Doug Neale repl ied between 8 a.m. and  5:30 p.m., Monday through Friday.  He added  a concern about constructi on i mpacts with parking on hi s l ot.  Ms. Dianna Neal e Espi nosa, Oak Street: • Re minded that Brookside Gl en consists of one and two bedroo m apart ments.  This  project will greatl y increase the number of bedrooms and could doubl e, tripl e or even  quadrupl e the number of peopl e and automobiles accessing thi s devel opment. • Said that autos are a bi g probl em and 2.5 spaces per uni t are not enough. • Stated that Neal e’s Hollow needs its parking to be left availabl e for its tenants and that  this project will hi ghly impact the area, which is a quiet area. • Said that with the number of peopl e and cars increasing, noi se will also increase.  It  would be more negative with a larger numb er of peopl e living so close. • Stated her concerns as traffi c and safety. • Added that she is not in favor of the size and number of units.  There are just too  many.  Co mmissioner Hlava asked Ms. Dianna Neale Espi nosa if her family sti ll owns the town  homes behind Neal e’s Hollow.  Ms. Dianna Neale Espinosa replied that her brother devel oped the condominums th ere  but does not own them any more.  The family owns the seven uni ts at Lauraville  Apartments.  Co mmissioner Zhao asked if these seven apartments take access from Neale’s Hollow.  Ms. Dianna Neal e Espi nosa replied yes, they do.  She reminded that her family also  maintai ns that road.  Co mmissioner Nagpal asked i f the road i s the City’s or bel ongs to the Neal es.  Planner Deborah Ungo­McCormick said that a porti on of it is the City’s and the rest  belongs to the Neales. Saratoga Planning Commission Minutes for September 13, 2006 Page 36  Ms. Dianna Neal e Espi nosa added that a piece of the parking area bel ongs to the City.  Co mmissioner Nagpal  sought clarifi cati on that private property will serve as access to thi s  project.  Ms. Dianna Neal e Espi nosa repl ied correct, there i s an easement.  Chair Rodgers asked i f thi s i s because the Neale family owned all thi s l and origi nally.  Ms. Dianna Neale Espinosa sai d that her father obtai ned the property when the State took  his land on which he had operated hi s business.  He was given the opportuni ty to  purchase thi s l and.  Chair Rodgers sai d she wanted to clarify that while Ms. Espinoza sai d the parking  provided would be 2.5 spaces per uni t, the actual proposal  i ncludes 4.6 spaces.  Planner Deborah Ungo­McCormick said i t i s actually 4.75 spaces per uni t.  Ms. Carol Mauldi n, Arbel eche Lane: • Thanked the Commission for doi ng a good job. • Said that she is a me mber of the Rotary and has been in town for 41 years rai sing  seven children who went to Saratoga schools. • Added that she bel ongs to the Historic Society. • Said that she is for thi s project as she is a real tor but she is agai nst its size and  number of units, which she feel s is too bi g. • Predicted that the project would generate 200 cars and that a traffi c light and u­turns  would be needed. • Stated that thi s i s too much, too many, too congested, too crowded. • Added that the devel oper needs to cut three units and add parking. • Suggested that the residents who l ive there be kept i nformed about what is happeni ng. • Said she is agai nst congesti on and that good access to Highway 9 is requi red and that  people al ready living here are goi ng to be victims of this project.  Co mmissioner Nagpal  asked Ms. Carol Mauldi n where she parks when having a party at  the back.  Do they use Neal e’s Hol low.  Ms. Carol Mauldi n said that there i s no parking avai labl e for parti es.  Ms. Susannah Ah mad, Arbeleche Lane: • Said that she is the President of the Executive Town Ho mes Ho meo wners'  Associati on. • Said that this proposed devel opment is similar to hers. • Explained that with the six town ho mes in her development there are four stay at ho me  mo ms. Saratoga Planning Commission Minutes for September 13, 2006 Page 37 • Reported that when she bought into thi s development she believed the access was  public but l ater l earned i t belonged to Neal e’s Hollow. • Added that she is very di sappoi nted to hear that there is not another access proposed  with this project. • Advised that they hol d no parti es at their house because there is no pl ace to park.  Instead they go to restaurants. • Said that the applicant came to them with their pl ans and later added parking to the  proposal . • Said that this i s a lot of uni ts. • Added that the owners should not be going through a parking lot to access thei r  property.  Mr. Jason Hunter, Arbel eche Lane: • Said he has the same concerns. • Said that the 20­foot road width i s of concern as he thought i t would be 30­feet wide. • Explained that there is a ti ght turn that i s a potenti al  danger for front­end collisions. • Said he is pl eased with the improved parking provision and hopes to be abl e to use  the guest parking on occasion. • Expressed concern over constructi on noise at 7:30 a.m. and wished that noi sy  constructi on operati ons could be limited to after 8:30 a.m.  Co mmissioner Zhao asked what parking i s provided i n hi s development.  Mr. Jason Hunter sai d that there are two­car garages and three visitor parking spaces for  a total  of 15.  Co mmissioner Zhao asked how many vehicles the residents have i n total.  Mr. Jason Hunter sai d that there are approximately 10 with one empty unit.  Ms. Carol Mauldi n sai d that her tenant wants to know the length of constructi on as her  mo m is asth matic and will need to be away during constructi on.  She al so questi oned if  access would ever be bl ocked as a resul t of constructi on.  Mr. Colin Gray sai d that the constructi on staging would occur without bl ocking the road.  Mr. Daniel  Kaypughi an, Victor Place: • Said that he l ives on the northwestern corner of the property. • Said that he sent the letter mentioned by Planner Deborah Ungo­McCormick. • Said that his concerns are more than indi cated.  It i s a privacy i ssue. • Explained that hi s children play in the yard and he wants a fence to protect them. • Reported that he bought 10 years ago. • Advised that he is not agai nst the devel opment as everyone has the right to devel op  their land but that the tree removals proposed are excessive.  Three oaks are to be  removed near his property and he would l ike that to be reconsidered. • Added that there i s onl y 27 feet between the new building and his property. Saratoga Planning Commission Minutes for September 13, 2006 Page 38 • Asked that lighting be appropriate as right now there are no lighti ng i mpacts. • Said that the property owner has rights but needs to make sure that setbacks are  correct.  Co mmissioner Hunter tol d Mr. K that the Co mmission saw his house during yesterday’s  site visit.  Ms. Kathleen Casey, Springer Road: • Said she i s a resident since 1956 and attended Saratoga High School. • Added that she has lived in six places in the Village and that availabl e rental  uni ts are  diminishi ng. • Said that thi s project looks just like the med ical  center in Pal o Alto and would di minish  the character of Saratoga. • Said that this i s a bi rd preservati on area. • Asked for two copies of the EIR to study. • Advised that she has studi ed rents. • Informed that she has 28 thi ngs that she will send to the Commission. • Stated that thi s i s an i nappropriate project. • Said that Saratoga Oaks shoul d have been a park.  Mr. Ja mie Tougas, Saratoga­Sunnyval e Road: • Said he i s not anti ­growth at all. • Added that i f thi s were his property he would devel op i t too. • Said that communication about thi s project has been appalling and no feedback has  been solicited from the existing tenants. • Said he lives here with hi s 14­year­ol d son and got a phone call last Thursday that a  neighbor meeting had been set for Monday.  However, it was cancelled at the last  minute.  He sa w people standi ng around Brookside on Monday includi ng a me mber of  Council. • Pointed out that property owners get noti fi cations but tenants do not. • Said that he has a l ot of questi ons about this project and is speaking onl y for hi mself. • Said that the way this has been gone about i s not right.  Mr. Sunil “Nei l” Gupta, Saratoga­Sunnyval e Road: • Said that he i s a resident of Brookside Gl en Apartments. • Apologi zed for the lateness in response to the Miti gated Negati ve Declarati on but they  only got it about 48 hours ago.  There was not enough ti me to deal with the complex  issues. • Said that the Miti gated Negati ve Declarati on is an interesti ng story but it is a fai ry tal e  and not reality. • Said that removing 45 trees, displ acing over 30 people (some of who m have lived here  over 30 years), tripling the number of people, tripling the number of bedrooms, tripling  the number of vehi cles, moving a storm drain, installing basements near water tabl es  in an earthquake zone has i mpacts. • Asked why a full Environmental Impact Report (EIR) was not prepared. • Said that the City’s recommendation is shocking. Saratoga Planning Commission Minutes for September 13, 2006 Page 39 • Said that the garages don’t l ook like two­car garages but smaller. • Questioned when an empty nester would want a three­bedroom house. • Re minded that i t i s a goal  of the City of Saratoga to maintai n i ts rural  character.  Ms. Jennie King, Saratoga­Sunnyval e Road: • Said that she i s a resident of Brookline Gl en Apartments. • Said that she appears to be too l ate to speak to the environmental issues. • Read an Indi an fabl e i nto the record.  Mr. Kevin Bruce, Saratoga Avenue, was called but had already l eft the meeting.  Mr. Kevin Cole, Harlei gh Drive: • Said that the back town home development, Executive Town Ho mes, would not be  passed by today’s standards. • Said that some appear to be supporti ve with modificati ons and respect the owner’s  property rights for best use of property. • Stated his support for thi s well­designed project that is a val id project for the  co mmunity. • Said he is a 27­year resident with i n­laws who have been in Saratoga for 40 years. • Stated that thi s project is very consistent with other projects and he supports i t.  Mr. Michael Green: • Delivered a peti ti on from the residents of Brookside Glen Apartments. • Said that an i ntersecti on i s needed at Neal e’s Hollow and Saratoga­Sunnyval e Road. • Suggested a qui ck sol uti on to the tenants’ concern i s to guarantee residency. • Said that if forced to move, he would have to change school s in the middle of hi s  senior year. • Advised that he studied Crai g’s Li st and rents in Saratoga range between $2,000 and  $2,600. • Asked “are we not good enough?” • Said that if he is kicked out of his home the City of Saratoga is pretty much changing  his whole life i ncludi ng opportuni ti es for college.  Mr. Paul Clarke, Victor Place, was called but had l eft the meeting.  Mr. Colin Gray: • Said that the resident testi mony was heart wrenching. • Re minded that the buildi ngs at Brookline Glen are past thei r useful life. • Advised with rents goi ng up to $2,000 it doesn’t make sense to make this into  apartments again. • Assured that all efforts will be made to help relocate the tenants. • Explained that they manage 25 affordabl e developments in San Jose. • Reported that the issue of storm water has been studi ed.  All water will be drai ned  from the site through a Storm W ater Polluti on Program that invol ves swales and  percol ati on.  By the ti me the water gets to the stream it will basically be clean. Saratoga Planning Commission Minutes for September 13, 2006 Page 40 • Re minded that Fish & Ga me and the Depa rtment of W ildlife would review the project  and provide condi ti ons. • Assured that the light on site would be focused down. • Agreed that the rural  character of Saratoga is loved but that lighti ng on the ground for  security i s i mportant. • Said that with the setbacks, views from the town ho mes above will not be i mpacted. • Said that it is unfortunate that the Executive Homes development did not provide  adequate parking.  Thi s project will not have that probl em with 4.75 spaces per uni t  being very substanti al  in additi on to the provision of basement space for storage  leaving garages avai labl e for the parking of vehicles. • Said that 45 trees will be removed and 45 new installed.  Seven oaks will be repl aced  with 16 new oaks in 24­inch box size.  The re maining removals include junipers, pi nes,  privets, ol ives and two birches that, while not insigni fi cant, are repl aceabl e.  Co mmissioner Cappello asked what it wo uld take to accommodate a second entrance  directly from Saratoga­Sunnyvale Road to this site.  Mr. Colin Gray sai d that the two best available consul tants in the Bay Area have reviewed  this i ssue and say i t i s not good.  Thi s area needs to stay with a single­access poi nt.  Co mmissioner Cappello asked what if the access was built up so it is at the same level  as  Saratoga­Sunnyval e Road.  Mr. Colin Gray sai d that would cause the worry of hills and view corridor impacts.  The  engineer says the access shoul d stay where it i s.  Co mmissioner Cappello asked what if the access fro m Neale’s Hollow was  cut off with t he  creati on of a dedi cated access just for this development.  Mr. Colin Gray sai d that thi s was investi gated.  Ms. Jane Lind: • Stated her concerns over the proposed demolition of Brookside Gl en Apartments  where she has been a tenant for three years and constructi on of a new town ho me  development in its place. • Said that tenants are treated as l ess a part of the community with less of a voi ce. • Stated she has issues with the Mitigated Negative Declarati on and urged a more  thorough review. • Explained that it is already hard to turn left from Neale’s Hollow onto Saratoga­  Sunnyvale Road in the mornings.  It is impossibl e due to traffi c, specifi cally school  traffi c at the hi gh school . • Reported that deer commonly stroll through their complex’s co mmon area and eat their  flowers. • Said that this project resul ts i n di spl aced tenants. • Stated that i f the natural  environment is ignored, i t will go away. Saratoga Planning Commission Minutes for September 13, 2006 Page 41  Co mmissioner Nagpal  asked Mr. Colin Gray for a larger site plan that al so shows Neale’s  Hollow.  Mr. Colin Gray sai d it might be feasibl e to make a separate entrance from Neale’s Hollow,  with a drive ai sle and parking area.  Co mmissioner Zhao asked about establ ishing one entrance and one exit.  Mr. Colin Gray sai d that thi s resul ts in the sa me issue of having two access points.  Co mmissioner Nagpal  said that there is no entrance but for Neal e’s Hollow and reiterated  her questi on as to whether that frontage al ong Neale’s Hollow is City­owned.  Mr. Colin Gray replied yes.  Co mmissioner Nagpal  asked Mr. Colin Gray if they are opposed to having a separate l ane  lead out to their devel opment.  Mr. Colin Gray sai d that the access poi nt is there.  It is where everyone enters the parking  lot.  It is the City­proposed access poi nt to thi s devel opment.  It would be the same  entrance but perhaps with some redesign.  Co mmissioner Deborah Ungo­McCormick re minded that some of the parking area is City­  owned and used by Neal e’s Crossing tenants.  Mr. Jim Morley said that alterati ons coul d end up taking spaces but coul d be done in  so me fashion but would take further study.  Chair Rodgers asked about creati ng a wider entrance.  Mr. Colin Gray sai d that would be no problem.  He said that they coul d work with the  Planni ng Division to come up with a better entrance design.  He assured that they want  this to be a special  pl ace in Saratoga and Jim plans to live here hi mself.  Co mmissioner Hunter said that it seems t hat a continuance is needed so the applicant  can go back and work things out.  She asked Mr. Colin Gray if he has an idea of the  specifi c concerns.  Mr. Colin Gray sai d that it appears to be traffi c.   He asked that the other issues be  worked out this eveni ng so that the next hearing can focus on solutions to traffic  concerns.  Co mmissioner Hunter sai d there may be a shortage of parking and that the project may  need to eliminate some units.  Chair Rodgers asked Director John Li vingstone on the feasibility of a continuance in light  of the l ate hour. Saratoga Planning Commission Minutes for September 13, 2006 Page 42  Director John Livingstone sai d he would defer that decision to the Commission regarding  the late hour.  Co mmissioner Hunter sai d that the comme nts made by the residents meant a great deal  to her.  Said that this is a nice looking development and the real issues are traffi c, the  closeness of the uni ts and the street bei ng too narrow.  These are real concerns that  should go back to the drawing board.  Chair Rodgers suggested offering real  specific feedback.  Mr. Colin Gray pointed out that a narrow road slows traffi c down.  Co mmissioner Hunter sai d she is concerned about the potenti al  for an addi ti on 200 cars  on this roadway.  Mr. Colin Gray assured that there would not be 200 cars.  He said that traffi c fl ow is great  and onl y six ho mes would access Arbor Leche Lane.  Co mmissioner Hunter reported that her street is 20 feet wide and no head on accidents  occur there as a result.  Mr. Colin Gray reported that there is currentl y no fi re access to the back and two  consultants have sai d this project’s circul ation works.  Chair Rodgers sai d that thi s is a bi g project consisti ng of Design Review, Tentati ve Map  and Miti gated Negati ve Declarati on.  Co mmissioner Hlava: • Said she would have a hard time approving thi s project toni ght since the nei ghbors  have brought addi ti onal  comments on the Negative Declarati on.  However, some of the  co mments made are not appropriate since there is al ready a residenti al  devel opment  on the site with 20 units. • Pointed out that there would be some environmental upgrades with this devel opment  but it i s i mportant to make the whole environ mental process mean so mething. • Said that while there may be traffic issues, the project will not result in 200 cars.  The  main issue i s access. • Re minded that the City made a deal with Neale’s Hollow for use of City­owned parking  spaces in return for maintenance.  That deal  will need to be l ooked at closel y. • Suggested that the project does not have to be changed that much. • Said that she does not see any other pl ace to make an access. • Stated that she feels bad that the City approved a six­unit town home co mplex with  inadequate parking but thi s project cannot be asked to fi x that probl em. • Suggested a conti nuance to allow the development of  answers to traffi c and access  questions but the applicant should not have to wait too l ong.  Co mmissioner Kundtz: Saratoga Planning Commission Minutes for September 13, 2006 Page 43 • Supported the i dea of a conti nuance. • Agreed with Commissioner Hlava on the environmental i ssue. • Said that the traffi c and safety are the key issues. • Stated his belief that traffi c studi es are a bunch on noi se. • Encouraged a community meeting on thi s project to determine specifi c details of needs  for the tenants from the senior i n hi gh school  to the seni or l ong­ti me resident. • Said that more environmental, traffic, parking, co mmunications and outpl acement  considerati ons are necessary.  Co mmissioner Hunter: • Said she appreciates the rural  nature of Saratoga. • Suggested that this applicant is trying to pack too many three­bedroom units where  s maller uni ts used to be and she can’t go for that. • Proposed removing some of the units to provide more parking. • Pointed out that peopl e come and go all day. • Said that more work is needed.  Thi s is a big deal .  The devel oper wants to be real  proud of hi s project when it is done.  Co mmissioner Nagpal: • Said that she is uncomfortable with the access poi nt.  It doesn’t fi t al though she  understands the constrai nt but a compro mise may be necessary. • Said that traffi c, circul ati on and the entrance point needs further study. • Advised that she is an environmental consul tant and the letter from the Brookline Gl en  tenants needs to be responded to. • Stated that she would like to see more open space, which may mean a reduction in  density. • Informed that she is i n favor of a conti nuance.  Co mmissioner Zhao said she too supports the continuance due to three concerns that  include traffi c, the entrance and the safety of the residents at the town home development  as well as for children at the school l ocated at Neale’s Hollow.  Co mmissioner Cappello: • Said that he has no issue with traffi c or safety.  The fl ow through the property has  been addressed. • Said that the parking provided is more than asked for by the Commission. • Said that he does not know enough about environmental studies and depends on  those with more expertise to advise. • Said hi s bi ggest concern is the access poi nt.  He said the grand project needs a grand  enough scal e entrance to support i t. • Stated that he is comfortable with a vote tonight but a conti nuance seems to be in  order. • Said that the applicant will need to be prepared to explain why a different access i s not  justified for thi s site and/or what it would take to modify the proposed access.  Chair Rodgers: Saratoga Planning Commission Minutes for September 13, 2006 Page 44 • Said that she had wanted to be able to approve toni ght but there are still a number of  questions. • Pointed to the wood­burni ng fi repl aces in each unit and concerns due to close  proximity of these units to each other.  It is a simple matter but is the kind of thi ng that  deserves attention. • Stated that thi s project has the potenti al  to be a real  gem. • Agreed that i t i s di ffi cul t to make this l ocati on work. • Thanked the applicant for the changes made since the Study Session. • Said that there appears to be a questi on on scope of the bi oti c study that al so came up  with another project near a riparian corridor.  Co mmissioner Hunter poi nted out that the former project was also a subdi vision.  Chair Rodgers: • Said that this i s a ni ce creek and the biotic issues need to be answered. • Agreed that access is a bi g questi ons and exiting onto Saratoga­Sunnyvale Road is a  big problem.  Traffic control  devices may  help resol ve that issue perhaps by allowing  only right turns. • Said that the parking agreement with Neal e’s Hollow needs work as there may be  legaliti es i nvol ved. • Said that relocati on of peopl e needs to be considered and that the Commission  appreciates the efforts and willingness of the applicant to provide some assistance  even though i t i s not l egally required. • Re minded that there are fewer low­income rental  uni ts and they need to be conserved  as they can. • Said that market survey results would be hel pful . • Pointed out that most of the Commissioners want a continuance.  Mr. Colin Gray: • Advised that thi s is the densest zoning district in the City and there are onl y a few  properti es with that zoni ng. • Said that while 30 uni ts are allowed under the RM zoning, they have devel oped a  project with 10 less uni ts than allowed. • Re minded that the project asks for no variances, no exceptions and meets every rule.  They have al so made great strides i n terms of parking. • Asked how quickly the work can be done to reach soluti ons.  He explained that time is  painful. • Assured that they are not opposed to working further with the Commission and City.  Chair Rodgers thanked Mr. Colin Gray for his comments.  She re minded that thi s is a  diffi cul t property.  Co mmissioner Hunter advised that thi s project is also pai nful  for the residents as well  especially for the 91 year ol d who has been a resident for 30 years.  Chair Rodgers asked if i t might be appropriate to appoi nt an Ad Hoc Committee. Saratoga Planning Commission Minutes for September 13, 2006 Page 45  Director John Li vingstone sai d he recommends that staff conti nue to work with the  applicant.  Mr. Colin Gray sai d he hopes i t i s not December before a Study Session can be hel d.  Mr. Gene Zambetti agreed that it is a bi g deal to look at a subdi vision.  He assured that  they could work with tenants on rel ocati on.  He asked if the story pol es coul d now be  removed so as not to cause conti nued di stress to the tenants.  Chair Rodgers suggested a straw poll of the Co mmission.  Co mmissioner Hunter suggested instead that the residents of Brookline Gl en be asked to  raise thei r hands i f the want the story pol es to stay or to go.  Chair Rodgers sai d that upon a show of hands in the audi ence it appears that a ma jority  wants the story poles to stay i n pl ace.  Co mmissioner Nagpal said i t might be good to also post a site pl an.  Co mmissioner Cappello sai d that the applicant can work with staff and suggested a more  informal Study Session that would allow mo re free­flowing di scussion.  Director John Li vingstone sai d that thi s would be a littl e unusual after a Study Session  has already been hel d.  Chair Rodgers suggested that the applicant have such a di scussion with the neighbors  instead.  Mr. Jim Morley sai d he would like to see this project co me back before the Commission in  two weeks time for a vote.  Chair Rodgers sai d that i t shoul d likel y be continued to a date uncertai n.  Director John Li vingstone sai d that the notice for the September 27 th meeting went out  on  Septe mber 5 th .  The notice for the October 11 th meeting will go out on September 19 th .  He said he did not thi nk the September 27 th meeting was possibl e with what needs to be  accomplished prior but that the October 11 th meeting might be possibl e.  Mr. Jim Morley said he would have to consult hi s cal endar as he has a European trip  scheduled than cannot be changed.  Director John Li vingstone sai d in that case this conti nuance needs to be to a date  uncertai n.  Motion: Upon motion of Commissioner Nagpal, seconded by Commissioner Hlava,  the Planning Commission CONTINUED consideration of Application #06­ Saratoga Planning Commission Minutes for September 13, 2006 Page 46  017 to a date uncertain to allow revisions to the proposal and additional  community input for a proposed 20­unit town home development on  property located at 14324 Saratoga­Sunnyvale Road, by the following roll  call vote:  AYES: Cappello, Hlava, Hunter, Kundtz, Nagpal, Rodgers and Zhao  NOES: None  ABSENT: None  ABSTAIN: None  ***  DIRECTOR’S ITEMS  Carriage Style Garage Doors:  Director John Livingstone said that since it appears that wood  carriage­style garage doors are what the Commission prefers, staff could pass that  recommendation along to applicants.  Chair Rodgers said that it depends upon the architectural style of the house.  She agreed that  the Commission is seeking quality garage doors.  Next Hearing on Town Home Development: Commissioner Hunter said that she does not  want the material from tonight’s item to have to be reprinted by staff and asked if the  Commissioners should simply hold on to the documents for the follow up hearing.  Planner Deborah Ungo­McCormick said that it would be good for the Commissioners to hold  on to this material and staff will just provide new information in the next report.  COMMISSION ITEMS  Discussion on Taking Breaks During Planning Commission Meetings: Chair Rodgers asked  what the feelings are about having breaks during longer meetings.  Commissioner Hunter said that she feels sorry when people are waiting to testify.  Commissioner Nagpal suggested playing it by ear.  Permit Issue: Chair Rodgers reminded that the permit issue would come back before the  Commission at its next meeting.  She advised that Administrative Design Review would be  brought to a future meeting.  Director John Livingstone clarified that both would be on the September 27 th agenda.  It is a  pretty full agenda.  Commissioner Hunter asked when the public would get a chance to address the General  Plan. Saratoga Planning Commission Minutes for September 13, 2006 Page 47  Director John Livingstone advised that the environmental noticing has been done already.  News ads are used and impacted property owners are directly notified.  Saratoga’s 50 th Year:  Chair Rodgers asked staff for the dates for special events to  commemorate the City’s 50 th Year.  Director John Livingstone advised that the Street Dance would occur on Saturday, September  16 th .  Commissioner Hunter said the event at Hakone is on Thursday, September 14 th .  COMMUNICATIONS  There were no Communications Items.  ADJOURNMENT TO NEXT MEETING  Upon motion of Commissioner Nagpal, seconded by Commissioner Hlava, Chair Rodgers  adjourned the meeting at 1:20 a.m. to the next Regular Planning Commission meeting of  September 27, 2006, at 7:00 p.m.  MINUTES PREPARED AND SUBMITTED BY:  Corinne A. Shinn, Minutes Clerk