Loading...
HomeMy WebLinkAbout10-11-2006 Planning Commission MinutesMINUTES  SARATOGA PLANNING COMMISSION  DATE: Wednesday, October 11, 2006  PLACE: Council Chambers/Civic Theater, 13777 Fruitvale Avenue, Saratoga, CA  TYPE: Regular Meeting  Chair Rodgers called the meeting to order at 7:00 p.m.  She announced that the Commission  is reconvening following a Study Session held on October 10, 2006.  ROLL CALL  Present: Commissioners Cappello, Hlava, Hunter, Kundtz, Nagpal, Rodgers and Zhao  Absent: None  Staff: Director John Livingstone, Associate Planner Lata Vasudevan, Associate  Planner Therese Schmidt and Assistant City Attorney Jonathan Wittwer  PLEDGE OF ALLEGIANCE  APPROVAL OF MINUTES – Regular Meeting of September 27, 2006.  Motion: Upon motion of Commissioner Nagpal, seconded by Commissioner  Kundtz, the Planning Commission minutes of the regular meeting of  September 27, 2006, were adopted with edits to pages 17,25, 29, 31, 32 and  35.  (7­0)  ORAL COMMUNICATION  Ms. Kathleen Casey: • Asked for an explanation of what a heritage lane is.  What are the restrictions?  What  happens in general? • Explained that she has a letter from the Saratoga Union School District Board of Trustees  requesting additional information. • Said that she would like to get a lot more heritage lanes going in the future through the  Heritage Preservation Commission.  Commissioner Hunter asked Director John Livingstone if staff could provide Ms. Casey with a  definition of what a heritage lane designation means.  Director John Livingstone replied that the Code is specific.  It was amended for Austin Lane to  be less specific.  He said that Chapter 13 has the specific explanation of heritage lanes. Saratoga Planning Commission Minutes for October 11, 2006 Page 2  ORAL COMMUNICATIONS – PLANNING COMMISSION DIRECTION TO STAFF  Director John Livingstone recommended that the School District contact him directly.  REPORT OF POSTING AGENDA  Director John Livingstone announced that, pursuant to Government Code 54954.2, the  agenda for this meeting was properly posted on October 5, 2006.  REPORT OF APPEAL RIGHTS  Chair Rodgers announced that appeals are possible for any decision made on this Agenda by  filing an Appeal Application with the City Clerk within fifteen (15) calendar days of the date of  the decision, pursuant to Municipal Code 15­90.050(b).  CONSENT CALENDAR  There were no Consent Calendar Items.  ***  PUBLIC HEARING ­ ITEM NO. 1  APPLICATION #07­082 Citywide, The City of Saratoga is proposing to amend the Land Use  Element, amend and combine the Open Space and Conservation Elements, and amend the  General Plan Land Use Map of the City’s General Plan. As part of this proposal a Negative  Declaration will be considered. This item is to be continued. (Therese Schmidt)  City Attorney Jonathan Wittwer provided the staff report as follows: • Explained that one part of the General Plan Amendment deals with 11 specific parcels.  The intent is to bring the Land Use and Zoning designations into consistency. • Added that there is now a new urgency in this action as Proposition 90 is on the ballot.  It  has language that could result in additional cost to the City if the 11 parcels are not dealt  with by the end of the year. • Suggested that this part of the update be agendized, as staff would like to get on path to  get this completed by the end of the year.  Proposition 90 will have an impact on Land Use  regulatory authority. • Said that Director John Livingstone can explain the timing to do that. • Suggested that a discussion of the process be held since it is already on tonight’s agenda.  Commissioner Nagpal asked how many General Plan Amendments are left for this year.  Director John Livingstone replied that one was used for the North Campus and there are three  left.  City Attorney Jonathan Wittwer advised that the 11 parcels could be treated as one. Saratoga Planning Commission Minutes for October 11, 2006 Page 3  Commissioner Nagpal reminded that none of these 11 parcels would have an increase in  intensification.  Director John Livingstone: • Advised that staff is recommending that the 11 parcels be brought forth at the Planning  Commission meeting on November 8 th . • Pointed out that at the Study Session it was said that the process could be discussed at  tonight’s meeting. • Said that if the 11 parcels are agendized for November 8 th , a notice will go out for that. • Added that the Land Use Element should go to public hearing.  For that, 4,000 notices will  be sent out.  This could be done at the November 8 th meeting as well.  If after testimony is  taken the Commission decides it wants more discussion, the Land Use Element could be  taken to another Study Session. • Reminded that the Open Space Element was not gotten to at last evening’s Study  Session.  Chair Rodgers said that this is despite the fact that the Study Session ran for four hours.  Director John Livingstone: • Suggested that the Open Space Element be advertised for an October 24 th Study Session.  There can be a discussion about breaking the Open Space Element out into different  segments or considering all of it at the same meeting. • Said the process for the Open Space Element could go from the Study Session on  October 24th to a Planning Commission public hearing on November 8 th and, if necessary,  to a continuance to allow further study. • Suggested that all parts could be advertised for November 8 th with the understanding that  any portion that is not ready for action could be continued.  This could keep the Land Use  and Open Space Elements going forward.  Chair Rodgers said this appears to be a three­part process.  The first step is the 11 parcels  with the corresponding Negative Declaration that could be agendized for November 8 th .  The  public hearing for the Land Use Element and the corresponding Negative Declaration would  be next.  A Study Session on the Open Space Element can occur on October 24 th and noticed  for public hearing before the Planning Commission on November 8 th with the corresponding  Negative Declaration.  Director John Livingstone said that if the 11 parcels are discussed at the November 8 th  Planning Commission meeting the issue could be forwarded to Council at its December 20 th  meeting.  This would meet the end of year deadline prior to the potential implementation of  Proposition 90.  He said that the other two Elements, the Land Use and Open Space  Elements, could or could not go forward.   He said even if the Open Space Element is noticed  for November 8 th , it could be continued to the December Planning Commission meeting or  thereafter.  Commissioner Nagpal asked Director John Livingstone if there is anything substantive on the  November 8 th agenda. Saratoga Planning Commission Minutes for October 11, 2006 Page 4  Director John Livingstone advised that there are two items that are not very controversial.  Commissioner Hlava asked if the City is under the gun, as far as the State is concerned, with  the whole General Plan Update or is it mostly just the Land Use Element.  Director John Livingstone said that there are two different concerns with the whole General  Plan as a whole, one being the Attorney General’s letters.  He added that there might be a  new Attorney General in office after the election.  He said that the second part is Proposition  90 going forward that will make parts of the Update difficult to do.  Commissioner Hunter said that a new Attorney General would have so many things to get  used to.  She said that Saratoga’s General Plan would not be a priority for a new Attorney  General.  Chair Rodgers cautioned that a new Attorney General would want to get things done as soon  as they can.  Commissioner Hlava: • Said that she is ambivalent. • Stated that she is okay with scheduling the 11 parcels for November 8 th . • Agreed that if Proposition 90 passes it would be bad.  It will be very difficult for cities if it  passes. • Added that she is not opposed to having a Land Use Element public hearing and pointed  out that lots was accomplished at last evening’s Study Session. • Pointed out that if a huge noticing is done, lots of people interested in the Land Use  Element would also be interested in the Open Space Element.  Commissioner Nagpal said that advertising all three parts is an option.  This way the public  gets awareness of the process and is able to give testimony.  She suggested putting all three  parts on the November 8 th agenda.  There is always the option to continue any one of them.  Director John Livingstone reminded that at the Study Session it was the consensus of the  Planning Commission to take one of the larger sites, the Abrams property, which is also  known as the pumpkin patch site, out of the mix.  He asked if the notification of that  neighborhood should also come out?  Commissioner Hunter said that it should be pulled out because it would complicate the issue.  Commissioner Hlava agreed.  Commissioner Cappello said if so there would be no testimony from this part of the  community.  Commissioner Hlava said that this testimony would come at a later time when this property is  handled separately. Saratoga Planning Commission Minutes for October 11, 2006 Page 5  Commissioner Hunter said that this property (Abrams) is a huge issue for all of Saratoga.  Commissioner Cappello agreed and said he would personally like to get public testimony on it.  Commissioner Hunter: • Said that when working on a General Plan Update it is important to get as much public  input as possible. • Stated that the City needs as many meetings as it can so that more people can participate. • Cautioned that fewer members of the public may be available with the holiday season  coming up.  Commissioner Kundtz: • Said that he sees this as four issues.  The pumpkin patch, the North Campus parcel, the  Land Use Element and the Open Space Element. • Stressed that the Commission will not get through all of these items in one night. • Suggested that the Commission be realistic on what it calendars for November 8 th .  Commissioner Zhao said that she would like to hear comments and input from the Abrams  area community members.  Chair Rodgers suggested including three items on November 8 th , the 11 parcels, the Land  Use Element and the Open Space Element.  The Abrams parcel would be handled at a later  date.  Commissioner Nagpal agreed that it would be awkward to bring the Abrams property back in  when the Planning Commission said to take it off.  Chair Rodgers opened the Public Hearing for Agenda Item No. 1.  Ms. Kathleen Casey: • Thanked the Commission for its four­hour Study Session last evening. • Explained that as she was at the School Board meeting that evening she missed the first  part of this Study Session. • Said that the process is being rushed and that a lot of people will speak out against  rushing a decision. • Said that the City should get an extension from the State. • Expressed appreciation for the time spent by the Planning Commission. • Cautioned that the holidays will be here and a new Council is pending. • Stated that she wants to see pictures of the 11 sites and a draft of the proposed update on  those parcels. • Said that she saw confusion at the Study Session. • Predicted that Jerry Brown will be the next Attorney General and he will not rush Saratoga. • Said that many of the 11 parcels are larger and that many people like larger parcels. • Asked that a copy of the old plan be marked up with the proposed changes. • Stated that Saratogans are not in a rush, they really are not. Saratoga Planning Commission Minutes for October 11, 2006 Page 6  Mr. Alan Eiberson, Glen Una Drive, said that he agrees with Ms. Casey’s comments.  Said  that this should be continued and that an Environmental Impact Report (EIR) may be required.  Commissioner Nagpal pointed out to Mr. Alan Eiberson that a public hearing is the means of  getting public input, as Study Sessions are not noticed to the public.  Mr. Alan Eiberson said that more advertising can be done to advised the public of these Study  Sessions and that the meeting times should also be varied to accommodate more people.  Commissioner Nagpal asked if she understands correctly that Mr. Iverson does not think that  public hearings should be held.  Mr. Alan Eiberson said yes they should.  Mr. Jim Sorden, Shadow Oaks Way: • Said that the General Plan is a very big deal. • Added that the Abrams property is also a very big deal.   It would be unwise to put that  property on the agenda with anything else.  Chair Rodgers closed the Public Hearing for Agenda Item No. 1.  Chair Rodgers asked how the Commission would like to proceed.  Commissioner Nagpal: • Said that she thinks that the 11 parcels should be set for public hearing on November 8 th  with the corresponding owner and neighbor notifications. • Said that she would like to see a public discussion on the Land Use Element to collect  public information.  She said that this public input would give the Commission its cues on  how best to proceed. • Stated that she is on the fence on the issue of the Open Space Element as there would be  a lot on the calendar for one meeting. • Added that she would not mind scheduling the Open Space Element after a Study Session  has been held.  Commissioner Hlava: • Said she agreed with Commissioner Nagpal. • Stressed that public testimony is needed and the process needs to be started. • Pointed out that the Commission can take items back to a Study Session format as  necessary or forward issues on to further Planning Commission public hearings. • Stated that there are policies that should be added to the General Plan. • Suggested that controversial things be taken out of consideration. • Stated that there is no controversy with the 11 parcels.  These are already developed  properties.  The only goal is matching the Land Use designation with the Zoning. • Suggested putting off the Open Space Element and handling it separately as a public  hearing item. • Said that the 11 parcels and the Land Use Element could be handled together. Saratoga Planning Commission Minutes for October 11, 2006 Page 7  Commissioner Kundtz said that he supports the 11 parcels and the Land Use Element being  considered at a public hearing on November 8 th .  He said that a Study Session should be set  for October 24 th on the Open Space Element.  Based upon that Study Session, the Open  Space Element could be calendared in the future.  He said that the Abrams/pumpkin patch  property is a separate matter.  City Attorney Jonathan Wittwer reminded that the Negative Declaration would also be  included on the November 8 th meeting for these items.  Commissioner Hunter: • Said she has no problem with the 11 parcels on the November 8 th Planning Commission  agenda. • Reminded that the Council appointed Land Use Update Committee resigned in protest. • Suggested that as a result of the Study Session, they may elect to meet again and they  should be given the opportunity to do so. • Stated that she would like to hear from them if they have more opportunity to work on this. • Pointed out that they worked on this for two years.  She encouraged that amends be made  to this Committee and that they be given the courtesy and opportunity to speak again. • Said that scheduling a Study Session on the Open Space Element on October 24 th is okay.  Chair Rodgers pointed out that members of the Land Use Update Committee participated  actively at the Study Session.  Commissioner Cappello: • Said that vital input was provided by the Land Use Update Committee members and it is  great to have them participating. • Stated that he felt positive about that experience. • Said he would like to agendize all three items. • Reminded that any part could be continued and/or go back to a Study Session. • Suggested that it is time to take public input and broaden the input given.  He would like to  open it up and get broader input. • Said if too few show up because of holiday schedules, discussion can be continued.  If  many show up, it would be okay to have a long meeting to 1 a.m. or later as necessary to  hear from everyone.  Commissioner Zhao: • Said that she too agrees with the 11 parcels being scheduled for hearing on November 8 th . • Said that she also thinks that the Open Space Element can be heard that evening too. • Pointed out that since the meeting will be shortly following their Study Session on the  Open Space Element, everything discussed at the Study Session will still be fresh to the  Commission. • Cautioned if not scheduled now, it will not come up until next year.  Chair Rodgers: Saratoga Planning Commission Minutes for October 11, 2006 Page 8 • Said that she supports placing the 11 parcels on the November 8 th Planning Commission  agenda for public hearing.  This includes full noticing. • Added that she also supports including the Land Use Element on November 8 th at least to  begin to get public feedback. • Said asked about including the Open Space Element that evening.  Commissioner Hlava said that she would change her mind.  She said she agreed that the  issue of the Open Space Element would be fresh following the Study Session so she can  support advertising the Open Space Element for November 8 th .  Commissioner Nagpal said that she too could be persuaded.  She supported having the Land  Use Update Committee involved in the process including the ability to review the draft  document.  Chair Rodgers asked staff if this is still officially a Committee.  Commissioner Hunter said that the Land Use Update Committee had asked at the Study  Session for one chance to get together and suggested that they meet with Project Planner  Deborah Ungo­McCormick.  Chair Rodgers asked if this would result in an additional report.  Commissioner Hunter suggested a verbal report at the November 8 th public hearing.  Director John Livingstone said he has no problem with that.  He advised that he had continued  sending members of the Land Use Update Committee drafts and meeting information.  Commissioner Nagpal said that it was important to give them that courtesy.  Chair Rodgers said it appears the plan is to include the Open Space Element on November  8 th .  Commissioner Hunter advised that she would vote against the motion because she feels that  it is too ambitious an agenda and is a poor idea.  Commissioner Kundtz said that he would vote no as well.  He said that many would sit for  hours only to be delayed.  He cannot support loading an agenda so much.  Motion: Upon motion of Commissioner Hlava, seconded by Commissioner  Cappello, the Planning Commission continued to a date certain (the  Planning Commission meeting of November 8, 2006) consideration of  Application #07­082 to amend the Land Use Element, amend and combine  the Open Space and Conservation Elements, and amend the General Plan  Land Use Map of the City’s General Plan for 11 parcels with the  corresponding Negative Declaration, by the following roll call vote:  AYES: Cappello, Hlava, Nagpal, Rodgers and Zhao  NOES: Hunter and Kundtz Saratoga Planning Commission Minutes for October 11, 2006 Page 9  ABSENT: None  ABSTAIN: None  Commissioner Nagpal asked staff to send an email confirming dates.  Director John Livingstone agreed to do so.  Commissioner Zhao asked in which order these issues would be discussed.  She questioned  which one would take longer.  She suggested that this could be better decided after the  October 24 th Study Session.  Director John Livingstone said that he would be happy to take direction from the Chair on  order.  City Attorney Jonathan Wittwer reminded that the Commission could always re­order an  agenda as it finds necessary.  Commissioner Hunter asked if the Council would hold two public hearings on this?  Director John Livingstone replied one.  Commissioner Hunter asked if Council could complete this item before the current Council  leaves office?  City Attorney Jonathan Wittwer replied that it could not get before the Council before  December 6 th .  Director John Livingstone reminded that Council’s December 6 th meeting is the reorganization  meeting.  December 20 th is the next regular Council meeting after that.  He added that there is  not enough noticing time to get this onto the November 15 th Council agenda following the  Planning Commission’s meeting on November 8 th .  Commissioner Nagpal said that this means that the new City Council would handle action on  the 11 parcels.  Director John Livingstone replied yes. There is no way any of this can be done before the  change of Council unless a Special Council meeting is scheduled.  ***  PUBLIC HEARING ­ ITEM NO. 2  APPLICATION #07­073 (503­13­067) HO, Mount Eden Road south of Villa Oaks Lane:  Request for Extension of Tentative Map approval granted by the Planning Commission on  October 27, 2004. Tentative Map approval expires 24 months from this date. The applicant  was granted Tentative Map approval to subdivide a 29.28­acre property into five clustered lots  with an average lot size of 1.73 acres. The remaining 19.49­acre portion of the property is to Saratoga Planning Commission Minutes for October 11, 2006 Page 10  remain in open space with a pedestrian, equestrian trail winding through the open space.  Access to the property is to be via a cul­de­sac, which egresses onto Mount Eden Road. An  emergency access road is proposed from Vista Regina Road to the cul­ de­sac. The property  has a general plan designation of RHC ­ Hillside Conservation and is zoned HR ­ Hillside  Residential District. This item will not be reviewed at this meeting. (Lata Vasudevan)  Associate Planner Lata Vasudevan presented the staff report as follows: • Advised that this item must be continued to the October 25, 2006, meeting due to noticing  errors.  Chair Rodgers asked i f anyone was present this evening for Item No. 2.  Motion: Upon motion of Commissioner Hlava, seconded by Commissioner Nagpal,  the Planning Commission CONTINUED TO THE OCTOBER 25, 2006,  PLANNING COMMISSION MEETING consideration of Application #07­073  for the Extension of a Tentative Map Approval for property located on  Mount Eden Road south of Villa Oaks Lane, by the following roll call vote:  AYES: Cappello, Hlava, Hunter, Kundtz, Nagpal, Rodgers and Zhao  NOES: None  ABSENT: None  ABSTAIN: None  ***  PUBLIC HEARING ­ ITEM NO. 3  APPLICATION #06­430 (397­26­002) BRYANT, 14195 Saratoga Avenue: Request for a  Modification of Approved Plans to construct a one­story 163 square feet addition to a project  that was granted Design Review approval, and is currently under construction. Design Review  approval was granted in September 2003 to construct a two­story residence, a detached  second dwelling unit, a detached three­car garage, and a basement which is to be located  under the main residence.  The proposed modification will add 163 square feet to the main  residence. With the proposed modification, the total floor area of all buildings on the site will  be 4,507 square feet. The property is zoned R­1­12,500.  The property is located along  Heritage Lane and the Heritage Preservation Commission has reviewed the proposed  modification to the approved plans. (Lata Vasudevan)  Associate Planner Lata Vasudevan presented the staff report as follows: • Reported that in September 2003, the Planning Commission granted Design Review  Approval to allow the construction of a new two­story residence, a detached second  dwelling unit and a detached three­car garage. • Said that since that approval this property has changed owners. • Said that the new owner is seeking approval of a Modification of Approval Plans to allow a  163 square foot addition to the right side façade of the main residence to enlarge the  family room. • Advised that the project is already under construction. • Explained that the total square footage would be 4,507. Saratoga Planning Commission Minutes for October 11, 2006 Page 11 • Said that the arborist reviewed the project and recommended the use of pier and beam  foundation to protect a nearby tree. • Said that since this property is on a Heritage Lane, the Heritage Preservation Commission  reviewed this modification. • Recommended approval of this request.  Commissioner Nagpal asked why this must come to the Commission instead of being handled  by staff when it is such a small increase in square footage.  Planner Lata Vasudevan explained that per the Municipal Code, any modifications to a project  approved by the Planning Commission must be brought back to that approving authority.  If it  had originally been an Administrative Design Review Approval, the Community Development  Director would have reviewed this modification.  City Attorney Jonathan Wittwer said that there have been changes to Ordinances since  September 2003 that can be taken into account.  Chair Rodgers opened the Public Hearing for Agenda Item No. 3.  Mr. Ho mer Bryant, Applicant and Property Owner: • Said that this i s a simple addi ti on and very necessary. • Stated that as designed the family room was undersized. • Said he had no choi ce but to come before the Commission to correct this error.  Co mmissioner Kundtz asked Mr. Homer Bryant if he is comfortable with the bond  requi rement from the arborist.  Mr. Ho mer Bryant replied yes.  Chair Rodgers closed the Public Hearing for Agenda Item No. 3.  Co mmissioner Hunter sai d that she has no probl ems.  This project is fi ne with her.  Co mmissioner Kundtz sai d he likes the project.  Co mmissioner Nagpal said di tto.  Co mmissioner Zhao sai d she coul d make the findi ngs and support thi s request.  Co mmissioner Cappello said thi s i s fi ne and appropriate to the project.  Chair Rodgers agreed with the use of pi er and beam construction as recommended by t he  arborist.  Motion: Upon motion of Commissioner Nagpal, seconded by Commissioner  Hunter, the Planning Commission adopted a Resolution granting a  Modification of Approved Plans (Application #06­430) to construct a 163 Saratoga Planning Commission Minutes for October 11, 2006 Page 12  square foot addition to a project that was granted Design Review Approval  in September 2003, on property located at 14195 Saratoga Avenue, by the  following roll call vote:  AYES: Cappello, Hlava, Hunter, Kundtz, Nagpal, Rodgers and Zhao  NOES: None  ABSENT: None  ABSTAIN: None  ***  PUBLIC HEARING ­ ITEM NO. 4  APPLICATION #07­086 (393­01­024) PRASAD, 12860 Saratoga–Sunnyvale Road: ­ The  applicant requests approval for a Conditional Use Permit and a Sign Permit to operate a  dentist office and install a wall mounted sign at an existing tenant space within the Argonaut  Shopping Center in the CN zoning district.  (Therese Schmidt)  Associate Planner Therese Schmidt presented the staff report as follows: • Advised that the applicant is seeking approval of a Conditional Use Permit and Sign Permit  to allow the establishment of a dental office in the Argonaut Shopping Center. • Reported that originally staff could not make two of the required findings on the sign.  The  applicant brought a revised sign proposal than can be supported. • Said that a finding on the intent of the zoning district for this commercial property must be  considered.    The intent of the CN zoning is primarily retail.  Professional office use is  allowed with a Conditional Use Permit. • Cautioned that once the space is plumbed for a dental office it will be difficult to return that  space to retail use. • Said that staff is recommending denial.  Commissioner Nagpal asked how long this space has been vacant.  Planner Therese Schmidt replied about 16 months.  Chair Rodgers opened the Public Hearing for Agenda Item No. 4.  Dr. S. Prasad, Applicant: • Said that she is seeking a Use Permit to al low her to establish a family­oriented dental  practi ce. • Explained that she has been a denti st for eight years and a resident of Saratoga for  the last five years.  She has two young daughters. • Said that many people want her to have a practice in Saratoga. • Assured that her practi ce will draw patrons to Argonaut Shoppi ng Center. • Said she spoke with other tenants and they support her applicati on. • Advised that denti stry practi ces are moving to retail more and more these days. • Reported that thi s tenant space has been empty for 18 months. • Stated that her practi ce will be an enhancement to this center. Saratoga Planning Commission Minutes for October 11, 2006 Page 13 • Thanked the Commission for the opportuni ty and said she is looking forward to serving  patients in Saratoga.  Co mmissioner Cappello asked if there is any data available that shows how cross  shopping occurs when a service business such as a dental practi ce establ ishes itsel f in a  shopping center?  Dr. S. Prasad said that she does not have specifi c data. Dental  practi ces often market  themselves with other retail businesses.  It is becoming more co mmon to have dental  practi ces with retail.  It i s i deal  for everyone i nvol ved.  Co mmissioner Kundtz asked Dr. S. Prasad if she had considered any other l ocation.  Dr. S. Prasad said that she did look at one other location but it was too s mall.   She  wanted a practice in Saratoga.  She informed that it costs between $200,000 and  $300,000 to pl umb a dental  offi ce.  She assured that she could not find anythi ng with this  a mount of square footage.  The other space she looked at also had no parking while this  locati on has pl enty.  Co mmissioner Kundtz asked the l ength of the lease.  Dr. S. Prasad replied 10 years with an opti on for a fi ve­year extension.  Co mmissioner Nagpal: • Stated that one of the challenges faced is that there are limited retail spaces in  Saratoga.  Using some of that limited space for non­retail use creates a real  i ssue. • Said that this i s a pure retail area.  Dr. S. Prasad said that she wouldn’t have even approached the City on thi s site but for  the fact that the space has been empty for 18 months.  It has no visibility from the street  needed for retail uses.  It i s not a property that just ca me onto the market.  Co mmissioner Zhao asked how many dental offi ces there are i n Saratoga.  Dr. S. Prasad said that there are some on Cox, Prospect and one orthodonti st located in  downto wn Saratoga.  She added that there are a l ot of denti sts l ocated i n Los Gatos.  Co mmissioner Cappello reminded of the one recentl y approved in the shoppi ng center  behind Krispy Kreme.  Co mmissioner Hunter sai d that another dental practi ce was recentl y approved on  Saratoga­Sunnyval e Road.  Mr. John Machado, Representati ve, Argonaut Shopping Center: • Said that he has been invol ved with the Argonaut Shoppi ng Center for 10 years and  that he i s here thi s eveni ng on behal f of the owners and to support thi s use. • Pointed out that a dental  practi ce i s a permitted use with a Use Permit. Saratoga Planning Commission Minutes for October 11, 2006 Page 14 • Stated that no Variance is sought. • Suggested that there are many positi ve features in having thi s dental  practice in the  shopping center.  It does not compete with any of the existi ng tenants and will provide  a service to the community. • Said that having dental practi ces in shopping centers is becoming more co mmon and  that the owner i s in favor of thi s use. • Explained that thi s is an inferior retai l location withi n thi s shoppi ng center.  There is  limited exposure to Saratoga­Sunnyval e Road.  It i s a narrow and deep tenant space. • Re minded that they have tried unsuccessfully to secure a retai l use i n thi s space for 18  months.  They began targeti ng quasi­retail tenants more recently with the idea that  their pati ents would cross shop and hel p support the existing retail businesses. • Said that if thi s request were for a tenant space on the south side of the project, they  would not support a l ease for a dental  offi ce there. • Stated that thi s use i s consistent with City policy. • Assured that they are not del eti ng primary  retail space.  It is not adequate for retail  sales. • Said that this use resul ts i n no parking impact. • Informed that at the end of the lease term the tenant has the obligati on to return the  space to retail.  Co mmissioner Hlava said that staff is recommending against thi s use as it does not fall  within the intent of the Zoni ng Ordi nance that calls for goods and services.  Retail equals  sales tax.  However, she poi nted out that the fitness use i s a service use too.  Mr. John Machado sai d that if he coul d have leased thi s space as retail he would have.  It  is not possible due to the l ack of visibility and the depth of the space.  Co mmissioner Hlava poi nted out that thi s is the second denti st seeking to establish in a  hard­to­rent retail site since her appoi ntment in April.  Mr. John Machado said that he is a me mber of the ICSC (Internati onal  Council of  Shopping Centers).  He said that there is a big trend because patients like to go to  shopping centers.  Parents can shop while their children recei ve treatment rather than  waiting i n a waiti ng room.  This directl y resul ts i n tax revenue.  Co mmissioner Hunter asked about the dance studio in the center.  Mr. John Machado sai d that they have not been there for about ei ght or ni ne years.  That  was another quasi­retai l use.  He added that the fi tness tenant has been there for about  six years.  Co mmissioner Cappel lo asked staff to verify that if thi s fi tness use were in the Village it  too would require a Use Permit.  Director John Li vingstone replied correct.  There is a di fferent policy for personal  services  in the Village. Saratoga Planning Commission Minutes for October 11, 2006 Page 15  Chair Rodgers asked staff why it is against placing thi s dental  practi ce here when there is  already another personal  service business in the center.  Director John Li vingstone explai ned that a fitness center is an allowed use and does not  requi re a Use Permit.  Mr. John Machado stressed that a retailer will not l ocate i n thi s tenant space.  Co mmissioner Nagpal  asked Mr. John Machado for the breakdown in mix bet we en  service and retail uses.  Mr. John Machado said it was about 80 percent retail to 20 percent service includi ng  restaurants.  Co mmissioner Nagpal asked Mr. John Machado i f i t i s thei r goal to maintain that rati o.  Mr. John Machado sai d that they want a mi x of uses and not uses that are competitive  with existing tenants i n the shoppi ng center.  He reminded that retai l needs visibility.  Chair Rodgers asked if Mr. John Machado had spoken with nei ghboring tenants about  expanding i nto thi s space.  Mr. John Machado sai d that he spoke with the owners of both Blockbuster and Body Line.  Neither was ready to expand into thi s space.  Co mmissioner Zhao asked how many dental offi ces there are in Saratoga and how many  are needed.  Mr. John Machado sai d that the reason they are here for a Use Permit to establish a  dental  practice is because the Code requires it.  He sai d that maybe the Code needs  changing.  He assured that there i s not an abundance of dental  uses.  Co mmissioner Hunter sai d that there is a small percentage of retai l space i n Saratoga.  Mr. John Machado said that he would not rent frontage retail space to a dentist.  Chair Rodgers closed the Public Hearing for Agenda Item No. 4.  Co mmissioner Cappello: • Said that this i s a probl ematic site for a retail use due to visibility issues. • Stated that he is convinced that they have done their due diligence to get a retail  tenant for thi s space. • Said that there i s al ready a fi tness center on site. • Pointed out that thi s space has been empty for 18 months. • Advised that he would vote i n favor of the Use Permit.  Co mmissioner Hunter: Saratoga Planning Commission Minutes for October 11, 2006 Page 16 • Said that this i s a very di ffi cul t decision and that the presentati on was excellent. • Pointed out that the Argonaut i s the bi ggest shopping center i n Saratoga. • Re minded that once a dentist is l ocated here it well never be changed back to retail. • Expressed concern that there i s only so mu ch retail space available so she will have to  support the staff recommendation for deni al. • Stated that thi s i s just not good for Saratoga to lose some of its limited retail space. • Said that she was sorry.  Co mmissioner Hlava: • Advised that when she came this eveni ng she was going to vote against thi s Use  Per mit. • Stated that she i s now on the opposite side. • Said that service establishments offer goods and services.  There are al ready  insurance and nai l sal on businesses here. • Stated that thi s represents a di stincti on without a di sti ncti on. • Said that she can make the findi ngs as this use does provide a service.  There is no  service for anyone when this tenant space stays empty. • Stated that she hopes that Dr. Prasad i s right that her pati ents will al so shop here. • Said that she can make the three requi red findings.  Co mmissioner Nagpal: • Said that she has struggl ed with thi s appl ication. • Stated that she hates giving up retail space so it is di ffi cul t to consider something that  is not retail. • Agreed that there are more dental practi ces being established in shoppi ng centers  now. • Ad mitted that origi nally she was not supportive but believes that thi s coul d result in a  mutually benefi cial  rel ationshi p with the other tenants. • Stated that sal es tax revenue shoul d not be a considerati on for the Planni ng  Co mmission. • Said she is leaning toward making the fi ndings and saying it is okay to have a service  business here. • Stated her support.  Co mmissioner Kundtz; • Stated his agreement with the poi nts made by Commissioner Hunter. • Said that there i s a disti ncti on and di fference. • Agreed that once pl umbed this will forever more be a dental  office. • Pointed out that there is no vision store in Saratoga and he has to go to Los Gatos to  shop for gl asses. • Said he i s not supportive and agrees with the staff recommendation for deni al .  Co mmissioner Zhao: • Said that she too has struggl ed with thi s decision. • Said that she can see that there is a trend to have more dental offi ces withi n retail  shopping centers. Saratoga Planning Commission Minutes for October 11, 2006 Page 17 • Stated that she al so agrees that there i s not a lot of retail space i n Saratoga. • Said that with a 10­year l ease thi s retail space will be gone forever. • Advised that she agrees with the staff recommendation to deny al though she is sorry  for the applicant.  Chair Rodgers: • Stated that she al so agrees with the staff reco mmendation for deni al . • Said that while there may be a trend with allowing dental  offi ces in commercial  centers  she is not ready to cross that l ine yet. • Pointed out that the Argonaut Shoppi ng Center i s the l argest retail center i n Saratoga. • Stressed the i mportance to preserve retail space. • Said that service­oriented business are tipping the bal ance over the edge to a poi nt  this center coul d become a grocery, drugstore and the rest service rel ated businesses. • Said that the vision for this site is as a ma jo r retail center. • Stated that she will vote against thi s Use Permit.  Co mmissioner Cappello: • Pointed out that when the space is empty it does not hel p the Argonaut Shopping  Center and hurts the community. • Said that the empty space becomes an eyesore i n a brand new center. • Said that if there were a choice availabl e between retail use and a dental offi ce, he  would side with the retail use.  However, they do not have that opti on before us today. • Cautioned that this space coul d stay empty for a l ong ti me to co me. • Suggested that what might end up happening is that another denti st might try to  establish here in the future after the space has stayed empty for another 18 months.  Approving it at that ti me would not be fai r to this applicant. • Said that there i s nothi ng to fear with a 10­year l ease.  It i s good for the center. • Said he is not sure if he is convincing any of his fellow Co mmissioners to change thei r  vote and hoped that some might reconsider.  Co mmissioner Hunter: • Announced that she is willing to change her vote on thi s. • Agreed that having the space empty benefits no one. • Said that this tenant space i s a strange one. • Advised that she has lived here for many years and thi s particular tenant space has  always been a probl em.  Co mmissioner Zhao: • Said that as much as she wants to change her mind she cannot. • Stated that i f thi s were an ol der center she might be willing but thi s i s newer. • Added that she i s not convinced that the center cannot find a retai l tenant. • Reiterated that her vote remains agai nst this Use Per mit for a dental  offi ce.  City Attorney Jonathan W ittwer advised that there is a fourth mandatory findi ng that  co mes from another section of Code.  That findi ng is that the proposed Use Permit would Saratoga Planning Commission Minutes for October 11, 2006 Page 18  not adversel y impact the existing uses and surroundi ng properti es.  He added that CEQA  is sati sfi ed with a Categorical  Exe mption.  Motion: Upon motion of Commissioner Hlava, seconded by Commissioner Nagpal,  the Planning Commission adopted a Resolution, as amended, approving a  Conditional Use Permit and Sign Permit (Application #07­086) to operate a  dentist office and install a wall­mounted sign at an existing tenant space at  the Argonaut Shopping Center located at 12860 Saratoga­Sunnyvale Road,  by the following roll call vote:  AYES: Cappello, Hlava, Hunter and Nagpal  NOES: Kundtz, Rodgers and Zhao  ABSENT: None  ABSTAIN: None  Chair Rodgers said that this was a good debate.  She said it is good that the Commissioners  are willing to change their minds following deliberation.  Co mmissioner Cappello sai d that it is important to come with an open mind.  He sai d he  appreciated this Commission as a whole.  ***  DIRECTOR’S ITEMS  There were no Director’s Items.  COMMISSION ITEMS  Chair Rodgers advised that an invitation was received by email.  Commissioner Hlava clarified that this is an event being sponsored by the League of Women  Voters and will be held on November 16, 2006, at the Saratoga Library.  The public is invited  to attend.  Commissioner Hunter said that the November 8 th Planning Commission meeting would be a  big meeting.   She said that, depending on the election results, she needs to know if it is  recommended that she sit in on that meeting.  Commissioner Hlava asked if Commissioner Hunter could sit in on that meeting in the event  she is elected to Council.  Commissioner Kundtz pointed out that if Commissioner Hunter is not available to participate  there is the potential for a tie vote with just six Commissioners available.  City Attorney Jonathan Wittwer said that he would need to research this issue further.  He  pointed out that even if Commissioner Hunter is successfully elected to Council she would not Saratoga Planning Commission Minutes for October 11, 2006 Page 19  have yet been sworn into office by the November 8 th Planning Commission meeting so she  may have a choice.  Commissioner Hlava cautioned that if Commissioner Hunter votes on an issue such as the  General Plan Update as a member of the Planning Commission she might have to recuse  herself on participating when the item goes to the Council for final action.  Commissioner Nagpal asked if a tie vote is a thumbs down.  City Attorney Jonathan Wittwer said that a tie vote would result in a continuation to the next  meeting to see if a different vote can be reached.  Chair Rodgers asked about Council’s second reading of the Ordinance to make conditions of  approval permanent. She asked where the processing is for the recommendations the  Commission made regarding Administrative Design Review.  Director John Livingstone said that the first report on the Administrative Design Review  process would be sent to Council next week. There is no Ordinance recommended with this.  It is just a staff report with the recommendations.  He reminded that in December or January,  the City Council has a retreat at which time a work program for the year is developed that  would prioritize which Ordinance updates should be handled in what order.  Chair Rodgers asked if it would be possible to get a copy of the staff report.  Director John Livingstone said that pdf copies could be provided by email.  Since the Council  reports go out either on Friday or Saturday, copies to others could not go out until Monday.  Commissioner Nagpal asked if the issue of recording conditions would be on the Consent  Calendar.  Director John Livingstone replied yes.  Commissioner Nagpal asked if it would be possible to open the public hearing only if the  Council so requested.  Director John Livingstone said that a member of the public could also make such a request.  Commissioner Hlava mentioned that she and Commissioner Kundtz would be going to the  Mandatory Ethics Training and invited anyone else who was available to ride along with them.  City Attorney Jonathan Wittwer advised that the City Clerk is required to keep records of the  completed training by each Commissioner.  He suggested also providing a training session for  the Commission at a future meeting on dealing with requests for information during Oral  Request and the corresponding direction to staff. Saratoga Planning Commission Minutes for October 11, 2006 Page 20  Director John Livingstone said that this could be put as a Director’s Item on the next agenda  whereby City Attorney Jonathan Wittwer could provide a five to 10­minute training session on  this topic.  Commissioner Nagpal said that would be great.  COMMUNICATIONS  There were no Communications Items.  ADJOURNMENT TO NEXT MEETING  Upon motion of Commissioner Cappello, seconded by Commissioner Hlava, Chair Rodgers  adjourned the meeting at 9:17 p.m. to the next Regular Planning Commission meeting of  October 25, 2006, at 7:00 p.m.  MINUTES PREPARED AND SUBMITTED BY:  Corinne A. Shinn, Minutes Clerk